1、每天早晨用几分钟列出必须完成的事情
日出日落，周而复始，但时间不是无限的，今天的太阳不同于昨天，而明天又必定与今天有差异。想要让自己的每一天都过得充实有意义，那么对时间的管理就一定不能放松。
“一日之计在于晨”，时间管理从早上拉开帷幕。经过一整晚的休息，早晨是我们一天中精力最饱满的时刻，也是我们记忆力最佳的时刻。在正式开始工作之前，花上几分钟的时间想一想：我今天有哪些工作要做？有哪些事务需要处理？有哪些客户必须去拜访？那么我们一整天的工作就能有序可循了。但光想一想还不够，我们需要把这些必须要完成的事件罗列下来。“好记性不如烂笔头”，每天必须完成的事情越多，记忆就越不牢靠。哪怕早上明明想到一件必须要完成的工作，到下午说不定就会因为工作太忙碌，事务太繁琐而遗忘。
罗列出一整天必须要完成的事情，遵循日程表的安排，我们才能够胸有成竹的应对全天的工作。“黑纸白字”的日程表远胜过在头脑中“想一想”。
杏子在一家公司的行政部门工作，每天大事不少，小事不断。上到领导，下到员工，大到会议通知，小到办公用品的领取，都需要杏子及时办理。好在杏子记忆力不错，虽然事情繁多，但她从没有耽误过时间，出过差错。同事们都把她当做是办公室的人形电脑，有什么问题都叫她。
“杏子，今天下午有什么会议？”“人力资源管理会。”
“杏子，企划部的打印纸什么时候送来？”“大概10点左右吧。”
“杏子，第三会议室几点有空？”“今天有好几个部门要用，都排满了。第四会议室还有空闲时间，要不要？”
不用翻记录，杏子张口就能说出来。“你真是太厉害了，这么多杂事，你到底是怎么记下来的呀？”同事羡慕的问，又感叹的说，“唉，我写到本子上还经常忘记，必须要设定闹钟才能想起来。真是愁人啊！”
“也没怎么记，看到了就记住了呗。”杏子很谦虚的回答，心里却很得意，“我从小就这样，记东西一点都不费力。”
一个周末，杏子接到部门经理的电话，“杏子，你帮我看看，周一我是不是有个会议要参加呀？好像是上个月就通知了的。”
杏子想了想，“会议的时间好像不是下周一，是周五吧？”
经理说，“那大概是我记错了，周一我正好要出去办点事，你给总务说一声，我办完事再去公司。”
杏子答应了。到了周一，杏子正做着事，经理黑着脸走进来说，“你给我说会议周五开，结果九点钟的时候老总给我打电话，问我怎么没去开会。等我赶回来，会议都开到一半了。”
“啊？不是周五吗？”杏子急忙跟同事确认。
“周五的是月度会，周一的是工作会，两个都有。”同事回答。
杏子尴尬的跟经理道歉，“经理，都是我的错，是我把两个会议记混了。”
经理板着脸说，“都说你记忆力好，才特意打电话问你，早知道我就再跟其他人核实下。下次不能再犯这样的错了。”
杏子垂头丧气的回到自己的位置上反思，难道我的记忆力开始退化了吗？这简直太糟糕了。下班之后，杏子跟朋友说起这件糗事。朋友毫不客气的说，“要是我，就老老实实的用笔和本子把重要的事情都记下来。‘好记性不如烂笔头’，你没听说过吗？要是你清楚的记下来了，又怎么会犯这样的错？”
杏子不服气的说，“这只是个偶然！要不你问我其他的事情，一周之内的所有事情，我都能清清楚楚的说出来。”
“那好，你说你上周三的午餐都吃了些啥？”
杏子答不上来了，“这种小事怎么可能记得，换一个！”
“那上周三的头条新闻是什么？”
杏子左思右想，还是想不起来。
“看吧，人的记忆就是这样，当时记住了，过一周就该被忘掉了。你这会儿记得很清楚，过几天可能就说不清楚了。本来工作上的事情就多，单靠脑袋记，怎么记得过来。而且有时间花费在记忆这些琐事上，还不如花更少的时间做个笔录呢。白纸黑字比你的记忆可靠多了。”朋友这样劝杏子。
杏子决定比较一下用脑袋记和用笔记的区别。她请同事帮忙记录下她一天做过的所有事情。到下班的时候，杏子拿到了同事的记录，她惊讶的发现，自己实际做的事情与脑袋中计划要做的事情有很大的区别。有些计划在当天完成的工作被她疏忽掉了。有些没想到要做的事情在同事和上司的提醒下完成了。
“原来我的记忆力也没有想象中那么好啊！”杏子有些惊讶，也有些感悟。第二天，同事们发现杏子的电脑旁增加了一小本记事本，杏子说，“我也要开始用记事本和日程表了！‘好记性不如烂笔头’，这句话说得太对了！”
想象自己一天会做些什么事情，与实际情况相比，往往会出现偏差。记忆力并不是所有时候都那么可靠，一般而言，我们在工作中使用到的多为短时记忆。短时记忆的特点就是记忆的速度快，遗忘的速度也快。假如我们工作中还存在重复或类似的待办事项时，我们的记忆会受到重复事项的干扰，变得更加不可靠，就像上文中杏子把两个会议记混了一样。
