第21章 通信礼仪(3)

3.缄封辞。缄，也即封闭之意。缄封辞表现发信人封信时的感情和态度，给长辈写信宜用“谨缄”；对平辈用“缄”即可；对晚辈一般用“手缄”。

在一般不需要感情色彩的书信

中，只用一个“缄”字即可。

对不封口的书信（如明信片、信简、贺年片、柬帖以及托人带交的便信便条等）封文中不写“启”、“缄”，因为不存在拆封和封闭的问题。

使用手机的礼仪有哪些？

一、使用手机的礼仪现状

移动通信已经渗透到我们社会生活的方方面面，使用手机已经从一种技能发展为一种社会文化现象。当手机越来越多，当铃声越来越剌耳，全世界都开始关注一个问题一一使用手机的礼仪。

随着手机的日益普及，无论是在社交场所还是工作场合随意地使用手机，已经成为礼仪的最大威胁之一，手机礼仪越来越受到关注。

在国外，如澳大利亚电讯的各营业厅就采取了向顾客提供“手机礼节”宣传册的方式，宣传手机礼仪。

手机的普及为我们带来了方便，提高了生活水准，但并没有使我们的社会更文明，反而凸显我们的自私及对周围人士的冷漠。每一个文明社会都有一套日常生活的准则，请您在方便自己的同时，不要忽略了身边他人的权益。

有关专家指出：“技术，如移动电话，为社会礼仪带来了有趣的挑战。随着移动电话的日益普及，无论是在社交场所还是工作场合，放肆地使用移动电话已经成为社会礼仪的最大威胁。”使用手机礼仪的建议：

社会调查

澳大利亚电信公司与有关专家以及餐厅剧院等行业的代表共同合作，发布了一项新的研究成果一对使用手机的态度的研究。研究发现，大部分人都认为手机使用者越来越旁若无人了，吵闹的铃声现在已经成为最烦人的噪音。

调查显示，人们主要对下列移动电话的使用行为不满意：

打手机时声音过大。

在餐馆使用手机。

在其他不合时宜的时候使用手机。

在谈话中接听手机。

这项研究的对象既有手机使用者，又有非手机使用者，62%的被调查者认为在过去的几年中，手机使用者越来越少地顾及社交礼貌了。调查还发现，在一些场合，发送短信息往往比打手机更合适一些。95%接受调查的人认为，在看电影时或在剧院打手机是极其不合适的。另外，83%接受调查的手机用户反对在诸如婚礼等这样的场合使用手机，而只有50%的用户认为发送短消息同样是无礼的。

1.公共场合特别是电梯、路口、人行道、影剧院等地方，不可以旁若无人地使用手机。如果非要在公共场合使用手机，应该尽量把自己的声音压低，而绝不能大声说话，以赢取旁人的眼球。

2.在一些场合，比如在看电影时或在剧院打手机是极其不合适的，如果非得回话，或许采用静音的方式发送手机短信是比较适合的。

3.在餐桌上，关掉手机或是把手机调到震动状态还是必要的。不要正吃到兴头上的时候，被一阵烦人的铃声打断。

4.在会议中和别人洽谈的时候，最好的方式还是把手机关掉，起码也要调到震动状态。这样既显示出对别人的尊重，又不会打断发话者的思路。

5.无论业务多忙，为了自己和其他乘客的安全，在飞机上都不要使用手机。

6.在诸如婚礼等这样的场合尽量避免使用手机，最起码也要关掉手机铃声，调成静音或震动状态。

7.手机短信的越来越广泛地使用，使得它也成为手机礼仪关注的焦点。在会议中、和别人洽谈的时候如果要使用手机接收短信，也要设定成震动状态。

不要在别人能注视到你的时候査看短信。一边和别人说话，一边査看手机短信，是对别人不尊重的表现。

二、手机使用场合的礼节

使用手机等移动通讯工具，可以极大地方便交际和联络。同时，一定要严格遵守使用规则，否则就会有损自己的形象。具体来讲，手机使用礼节包括遵守公共秩序和注意安全两个方面。

（一）遵守公共秩序

使用手机等移动通讯工具时，绝对不允许扰乱公共秩序，从而给公众带来“听觉污染”。在一些场合中应该限制或慎重使用手机。不应该在人来人往的公共场合，尤其是楼梯、电梯、路口、人行道等地方，旁若无人地使用手机等移动通信工具，否则将被视为没有素养的表现。

