引导案例
餐饮采购制度
第一条：为规范原材料的采购程序，节约采购成本，满足经营的需求，提高经济效益，特制订本制度。
第二条：采购方式及供货商的确定：
一、采购方式的确定
1.对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供货商送货的方式。
2.对于使用频率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购。
3.对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。
二、供货商的确定原则
1.初选供货商：要深入细致地进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量及其目前的供货状况。
2.试用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。
3.确定供货商：在使用两个月的基础上，由总经理、副总经理、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定。
4.签订供货合同：确定供货商后，由总经理与供货商签订供货合同，合同的期限不得超过一年。
5.供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。
第三条：市场调查原则：
1.由总经理、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档。
2.调查时间、地点的选择。每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场的调查以供货商所在的市场为准。
3.调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段，必要时可进行采样。对被调查的商品要详细地了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录卖方一口价。
4.除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。
5.调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。
6.零星物品的调查由总经理或委托其他人（采购人员除外）实施。
http：//www.canyin168.com/glyy/wlps/cycg/200704/6202.html
6.1 餐饮原料采购管理
餐饮原料采购管理是保证为餐厅提供适当数量的食品饮料原料，保证每种原料的质量符合一定的使用规格和标准，并确保采购的价格最优。原料的采购是餐厅为客人提供菜单上各种菜品的重要保证，只有原料的质量好，才能保证菜味道佳美，原材料采购的数量、质量和价格不合理，会使餐饮成本大大提高。
6.1.1 采购员的配置
合格的采购员是企业搞好采购的前提。在我国饭店中，餐饮原材料的采购人员的隶属关系有三种：一是采购员隶属于餐饮部。这样有利于专业化管理，并且原材料供给和生产信息反馈迅速。二是采购员隶属于饭店的采购部，即饭店有独立的采购部，采购部下设一般经营物资采购员、工程物资采购员和餐饮原料采购员。三是一部分采购员隶属于餐饮部，一部分隶属于饭店的采购部。隶属于餐饮部的采购员负责鲜货类（易坏性）原料的采购，隶属于饭店采购部的采购员负责干货（非易坏性）原料的采购。
采购员的选择是十分重要的，一个合格的采购员需要达到以下要求：
①要了解餐饮经营与生产。采购员要熟悉企业的菜单，熟悉厨房加工、切配、烹调的各个环节，要懂得各种原料的损耗情况、加工的难易程度以及烹调的特点。
