2、第二象限的事情，我们应该有计划地去做。它们虽然不紧急，但是非常重要，这就值得我们花时间去投资这部分事情。我们可以制定任务计划表，然后分时段完成，这就像储蓄一样，虽然每次投入的钱不多，但积攒下来却数目可观。更重要的是，如果我们能重视这部分的事情且将它们都处理好的话，就能为第一象限省出一大部分空间，也就是节约了更多的时间。
用上面的例子来说，假设你头天在处理客户需要的产品时，接到了家里的电话，有点事情需要你去处理一下，其实现在去和晚上去的区别不是很大，但你却因为这个意外事件严重分心了，导致产品处理失误。假设你当时能够马上调整好心态，把处理家里事情的愿望推迟的话，第二天也就不用浪费一整天的时间在陪客户身上了。
3、第三象限的事情，最好的办法就是，交给别人去做。其实第三象限里面的事情，就是我们盲目的根源。有的事情，未必需要我们亲自去做，很多时候我们可以拜托别人甚至婉拒，以留出更多的时间来做其他事情。比如，你的朋友打电话让你现在出去取一样他要交给你的东西，但是你手上正在做着重要的事情，这个时候你就可以拜托正要出门的同事顺道帮你取回来，或者你直接告诉朋友放在某个地方等你下班的时候去取，这样你就能够在上班的时间段集中精力做事了。
4、第四象限的事情，无论对于时间，还是事件，我们都应该有选择性地去做。比如我们可以陪女朋友逛街吃饭看电影来培养感情，也可以和朋友们登山远足陶冶情操，但这些事情不能将它们放在前面的象限里去处理，如若我们整天只想着陪女朋友或者和朋友聚会，那必然会失去事业的基础。
3.捕捉时间的工具——便利贴
前两年台湾大红的一部偶像剧《命中注定我爱你》的女主角，被称为便利贴女孩，原因是在于她总是太容易接受各种人对她的请求，结果变成全公司人的万能小秘书，该她做不该她做的事情都一一包揽，即便是这样，同事们似乎也不懂得珍惜她为大家付出的时间和精力，反而会觉得这样的事情是理所应当的。
但是在感慨便利贴女孩不懂得拒绝别人所以总是把自己搞得忙碌又疲惫的同时，我们都忽视了一个问题，就是在面对那么多的烦琐事情的时候，我们的女主总还是能够按时将所有的事情一一完成。她每天可能要比别人多做很多事情，不管是工作上的，还是别人的琐事，但她依然可以快乐地去进行并且赢得和别人一样多的时间。
不懂得说“NO”也许的确会给自己带来很多麻烦，但能够把所有事情都处理到位也不得不说是一种别样的能耐。在每个人的办公桌上，都不会缺少便利贴的位置，但是便利贴到底是为了装点我们的办公区存在，还是的确是有所用，每个人的答案都是截然不同的。小李是职场的新鲜人，刚刚毕业的她顺利进入了一家广告公司做一名实习生。公司的条件不错，开放式的办公环境，大大的落地玻璃窗，不少人办公隔间上都贴满花花绿绿的便利贴，总让她想到《单身男女》里高圆圆跟古天乐隔着两个大厦贴便利贴传情的浪漫桥段。通常，实习生的工作都是很杂的，端茶倒水送文件，偶尔帮带自己的前辈做一些文字的基础整理工作。在开始的新鲜劲头过了之后，小李就开始对这份工作越来越不耐烦了，在她看来自己就是公司里最悲催的岗位，拿着最低的实习工资，干着数不清的活，每天都在不停被呼来喝去，什么边实习边学习，根本就没有时间。有了想法的她，开始消极怠工，干脆放弃了跟着前辈学习的打算，一门心思放在了寻觅新工作上。但是，在一次跟随公司的项目团队短途出差之后，她忽然发现自己好像一直都错了。这次出差，是专程去寻找一个客户所需的方案材料，在前往目的地的路上，创意总监开始有条不紊的给大家分配任务，每个被念到名字的人都拿到了自己的任务清单。原来，需要面对各项琐碎工作的人，并不是她一个人。除了分工明确之外，每个人都还是要兼顾到不同种类的工作，但是为什么看上去大家都不像自己一样。这次项目的分组任务，小李分到了前辈小张的一组。小张其实就比小李早进公司一年，不过她已经从实习生转为AE经理了。小张很快根据总监的布置，列出了她跟小李的工作分配，在这项工作进行中，小张还在不断的接听其他项目客户的电话，而小李则在旁边为手头上的清单忙得头晕。在吃饭的时候，小张问起了小李一个简单的问题，你的便利贴呢？这个问题，让小李重新留意起了身边的同事都在用便利贴写什么。答案肯定不是，关于如何拼凑迷宫图这些，小张将自己随身的记事本递给了小李，本子的一面是写满了工作的文字内容，另一半，则是根据时间轴标注出的提醒事宜的便利贴。在完成每一件事后，小张都会将过期的便利贴撕掉，重新写上新的需要跟进内容。在出差的几天，便利贴甚至会出现在酒店房间的角落，所承担的责任就是不断的在提醒不要忘记和错过进度。短短的三天时间，小李发现她与小张一起处理完了自己预想中根本不可能完成的全部任务。回到公司之后，小李重新整理了自己的工作桌面，专门设置了自己的便利贴提示板。每天到公司第一件事情，就是将最近三日需要完成的主要工作写成提醒贴在自己的面前，每完成一个时间进度就将便利贴往前移动一步。在自己以为可以轻松偷懒的时候，眼前的便利贴总会提醒她，这几分钟另一件待处理的事情已经足够迎刃而解。在完成之后这些便利贴都被她放到了专门的盒子中保存。一方面是为了提醒自己应该循序渐进的学习，另一方面则是可以方便自己查阅之前的工作遗漏。逐渐的，小李再也不为被安排琐碎的事情而抱怨，也婉拒了另外一家邀请她面试的公司。因为她明白，如果连开始都不能坚持的话，任何一个公司对于她都是同样的结果。