1.要求保持安静的公共场所

不得在要求“保持安静”的公共场所，如音乐厅、美术馆、影剧院等场所高声对着手机喊叫。必要时，应当关闭手机或让其处于静音状态。

2.上班期间

不允许在上班期间，尤其是办公室、教室里，因私使用自己的手机；否则不但浪费工作时间，还可能带来隐患。

3.开会、会见等聚会场合

在开会、会见等聚会场合，不能当众使用手机等移动通讯工具，以免给别人留下用心不专、不懂礼节的恶劣印象。

（二）注意安全

手机等移动通讯工具的使用，将会分散人们对其他事情的注意力。另外，手机本身还会产生电磁辐射。因此，在使用手机的过程中，必须牢记安全准则。一般说来，在以下场合中是应当严格禁止手机使用的：

1.驾驶汽车途中

在驾驶汽车的过程之中，驾驶者不应使用手机通话或查看短消息，以免由于注意力不集中而违反交通规则，甚至酿成车毁人亡的悲剧。

2.在易燃易爆场所

在加油站、面粉厂、油库以及油漆厂等各种易燃场所，应该禁止使用手机等移动通讯工具，以免它们所发出的信号引发火灾甚至爆炸。

3.病房之内

在医院、病房等场所也应当禁止使用手机等工具，以免其信号干扰医疗仪器的正常运行而酿成医疗事故，或者影响病人的休息。

4.飞机飞行期间

根据安全规则，在飞机航班的飞行期间是严禁使用手机的，否则会给航班带来重大的安全隐患。因此，在飞机上必须保证手机处于关闭状态。

5.手机携带的礼节

手机的放置问题不仅是一个礼仪问题，也是一个安全问题。因此，放置手机也是有讲究的。

三、手机使用过程中的礼节

手机等移动通讯工具是现代文明的产物，人们在日常生活中越来越普遍地使用手机。但是，很多人在公共场合中拿着手机大呼小叫，显得非常剌眼。因此，在使用手机的过程中应该注意一些基本的礼节。

（—）先确认对象或电话号码

手机是方便人们进行交流的工具，人们在操纵手机时一定要先确定对象或电话号码。相对于普通电话来说，手机的费用比较高昂。因此，确认对象有助于减少错误，缩短通话时间。

（二）长话短说，精简通话内容

确认完电话号码后开始通话，这时候要求长话短说，尽可能地精简通话内容。如果通话对象正处在工作时间，那么就应该讲完重点之后赶紧收线，免得干扰人家的正常工作太久，否则对方可能会被认为工作不敬业。

（三）上班时间电话要调整为震音

现在手机的普及率非常高，几乎每个上班族都有手机。但是，由于手机属于私人电话，在上班时间内应该尽可能少用手机。如果确实有使用手机的必要，则应该将其设置为震动模式，避免手机铃声干扰其他人。

（四）公共场所要压低通话音量

在公共场合中应该尽量做到不使用手机。如果遇到非打不可的电话，就应该寻找一个较为偏僻的地点，压低通话音量。千万不要大呼小叫，弄得全场人员都听到，这种干扰别人的行为必将招致大家的反感。

（五）接待访客时勿使用移动电话

在接待访客的过程中切记不要使用手机，要以客为尊，全心全意地应对客人。在与客人交谈时接电话会使谈话被迫中断而不得不从头开始，浪费了客人的时间。如果有随身携带手机的习惯，在接待访客时应将手机放在桌面上或抽屉里面。

（六）移动电话留言要留下时间、曰期

使用手机进行留言时要注意留下详细的时间或日期。如果没有留言时间，对方很难分清楚留言中所提及的事务的轻重缓急，这样有可能使得某些重要的事情得不到及时处理，造成不必要的损失。

（七）信号较弱时应寻求其他方式联系

在一些手机信号比较弱的地区，有时通话质量不高，通话的声音不得不越来越高。在这种情况下，应该向对方说明信号不好，征得对方同意后挂断电话，等到信号较强的时候再通话或者选择其他的方式进行联系。

使用传真要注意哪些问题？

目前，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式，已难于满足这一方面的要求。在此背景之下，传真便应运而生。

传真，又叫做传真电报。它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络的方式。现在，传真机已普及成为不可或缺的办公设备之一。

利用传真通信的主要优点是，它操作简便，传送速度非常迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进行操作。有些时候，它的清晰度难以确保。

利用传真对外通信联络时，必须注意下述三个方面的礼仪问题：

一、必须合法使用

国家规定：任何单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关要求，认真履行必要的使用手续，否则即为非法之举。具体而言，安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。

安装、使用的传真设备，必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备，必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测，然后方可到电信部门办理使用手续。