②掌握食品饮料的产品知识。采购员要懂得如何选择各种原料的质量、规格和产地，这些知识对原料的选择和采购数量的决策有很大作用。
③了解食品饮料产品市场。采购员要熟悉蔬菜、副食品、饮料的销售渠道，熟悉各批发商和零售商，了解产品的市场行情。
④熟悉财务制度。不能违反企业的财务制度。
⑤诚实可靠。发现有舞弊行为的采购员应立即调离岗位，并进行教育和处理。为对采购进行控制，餐饮管理人员也要熟悉市场行情、销售渠道，了解产品知识，并进行严格的验收和财务控制。
6.1.2 餐饮原料的分类
从食品原料采购的角度出发，饭店所需的食品原料大体可分为：
①易坏性原料（鲜货类），即不能长期保存的各类原材料，如新鲜蔬菜、乳制品、水果、面包、新鲜肉类、禽类、鱼类等这些原料有的必须当天采购当天消耗，有的也必须在短暂的有效保持期内使用，否则容易变质。
②非易坏性原料（干货类），即那些可以有一个较长保质期的食品原料，如食盐、食糖、大米、面粉、罐头食品及各种调味品等，它们往往是箱装、袋装、瓶装或罐装的原料，可以在常温下储存数月或经年之久而不变质，因而可以较大批量进货。
6.1.3 原料采购质量控制
如果餐厅要提供质量始终如一的餐饮产品，就必须使用质量始终如一的食品原料。制订食品原料采购规格标准，是保证餐饮成品质量的有效措施。
1.采购规格标准的内容
采购规格标准是根据饭店的特殊需要，对所要采购的各种原料做出详细具体的规定，如原料的产地、部位、等级、外观、色泽、包装要求、肥瘦比例、冷冻状态和发货日期等。为采购规格标准的实例，具体说明采购规格标准的内容。
饭店不可能也没有必要对所有原料都制订采购规格标准，一般只对易坏性餐饮原料制订采购规格标准，因为，一方面易坏性餐饮原料的质量对餐饮成品的质量有着决定性作用，另一方面是这些原料的成本很可观，因此采购时必须严加控制。
制订采购规格标准要仔细分析菜单，要根据各种菜式制作的实际需要，也要考虑市场实际供应情况。一般要求厨师长、食品成本控制员、采购人员一起研究，力求把采购规格标准订得实用可行。
2.采购规格标准的作用
制订采购规格标准是饭店食品原料采购工作中至关重要的一步，它有助于饭店确保采购的原料都符合质量标准，适合于各菜式制作的特殊需要。采购规格标准一经制订，应该一式多份，分送给货源单位、餐饮部经理室、采购部、验收处等。饭店应根据内部需要的变化和外部市场情况的改变，随时检查和修正采购规格标准。总之，饭店使用采购规格标准有以下作用：
①它能迫使管理人员根据菜单预先确定各种原料的质量要求，使菜品原料的采购质量有保证，避免因采购质量不稳定，而引起菜品的质量不稳定。
②可避免采购员与供应商之间对原料质量发生分歧和矛盾。
③可以避免每次对供应商单位提各种原料的质量要求，从而减少采购员的工作量。
④把采购的规格标准分送给几个供货商，可选择最低价格。
⑤采购规格标准也可作为验收的质量标准以便严格控制原料的质量。
6.1.4 原料采购数量管理
采购质量标准在一定时间内可以相对稳定，而采购数量应根据客源和库存量的变化不断进行调整。从长远来说，所有食品都会变质，只是有的变质快些，有的变质慢些。企业应该尽可能购买当日或近日需要的原料。但是为利用大批量采购的价格优惠和考虑季节的特点，有的原料可在大量上市、货源充足时大批量进货。同时为节省采购的人工费用，一些非易坏性原料的采购时间可间隔长些，采购的批量也可以大些。各类原料的采购数量主要取决于原料的使用生命周期和日需要量。
1.易坏性原料的采购数量控制
易坏性原料的不可久存的特点决定了饭店必须遵循先消耗库存原料，然后才能进货的原则。因此，采购的第一步工作便是掌握食品原料的现有存货量，并根据营业量预报来决定下一期营业所需的原料数量，然后算出采购量。
