至于需要翻译的图书，总理衙门建议应先从各国政治、法律、历史文化等方面入手，以观其治乱兴衰之故，沿革得失之迹。稍后逐步扩展其兵制、医学、农矿工商、天文地质、声光电化等方面，以收实用。既然由政府出资，由政府委派官员管理，那么译书局翻译的图书也应该首先进呈御览及分送各省新设学堂、学会、藏书楼，当然也可以由译书局进行商业销售，待译书局经营上轨道并有赢利后，可以考虑停止划拨常年经费。
总理衙门的规划获得了清廷的认可，由此也就确定了梁启超在当时政治格局中的位置。7月1日，总理衙门遵旨传梁启超到署面谈，大臣们一致认为梁启超志趣远大，学问淹通，尚属究心时务的有用之才，同意任命其前往上海将先前筹设的译书局进行公有化改造，建议更名为译书官局，由梁启超经理负责。
根据总理衙门的考察和推荐，皇上于7月3日召见仅为举人出身的梁启超，听取他对新政等各方面的建议。按照梁启超的说法，依照清朝成例，四品以上的官员才能获得皇上召见，皇上召见官品低下的小臣自咸丰以后40余年从未有过。很显然，梁启超对自己仅以举人身份获得召见，还是非常感激和自豪的，以为“我大清”数百年所仅见。
梁启超和其师康有为一样未能免俗，也将这次毕生中唯一的一次召见看得很重。然而关于这一次召见过程及详细情形，梁启超不似康有为那样有详细追忆，只是说召见后，皇上令他将先前发表的《变法通义》一书呈递上来，并任命他以六品衔负责译书局的筹办和主管。至于其他细节，梁启超不愿多说，因而这次召见的真实情况就成了人们争相猜测的故事。
与梁启超有过密切往来的王照认为，梁启超之所以不像其师那样张扬这次召见，主要是梁启超没有在召见中获得皇上的赏识和器重，更没有获得所期待的职务。按照清朝惯例，皇上召见举人虽然不多，但只要蒙获召见，一般是赐予翰林，最下也应该赏给一个内阁中书职务。按照梁启超当时在知识界的名声，他自信应该突破清朝历史上的已有成例，谁料到不仅没有突破，甚至连成例都不如，仅仅赐给一个六品顶戴，甚至所获得的译书局职务，其实还是孙家鼐感到梁氏实在有点委屈，请托各方而获得的，其地位也与梁启超先前《时务报》主笔差不多，甚至可以说根本没有进入正式官场。这不能不使梁启超失望，这也是梁启超不愿多说这次召见的原因。
至于梁启超为什么没有获得重用，王照并没有进行恶意猜测，而是依据当时传闻，说梁启超官话太差，不习京语，与皇上的对话词不达意，皇上没有听懂他的意思，他也没有真正明白皇上说的什么。
王照的分析有一定道理与根据，但其实都不是根本原因。康有为没有因召见而获得更高职务，是他木秀于林，风必摧之，名声太大，反而引起他人警觉；而梁启超没有获得进入官场的入门券，是因为他的文人气质与文人的名声太大，清廷即便有意重用他，也只能用其所长，而不能用其所短，让他去办译书局，后来又让他去办报，实际上都是用其所长。梁启超误会了清廷的期待，从另外一个方面也说明康、梁等人的功名心太盛，根本不是一个成熟的政治家。更何况，让梁启超出任译书局负责人，也是先前保荐书中所动议的呢。
在召见梁启超的同一天（7月3日），皇上面谕军机大臣，称京师大学堂指日开办，亦应设立译书局以开风气，至于如何筹款，如何兴办，责成总理衙门王大臣一并妥议具奏。在皇上看来，既然授权梁启超筹组译书局翻译西书，那么将要开办的京师大学堂自然不能忽视对西书的编译，所以才有这一指示。不过这一指示深深启发了总理衙门王大臣，他们在随后的议复中索性将梁启超将要筹组的译书局与京师大学堂的译书局合二为一，以免两局同时并译，不相闻问，易致复出，徒费无益。且书中一切名号、称谓等均须各局一律，以方便读者阅读和使用，并提议由梁启超负责主持，始能措置得宜。但考虑到上海地处华洋要冲，购买外国书籍，延聘翻译人才等都较北京方便，故将两局合一之后并不撤销梁启超设在上海的翻译机构，而是将上海官译局归并到京师大学堂翻译局，成为京师大学堂翻译局的下属机构。梁启超本人也可根据实际需要，随时往来京沪两地。至于编译局的功能，总理衙门建议除了着力于翻译西学著作外，还可以考虑授权该局整理中国经史等书，编成各种教材，以供各省新式学堂使用。
总理衙门的建议应该说是一可行性非常强的建议，因此应该很容易地获得批准并及时告知梁启超，梁启超获知这一消息后的必然是更加乐观，因为他的职权范围及活动空间都比先前授权更大。一个足以证明的事实的是，大约半个月之后，梁启超就译书局开办情形向总理衙门作了详细汇报，就译书局的组织机构、经费预算、章程条例以及翻译、编译规划等提出详尽的计划，并同时进呈了拟就的译书局章程十条，定于7月19日（六月初一日）开局。梁启超还就经费、关防等问题有所请示，以为开局之初，惟购书籍、置机器、建房屋等项决不可少，约需开办银4万两。另外，梁启超认为，此局既由官设，可否援各局之例，颁发木质关防一颗？