想要提高时间利用的效率，更好的完成时间管理，学会“写”一份日程表就显得尤其重要。可以在记事本上写，勤加翻看，看自己都做了些什么，还有哪些没做。可以把重要的事件记在手机上，设定时间提醒，避免意外遗忘。还可以在电脑上做一个电子表格，用多种颜色标注出每天的工作。多管齐下，你就会发现，任何时候，任何情况，你都不会遗漏掉任何一项工作。
Tips：一份好的日程表，应该遵循以下原则：
1、以时间为划分标准。
想要写好一份日程表，我们并不需要什么固定的方式，只需遵循时间先后顺序和事件的轻重顺序。日程表可以采用多种形式，比如记事本、便利贴、时间表，又比如电脑、手机等等。你可以选用你认为方便、好用的任何方式。把每天的时间分成几大块，上午、中午、下午、晚上，然后再填入你需要完成的事项，一张简易的日程表就新鲜出炉了。当然，为了保证重点事情的万无一失，你还可以设定闹钟，定时提醒你去做那些重要事项。
2、灵活安排日程表的时间。
你不需要把一整天的每项工作所需的时间都安排上去，更不需要把日程表排满二十四小时。要知道，意外是时时会出现的，我们都无法保证能够将时间精确到分秒。比如，每天八点钟出门，坐半小时的车到公司，但是，在这半小时里面，偶尔也会出现波动，有时候路况好，可能不到半小时就到了，有时候遇到堵车，可能一个小时都到不了。太精确的日程表就会被迟到打乱。一般而言，一个能够有效执行的日程表只会将一半的时间列入计划当中，而留出另一半的时间作为机动时间，用以对付那些意外出现的打扰到日程计划的事项。
3、日程表上只能写每天要完成的具体工作。
制定日程表时，所列的事项只能是当天能够做到的事。日程表是帮助你安排每一天的时间、达到当天目标的工具，它的效用只有一天，而不是周计划或年计划。不要把一天都做不完的事情列到日程表上，那样日程表就会失去本来的意义，也会让你失去完成工作的信心。立足当日，才能发挥日程表在时间管理上的作用和价值。
4、总结回顾不能少。
虽然日程表的作用只有一天，但并不是说那些失效的日程表就没有价值了。事实上，每隔一段时间就回顾一下以前的日程表，比较日程表的实施程度，你会发现自己在时间管理上的很多问题。我的日程表确实发挥了它的全部作用？我定制的日程表确实符合我的工作计划？通过日程表，我确实实现了计划目标？回顾总结，有助于我们定制出更符合当前需求的日程表。
2.急要事首先做，四象限划分时间
事情多啊，事情多，忙啊忙……这几乎成了很多都市白领的口头禅，甚至有了诸如“忙到要吐血”，“忙到滚起来”之类的说法，好像生活永远只有被忙碌充斥才能更好地证明我们还活着。
可是忙来忙去，却还是出现加班加点也不能完成工作的情况，亦或者忙得晕头转向，却发现每件事情都处理得不到位的经历。更有甚者，工作和生活常常不能分开，混淆得一团糟，到最后两边都落下，没有一边感到满意。
事情永远比时间多！所以永远有做不完的解决不好的事情！但真的是这样吗？
小梁初初参加工作的时候，就遇到过这种情况。每天都有处理不完的事情，自己手头上的工作，领导交给的工作，还有老资辈的同事们以各种借口拜托的工作……总之，每天都是忙碌的，上班的时候如此，下班还有一大堆事情没处理完，加班加点是常有的事情，可大部分时候加班加点也不能完成工作。
这样的状况深深打击了小梁对工作的信心，他觉得自己天生就不是能够好好处理问题的料，也因此而变得很暴躁，面对堆积如山的文件材料等，就会莫名其妙地发火。
小梁的直系领导老高发现了小梁的问题，决定和小梁好好谈谈。
他让小梁先说了说一周当中需要做的工作。小梁告诉老高，幸好自己随时有记录。于是给了老高自己上一周的事务清单。
解决电脑程序中的技术问题。
跟领导一起参加了一个技术研讨会。
帮隔壁桌的同事写了一个项目说明的资料。
到车间测试产品性能。
打若干的客户电话。
研究产品销售策略。
追自己一直喜欢的漫画连载。
外出和不满意的客户当面沟通。
通过网络看足球。
整理自己所有的文件并且归档。
临时去参加了一个产品推介会。
给办公室采购打印的纸和墨盒。
解决产品出现的问题。
“那么这些事情当中，如果要你选择，你觉得哪一件是应该放在最前面做的呢？”老高问小梁。
只见小梁挠了挠头，有些不好意思地说，“我觉得哪一件事情都想放在第一来做。”
