没有什么只要坐在那里就可以的会议
因为有急事无法出席原定的公司会议时，你可能会让下属代替你出席。这种时候，你该怎样委托下属呢？
请想象一下下面这种情况。
主管：“不好意思，下午5点开始的那个会议，请你代替我去参加下。交给你了。”
下属：“啊，我该做些什么呢……”
下属还没说完，主管却已经跑得没影了。下属只能中断自己手头的工作去了解会议内容，弄得不得不加班来完成中断的工作。这是一个不与下属共享信息、自说自话的主管。
另外一些主管的做法也有问题。他们告诉下属：“请代替我去参加会议。你坐在那里就行啦。”
代替出席的下属会信以为真——“这样啊，原来我只要坐在那里就行了。”他会像上司说的那样坐在那里一言不发。这时候，如果会议上主持人偏偏点名问：“这个问题你们部门是怎样计划的？”下属就只能慌慌张张地回答：“啊，那个……今天主管有急事，所以让我代替他来开会，我完全不了解情况。我只是代替他来开会而已。不好意思……”
这位下属原本只是代替主管开会，以为坐在那里就可以，却遇到了这么一桩倒霉事。这样的突发情况不仅会降低他人对主管的评价，也会连累到对这位下属的评价。
“与会者只要坐在那里就可以的会议”说白了就是根本没有必要开的会。会议是需要全体与会者共同参与的。也许有人会觉得，下属怎么能真的按照上司说的去做呢？但是当今社会仍然是非常重视上下级关系的，对于上级的命令照单全收、不加消化，也是情有可原。主管既然说“默默地坐在那里就好”，下属照着做就没有错。他可不愿意事后被人说是多此一举。
因此，主管有必要把会议的相关事宜告诉下属。虽然只是代理人，但下属是代替你去开会，所以有必要告诉他会议的目的和目标，明确与会者的职责。
知道目的和职责后，下属就能带有自主性地参与
我也曾代替主管去参加过一些会议，但常常是人坐在那儿，对会议的内容却一头雾水。于是我开始思考，“出席这样的会议时，我该怎么做才好呢？”可是怎么想，我都觉得这会与我无关。
会议结束后我问主管：“您让我出席那种会议，是需要我做什么吗？”主管回答道：“啊，没什么，只是想让你听听而已。”
“啊？”我在心中默默地喊道，“这么忙的时候居然浪费我的时间……”
另外，他没有告诉我自己突然不能去参加会议的理由，只是命令我去开会。这也让我在感情上很难接受。所以，主管首先应该把理由告诉下属，并告知会议主持人。
下属既然代替主管参加会议，就是会议的参与者。主管在委托时要明确会议的目的和目标，并说清楚他的职责。而且要尽可能早地告诉下属，让他做好事前准备。这样，即使是紧急情况，下属也能心里有底。
“某某，不好意思，下午的那个会议你可以代替我去参加吗？我要为昨天的发货错误去跟客户道歉，所以没办法参加。会议的主要目的是某某，目标是某某。这正好是你擅长的领域，所以我想请你去说服其他的与会者。”
像这样把与会者的职责告诉下属，下属会觉得“参加这个会议非我莫属”，就能够积极地接受你的委托了。
1分钟要点
1分钟内委托下属代替开会的要点
“直截了当地委托”
↓
“告诉下属你不能亲自参加的理由”
↓
“传达会议的目的、目标，与会者的职责”
试试这样说吧
“某某，下午的那个会议，可以请你替我去参加吗？我要为昨天的发货错误去跟客户道歉，所以没办法去。今天会议的主要目的是某某，目标是某某。这正好是你擅长的领域，所以我想让你去说服其他的与会者。”
1分钟搞定谈话：追溯原因法
追溯原因法
11？要点、结论（Point）
21？理由？（Reason）
31？具体事例（Example）
41？要点、结论（Point）
例：针对提高盒饭店营业额的方法，提出附赠布丁的方案。
为了提高盒饭店的营业额，我提议每个盒饭附赠一个布丁。
为什么呢？因为女性不仅喜欢甜品，而且对“赠品”这个词没有抵抗力。再加上送布丁对预算没有压力。
举个例子吧，隔壁街道的一家盒饭店因为附赠小点心，营业额提高了三成。
因此，为了提高盒饭的营业额，我提议每盒附赠一个布丁。
陈述完结论后用一个“为什么呢？”引出理由，称为追溯原因法。专业术语中称为PREP法。
