职位说明书与职位规范作为工作分析的结果，好似一对孪生兄弟，既密切联系，又相互独立。如果不能将它们编制成文件，以前所做的工作分析将失去价值。所以，掌握了必要的分析结果后，就应该着手编写职位说明书与职位规范。
关键词职位说明书的内容职位规范的内容
（第一节）确定职位说明书的内容
职位说明书作为工作分析的结果，是对工作有关信息进行描述的陈述性文件。它在人力资源管理中有着重要的作用，是人力资源管理活动的基本依据。
职位说明书：也称工作说明书，是关于工作是什么以及工作任职者应该具备什么资格及条件的书面文件。
大多数的职位说明书包括以下八项内容。
1.工作标识
工作标识包括工作名称、工作编号、所属部门、直接上级主管等。工作名称应与实际的工作内容相符，避免产生误解。
2.工作概要
它从总体上描述工作的性质，只需列出工作的主要活动和功能即可，不必细分工作职责与工作任务。
3.工作职责与任务
工作职责与任务表明了任职者所从事的工作在组织中承担的责任，所需完成的工作内容。另外，在必要时，还可列出一些其他活动的要求。
4.工作权限
职位说明书中还应当明确工作任职者的权限范围，包括决策的权限、对其他人实施监督的权限以及经费预算的权限等。
5.工作联系
工作联系（也称工作关系）说明工作任职者与组织内外的其他部门或人之间所发生的联系。它一方面需要描述任职者所必须面对的各种工作关系，另一方面还要列举出工作联系的频繁程度、接触的目的和重要性。
6.工作绩效标准
这部分内容说明企业希望员工在执行说明书中每一项工作任务时所要达到的标准，基于工作职责的客观的业绩考核体系比基于对任职者工作的主观评价更为有效。
7.工作条件
职位说明书中还要列明工作岗位所在的环境条件，如温度、噪音、粉尘等。在有些职位说明书中，还要标明存在的危险或对任职者身体健康有害的因素。
8.职位规范
职位规范列出任职者为完成某项工作所要具备的资格条件，如教育、经验、培训等方面。这部分将在后面的章节里详细说明。
以上介绍了职位说明书总体要把握的内容，具体运用时，还要结合实际，加以选择。
操作要点
职位说明书包括的内容：
工作标识
工作概要
工作职责与任务
工作权限
工作联系
工作绩效标准
工作条件
职位规范
某公司人力资源部经理的工作关系如下：
向主管人力资源的副总裁作汇报。
对以下人员进行监督：培训主管、薪酬主管、招聘主管、劳资关系主管、行政助理、秘书。
组织内配合对象：所有部门的经理和行政主管。
组织外接触对象：政府劳动管理机构、职业介绍所、各种应聘者。
（第二节）选择职位说明书的表达形式
职位说明书的编写并无绝对固定的模式，需根据具体的工作特点、目的与要求来选择。一般来说，企业中大多采用的职位说明书有三种形式：叙述式、表格式和复合式。本书主要通过具体事例来说明这三种形式，实际使用时还需灵活运用。表10、表11、表12分别列示了这三种形式。
表10叙述形式的职位说明书(部分)
职务：发货员
部门：货品收发部门
地点：仓库A楼
工作概况：根据销售部门递来的发货委托单据，将货品发给客户。和其他发货员合作，徒手或靠电动设备从货架搬卸货品，打包装箱，以备运输。
教育程度：高中毕业
工作经历：无特殊要求
工作责任：
1.75%的时间从事以下工作：（1）搬卸货品，打包装箱；（2）根据运输单位在货运单上标明的要求，磅秤纸箱并贴上标签；（3）协助送货人装车。
2.10%的时间从事以下工作：（1）填写有关运货的各种表格；（2）打印表格和标签；（3）把有关文件整理归档。
3.其他时间从事以下工作：（1）协助别人盘点存货；（2）为其他发货员或收货员检查货品；（3）保持工作场所清洁。
