采购绩效提升
当采购部门的绩效不高时，采购经理有责任去寻求绩效提升的途径与方法。
一、采购绩效改进的途径
1.营造良好的组织氛围
若采购组织内部存在剧烈的矛盾与冲突，采购人员与供应商之间互相不信任，缺乏合作诚意，采购人员首先感觉是“如履薄冰，处处小心行事”，本来全部精力应投入到工作上，但实际上却分散了注意力。因此，任何采购组织，包括供应商，融洽、和谐的工作氛围是做好各项工作的基础。采购组织的管理职能部门，应定期将采购人员的业绩进行评估，并进行排名，再配以相应的奖励制度，使采购业务不断改善。
2.强化内部管理，提升采购绩效
管理的根本是管人，与其他部门相比较，采购部门对人的依赖性更大，采购工作的大部分内容是人与人的交往。从管理角度去提升采购绩效主要应做好如下几个方面的工作：
建立合格的采购团队，提供必需的资源；
选聘合格人员担任采购人员，并给予必要的培训；
给采购部门及采购人员设立有挑战性且又可行的工作目标；
对表现突出的采购人员及时给予物质及精神上的奖励。
3.应用科学技术提升采购绩效
（1）建立企业内部网（Intranet）
企业规模越大，就越有必要建立内部网络。内部网络的建立，使得众多部门之间无须见面，但又能迅速沟通，特别是一个部门或高级管理者需向企业大部分人发布消息且又不想兴师动众时，电子邮件便成了更好的选择。
电子邮件对于采购人员来说作用是非常明显的，因为采购人员的大部分工作就是与企业内部相关人员及供应商沟通，对内部来讲，它免去了频繁召集会议的辛苦，同时也方便需获得信息的人；对外部来说，用电子邮件传送工程图纸或技术文件给供应商，不仅快，而且能让供应商获得清晰的原件。
提醒您
企业应该根据需要设置一些公共邮箱，重要信息可以发到这些邮箱，让员工或供应商经常打开查阅。
（2）使用国际互联网（Internet）
如今，很多企业办公室的电脑能方便地访问国际互联网，特别是近来推出的宽频上网，使采购人员能经常从网上获取供应商信息，或者发布求购信息。国际互联网为采购人员展示了一个巨大的虚实结合的市场，合理利用它将会有效提升采购绩效。
运用网上采购，其优点主要体现在以下几个方面：
①节约采购成本。视采购物品的不同，将节约2%～25%的采购成本及与采购相关的多项开支。
②缩短采购周期。网上采购将使采购周期缩短10%～50%。
③增加采购流程透明度。通过先进的电子商务手段可滤除采购中的不良因素。对于已有的固定供应渠道，可能还会获得更低的价格。
④增加有效供应商。全国背景的专业数据库使企业可跳出本地、本行业的限制，在全国范围内寻找更适合的供应商。对于难以采购到的产品或服务，可能会找到更多的供应渠道。
⑤促进企业现代化。用电子商务的手段改造企业内及企业间的每个沟通环节是时代的必然。对于具有大量供应渠道的产品或服务，可以对众多的供应商进行资格预审和优化。
⑥知己知彼，百战百胜。互联网上根据近万种产品的分类，保存了几百万家商家的资料信息，为企业会员的决策提供了有效的保证。
（3）推行MRP系统
MRP系统的使用，对规范采购作业、提升采购绩效有着不可替代的作用。
MRP系统中的数据不仅全面，而且实时性好，许多采购人员所需的数据，如采购历史数据（以前采购量、历史价格、以前向哪家供应商采购等）、一种物资有几个可以采购的合格供应商、供应商的基本情况（地址、联系方式等）、采购前置时间、采购申请单、收货状态、库存量、供应商货款的支付状况等均可从MRP系统中查询到。这些数据对采购人员是很重要的，没有这些数据就无法作出适宜有效的采购决策，甚至无法开展工作。
MRP系统的推行与采购绩效提升有很大关系的另一方面，是供应商的货款支付。在没有MRP系统的企业的采购人员要花很多时间在“该不该付款及何时付款”上及与财务人员的沟通上，有了MRP系统就大不一样，对于什么时候付款、可不可以付款这些问题，MRP系统会自动提示财务人员，采购人员可从系统中查到某供应商的某笔款项有没有支付，免去月底的对账工作，从而把采购人员从付款这项本属于财务部门的工作中解放出来。
