在当今，除了网络，电话被公认为是最便利最快捷的通讯工具。在日常的工作中，如果能够文明礼貌地使用电话，不仅能为我们的声音名片加分，为我们的职场魅力加分，而且还能为我们所在的部门及公司的形象和声誉加分。打电话时虽然相互之间看不见，但是你给对方的印象全都通过看不见的礼仪传给了对方。在职场中，你与客户的关系很可能从你接打电话的那一刻就开始了。你在电话中的态度和礼仪，很大程度上决定了对方是否会再次与你合作。因此，掌握正确的电话礼仪对职场中的我们来说是非常重要的。
不管是接听电话还是打电话，最基本的礼仪就是声音要清晰明朗，大小适宜。
在某种意义上，声音是人的第二张名片。一个词语发音的细微区别远远超过了我们的想象，尤其在看不到对方的电话交谈中，声音能够包含更多更丰富的内容。一个人说话的声音将占说话可信度的84%。因此，我们应当在电话中保持清晰明朗的声音。
通话时声音不宜太大，不要大喊大叫，震耳欲聋，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。
接电话的礼仪
首先，应该在电话铃声响起三声之内接听电话。电话铃响一声的时间大概是三秒钟，如果三声之内仍不接听电话，就是让对方久等的失礼行为。如果电话铃响了五声之后才接电话，那么接听后首先应当向对方道歉。试想，对方在等了很久之后，终于等到你接听电话，却只听到你“喂”的一声，对方必定会对你以及你所在的部门产生恶劣的印象。如果确实很忙，可以在接听后说：“对不起，请过十分钟后再打过来，好吗？”千万不能接听之后说句“请稍等”就忙自己的事，半天不理人家。
第二，用左手接听电话，并在右手边准备好纸和笔，便于随时记录有用的信息。电话记录既要简洁又要完备，因为很可能这些资料在工作中是十分重要的。可以按照时间、地点、原因以及如何进行等要素来记录，这样既有条理又能防止遗漏重要信息。
第三，接听电话后首先应自报单位名称及所属部门。这是与人方便、与己方便、节约时间、提高效率的好方式。如果对方没有自报家门，而是直接询问上司的去向，我们应当主动询问对方的单位名称及所属部门，例如我们可以礼貌客气地问：“对不起，请问您是哪一位？”如果对方打错了电话，应当礼貌地告知对方，语气要和善，千万不要表现出讽刺挖苦，更不要表示出恼怒的情绪。
第四，如果对方要找的人不在，那么在不了解对方目的的情况下，不要随便代为传话，也不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪以及个人信息，如手机号等。当然，更不能只说一个“不在”就把电话挂了。正确的做法应该是尽可能地问清楚事由，如果自己无法处理，应当认真地记录在案，并委婉地探求对方来电的目的。这样，既不会误事，又不会引起对方的反感。
第五，要认真听对方讲话。接听电话后，不要一直默不作声，任对方滔滔不绝，你却毫无表示。应当以“是”“请讲”“我明白了”等等来表示你在认真听电话，而不是漫不经心。当电话中需要传达号码、数字、日期等信息时，应当再次确认，以免出错。
第六，挂电话时要有礼貌。一般情况下，结束电话交谈应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”后，轻轻地挂掉电话。
打电话的礼仪
首先，打电话要选好时间。如果不是十分重要的事情，应当尽量避开受话人休息、用餐的时间，以及临下班前的十分钟，最好也不要在节假日打扰对方。打电话谈公事，最好在早晨上班的时候打，这时候人们的头脑最清楚，办事的效率也最高。
第二，通话之初，应先做自我介绍，不要让对方一头雾水，揣测你的身份。另外，如果不做自我介绍，一开口就打听自己需要了解的事情，也会显得有些咄咄逼人，很可能会引起对方的反感。做完自我介绍后应当礼貌地询问对方现在是否方便，然后再开始交谈。比如，“您好！我是××公司，我想占用您五分钟时间，不知道您现在是否方便？”
第三，如果所找的人不在，请人代转时，应说一声“劳驾了”“麻烦您了”，不要认为这是别人理所应当做的；假如没有什么事情可转告，不要一声“没有”就挂断电话，应当客气地说“谢谢”，再礼貌道别，最后轻轻地挂掉电话。需要请人帮忙留言时，内容一定要简明扼要，切忌长篇大论。
第四，要控制好通话的时间。在打电话之前，先想好自己要讲的内容，以便节约时间，提高通话效率。如果事务太琐碎，不妨把对方的姓名、电话号码、通话要点等列出一张清单。应当在通话中尽量遵循“三分钟原则”。所谓“三分钟原则”指的是使用电话时，打电话的人应自觉地、有意识地将每次通话时间控制在三分钟内，以短为佳，宁短勿长。如果不是十分重要、紧急、烦琐的事务，尽量不要超过这个长度。
第五，如果使用录音电话，应事先把录音程序编好，把一些细节考虑周到，以免到时候手忙脚乱，挂一漏万。另外，在商务电话中不要设置一长段音乐，也不要把程序搞得太复杂，让对方莫名其妙、不知所措。
第六，一旦所要传达的信息已经传达完毕，就应当果断地挂掉电话，不要絮絮叨叨，没话找话，这样会给对方留下做事拖拖拉拉，缺少素养的印象。按照电话礼节，应当由打电话的人终止通话。