工作关系：与打包工、仓库保管员密切配合，装车时与司机联系，
有时也需要和销售部门的人接触。
工作设备：操作提货升降机、电动运输带、打包机、打字机。
工作环境：干净、明亮、有保暖设备。
表11表格形式的职位说明书(部分)
工作概要：
综合管理公司人事、行政和总务，主持各种规章制度的编制并负责监督实施，同时负有管理、指导和培训本部门员工的责任。
工作内容：
编号工作任务的内容消耗时间（%）
1公共关系
2人员招聘与录用
3员工考核
4劳动合同与劳动争议管理
5工资管理
6员工保险与福利管理
7处理各种文件资料
8规章制度的制定实施与修改
9公司经营状况的常规分析
10财务报表审核
表12复合形式的职位说明书（部分）
工作场所室内80%室外20%特殊场所
危险性危害程度具有一定危险性
发生频率极少
其他
职业病名称说明
工作时间一般工作时间固定12345经常变动
主要工作时间白天
晚上
不确定
备注加班时间少
工作均衡性均衡12345不均衡
环境舒适愉快12345极不愉快
操作要点
职位说明书的三种表达形式：
叙述形式的职位说明书
表格形式的职位说明书
复合形式的职位说明书
（第三节）掌握职位说明书的编写技巧
职位说明书是用来指导任职者如何工作的，它不仅可以帮助任职者了解其工作、明确其职责范围，而且还可为管理人员的决策提供参考。规范的职位说明书是企业组织的巨大财富。那么，如何才能编写出规范的职位说明书呢？在编写过程中，需要掌握哪些技巧呢？主要从以下几方面入手：
第一，要用专业术语来描述。在编写职位说明书时，应选用最专业的词汇来描述工作特点和对任职者的要求，比如：分析、收集、分解、监督等。
第二，在措辞上，应尽量使用简洁、精练的语言。
第三，对工作的描述应清晰透彻，让员工一目了然。
第四，每个句子应该以一个主动动词开头，采用动宾结构，少用或不用形容词。如描写职位目的时，可采用“执行……事，以实现/推进……事”这种句型。
第五，在使用那些只有一种含义的词，以及用来详细描述工作完成方式的词语时，要小心谨慎。
第六，应全部采用现在时态进行描述。
第七，最好用统一格式，注意整体的协调，做到美观大方。
可见，职位说明书的编写是经验、规范与技巧的结合，它需要在掌握大量信息的基础上，运用专业术语和文法技巧来最终完成。
工作分析中常用的动词有：
获得控制编辑操作管理组织
寻找分析设计执行销售发展
计划指导评估分配解释编写
计算检查制作建议处理研究
解决建立测试培训维持回答
操作要点
职位说明书的编写需掌握以下技巧：
用专业术语来描述
使用简洁的语言
采用动宾结构
一个句子反映一个目的
用现在时态进行描述
格式要统一
（第四节）编写职位说明书
职位说明书的编写是指通过对工作分析的结果加以整合以形成具有企业法规效果的正式文件的过程。其编写步骤如下。
1.信息收集
浏览并分析组织中现有的各种管理制度文件等资料，并和企业组织的主要管理人员进行交谈，以便对组织中各个职位的主要任务、主要职责等有大致了解。
2.工作分析调查
灵活运用多种工作分析方法来开展工作分析调查活动，尽可能全面获取该工作的相关信息。
3.信息处理
借助统计、计算机等手段和工具对所获工作信息进行分类整理，并加以详细分析，使每一条与工作相关的信息更加条理化、清晰化。
4.形成初稿
针对每个具体工作，根据工作分析所要收集信息的要求，逐条列出这一工作的相关内容，形成初步的职位说明书。
5.意见征询
召集整个工作分析过程中所涉及的人员，向他们分发职位说明书的初稿，并对其完整性、准确性、合理性进行讨论，由工作分析人员详细记录每个人的意见。
6.审查初稿