（4）使用条形码
越来越多的产品包装上使用条形码，包含了物料名称、物料编号、价格、制造商等信息，工作人员只需用读码器扫描一下便可得到这些信息并自动输入到电脑中。对于采购来说，条形码在收货时特别有用，不仅迅速快捷，而且避免了手工输入容易出错的缺点。
（5）与供应商进行电子数据交换（EDI）
与供应商之间建立电子数据交换（Electronic Data Inter change，EDI）可极大地缩小采供双方的时空距离，从而更容易将企业内部的优秀管理延伸到供应商，把供应商作为企业的一个部门来管理。
实行EDI的好处可以归纳为“多、快、好、省”四个字。
①多。传递的信息多，采购方可以通过EDI获得供应商的报价、查询供应商的库存、发放订单、发布需求量或交货期更改计划、发放通知或备忘录或电子合同等。同时，由于采购人员从烦琐、机械的文书工作中得到了一定的解放，所以采购人员能把更多的精力与时间用在可以增值的采购活动上，从而把采购工作做得更多、更好。
②快。指信息能更迅速地在采、供双方之间交换，所以采购人员及供方业务人员能更快地处理相关事务，这样为采购工作赢得了宝贵的时间，因为及时处理了某些事务，就可以避免一些不必要的损失。
③好。使用EDI能大幅减少数据的重复输入，从而出错的机会变少，保持了资料或数据的准确性。
④省。向无纸化采购靠拢，符合国际环保潮流；EDI的使用可降低采供双方的库存量，供应商能根据采购方的最新需求来生产与交货，货款支付也可采用电子转账，从而可降低采购总成本。
4.与供应商建立合作伙伴关系
供应商的表现在很大程度上制约着采购绩效的提升，而供应商的表现对采供双方之间的关系又有很大的影响。一般来说，与企业建立了长期合作伙伴关系的供应商能有较好的表现，这种供应商能较好地配合企业的降价计划。与供应商联手实现降低商品采购成本的途径有：
（1）与供应商共同制订可行的成本降低计划
企业欲达到降价目的，就必须与供应商共同制订一个成本降低计划，并且与供应商一起去寻找可行的途径，比如：与供应商一道开发更便宜的原材料，互相检讨对方的生产设备及工艺，同意供应商采用便宜的包装材料等。
（2）与供应商签订长期的采购协议
长期的采购协议会大大激发供应商的合作欲望，如果采购方不能给予供应商具体的需求预测，而又要求供应商购买原材料进行储备，或要求供应商生产较大数量的库存等着出货时，一旦采购方的这个或这些产品停产，采购方应与供应商共同承担这些库存原材料或零部件带来的损失。
（3）供应商参与到产品设计中去
由于供应商对企业要购买的物料可能有数年甚至几十年的经验，如果供应商能更早地参与到产品设计中去，就有可能提出一些合理的建议，比如简化产品结构、使用更便宜的原材料等。
5.通过开发优秀新供应商来降低采购总成本
为了降低采购总成本，许多采购人员把很大一部分精力放到了开发优秀新供应商上，许多大企业的采购部门成立了“供应商开发小组”，甚至有的企业把它作为一个独立的部门来运作。新供应商的地理位置一般要求离采购方生产厂比较近，若采购方大部分或主要供应商在海外，那么其供应商开发工作其实就是“本地化”，本地化不仅可大大缩短交货期，而且采购单价一般可降低20%～40%。
二、采购绩效改进的实操方法
采购部门应定期将采购人员的业绩、供应商的业绩进行测量，并进行排名，再配以相应的奖罚制度。只有这样，采购绩效才会不断改进。
1.采购质量
质量合格率=合格数总来料数×100%
第一，依据质量合格率的大小对供应商进行排名，并排出前几名最差供应商，令其在规定的时间内进行改善，否则予以降级处分。
第二，对有希望的供应商，帮助其进行质量改进，派出设计、工艺、质量管理、采购人员等组成的小组，现场研究制作工艺（如软件），和供应商一起制订改善方案。
第三，帮助供应商推行ISO 9000质量管理体系实施。
2.采购成本
价格差额比率=合同价格-行业平均水平行业平均水平×100%
