当办公室人员必须为领导取消某次约见时，要立刻让对方知道本次约见将被取消。如果用本地电话可以同会见方取得联系，要立即电话通知对方。对于会见人在外地的，要根据确定的约见日期与取消约见的日期的间隔来决定是去函还是打长途电话与对方联系。打电话或去函通知对方取消某次约见时要以领导的名义表示遗憾。告知对方约见时间必须改变，用较笼统的词句说明变更原因，提出新的约见日程。同时要记住把领导和办公室人员的约见日程表上需取消的约见进行相应变更。
（2）拒绝约见的方法。拒绝约见不是让领导脱离群众，而是为了保证领导的正常工作时间和保持旺盛的工作精力，因此，掌握正确的拒绝约见方法往往是十分必要的。拒绝约见是一种原则性与灵活性相结合的技巧或艺术，它以既能拒绝约见又不得罪人为最佳结合度。既要讲究方式方法，又要礼貌待人，妥善处理。
领导工作十分繁忙，需要保证其集中精力思考和处理更重大的问题，应排除一些琐碎事务及外来人员的干扰，保证领导在这段时间能静心工作而不受任何干扰。当领导在工作中遇到麻烦或问题，一时还未能提出解决办法，为躲避有关当事人的询问时；当领导的人身安全受到威胁时；当领导的家属、亲友等频繁求见时，办公室人员要代替领导拒绝被约见人的要求，当然这比较难把握，要视具体情况而定。
3不要随意打断领导工作
打断工作如同打断思路一样，领导对别人中断他工作的容忍取决于他的性格及其对中断的判断。因此办公室人员必须完全理解领导充分重视的工作，除非事先得到许可，否则领导会客时，办公室人员不要贸然进入他的办公室。大多数领导不喜欢在他与别人商量事情时，有人来打扰他。有时，他会叮嘱你随时用电话来中断会见，而有时他则要求绝对不可打断会见。当你需要凭自己判断且感到无所适从时，则不要去打断领导的工作。
尽量使电话打断领导会谈的次数保持在最低限度。让对方留言或亲自想办法帮助对方解决问题。如果办公室人员不能处理来电，则请对方留下他的电话号码，然后由领导给对方回电。如果因有人在领导的办公室，令领导感到不便答复时，则由办公室人员先答复来电。因为领导进行电话会谈时，需要隐秘的环境，并且他不愿占用来客的时间接电话，这样对来客显得不礼貌。
若办公室人员必须递进一个紧急的通知时，敲门后要先说声“打扰一下你们的谈话”，然后悄悄地进入办公室并把通知交给领导或将其放在领导面前，除非必须等待即刻答复，否则应尽快退出办公室。退出时务必再次致歉：“对不起，打扰了”。
遇有紧急情况而领导的办公室内又有人时，办公室人员可以把来电者的姓名及来电内容打在便条上交给领导并等待指示。这样，他会根据情况决定亲自复电还是交由你处理。
如果来电是找来客的，办公室人员要让对方留言或把来电者电话号码交给访客，以便回复。办公室人员为来客记录对方留言时最好用打字机打印出来，而不要让客人读你的手写体。在留言的下面签上自己的名字和时间。
如果对方坚持让来客听电话，办公室人员则要把情况通知给客人。进入办公室或会议室时，要对打断会谈表示歉意。办公室人员可以通知来客来电者的姓名，并征询客人是否愿意到你的办公室去接电话。如果房间内有几位来客，则要把留言条交给来电者要找的那位客人并等候他的回复。如果来客不去接电话，则会告诉办公室人员他会晚些时候给对方回电，办公室人员把客人的意思转告给来电者，同时向对方索要电话号码，并把该号码打在为来客准备的电话记录上。
4结束约见的方式
一个超时的约见有可能要影响全部日程安排的约见，给许多来客造成不便并给他们留下效率低的印象。因此办公室人员要按照领导的要求，帮助他结束约见并请超过会谈时间的来客离开。
对于那些长时间逗留且丝毫没意识到用去大量时间的来客，大多数领导都善于运用结束约见的技巧。他们会感谢客人的到来，起身并小心致辞使来客明白约见结束了。不过，有时领导也要靠接待人员帮助他摆脱那些喋喋不休的访客。办公室人员可以事先与领导商定如何协助领导结束约见，注意一定要遵照领导的习惯。当领导的约见日程排满时，办公室人员要注意控制约见时间，按照与领导商定的方法，谨慎地打断会谈。
当下一位客人按时来访而仍有人在领导的办公室内，在办公室人员已获准打断约见的情况下，可按下列所述的一种方式提醒结束约见：
（1）把来客的名片或来客的姓名及到达时间打在一张纸片上，递给领导而无须说话。
（2）进入领导的办公室并通知他客人已到，但不要具体涉及哪一个约会及约见人。“对不起，您三点约见的客人到了，我能告诉他您很快即可见他吗？”