根据讨论结果，对职位说明书初稿进行进一步的修改与审查。
7.定稿
最终形成一份详细的、清晰的、准确的职位说明书。
最后需要强调的是，职位说明书的编写是一个复杂的过程，工作分析人员不仅需要具有较强的专业知识，掌握编写技巧，而且还要有耐心、细致。关于职位说明书的编写样本可参考附录三。
在人力资源管理活动中，职位说明书的作用主要表现在三个方面：作为开发其他工作结果表现形式的基础、作为可直接利用的原始资料和作为工作研究的依据。
操作要点
编写职位说明书的步骤：
灵活运用各种方法来收集信息
对组织中现有的文件资料进行分析
对信息进行分类、整理与分析
形成职位说明书的初稿
讨论并修改初稿
最终形成完整准确的职位说明书
李丽是某家连锁零售店的经理，由于业务发展，需招聘新员工。最近她组织了一次工作分析，分析活动结束后，她设计出了连锁店经理助理这一职位的职位说明书，具体编写如下：
连锁店经理助理职位说明书
编写日期：2010.12
工作概述：
管理本连锁店日常零售业务，承担顾客服务、监督零售店员、新员工培训、推销以及库存管理等方面的责任。
主要职责：
1.在顾客进行商品选择、退货、预约定购时，为其提供必要的帮助。
2.协助销售店员处理所遇到的问题。
3.培训、协调、指导销售店员，监督销售店员的日常工作。
4.保证本连锁店各项工作井井有条地开展。
任职资格要求：
教育：
正规大学四年或四年以上市场营销或相关专业的教育。
经验：
1.最低要求：6~12个月的零售工作经历。
2.优先条件：1~3年在时尚公司担任销售店员的工作经历。
相关能力：
1.良好的人际关系技巧。
2.正确判断、独立思考能力。
3.自我激励能力。
4.正直、诚实。
5.精通计算机操作。
（第五节）确定职位规范的内容
职位规范是对职位说明书的补充，它需要说明为完成职位说明书中所列出的各项工作任务，任职者应该具备何种知识技能、身体条件、心理素质、工作经验及能力要求。一般来说，通过对职位说明书的每一项工作任务、职责进行回答，并加以综合整理，即可得出职位规范的总体内容。具体主要包括以下几方面。
职位规范：又称任职资格要求，指任职者胜任某项工作所必须具备的资格与条件。
1.体能素质要求
它包含身体素质和心理素质两方面：
（1）身体素质即是从事体力或脑力劳动所需要的身体条件，包括身高、体型、耐力、力量大小以及身体健康状况等。
（2）心理素质包括：视觉、听觉等各种感、知觉能力；记忆、思维、语言等应变能力；兴趣、爱好、性格类型等个性特点等。
2.知识要求
指任职者胜任某项工作应具有的知识结构和知识水平，一般可采用六级表示法进行评定，即：精通、通晓、掌握、具有、懂得、了解。知识要求由六项组成：
（1）学历要求。即规定某一工作岗位的最低学历要求。
（2）专门知识。胜任某项工作要求具备的专业理论知识，如掌握某台机器的工作原理、性能、构造和技术操作要点。
（3）政策法规知识。即应具备的政策法律方面的知识。
（4）管理知识。指应具有的业务管理知识。
（5）外语水平。根据工作需要，对相关的外语应适当掌握。
（6）相关知识。除了要精通本专业的知识外，还应懂得、了解其他相关的知识。
3.能力要求
主要包括以下几项：
（1）理解判断能力。对有关方针、政策、目标任务的认识与领会程度，对本工作中出现的各种问题的分析与判断能力。
（2）学习能力。对某一工作领域进行研究、开发与创新的能力。
（3）决策能力。从整体的角度，对关系重大的事情进行选择与决策的能力。
（4）组织协调能力。组织人员开展工作以及与有关部门互助协作的能力。
（5）交际能力。为开展工作在社会交往、人际关系方面应具备的能力。