（1）日常采购法。日常采购法适用于采购消耗量变化大、有效保存期短的鲜货类原料，如新鲜的肉类、禽类、水产海鲜类原料。这种方法要求采购员每日巡视库房，对各种有关原料进行盘点，记录实际库存量，并根据营业量预报和具体情况决定所需原料的采购数量。为了方便采购，饭店往往将每日要采购的原料编制成原料采购清单。采购清单上要列出原料的名称、规格、应备量、现存量、需采购量等，同时还要加上供应商的报价，实际采购量和实际价格。
原料采购清单上要列出所有日常采购的原料的品名和规格。通常印制多份，每日使用一张。各厨房的厨师长根据客源预测量填写每日原料的应备量，然后根据对库存量的检查，填上现存量和需购量。采购清单交采购员汇总后进行采购。
以这种方法采购，原料的采购数量需要每日确定。
原料需购量=应备量-现存量
原料采购清单的使用，可节省厨师长和采购员的工作量，他们不需要每日填写需采购原料品名，同时还能帮助控制采购数量和价格，在一定程度上限制供货商与采购员相互勾结的舞弊行为。
（2）长期供货法。长期供货法适用于消耗量变化不大的易坏性原料，如面包、奶制品、水果、常用蔬菜等。长期供货法有两种形式。
①饭店与某一供货单位商定，由供货单位以固定价格每天或每隔数天向饭店供应规定数量的某种或某几种原料。例如，饭店与某食品公司签订采购合同，每天供应5箱鸡蛋，饭店不再每天进行采购联系。
②饭店要求供货商每天或每隔数天把饭店的某种或某几种原料补充到一定的数量，这就要求饭店对有关原料逐一确立最高储备量。
2.非易坏性原料的采购数量控制
尽管非易坏性原料有较长的保质期，可以较大批量进货，但这可能造成原料积压和资金占用。从财会角度来说，这种资金占用是一种机会成本，即由于资金花在食品原料上而不得不放弃其他最佳选择的效益价值。因此，这类原料的采购数量也必须进行控制。非易坏性原材料的采购方法有两种。
（1）定期采购法。定期采购法是一种订货期固定不变，即订货间隔时间不变，如一周一次或两周一次，但每次订货数量任意的一种采购方法。订货间隔时间通常根据饭店关于原料储备占用资金的定额规定来确定。
为了便于对非易坏性物资的库存管理和采购管理，有必要对各项非易坏性原料确定标准储存量。标准储存量就是一项物资在库房的最高储量。管理人员要分别估计各项物资在规定时间内的总需要量。但由于客源量的预测不可能十分精确，同时采购后供货单位发货也会因某些意外因素而推迟，因而在所需原料的总量上还需加一定的保险储量。
标准储存量=日需要量×定期采购间隔天数+日需要量×发货天数
这种方法的优点是同类物资或同一供应商供应的物资，可定期在同一天采购，这样能减少采购次数和人工时。但这一方法也有缺点，有时，某些货物的实际用量大大超过预计用量，定期采购法不易发现货物短缺。为了避免短缺，对每项物资制订最低储量（警告储量），当货物减少到最低储量时，不管是否是定期采购的日子，都要去采购。
最低储量=日需要量×发货天数+保险储量
【例】某餐厅平均每日需用300听青笋罐头，该餐厅对罐头食品定于每两周采购一次，青笋罐头应有200听的保险储量，采购日如果还剩下350听罐头，则青笋罐头的标准储量、最低储量、采购量分别计算
标准储存量=30×14天+200=620（听）
最低储量=30×3天+200=290（听）
采购量=620-350+30×3=360（听）
（2）订货点采购法。订货点采购法是通过查阅卡上原料的结存量，对达到或接近订货点储量的原料进行采购的方法，使用这种方法要求在库房中对每种原料建立库存卡，货物收到后必须在卡片上登记，发出的货物也要随时登记。库房中还需要有一套检查制度，检查哪些货物已经达到或接近订货点，对这些已达到订货点储量的原料发出采购通知和确定采购数量。原料的订货点储量即该原料的最低储量。
订货点储量=日需要量×发货天数+保险储量
采用订货点采购法，原料的采购数量比较稳定。原料的采购数量是以原料的标准储存量减去订货点储量再加原料订货期的消耗量。
采购量=标准储量-订货点储量+日需要量×发货天数