（3）用内线电话通知领导，特别是当办公室人员觉得领导不便催促客人离开的时候。每隔10分钟一次，积极建议结束约见，使你的领导在客人面前只需回答“是”或“否”而不必说出自己的意见。
当领导无法摆脱来人时，办公室人员一定要清楚领导期望你为他做些什么。他愿意让你以什么样的口气来中断会谈。有些办公室接待人员经常假借领导还有其他约会来暗示客人。但只要认真考虑，就能够想出更细致、更有效的方式来中断会谈，而无须编造借口。比如递进办公室一个便条以提醒领导待做的工作，而不必多言。也可以用内线电话打给你的领导，让他有机会说：“我们的会谈马上结束”或“再过五分钟左右”虽然是一个极简单的回复，却常可给领导一个机会，使正在约见的客人察觉到气氛的变化，从而促使访客告辞。如果领导愿意继续会谈，他肯定用你所明白的方式答复你，约见将延长一会儿。
如果必须提醒领导一个在他办公室以外的约见，除了要用提醒的方法作为结束约见的手段外，还要注意不要暴露领导下次约见的地点和人物。
无论是办公室人员亲自出面还是通过电话打断会谈，都是办公室人员所能采取的行动，其目的都是为了按照领导的意图催促客人离去。如果这样客人还不理会的话，就只能由领导亲自来结束会谈了。
（二）接待规格
接待应根据来客的情况确定规格，当然接待的态度要求都是一样的，这里说的规格主要指接待的条件及领导的陪同。接待规格过高，影响领导的正常工作，接待规格过低，影响上下左右的关系，因此要了解接待规格。
1高格接待
高格接待就是陪客比来客职务要高的接待。大致有以下几种情况：
（1）上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见。
（2）兄弟单位领导派员到本单位商谈重要事宜。
（3）下级来访，有重要事宜要办等，这都要本单位主要领导出面作陪。
2低格接待
低格接待是陪客比来客职务低的一般接待，在基层单位较为常见。大体有以下几种情况：
（1）上级主要领导部门或主管部门领导来本地视察，搞调查研究。
（2）老干部故地重游，这种接待主要是安排好食宿、交通工具、陪同及引导人员。
（3）老干部和上级领导路过本地，短暂休息。
（4）外地参观团来此参观学习。
上述几种情况，接待不可兴师动众，本单位领导一般出面看望一下就行了。
3对等接待
对等接待即陪同与客人职务、级别大致一样的接待，这在机关接待中是最为常见的。来的客人处于什么级别，本单位也派同样级别的同志陪同，本单位较高层次的领导看望一下就行了。
接待的规格一般由本单位办公室负责同志来定。
（三）全面准备
客人到来之前要作全面准备，一般的准备是：
（1）洒扫门庭。若有客要来，都要把院子、屋内清扫一遍，把各种用具摆得有条不紊，不要给客人杂乱无章的感觉。洗净茶具，整理好房间和会客室。
（2）烟茶糖果。如遇重大节日外单位到本单位慰问走访，主人应事先准备好香烟、糖果、茶叶。
（3）仪容整洁。主人要给客人一个好的形象，注重仪表修饰，自然大方，干干净净，这样也是对客人的尊重。特别是夏天，会客穿着也要适当讲究，不能穿短裤、拖鞋、背心，更不能光着脊梁。
（4）欢迎标语。在单位有重要人物来访时，可以书写几条欢迎标语渲染气氛。欢迎标语要用红色纸，字体要工整、美观。
（5）接站准备。组织重要的接待，要根据客人乘坐的车次或航班等派好车辆准备到车站、码头或机场迎接。如是未见过面的客人，可提前写好“××接待处”或“接×××”等的牌子，放在旅客出站口明显位置。
三、接待程序
1引导客人
（1）乘车引导。在车站、码头、机场或其他地方接客人时，应有礼貌地问清楚客人的有关情况，不要接错了人。接到客人后，应主动地打开车门，以手致意让领导和客人先上车，关上客人坐的一边车门后，自己再上车。
小车的座位也有讲究，一般的顺序是：后排右座为最上，后排左座为次，前排司机旁座位为下。应请来宾或领导坐在后排最右座的位置上，陪客坐在来宾的左侧，如果有两个宾客，陪客则应坐在前排司机旁座位。让客人上车时，应让客人从右边门上车，陪客不要随客一齐上车，等领导和来宾坐稳后关住右边的车门后再从另一个车门上车。车到目的地后，陪客应先下，为领导或客人打开车门，请他们下车。
（2）行路引导。陪客走路也有个顺序，一般是走在前右边的位置为上，应让客人在自己的右侧，以示尊重。如果是前排三个人，中间为上；如自己是主陪，应并排走在客人的左侧，不能落后；如果自己是陪访随同人员，应走在客人和主陪人员的后面，不能并排或在前面。随同领导外出，一般应走在领导的两侧偏后一点或后面；走路时，步调应和领导或客人保持一致。