花花绿绿的便利贴几乎是每个人工作中都不可少的东西，但有多少个人能够很好地利用这个便利贴呢？仅只是为了贴在电脑上，书架旁边好看么？或者只是为了备忘，记住一些重点么？
其实便利贴能够发挥的功效远不止这些。除了备忘，便利贴还是一个很好的捕捉时间的工具。小小的便利贴能够容纳的字数和信息都有限，但正因为如此，它可以更细致地帮我们记录每一个时间点完成的事情。
赫胥黎曾经说过：“时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。”实际上时间是公平的，它存在的每一天都是二十四小时，但是每个人对于时间的利用和珍惜程度不同，又会在每个人身上显示出不同的效果来。一如那小小的便利贴，究竟能给我们的工作生活带来多少便利，也是因人而异的。
Tips：如何很好地利用便利贴来捕捉时间
1、便利贴朴素、简单、可容纳的字数有限，非常适合用来记录与时间有关的事件，比如早晨十点开会，下午三点给客户打电话，四点交项目书等等这些有严格时间规定的事情。将每天的这类事情按时间顺序记录在便利贴上，在备忘的过程中，也提醒自己做一个守时的人。
2、重要事情的记录。在便利贴上记录下三天内必须要完成的重要事情，给每天的完成量设置一个预期，贴在眼前，时刻提醒着自己首要的工作是什么。
3、时间段的分割。比如上午九点到十一点，这两个小时之内要将文案全部修改完毕，下午一点到三点之间，所有行程要校对完毕等等，这样，小小的便利贴就能够将二十四小时很好地分割开来，让我们在每一个时段都能抓紧时间完成任务，因为有了便利贴的提醒和约束，走神的时间要相对少一些。
4.为事件列出秩序，有效避免时间浪费
你有很多的事情，但是你却没有很多的时间。对于如何在最少的时间，做最多事情的问题上，我们的鲁迅先生，早在很多年前就做出了他的论断。“时间，就像海绵里的水，挤一挤总会有的”，而对于“我只不过是把你们喝咖啡的时间，用来写作了……”倒是未必适应于我们所有人，因为对于除了写作还要担心工作与生活的我们，偷一杯咖啡的时间给自己喘口气是必要的，俗语不是说的“磨刀不误砍柴工”只要你掌握好事件的节奏和秩序，你的时间同样可以利用得很合理。落落是全公司出名的拖延症重症户，对于这个评价她一直是觉得很无辜。每天最早到公司的是她，每天最晚走的也是她，结果却落得如此评价。除了无奈，她真的不知道如何表达自己的情绪了。每天，落落的生活几乎都是这样的。市场部的同事总是站在她面前，“落落，我们的宣传单页你们到底什么时候可以设计得好？”财务部的同事总是在催促着“落落，你们部门还有几笔账没有报，你到底什么时候来？”才刚刚挂下广告公司的业务电话，那边行政的又在MSN上催促着，BOSS召集开会，各个部门的人抓紧时间到会议室。等到会议结束，手头上的工作还有一大堆没做完，下班时间已经到了，没办法，只有加班。落落总觉得自己是属于典型的有心无力型，太多的事情要过自己的手，太多的人在那里说自己不能等，就没有人考虑她到底有多大的工作量。所有人，只看到她没有做完这个，没有做完那个。在一次爆发之后，落落决定请年假去旅行，让自己冷静一下。在目的地的民宿里，她发现了一件奇怪的事情，这家可以招待大概20人左右的小房子，大多数时间都只有老板娘一个人而已。从办理入住手续到房间整理，再到大家的用餐准备等等，难道这家老板家里养了个田螺姑娘，偷偷做完了所有的事情。当然，我们都知道是没有田螺姑娘的。无聊的落落，花了半天时间坐在院子里发呆，顺便观察老板娘如何料理客栈。清晨，大家还没有起来的时候，老板娘已经将一天的菜买回来，放到了厨房里，在大家陆续出去逛街的时候，老板娘开始清理房间。临近11点时，她到厨房煮下了米饭，然后在前台开始为离开的人办理退房手续。办理完退房手续，负责收洗行李的清洁公司到了，办完移交手续后，老板娘到厨房开始做菜。这个时候，闷好的米饭的已经香溢院子了，半小时后一桌家常菜备好，开饭。落落总结了这半天的时间，恍然大悟这位老板娘原来是个比自己更好的时间管理高手。不在一件事情上固执不前，而是合理分配所有熟悉流程，将这些日常工作见缝插针的分布在短暂的半天里。