第一，按照比率对供应商进行排名，对前几名最差供应商的合同价格合理性进行分析研究，找出原因所在，并令其限期改进。
第二，对表现较好、没有欺诈行为的供应商，通过帮助其改善加工工艺、包装运输方式等途径来降低物料成本。对于有欺诈行为的供应商，要进行罚款、警告、降比例、除名等处分措施。
第三，对于确实无法进行成本改进的物料，重新调查该物料的供应群体，认证新的供应商群体。
3.供应
及时供应率=生产物料及时供应数生产物料需求总数×100%
第一，依据及时供应率数值大小对供应商进行排名，排出前几名最差供应商，分析原因所在，对属于因供应商原因而造成物料供应不及时的，责令供应商限期改善。
第二，对于由于计划原因造成物料供应不及时的，应和计划部一起商讨对策，如在需求时间上作优化调整，通过需求分析或预测等手段进行改进。
第三，对于市场行情较好的物料，其稳定性要求较高，应提前一段时间向供应商作预测提醒，以便供应商安排适量的库存。
第四，如有可能，对于地址较近的供应商应优先选取，以方便进行供应协调。
4.采购柔性
采购柔性=生产高峰供应及时率-生产低峰供应及时率平均供应及时率×100%
第一，向某一供应商的下订单量不宜大于供应商群体订单容量的60%（推荐数量）。
第二，拓宽物料供应商，重点物料保证三家以上供应商供应。尽可能地避免独家供应商以及饱和的供应商群体。
第三，加强对供应商的调查研究，认证适量的新供应商作为备用。
5.采购效率
采购工作效率=期间物料成本总额期间工作总人数×100%
第一，调查行业平均水平和最高水平，分析研究，寻找差距。
第二，大多采购工作效率数值正常度与采购流程设置的合理性有关。流程简单实用，采购工作效率就会提高，因而应改善采购流程。
6.人员流动比率
人员流动比率=年流入人数-年流出人数总人数×100%
第一，采购人员流动比率取值范围应是7%～15%，总体保持平衡，并与业务需求相匹配。
第二，若流动比率小于7%，则可能因为违反“流水不腐”的自然原则而发生严重的采购问题，进而影响采购质量、成本、供应及时性等。
第三，若流动比率大于15%，可能导致采购工作的连续性不佳，从而导致工作人员采购操作熟练程度不够等问题。
7.供应商流动比率
供应商流动比率=年流入供应商数-年流出供应商数总供应商数×100%
供应商流动比率取值范围有待研究，总体上应保证采购业务的正常开展。
8.独家供应比率
独家供应比率=独家供应商供应物料种类数物料种类总数×100%
该数值，常值应小于20%，理想数值为“零”。
第一，和设计工艺人员一起研究，通过改变元器件参数或加工工艺方法，使得物料能找到更多的供应商。
第二，对垄断技术供应商尽量不采用，仅在非常急需时才采用独家供应商。
提醒您
独家供应商比率在某种程度上也反映企业产品技术的层次。新专利、新技术组件独家供应的程度较高，大众技术的物料一般不会产生独家供应商。
9.订单周期
采购订单周期，是在采购人员与供应商签订采购合同时所确定的物料从下订单到完成入库的时间差额。
第一，机械、电子等类别的物料采购周期不尽相同，应针对不断变化的实际情况实地考察供应商工厂现场、工艺方法，兼顾包装运输环境等方面，制定较为切实可行的订单周期。
第二，订单周期作为采购谈判条件之一，要在采购合同中反映出来。
10.紧急订单完成率
紧急订单完成率=紧急订单及时完成数紧急订单数×100%
第一，具有先进设备（如数控机床等设备）的供应商将能提供高效的紧急订单完成率。
第二，备货是一种快捷反应方式，对市场上的紧急订单可以及时满足。
11.库存周转率
库存周转率=年销售额年平均库存值×100%
第一，根据市场预测和采购市场的供应行情，及时抢占采购资源，以支持市场的销售计划，减少呆料。
第二，掌握产品的生命周期，对需求不大的老产品，制订采购计划时要小心谨慎。
探究.思考
1.采购绩效评估的目的有哪些？
2.绩效评估的标准有哪些？
3.采购绩效改进的途径有哪些？
4.采购绩效改进实操方法有哪些？
