历代藏书家无不期望自己辛勤收集的书籍能够藏之久而不散。如宋代的陈亚作诗戒其后人云：“满室图书杂典坟，华亭仙客岱云根，他年若不和花卖，便是我家好子孙。”元代的赵松雪题藏书卷后云：“吾家业儒，辛勤置书。以遗子孙，其志何如？后人不读，将至于鬻，颓其家声，不如禽犊。若归他姓，当念此言。取非其有，无宁舍旃！”但是，如果没有一定的制度来保证，这种主观愿望也不免落空。
黄宗羲说：“藏书非好之与有力者不能。”前人爱读书，后人不一定知书；前人好藏书，后人不一定爱书。故不知书者视典籍为废纸，裱鞋帮、覆酱瓿亦在所不惜；不爱书者，或因无力保存，便贷书而食，如果得非其人，终成散亡。与范钦有“书籍互相借钞”之约的王世贞，与范钦“嗜奇相尚”的范大澈，他们的弇山园藏书和卧云山房藏书，不到五十年，均逐渐散佚。
范钦在晚年就考虑到防止书籍分散的问题。全祖望《天一阁藏书记》说：“吾闻侍郎二子方析产时，以为书不可分，乃别出万金，欲书者受书，否则受金。其次子欣然受金而去。今金已尽而书尚存，其优劣何如也！”范钦长子名大冲，次子名大潜。因为大潜先范钦三月而死，所以参加分家的当是次媳陆氏。据屠可堂《双柏庐遗闻》记载：“天一阁长公愿得书，次公配陆愿得金，已处置当矣。陆误听人言，谓分金不公，欲重处置，屡与伯角，甚至成讼。”后来，范钦的老朋友屠大山的儿子屠本畯出来调解，方才平息。故屠可堂接着记云：“先辰州归田后，以情理相处，陆始允从。辰州另写分书，其首语云：‘余与范司马东明先生道义交也。’噫！其身正不令而行，陆之允从，辰州之德有以化之也。此书尚藏天一阁。”屠本畯官辰州知府，是大冲妻子的兄弟。分书早佚。屠可堂是乾隆十七年举人，官姚州知州，其说当为可信。
范大冲体察父辈的心情，从此便“代不分书，书不出阁”。藏书归子孙共同所有，共同管理。子孙各房相约，凡阁门和书橱门的锁钥分房掌管，非各房齐集，不得开锁。事实上非各房齐集，锁就无法全开。这样就防止了子孙个人占有，避免书籍的分散。
范氏后人一直严格地执行了上述藏书管理的规章制度。至今，天一阁里仍然保存着一块禁牌，上面写着：“子孙无故开门入阁者罚不与祭三次；私领亲友入阁及擅开书橱者罚不与祭一年；擅将藏书借出外房及他姓者罚不与祭三年，因而典押事故者除追惩外，永行摈逐不得与祭。”阮元认为范氏子孙“以不与祭为辱，以天一阁后人为荣”，这种荣辱观的激励，是藏书久而不散的又一个重要原因。
清道光九年八月间订立的管理细则中规定：“阁上门槛厨门锁钥封条，房长每月会同子姓稽考，并察视漏水、鼠伤等情，以便即行修补。”“阁下每月设立巡视二人，其护程及阁下各门锁钥归值月轮流经管，如欲入内扫刷，以及亲朋游览，值月者亲自开门，事毕检点关锁。”从这些条文中，我们可以略知当年天一阁日常管理的一些情况。
然而，清末缪荃孙登阁时所见已“迥非阮文达公所云”。他说：“范氏子见书而不能检，余告之，乃抽出，再检再阅，范氏挽余自抽，盖目不知书者。”管书者竟朴鲁不学，因此，陪同缪荃孙登楼的夏闰枝就感慨地说：“再阅百年，遗书尽入虫腹，天一阁其泯灭乎！”
清末民初，废科举，兴学校，一些藏书之家以为古籍已无用，便陆续将书籍出售，这对范氏后人来说也是一次严峻的考验。据陈乃乾《上海书林梦忆录》，当时“凡江浙及北方书贾，每年常株守其地。其时生活程度低廉，住宁波城内旅馆中，开大房间，连膳食每月仅十八元。本地掮客甚多，每日奔走四乡，苟有发见，尽是明刻棉纸。故流寓书贾，无不利市百倍。”如曾与天一阁鼎足而立的东浙藏书家郑性之二老阁和卢址之抱经楼藏书均在这一时期变卖一空。民国初年，由郑性七世孙公议，将所存藏书和书版卖给上海书贾。民国五年，卢址后人商定把全部藏书以五万元银币出售给上海古书流通处。这批书共有二千零三十六种，计五万六千三百七十八卷。
抱经楼建于乾隆四十二年，不但书楼建筑完全仿天一阁样式，而且藏书管理方法也照搬天一阁一套，规定藏书归子孙共有和共管。终因后人的想法与前人不同，以至书去楼空。而范氏后人始终抱残守缺，天一阁劫余之书才得以保存下来。可见制订切实可行的管理制度固然重要，而管理者对制度的执行如何，更起着决定性的作用。
以上说的是天一阁“代不分书”的事。至于“书不出阁”，这对后世也有较大的影响。吴翌凤《东斋脞语》云：“明季藏书，浙中为盛，而鄞县范氏天一阁尤富，立法亦尽善，其书借人，不出阁，子孙有志者，就阁读之，故无散佚之患。”阮元置焦山书藏，有《书藏条例》言：“书既入藏，不许复出。纵有翻阅之人，照天一阁之例，但在楼中，毋出楼门。”
中华人民共和国成立后，天一阁逐步改变了闭阁锁书的状态。近七八年中，每年都有许多中外学者访阁，出具学术研究证明，入阁查阅资料。但依然规定藏书只供阅览，概不外借。
古籍的保护和利用是对立统一的关系，我们既要反对只讲利用，不讲保护的倾向，也要反对只讲保护，不讲利用的倾向。古人聚书，对于善本，往往抄有副本，以此来解决藏与用的矛盾。政府藏书中，像《永乐大典》、《四库全书》这类卷帙浩繁的书，都有二部以上的副本。私人收藏也如此，如宋代藏书家王钦臣，每得一书“必以鄂州蒲圻县纸为册，此本专以借人，及弟子观之。又写别本，以绢素背之，号镇库书，非己不得见也”。明代山阴祁氏《澹生堂藏书约》规定：“亲友借观者，有副本则以应，无副本则以辞，正本不得出密园外。”要真正解决天一阁藏书的开发利用问题，必须加速古籍整理出版工作。例如，六十年代影印了一百多种阁藏明代地方志，从此，读者查阅这批资料，就不必往返奔波了。同时，对于那些近期内无法出版的珍本，可拍摄胶卷本，或抄录副本。这样既可保存好原本，使典籍不致失传，又可满足读者要求，使积累的文化得以传播。
