在生意交往中，迎送客户时，基本的指导原则有：方便对方、身份对等与讲究礼宾序列这三条。除了这些大家都理应遵守的行为准则之外，你还有3件大事必须提前做好。
◆充分掌握迎送对象的基本状况
在迎送客户之前，一是要了解客户的简况，如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、宗教信仰与政治倾向、单位、职位、级别、业务能力以及总人数等等；二是要了解客户的计划。如来访的目的、膳宿的安排、具体的活动安排等等；三是要了解客户的反映，如意见、建议等等；四是要了解客户抵达或离去的时间，如日期、具体时间以及航班、车次等等。
对以上四个方面的基本状况有所掌握，在具体的迎送工作中，你才会有的放矢，“百发百中”。
◆应当详尽制定迎送客户的具体计划
在迎送客户之前，制定专门的计划，有助于使迎送工作避免疏漏，减少曲折，更好地、按部就班地进行。
迎送客户的具体计划，应当从实际出发，由公关部或接待人员制定，并报主管负责人核准。它不一定面面俱到，但有些基本内容却不可或缺，例如，膳宿安排、交通工具、礼品准备、经费开支、工作日程、文娱活动、观光游览等等，均应包括在内。
◆应当精心选择迎送客户的接待人员
这一内容，既应包括在具体的迎送计划之内，又应具有自己的相对独立性。
在大型、正式的生意交往中，迎送客户的接待人员，应本着身份对等的基本原则来加以确定。在迎送客户时，尤其迎送重要客人时，招待所接待人员在总人数上，应与客户的总人数相仿。不仅如此，在职位与专业对口方面，也应当尽量一致，或大致上相似。
遇到重要客人到来或离去，东道主单位的职务最高者应亲自出面迎送，若因故不能到场，可由“第二把手”充当代表，并委托其向客户表示歉意。一有机会，他还应立即前往客户下榻之处进行探望，或是打电话表示问候。
在客户停留期间，接待人员不必全体上阵，与客户形影不离，但是至少应为之安排一两名陪同人员，以便照顾。若对方拒绝，则不宜勉强，陪同人员应随时注意听取客户的意见或建议。
有必要的话，对迎送人员还须进行必要的集训，并进行礼仪教育。来访对象是外宾时，则还须对接待人员专门进行一次外事教育。
进入具体的接待阶段，在操作迎送工作时，有一些问题，需要员工在微观上加以注意。
·在迎接客户时，应对远道而来者与本地来访者加以区别对待。
·负责接待远道而来的客人时，应首先对其抵达时间掌握清楚，在一般情况下，应派出公关、礼宾人员前往迎接。
·前去迎接客户者，应提前一刻钟左右到达机场、车站、港口等迎接地点，以确保不让客户与接待人员失之交臂。如对客户不认识，可事先书写接站牌。在接站牌上，可书写“欢迎某先生”或“恭迎某单位代表光临”。接站牌要大一点，字要写得清楚一些。但是最好不要用白纸、写黑字，搞得像“讣告”一样，会让人觉得晦气。
·如果需要同时迎接两个或两个以上单位的客户，则可以在接站牌上书写“某单位热烈欢迎客户光临”，有意识地，“淡化”迎接对象，免得一时间“众口难调”，在礼宾序列上出差错。
·当客户抵达后，应立即依照预定的礼宾序列，上前与对方握手、寒暄，并欢迎对方的到来。如不认识对方，可以先进行自我介绍，而不宜上去先问对方：“你是谁”？若是在身份上低于客户，则在进行自我介绍，并确认对方身份后，应向对方说明自己是受本单位职位最高者的委托，前来迎接对方的。
·假如客户是属于要人之类的人物，则本单位的职位最高者在百忙之中抽出一些时间，“事必躬亲”一下为好。
·在迎接地点，通常双方不宜多谈。在见面之后，按惯例，迎接人员应陪同客户，立即前往为其准备的下榻之处先行休息。