“关键问题就在这里，哪一件事情都想放到最前面来做，于是每件事情都开始做了，然后左右顾不过来，最后发现每一个开始都没有得到好好的维系，每一件事情都没做好，是这样么？”
小梁低下头笑了。
那么，让我们首先来改造一下你这份清单。需要做的事情就是在每件事的前面加上定义，具体的做法是，按照轻重缓急来定义。先轻重，按照自己的价值观为标准来定义这些事情，将它们分为重要和不重要两部分。然后再给所有的事情按照需要完成的时间为标准分出紧急或不紧急两部分。最后，根据自己的看法给分好类的事件标上高、中、低三个等级。
再一起来看看小梁改造后的事务清单。
事务轻重缓急等级
解决电脑程序中的技术问题紧急、不重要高
跟领导一起参加技术研讨会紧急、不重要低
帮隔壁桌的同事写了一个项目说明的资料紧急、不重要中
到车间测试产品性能重要、不紧急高
打若干的客户电话不重要、紧急中
研究产品销售策略重要、不紧急高
追自己一直喜欢的漫画连载不重要、不紧急低
外出和不满意的客户当面沟通重要、紧急高
通过网络看足球不重要、不紧急中
整理自己所有的文件并且归档重要、不紧急中
临时去参加了一个产品推介会不重要、紧急低
给办公室采购打印的纸和墨盒不重要、紧急低
解决产品出现的问题重要、紧急高
然后再根据艾森豪威尔法则把这些事情都填入到四象限当中，这个时候小梁发现，他平时的工作主要集中在了第三象限，这也就是为什么他总是忙忙碌碌但却依然抓不住重点的原因了。那么，找到原因之后，该怎么调整呢？
老高给小梁讲了个故事。
有一次，苏格拉底在给他的学生们上课，他在讲桌上放了一个装水的广口瓶，然后从桌子下面拿出了几块鹅卵石装到瓶子里，刚好把瓶子装满了。于是苏格拉底问学生们，“现在你们觉得这个瓶子是满的么？”
“是的”，学生们异口同声地回答。
苏格拉底笑笑，从桌下又拿出了一袋小石子，把这些石子全部倒进了广口瓶，然后又问，“现在你们说这个瓶子满了么？”
学生们面面相觑，没人回答。
苏格拉底再次弯下腰从桌子下面拿出了一袋沙子，将这些沙子全部倒入了广口瓶中，再问，“现在你们觉得这个瓶子满了么？”
“满了！”学生们很有信心地回答道。
苏格拉底没有说话，又从桌子下面拿出了一瓶水，全部倒进了广口瓶中。这下看来，广口瓶应该再装不了什么东西了。
苏格拉底问学生们，“这堂课告诉了我们一个什么道理？”
有个学生举手回答说：“这告诉了我们，看似满的东西还是有空间的，这就像事情和时间的关系，看似事情很多，时间不够用，但挤一挤还是有的。”
苏格拉底笑着说：“你说的很好，但今天我要告诉大家的不是这个，而是一个更简单的道理，如果我们刚开始的时候不把鹅卵石放进瓶子里的话，就再也没有机会放进去了。”
老高告诉小梁，事情的规划是很重要的。在做事情之前，先进行思考，把问题和工作按照性质和情况的不同进行划分，再安排解决这些工作的顺序，这样才有可能得到事半功倍的效果。
这就是四象限法则，也叫做艾森豪威尔法则。所谓艾森豪威尔法则，指的是我们的日常事务大概都可以分为四类：重要且紧急的事情、重要但不紧急的事情、紧急但不重要的事情、不重要也不紧急的事情。这四类事情我们可以将它们安排到一个十字象限里面：
第一象限，重要且紧急，那么这些事情就是需要尽快处理的，放在最优先的位置。
第二象限，重要但不紧急，这些事情就可以暂缓，但要给予足够的重视，时间上宽限，但质量上要求很高。
第三象限，紧急但不重要，这些事情需要尽快处理，但不是那么重要，可以考虑是否能安排别人去做，有效利用人力资源。
第四象限，不重要也不紧急，这些事情可以考虑能否不做，或者指派他人去做，或者延后考虑。
这个法则看起来很简单，可是实际运用起来，却有很多人无法掌握，以至于白白浪费很多时间工作却做不到重点。究其原因是在于，他们都分不清究竟什么事情是最重要的。其实，结合苏格拉底的故事，我们列出一张表来，就能很好的分辨四象限的事情。只要分清事件的轻重缓急，我们对时间的管理，就会更加胸有成竹。
Tips：你能准确区分四象限的事情吗？
1、第一象限的事情，这没什么可犹豫的，必须马上去做！实际上我们生活中的大部分压力和危机都来源于第一象限的事情，所以说第一象限就像是一个雷区，但是仔细思考就会发现，第一象限里的大部分事情都是来自于第二象限没有处理好的事情。
举个例子来说，你可能得花上一整天的时间陪着你的客户处理事情、吃饭再加上娱乐，还得听对方喋喋不休的抱怨甚至指责且不能还口，这都是因为你头天在处理客户需要的产品时分心了，忙中出错，因此你不得不去做安抚客户这件重要且紧急的事情。
