从企业来说，以上进货渠道通常是根据不同商品采用不同的进货渠道策略，从代理、厂家，或者从大型独立分销商处长期固定采购公司常备货品。
在采购中，降低成本的方式无非就是：通过与代理的关系的升华拿到更好的价格；通过提高单一产品的订货总量而得到供货商的价格保护；与供货商关系的增进带来付款方式的更加灵活。比如订货不需要预付金；将全年的需求一次性下单，分批提货；通过参加某生产型企业的采购计划从而得到供货商专门提供给重要客户的特价产品。
二、采购的程序
采购程序是指从提出和接受材料请购单起至到货验收与核付货款止的一系列采购业务活动。采购程序包括以下流程：申购人提出申请→部门主管或部长审核、签批→大额向财务提出用款申请和采购清单→会计主审、查询库存→财务主管或部长审核、签批→总经理（或财务副总）批准→签订采购供货合同→采购人领取支票汇票→实施采购、运输到库→有关方会同物料质量检验→不合格办理退货或索赔（合格办理入库手续、搬运堆码）。
具体如下：
（1）生产部每月提交“生产计划”，采购员依据“生产计划”和库存情况提出采购申请，每月底前编制出下月“采购计划”，并报采购部经理审核、财务部经理审核、总经理批准。其他未列入“采购计划”的生产急需物料，由需要部门人员提出申请填写“紧急采购申请单”，报部门经理审核、物流部经理审核和财务部经理批准后交采购人员执行。外协采购（包括模具外委加工），根据销售部订单、物流部经理和各相关部门经理审核批准填写“合同审核表”后由外协员签订“采购合同”。
（2）采购资料。对于采购计划外的采购申请，所需部门填写“紧急采购申请单”。对于生产用物料，技术部和生产部应制订相应的“主要原辅材料标准”及其他标准，提供给采购员。采购部经理负责在上述采购文件发放给采购员或分供方之前，对规定的要求是否适当进行审批。
（3）采购。采购人员根据经批准的“采购计划”进行采购。采购人员在执行采购订单时，必须在“合格分供方一览表”中优先选择评定等级高、得分高的分供方。如没有合格分供方，则应开发分供方。有毒有害物料的采购按政府有关部门的规定和顾客要求进行。
（4）采购合同。主要原料和辅料（原则上每批采购额大于1万元的或需预付款的采购项目）应事先签订合同，以保证价格、供应量、质量、到货期。在执行“采购计划”前，采购人员必须按“采购合同”的要求与分供方洽谈有关合同条款，起草合同后报部门经理和相关部门经理审核后填写“合同审核表”，方可与分供方签订供需合同。采购人员有义务为本公司争取最有利的合同条款。对于低值易耗品的采购，直接执行“采购计划”。对于已经按“采购合同”签订长期供货合同的分供方，在每次订货时可以直接执行“采购计划”，而不必再签供需合同。采购人员根据经批准的“采购合同”和库管员通知的交付日期通知分供方供货，并跟踪、监控分供方的交付情况。对分供方调整合同时，采购人员应立即通知部门经理，并保存完整的原始资料。
（5）采购文件控制。所有“采购合同”和“采购计划”，采购部留存一份原件，并送一份原件交财务部保存，以便核对发票和应付账款。凡需要外发的技术性文件，物流部按“工程技术文件管理办法”执行。并做好“采购文件发放记录表”。物流部负责采购文件以及分供方资料的分类存档和管理。
以上是大额采购的程序，对于小额或易耗品采购，并不需要这样烦琐的程序，一般申购人提出申请送交部门主管或部长审核、签批后，就可以直送采购部询价或比价，进行采购活动。
1.采购材料需求：采购依材料需求进行采购料件发放对外采购单
2.请购单凭证转入：由采购单位接收请购单凭证
3.请购资料维护：由采购单位依请购单凭证资料于采购系统“请购资料维护作业”决定厂商、单价、数量、交期等资料
4.请购资料更新：由采购单位于采购系统“请购资料更新作业”将请购资料自动转成采购单
5.自动产生需求否（Y/N）：判断是否由系统自动计划产生需求发放（如果为是则交由物管单位自动计划需求转入采购单）
6.采购资料输入维护：由采购单位于采购系统“采购单建立作业”建立或维护采购单资料
7.打印采购单凭证：由采购单位打印采购单凭证单据设定：采购系统“单据性质设定”单据性质为采购单需求计算作业流程系统提供“MRP计算后转采购”、“LRP计算转采购”、“订单转采购单复制”采购单位可于库存系统打印“库存预计状况表”及产品结构系统的“材料需求检视表”，或制令系统的“制令需求检视表”、“料件缺料状况表”，或订单系统的“预计出货表”等报表供采购时的需求资料参考续表
第三节采购原则
一、采购原则
经长期的摸索与总结，人们提出了“5R”原则，以指导采购活动，取得了良好的效果。通俗地讲，采购就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量商品的活动，采购必须围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来开展工作。
（一）适价（Right Price）
价格永远是采购活动中的关注焦点，企业对采购最关心的一点就是采购部门今年能节省多少采购资金，所以作为采购人员不得不把相当多的时间与精力放在跟供应商的“砍价”上，物料的价格与该物料的种类、是否为长期购买、是否为大量购买，及与市场当时的供求关系有关，同时与采购者对该物料的市场状况是否熟悉也有关系，如果采购者未能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙”你，这就要求采购者要时常了解该行业的最新市况，尽可能多地获取相关资料。
一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得：
1.多渠道获得报价
这不仅要求现有供应商报价，还应该要求一些新供应商报价。与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，就会对该物料的市价有一个大体的了解，并可与企业内部事先作出的估价进行比较。
2.比价
俗话说“货比三家”，一般的家庭主妇在日常购物时都懂得这一招，但是作为一个专业采购人员所要考虑的东西远比家庭主妇在这点上所想的要多，因为专业采购所买的东西可能是一台价值300元的设备或年采购金额达千万元的电子零件，这就要求必须谨慎行事。由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购人员必须将不同供应商的报价中的条件转化成一致后才能比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。
3.议价