原料的标准储存量也是原料的最高储量，它主要根据原料的平均日需要量以及计划采购的间隔天数，再加上一定的保险系数而定，同时，还要考虑到用于库存物资的的流动资金的多少，市场原料的供应充足程度，采购运输的方便程度等因素。
【例】某餐馆对冻鸡肉确定标准储存量为150kg，冻鸡肉的平均每日需用量为12kg，发货需用二天，保险储量为30kg，冻鸡肉订货点储量及采购量为
订货点储量=12×2+30=54（kg）
采购量=150-54+12×2=120（kg）
订货点采购法的优点是需要建立货品库存卡制度和检查制度，原料不足时能及时发现并采购，能够节省库存人员的人工时，但是该方法对原料进行不定期采购，采购和运输工作量较大，而且库存卡登记工作也较费时。
实际上，许多饭店将两种方法结合起来使用。一方面对各项物资建立库存卡，另一方面又对各项物资规定定期采购的日期。对一般库存物资，定期进行采购，同时，库房管理员经常查阅登记卡，随时注意对达到订货点储量的原料发出通知存量，采购前不用清点食物的结存量，这样既节省了采购和库存的清点时间，又能使库存物资及时得到补充和有效的控制。
6.1.5 原料采购价格管理
1.最低报价法
餐饮原料品种多，采购次数频繁，许多产品的市场价格波动大，价格很难标准化，为了以最低的优惠价格购得原料，餐饮管理员和采购员必须在确定价格前调查市场行情，采购员可通过电话、通信或直接与供应商商谈的方式，取得所需原料的报价。或将采购品种的空白报价单及其规格标准送给各供应商，取得多家供应商的报价。采购部将各供应商的报价情况、市场的价格信息加以综合考虑，订出一个通常为供货商所能接受的价格，一般是几个供应商中的最低价格或低于最低价格的价格。
2.多数最低法
餐饮部经营所需的原料品种很多，如果完全按最低价选择供应商需要多次采购，很大工作量去采购、验收和处理账务工作。许多饭店对同类食品饮料采取定期向同一供应商采购，例如肉类、食品、饮料向同一供应商采购，这样不仅节省人力，而且还能得到长期优惠。企业得到各供应商的报价后，不一定完全取最低价格，而是对照各供应商各种原料的报价，并考虑与各供应商的长远关系等因素，选择多数原料价格最低的供应商，与供应商协商，使所采购原料的价格多数为最低。
6.1.6 采购方法的选择与控制
理想的采购目标的实现，有赖于选择和使用合适的采购方法。选择何种采购方法，关键在于餐饮生产规模的业务要求，并结合市场实际情况进行比较分析，从而选择适合于本饭店的最佳采购方法。
1.公开市场采购
公开市场采购亦称竞争价格采购，适用于采购次数频繁，需要每天进货的食品原料。该方法是指采购部通过电话、商函、或直接接触，取得所需原料的报价，然后选择其中原料质量最适宜、价格最优的供货单位。
2.无选择采购
饭店有时会遇到需要采购的某种原料市场上奇缺，或仅有一家供货单位的情况。在这种情况下，饭店往往只有采用无选择采购方法，即连同订货单开出空白支票，由供货单位填写。使用这种方法，往往使饭店对该原料的成本失去控制，因此只有在不得已的情况下才使用。
3.成本加价采购
当某种原材料价格涨落变化较大，或很难确定其合适价格时，往往使用成本加价法。成本加价法即在供应商的原料成本上酌加一个百分比，作为供货单位的赢利部分。对于供货单位而言，这种方法可以减少因价格骤降可能带来的亏损危险，对采购单位来说，加价的百分比一般比较小，因而也似有利可图。采用该方法的主要困难是很难确切地把握供货商原料的真实成本是多少。
4.招标采购
招标采购是一种比较正规的采购方法，一般只有大型企业才使用。采购单位把所需采购的原料名称及其规格标准，以投标邀请方式寄给各供货单位，供货单位接到邀请后即投标，报出价格，亦以密封的文件形式寄回采购单位。一般来说，凡其原料能符合质量要求，价格最低者中标。这种方法有利于采购单位选择最低价格，但由于双方要求签订采购合同，因而又不利于采购单位在合同期内采购价格更低廉、质量更合适的原料。