总理衙门很快研究了梁启超的请求及所递章程，以为梁启超所拟译书局章程尚属妥洽；所请求开办费4万两，应该如其所请，以便译书局能按计划准时开办。总理衙门还发文南洋大臣及江海关道，请他们就近在出使经费项下划拨译书局开办经费。至于关防，总理衙门认为应该颁发，以昭信用。8月10日，清廷批准了总理衙门的这个方案，译书局开张指日可待。
总理衙门根据皇上京师大学堂也要设立译书局的指示，建议将上海译书局与京师大学堂译书局合二为一，并在京师设立分局。按此架构，梁启超在向总理衙门请求上海译书局开办费等事宜稍后，可能又向孙家鼐提交了办理京师大学堂译书局的报告及章程，并申请再补助1万两开办费。孙家鼐向清廷作了报告，清廷于8月16日批准了此方案。清廷认为，译书局事务前经派令梁启超办理，现在京师设立大学堂为各国观瞻所系，应需功课书籍，尤应速行编译，以便肄习。梁启超所拟章程十条切实可行，望依议执行。至于开办经费，清廷认为不成问题，并强调此事创办伊始，应先为经久之计，必须宽筹经费，方不致草率迁就，致碍规模。现在购置机器及中外书籍所费不赀，所请开办经费银1万两，尚恐不足以恢扩，建议再增加1万两，以便措置裕如。其常年费用亦应该比较宽裕，比较优待，因此建议在原定每月经费1000两外，每月再增加2000两，以备博选通才，益宏搜讨。清廷责成户部即行筹拨以上各款。以后每月应领经费，也必须预先筹措，不得延迟。清廷不仅全部满足了梁启超的请求，而且划拨的开办费、经常费均远远超过梁启超的请求，这在戊戌年间各项新政请费中是极为罕见的。
清廷的决定及优待极大地鼓舞了梁启超。稍后，梁启超再上一书，建议设立编译学堂，培养翻译人才，推动中国大规模引进西学，并请予毕业生徒准予学生出身。为了推广译书局的出版物，梁启超还于8月26日上书清廷，建议政府援各国通例，通饬各海关、各厘局，将一切书籍报章概准免纳厘税，以为免除这些厘税，国库不过少收入数百金，而这数百金用在翻译事业上，却是影响深远。梁启超的这些建议大都获得了政府同意。梁启超感到非常兴奋，他在后来所著《戊戌政变记》中兴奋地表示，按照中国传统的科举制度，过去的生员必须经各省学政考试才能获得正式正规出身，学校生徒向来没有正式名分，所以不足以鼓励人才。只是到他梁启超请求清政府给编译学堂学生一个名分，这个问题才获得解决。这实在是中国四千年历史之创举。
梁启超的兴奋可能为时尚早，总理衙门在同意由梁启超主持译书局事务稍后，又于8月21日向清廷上了一个折子，以为现在上海设局编译东西各书，实为讲求新政之要。不过，如果能够在外国就近购译，可能更有利于见闻弥广。且外国议院每议一事，辄刻成卷帙，分送使馆。而驻外使臣如罗丰禄、伍廷芳、庆常等于英法两国语言文字素所谙练，宜令就西政、西艺各种西书由使馆组织翻译成中文，再由这些谙练外国语的出使大臣详核润色，每半年汇寄一次，这样可能比单纯依靠新设的译书局更有效。总理衙门的建议引起了朝廷的重视，这无疑是从译书局的工作份额中分走了一大块。
近代中国人学习西方，是一个痛苦的漫长过程，因为语言文字的原因，至戊戌年，真正从西文直接翻译成中文的著作确实不多。而且在甲午战争之后，随着日本的崛起，中国士大夫阶层中有相当一批人以为向西方学习的捷径是从日本转手，因为日本的文字来自中国，虽经改造，但中国人只要稍下功夫，学起来并不难。张之洞在《劝学篇》中谈论怎样翻译西书时持这种观点，而梁启超受命主持译书局前后，大概也是这个看法。而在另外一些人看来，这种从日本转手的东西并不可靠，中国人只可学习日本人“实力讲求”的精神，而不应该从日文转译西书。户部员外郎恩裕9月20日上书表达了这一看法。他指出，日本近学西法，颇能切实讲求，故渐著成效。然日本的各种学问未必遽及西方，其翻译的日文各书，亦不能尽西人之长。即以化学论，总理衙门同文馆洋教习毕利干所译之《指南》《阐原》两书，虽未能尽穷底蕴，颇真确无误，东洋未闻有此善本。化学如此，其他各科的情况亦大概类似。所以恩裕建议，我中国之宜学日本的，只是日本人实力讲求的精神，至于各种西学，则必以步趋泰西为要，概取法乎上仅得其中。我学西人，虽未能赶上过西人，然果能如西人，便可以胜东人；若学东人，非不能胜西人，且将不能及东人。况东人所译各书，难保无错误脱漏之处，我又将何法以正之？恩裕建议，政府应该不惜重金聘请西人中通中文且精于西学的人直接从西书翻译。
由于恩裕的建议提出后中国的政治进程就发生了大逆转，于是怎样翻译介绍西方书籍的事情也就不了了之，梁启超受命筹组的译书局仅仅是戊戌年间新政中的一个举措，在实际生活中并没有发生作用。