经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价（注意：是适当价格，不是最低价格），然后进行议价环节。随着进一步的深入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且还可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水分”。但是，如果物料为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际成绩可能要比预期的要低。
（二）适质（Right Quality）
一个不重视品质的企业在今天激烈的市场竞争中根本无法立足，一个优秀的采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演品质管理人员的角色。在日常的采购作业中要安排部分时间去推动供应商完善品质体系及改善、稳定物料品质。
来料品质达不到使用要求的严重后果是显而易见的：
（1）来料品质不良，往往导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的管理费用。
（2）来料品质不良，往往需在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加。
（3）来料品质不良，极易导致生产计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度。
（4）若因来料品质不良引起客户退货，有可能令企业蒙受严重损失，如从市
场上召回产品、报废库存品等，严重的还会丢失客户。
（三）适时（Right Time）
企业一般均已安排好生产计划，如原材料未能如期到达，往往会引起企业内部混乱，即会产生“停工待料”，产品不能按计划出货，从而引起客户强烈不满。若原材料提前太多时间买回来放在仓库里“等”着生产，又会造成库存过多，大量积压采购资金。这些都是企业很忌讳的事情，故采购人员要扮演协调者与监督者的角色去促使供应商按预定时间交货。若企业实施JIT采购，交货时机就显得更重要。
（四）适量（Right Quantity）
批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购。采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。
（五）适地（Right Place）
天时不如地利，企业往往容易在与距离较近的供应商合作中取得主动权，企业在选择准时制试点供应商时亦必须选择近距离供应来实施。近距离不仅沟通更为便利，处理事务更快捷，亦可降低采购物流成本。
越来越多的企业在选择供应商时甚至在建厂之初就考虑到“群聚效应”，即在周边地区能否找到大部分企业所需的供应商对企业长期的发展有着不可估量的作用。综览全国，至少有两个地区已形成明显的“群聚”优势，一个是珠三角地区，包括广州、东莞、深圳、中山、惠州、顺德等市；另一个是长三角地区，特别是后者在进入21世纪后更显出了勃勃生机。
做过采购的人员都有这样的体会，就是在实际的采购作业中很难将上述“5R”面面俱到，往往只能侧重其中最为关心的一两个方面。上述几个方面有时还会存在“效益背反”的现象，即过分强调“5R”中的某一方面时就要牺牲其他方面来作为补偿。例如，若过分强调品质，供应商就不能以市场最低价供货，因为供应商在品质控制上投入了很多精力，它必然会把部分这方面的成本转嫁到它的客户身上。这就要求采购人员必须综观全局，准确地把握企业对所购物料各方面的要求，以便在与供应商谈判时提出合理要求，从而争取有更多机会获得供应商的合理报价。总之，只有综合考虑才能实现最佳采购，这需要采购者在长期的实际操作中积累经验。
【小资料】
好又多量贩超市成立于1997年，系一家外商独资企业，现全国有雇员27000余名。自第一家分店开业以来，已在广州、深圳、成都、昆明、武汉、温州、宁波、西安、福州、上海、杭州、厦门、北京、南京等地开设了多家分店，在零售量贩行业处于领先地位。零售业的经营最主要是保证进货渠道以及货品的质量，所以采购是零售行业的军旗，采购部和采购人员更是零售行业的中间力量。
好又多量贩超市采购主管之任用规格：
（一）资历之要求
1.至少大专毕业，主修商学或相关科系。
2.男女不拘，年龄34岁以下，体格良好，身体健康，心思正常。
3.至少5年以上的百货专业采购经验。
4.对国内民生消费品之流通及价格结构有充分的了解。
5.英文说写能力良好。
6.有好的沟通、谈判、计划，及分析技巧。
7.在营销、国贸及委托加工采购有经验者更佳。
8.对于制造过程、质量管制、商品法律规定及计算机软件应用有良好经验。
9.能依工作需求拜访国内外的供货商。
10.过去的工作成绩良好而有证明文件者。
（二）特质之要求
1.诚实、易处、成熟、稳健。
2.敢于负责，并具有强烈的责任感。
3.能自我激励、办事积极，并富有创意。
4.能努力工作、活力充沛，且百折不挠。
5.有弹性、具团队精神，并且能接纳好的意见。
6.对个人在公司的事业有追求的目标。
7.愿意接受更多的挑战。
8.能在公司的压力下有效地工作。
9.能以具有质量与成本的观念来做事。
10.愿与公司一起成长。
若想成功地在该公司发展，除了上述大众化的要求外，还应具备下列要求：
1.操守廉洁
面对各种供货商，有些供货商总会想办法以金钱或其他方式来诱惑采购人员，以达到其销售目的。采购人员若无法把持，可能不自觉地掉入供货商的陷阱而不能自拔，进而任由供货商摆布。有一句名言，很值得我们借鉴，那就是：“做事可以失败，做人不可失败。”我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸是包不住火的，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而惹致个人身败名裂。
2.掌握市场
流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人员必须努力透过各种渠道及方式（包含检讨卖场人员的建议与反应，因为他们最接近客户），了解市场之需要及趋势，而非坐井观天，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能知天下事，毕竟市场的变量太多，我们应尽量利用一切资源掌握它们，做好知己知彼，则必能百战百胜。