5.“一次停靠”采购
饭店营业所需的原料品种名目繁多，必须向众多的供货单位采购，这就意味着每天必须花费大量的人力和时间处理票据和验收进货。于是有人提出对于大型饭店而言，可使用超级市场购物方式的设想，即“一次停靠”采购法。于是便有人依照超级市场购物“一次停靠”的概念，成立了饭店物资供应公司，以批发价格提供饭店业务所需的全部原料物资。其最大的好处是节省大量开支，大大降低了采购费用。
6.集中采购
大型饭店公司或集团往往建立地区性的采购办公室，为本公司在该地区的各饭店企业采购各种食品原料。具体办法是各饭店将各自所需的原料及数量定期上报公司采购办公室，办公室汇总以后便进行集中采购。订货以后，可根据具体情况由供货单位分别运送到各个饭店企业，也可由采购办公室统一验收再进行分送。
集中采购的优点：大批量采购，可以享受优惠价格；便于与更多的供应单位联系，原料质量有更多的选择余地；有利于原料的大量储存，因此能保证各饭店的原料供应；能减少各饭店企业采购者与供应商的舞弊机会。集中采购也有不足之处：不利于饭店按自己的需要进行采购；饭店不得不放弃当地可能出现的廉价原料；各饭店菜单趋于雷同，不利于饭店标新立异，创造自己的独特风格。
6.2 餐饮原料验收管理
如果仅对餐饮原料采购进行控制，而忽视验收这一环节，往往会使采购的各种控制前功尽弃。采购物品的订货数量适当、质量合格、价格最优惠，并不能保证实际发送的货物也是如此，因而验收也是餐饮管理和成本控制的重要环节。
6.2.1 建立合理的验收体系
1.称职的验收人员
合格的验收员应该是严格把关，不徇私情，认真负责地按验收程序检查进货的工作人员。他必须熟悉原料的产品知识，了解原料的采购规格并且熟悉财务制度。
在企业的组织中应设专人负责食品饮料的验收，不能由采购员或者厨师长兼职。验收员应对采购工作进行控制，因而最好隶属财务部门，验收员的主要职责是检查送货的数量是否符合订货的数量，原料的质量是否符合采购规格，价格是否符合商定的价格。
2.实用的验收设备和器材
饭店一般设有验收处或验收办公室。它的位置一般在饭店的后门或边门，并接近食品和饮料的库房。验收办公室的位置和朝向应保证验收员能方便地看到每一样货物的进出。验收处应有一块宽敞的装卸货物及汽车掉头的空间。
为了使验收工作更有效率，就要有适当的设备和用具。磅秤是验收部最重要的工具。验收部可配备重量等级不同的磅秤。验收办公室还应有直尺、温度计、小起货钩、纸板箱切割工具、铁榔头、铁皮条切割工具、尖刀以及足够数量的公文柜。公文柜用以存放验收部的各种表格，如“验收单”、“验收日报表”等。
3.科学的验收程序和良好的验收习惯
验收程序规定了验收工作的工作职责和工作方法，使验收工作规范化。同时，按照程序进行验收，养成良好的习惯，是验收高效率的保证。
4.经常的监督检查
餐饮企业管理人员应不定期检查验收工作，复查货物的数量、质量，并使验收人员明白，管理人员是非常关心和重视他们的工作。
6.2.2 确定科学的验收操作程序
根据验收的目的，验收程序主要围绕三个主要环节展开，即核对价格、盘点数量和检查质量。验收的程序可分为以下步骤。
1.核对“定购单”与供货单位的送货发票
当供货单位送来食品原料时，验收员首先核对送货发票上的供货单位的名称与地址，避免错收货和接受本饭店未定购的货物。其次是核对送货发票上的价格。
2.检查食品原料质量
食品原料质量检验的依据是“食品原料采购规格标准”和“订购单”、“请购单”，因为在这些表中均有对所采购的食品原料质量要求的描述。一套完整的“采购规格标准”应贴在墙上或特别的大块指示牌上，以便核对到货时参考。若发现质量问题，如食品原料的腐烂、变色，气味怪异，水果有明显斑痕等现象，验收员有权当即退货。
3.检验食品原料数量
验收员根据“定购单”对照送货单，通过点数、称量等方法，对所有到货的数量进行核对。数量检查应注意以下事项：
