企业内部控制的目标是通过建立一套科学、高效的内部控制制度来实现的。内部控制制度设计的科学、高效与否,直接关系到企业内部控制目标的实现与否,关系到企业能否稳定发展,并进而关系到企业的成败。
1.内部控制制度的性质
内部控制制度是领导和组织企业开展经济活动,建立纵横联系的程序和方法,使之分工协调……互相配合、监督检查、纠正错误、提高效率、贯彻方针政策、完成计划,保护资产安全与完整的一种控制方式。与一般的管理制度不同,内部控制制度是一种特殊形式的管理制度。一般管理制度是以管理某种经济事项为内容的一种规章制度,内部控制制度则是以一个企业的经济为总体,按所属控制系统建立内部控制体系的一种控制方式。因此,它与一般的管理制度不同,它具有下列四个主要特征:
(1)主体性
内部控制制度是在系统理论的指导下,把企业看成是一个总体,并把构成总体的各个组成部分(要素)看成是一个个系统。例如,企业的整个生产经营活动是一个总体,而构成生产经营活动的人、财、物、信息、技术、购、产、销、存、运、会计、统计、计划、审计、劳动组织等各个因素,都作为这个总体的所属系统,并以各个所属系统来建立内部控制制度的……因此,从主体上来说,内部控制制度是以一个企业为主体的。
(2)严密性
内部控制制度以企业内部的经济活动为客体,并根据各项经济活动过程的环节,按其所属系统制定一套完善而又严密的纵横联系的程序和方法,使各项经济活动在各个职能部门和环节之间保持分工、协调、均衡和衔接,自动监督检查,纠正错误,使各项经济活动按照企业的方针、政策、计划的要求正常地进行,以完成计划,实现预定的目标。
(3)激励性
内部控制制度的中心内容,就是要求自下而上建立一套完整的岗位责任制、各项管理制度和报告制度,以及内部审计制度,并为这些制度的建立,确定各种原则和方法……以此来激励人们用创新精神,努力做好各自的本职工作。做到人人各司其职、各尽其责……忠于职守、勤奋工作,使所有的经济活动达到高效率化、高效益化、科学化、规范化和标准化。
(4)系统性内部控制制度是把内部控制的各项原则和方法,贯穿在整个企业的各项规章制度、管理报告制度、岗位责任制度、内部审计制度和各个组织机构之中,用条文的形式予以确定下来。因此,任何一个企业都不会以单独的形式来建立内部控制制度,而是将内部控制制度体现在上述各项制度和组织机构中。
2.内部控制制度的作用
一个企业有了一套完善而又严密的内部控制制度,必然会使这个企业的组织合理,职能部门和人员分工明确,目标集中,职责分清,配合紧密,权限适度;企业纪律严明,秩序井然,环境良好,经营正常,效率甚高;企业经济效益显著,经济健康发展;员工守职尽责,勤奋积极,团结气氛浓厚。如果一个企业没有一套完善而又严密的内部控制制度,必然会使组织混乱,弊病丛生;效率不高,效果甚差,效益不好,亏损严重,士气不振,危及企业生存与发展。
实践证明,凡是一个经济效益很好,完成计划,实现预定经营目标,管理良好,创新能力、竞争能力、应变能力很强,经济发展正常的企业,都与实行了一套完善而又严密的内部控制制度有关。反之,一个企业弊病丛生,损失浪费严重,或效率不高,效益不好,不断亏损,不能生存和发展,都与内部控制制度不完善、不严密有关。由此可见,一个企业的经营管理的成败,与内部控制制度的完善严密与否有着内在的联系。完善而又严密的内部控制制度具有下列重要的作用:
使部门的活动协调、均衡地发展,保证各项计划的完成,从而有利于巩固经济秩序和工作秩序,使企业的一切活动有节奏地进行,提高控制能力。
有利于加强经济核算,加速资金周转,正确地运用资金,提高资金使用效率。较好地实行增收节支,减少浪费损失,降低成本,增加利润,提高企业的经济效益。
内部控制制度十分重视人的创造能力,也十分重视物质资源的利用和开发。通过建立完善而又严密的内部控制制度,可以调动人们的积极因素,发挥人们的各种智慧和力量的作用……激发人们刻苦钻研,去进行各种创造性的工作。同时,充分利用和开发经济资源,寻找差异、挖掘潜力、改善经营。
(5)可以沟通信息
有利于领导者和管理者的决策,提高适应环境变化和市场变化的能力,促进生产发展,扩大商品销售,提高企业的创新能力、竞争能力和生产能力。由此可见,任何一个企业都应当不断完善和严密内部控制制度。只有不断完善严密内部控制制度,并严格执行,才能充分发挥上述作用。如果内部控制制度不完善、不严密,或建立了内部控制制度,但又不予重视,或执行不严,则无法发挥其应有的作用,甚至还会起相反的作用,产生种种弊病。
3.内部控制制度的内容
内部控制制度是按照内部控制的基本原理和原则,建立起来的一种特殊的管理体系,它的基本内容,由下列四个部分组成:
(1)按照企业内部各种经营与管理活动确定的程序、方法、操作规程和原则,建立的各种管理制度(即规章制度)与组织机构。
(2)按照企业内部各个职能部门和人员(包括企业领导层人员、中高级管理人员)的职责、权限、工作范围、任务和要求,建立的自上而下的岗位责任制度。
(3)为沟通、传递和处理企业内部各种信息与情况,建立的自下而上的管理报告制度和组织机构。
(4)为了在企业内部实施监督检查而建立的电子监控、电脑化管理、内部稽核、内部审计制度和组织机构。
应当指出,内部控制制度的内容是多方面的,其核心是自上而下的岗位责任制。在一个企业内部建立自上而下的岗位责任制,可以做到人人各司其职、各尽其责、忠于职守、勤奋工作……严守纪律,努力做好各自的本职工作,充分发挥人员的主观能动作用,提高工作效率,使企业的经营与管理达到高效化、科学化、规范化和标准化的要求;提高企业和人员的素质,增强人员的使命感和责任心,促进企业经济的不断发展,并能防止一切舞弊行为的发生。所以,建立自上而下的岗位责任制度,是企业内部控制制度的核心内容,也是企业内部管理机制最重要的组成部分。