使用自备传真设备期间，按照规定，每个月都必须到电信部门交纳使用费用。

二、必须得法使用

使用传真设备通讯，必须在具体的操作上力求标准而规范。不然，也会令其效果受到一定程度的影响。

本人或本单位所用的传真机号码，应该正确无误地告诉自己重要的交往对象。一般而言，对于主要交往对象的传真号码，也必须认真地记好，为了保证万无一失，在有必要向对方发送传真前，最好先给对方通报一下。这样做既提醒了对方，又不至于发错传真。发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。与此同时，也要注意使其内容简明扼要，以节省费用。

单位所使用的传真设备，应当安排专人负责。无人在场而又必须使用时，应使之处于自动接收状态。为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。

三、必须依礼使用

在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题，处处不失礼数。

在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，更是要谨记这一条。出差在外，有必要使用公众传真设备，即付费使用电信部门设立在营业所内的传真机时，除了要办好手续、防止泄密之外，对于工作人员也要依礼相待。

人们在使用传真设备时，最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不可拖延时间，耽误对方的要事。

如何在请柬中体现礼仪？

一、请柬的内容和作用

请柬是私人和公务场合中广泛使用的一种文书形式。它是人们举行吉庆活动或某种聚会时，为表示对客人的尊重和邀请者的郑重态度，专门向邀请对象发出的邀请文书。请柬的内容由标题、称谓、正文、敬语及落款和日期几部分组成。

请柬组成部分

从撰写方法上说，不论哪种样式的请柬，都有标题、称谓、正文、敬语、落款和日期等。

1.标题：封面印上或写明“请柬”二字，一般应做些艺术加工，即采用名家书法、字面烫金或加以图案装饰等。

2.称谓：顶格写清被邀请单位名称或个人姓名，其后加冒号。个人姓名后要注明职务或职称，如“xx先生”、“xx女士”。

3.正文：另起行，前空两格，写明活动的内容、时间、地点及其他应知事项。

4.敬语：一般以“敬请（恭请）光临”，“此致敬礼”等作结。“此致”另起行，前空两格，再另起行，写“敬礼”等词，需顶格。

5.落款和日期：写明邀请单位或个人姓名。下边写日期。

请柬写好后，最好提前一段时间发出，以便受邀者有安排时间的余地。

在公共关系活动中，凡属较为重要或正式的会议、活动、宴请，如需邀请本组织以外的人士参加，通常都使用请柬。这既是公关礼仪的需要，同时也能起到对所邀请客人提醒和备忘的作用。

二、请柬的书写

一般的请柬，许多文化用品商店都有出售，但格式较为单一，难以满足特定需要。所以，对于一个比较注意对外形象的社会组织来说，邀请客人最好能使用本组织专门印制的请柬。尤其当社会组织所举办的会议、活动、宴请规模较大、规格较高时，也唯有精心设计、制作的专用请柬，才能与之相匹配。这时的请柬，除原有的礼仪功能外，还成了社会组织对外展示自身形象的某种特殊宣传品。

因此，请柬的设计和制作，往往成为某一会议、活动、宴请准备工作中的一项重要事务。请柬的设计包括文字设计和美工设计两个方面。

写请柬的礼仪

1.文字要美观，用词要谦恭，要充分表现出邀请者的热情与诚意。

2.语言要精练、准确，凡涉及时间、

地点、人名等一些关键性词语，一定要核准、查实。

3.语言要得体、庄重。

4.在纸质、款式和装帧设计上，

要注意艺术性，做到美观、大方。

一份规范的请柬，无论如何设计，一般总由封面和内页（正文）两部分组成。特制的专门请柬的封面，一般应写明这是什么会议（或活动、宴请）的请柬。在特定情况下（如社会组织为控制成本，一次印制较多请柬以供几个不同的活动所用）也可只写“请柬”两字，但在相应部位，应配上这一组织的标识，以示与其他请柬的区别。

请柬的篇幅有限，书写时应根据具体场合、内容、对象，认真措词，行文应达、雅兼备。达，即准确；雅就是讲究文字美。在遣词造句方面，有的使用文言语？

句，显得古朴典雅；有的选用较平易通俗的语句，则显得亲切热情。不管使用哪种风格的语言，都要庄重、明白，使人一看就懂，切忌语言的乏味和浮华。

下面是某中学百年校庆的请柬内文，邀请校友参见学校的校庆庆典活动，表明了对校庆的重视和对校友真诚的欢迎之情。

尊敬的校友：

xx中学于x年x月x日在学校操场举行100周年校庆。xx学校的全体师生衷心地欢迎您一一尊敬的校友回母校参加校庆。这是中学合校后的第一次盛大的校庆，也是学校成立以来第一次校友大团聚。

我们衷心地欢迎你们的到来！

我们热情地期待你们的光临！

联系单位：xx中学校友办联系人：王老师联系电话：xxxxxxxx。