客人下汽车后，引导走路时，如客人手提公文包或其他东西，可以说帮客人提一提；如果客人执意不肯让提，也不可勉强；如果距离较远，走的时间较长，不要闷头各走各的路，要讲一些比较得体的话，像介绍一些风土人情、名胜古迹或本单位的一些情况等。
（3）楼内引导。当走到拐弯或楼梯的地方，要伸出一只手来指方向，并有礼貌地提示朝哪个方向走。乘电梯时，如有专人在电梯服务，应让客人先进，到达时应让客人先出；如电梯无人服务，应自己先进，再让客人进，到达时则让客人先出。走到会客室门口，应告诉客人：“就是这里，请进！”陪客先把门打开。会客室的门是向外开时，应把门拉到自己身边，让客人先进；如果门是向内开的，陪客应把门向内推，自己进去，并用手抓住门不让来回动，让客人进去。
2握手
宾主见面，形式。要亲切握住对方的手，一般的握一下即可，并且要自然大方，不可懒洋洋，有气无力地伸出手去，握手时不必弯腰。一般情况下手不要握得太紧，不要长时间握住对方的手，也不要抓住对方的手使劲摇动。男子与女子握手时，应等女方先伸手并只握一下女性的手指部分，如果女子不愿握手的话，也可以微微欠身鞠一躬。
握手有先后顺序，一般是：主人、年长者、身份高者、女性先伸手，客人、年轻者、身份低者、男性先问好再握手。军人在握手时，下级应向上级先敬个礼后再握手。人数多握手时，注意不要交叉，要待别人握完再伸手。如戴手套和帽子在握手前应先脱下手套，摘下帽子。戴手套与人握手是很不礼貌的，再者握手时，应伸出右手，伸左手也是不礼貌的。握手时双目要注视对方，微笑致意，不要漫不经心地看着第三者握手，这是失礼行为。在社交场合，无论是谁伸出手，都是友好、问候的表示，应该上前握住，拒绝握手是很不礼貌的。如果对方手里正拿着东西，腾不出手来，也不可主动上前握手，这样会使对方手足失措，显得尴尬被动。
3身份介绍
身份介绍有两种情况，一种是自我介绍，一种是引见介绍。
自我介绍一般是小型的会见，或者是主宾两个人的会见。客人应先介绍：“我叫×××，是×××公司的。”主人应马上接下来说：“久仰、久仰。”然后主人再作自我介绍，自我介绍之后，双方握手，落座。
引见介绍通常是由第三者、陪同人员及秘书介绍。引见介绍时应注意两点：一是有礼貌地以手示意，但不要用手指指点，应简要地说明被介绍人的所在单位、职务及姓氏，如“这位是某某公司×××经理”。二是引见介绍的顺序，一般是先把身份较低、年纪较轻的介绍给身份较高、年纪较大的同志，把男同志先介绍给女同志。如果是几位客人同时来访，应按职务高低依次介绍；职务相同时，应先介绍年纪较大的。
4交换名片
主宾见面时有名片的可以交换名片，免得作过多的口头介绍。名片上印的有工作单位、姓名、职称、职务、社会兼职及地址等情况，一目了然。当对方向你递交名片时，要伸出双手恭敬地接下，或用盛名片之专用的盘子接下，不可用单手去接对方的名片，那样会给人轻率无礼的感觉。接过客人的名片后，不能随便丢放一边，要谨慎地有礼貌地端详名片，确认对方姓名和单位的名称，接过对方的名片之后，也不能拿在手里翻来覆去，这样会使对方感到窘迫，给对方留下粗鲁的印象。接了名片应把对方的姓名记住，这样在交谈中经常呼出对方的姓氏职务，会增强亲切感。谈话完毕，在对方要离去的时候，客人的名片要收拾好，不要随便放在桌上。
四、接待工作的原则
1诚恳热情，讲究礼仪
热情、友好的言谈举止，会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。因此，对于来访者，不管是上级机关来的，还是下级单位来的，也不管其身份、职位、资历、国籍如何，都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。
诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之点。
接待活动作为一项典型的社会交际活动，务必以礼待人，体现办公室人员较高的礼貌素养。讲究礼仪是个人修养的自然流露和体现，包括在仪表方面，要面容清洁，衣着得体，和蔼可亲；在举止方面，要稳重端庄，风度自然，从容大方；在言语方面，要声音适度，语气温和，礼貌文雅。在接待工作中注重礼仪，能使来访者心情愉快，给客人留下良好的印象，有利于双方的沟通与交流。
2细致周到，按章办事