①若有外包装，先拆掉外包装再称量。
②对于密封的箱或其他容器的物品，应打开一只进行抽样调查，对高规格的食品原料仍需全部打开逐箱点数。
③对于未密封的箱装食品原料，仍应按箱仔细点数或称量。
④检查单位重量。除了称到货的重量之外，还应抽查单位重量，检查单位重量是否在验收规格规定的范围之内。
4.在送货发票上签名
送货发票应有两联，验收员在送货发票上签名，将第二联还给送货员以示购货单位收到了货物。上联交给付款人员。同时，验收员应检查发票上的价格。
5.填写验收单
验收员确定他所验收的这批食品原料的价格、质量、数量全部符合“订购单”或“食品原料采购规格标准”后，可填写“验收单”。验收单一式四份，分送于验收处、储存处、成本控制室和财会部。
6.退货处理
若送来的食品原料不符合采购要求，应请示餐饮部经理或厨师长，若因生产需要不退货时，应由厨师长或有关决策人员在“验收单”上签名；若决定退货，应填“退货单”，设法通知供货单位，如果供货单位补发或重发，新送来的货物按常规处理。若退货中有易坏性原料，应向采购人员报告，以便尽快找到可替代的食品原料来源，以减少生产部门的不便。
7.加盖验收章
验收员检查完食品原料的价格、数量、质量及处理完必要的退货情况之后，可在获准接受的食品原料的送货发票上盖验收章，并把盖了验收章的送货发票贴在验收单上，以便送往会计部。
8.将加盖验收章的货物送到库房、厨房
将送到库房的食品原料加上存货标签，分送到各类库房。所收到的食品原料一部分被直接送到厨房或销售地点，另一部分被送到库房。出于质量和安全方面的原因，验收员应负责保证把货物送到库房。
9.填写验收日报表和其他报表
验收完后，验收员填写验收日报表，然后将所有单据上交有关部门。
6.2.3 有关验收表格
1.发货票
所有货物都应有发货票，发货票应一式两联，验收员签字后，第二联送还送货员证明企业已收到供货单位的货物，第一联应交给财会部。
2.验收单
验收员应每天详细填写验收单。准确记录验收部收到哪些商品，哪些商品没有发货票等情况。验收单上包括供应商名称、商品名称及规格、单位、数量等。验收单应一式三联，第一联送经理室，后转总会计师，第二联留验收部，第三联送成本控制员。
3.存货检鉴
由于肉类、禽类、鱼类等易坏性原料往往可占饭店食品成本的一半左右，因此可使用存货检签来加以控制。存货检签应是双联。
双联检鉴上下双联内容填写必须完全相同，只留发货日期不填。上联挂在原料上，下联撕下交给成本控制员保管。日后当该原料从库房发出消耗时，上联由厨师长或管理员交给成本控制员，他便可计算当天的食品成本。
存货标鉴的作用：有利于迅速进行存货清点，简化清点存货的手续；检签上的进货日期有助于库房执行先进先出的原则，有利于食品质量控制；有利于库房管理检查和成本控制。因为成本控制员手中有多少下联，仓库里必须有多少份原料，如果两者数目不符，即说明出了问题，便于立即检查。
4.验收日报表
使用验收日报表的目的在于区分当日进货中哪些是直接进料，哪些进仓库进料，哪些进杂项进料。直接进料是指当日进货不经过仓库储存，直接送至厨房当日予以消耗，其成本记入当天食品成本的原料。仓库进料是指当日进货发至库房以备后用，其成本计入库房成本，待日后从仓库发出消耗时方计入该天的食品成本的原料。杂项进料指饭店餐厅、厨房用的其他物品如消毒品、清洁剂等。
验收日报表有以下作用：
①分别计算食品成本和饮料成本，为编制有关财务报表提供资料。
②计算“餐饮直接采购食品原料”总额，以便计算每日食品成本。
5.验收章
验收完毕之后，要求在送货发票或发货单上加盖验收章。
验收章的作用：
①记录收到食品原料的日期。
②由收到食品原料和发货票、检查数量、质量、价格的验收员签字，明确责任。
③由食品成本会计师核对发货票金额的正确性。
④由总经理或总经理指定的人签字，同意付款。
