一个国家的代表如何称呼另一个国家的代表，实际上表现了这个国家对另一个国家的态度，也反映出这个国家的形象。
因此，对外交往中的称呼，既要庄重规范，又要得体适宜；既要合乎对方的身份地位，又要表现出双方关系的友好程度；要做到这些，需做到以下3点。
1.采用敬语
绝对不允许使用昵称、小名、绰号称呼对方，必须连名带姓加头衔与敬语一起称呼。例如：“总统阁下”、“尊敬的××总理阁下”。不能省略其中任何一部分。
在上世纪七十年代的中东危机中，前苏联急欲解决危机，所以，前苏联试图对美国施加压力。勃列日涅夫致信美国总统尼克松，提出由苏美共同派兵，似确保停火协议的实施，确保苏美达成的某种谅解。这封信语辞强硬，“实际上是最后通牒”（基辛格语）。除了信中的威胁语言与结尾时竟要求“立即给予明确答复”外，信的开头也极不礼貌，直呼“总统先生”。对此，基辛格评论说：“这是一位苏联领导人对一位美国总统最严重的挑战之一。”
2.与密切程度相符
1%8年8月23日，周恩来总理在罗马尼亚驻华大使馆举行的国庆招待会上讲话时说：“尊敬的杜马大使，同志们，朋友们：我国与罗马尼亚同是社会主义国家，关系十分友好。”首先突出“同志”的关系，·既有礼貌，又非常亲切、友好、自然。形成比较的是，1972年9月25日，周恩来总理在欢迎日本内阁总理大臣田中角荣时说：“尊敬的田中角荣首相阁下，各位日本贵宾们、朋友们、同志们。”因为这次田中角荣访华是为了谈判解决中日邦交正常化这个两国人民长期期待解决的问题，而且是抱着“必须达成协议”的信心和决心来的，对此，中国人民与政府是热烈欢迎的。从称呼上就可以看出中国人民是很热情、友好的，但与前例又有所区别。
3，尊重习惯
一旦被称呼的对象不止一人时，就要注意周到而不能有所遗漏，更为重要的是，要照顾到不同国家的文化习惯。例如，汉语中习惯把男性放在女性前面，如“男女宾客”、“士女云集”；而按西方习惯，是女性在前，男性在后。比如周恩来总理在欢迎尼克松总统的，宴会上致祝酒词时，就是这样称呼的：
总统先生，尼克松夫人，
女士们，先生们，
同志们，朋友们：
……
尼克松总统是主宾；理应最先称呼。而第2层则是“女士们”在前，如果把“先生们”放在前，就是失礼。
对地位较高的官方人士，比如部长以上的官员，可以称为“阁下”；但美国、墨西哥、联邦德国等国没有称阁下的习惯，因此可称为“先生”。在国际交往中，一般对已婚女子称“夫人”，未婚女子称“小姐”，两者不能搞混。如果把已婚女子称为“小姐”，那还关系不大，这只是一个“令人愉快的错误”，但把未婚女子称为“夫人”，则会引起对方的强烈不满。所以称呼很重要，他是一个人的“名片”，能显现出这个人的权威和地位。
