本章学习重点：
采购作业过程监控的目的和内容
采购作业过程监控的方法
运输交货进度和验收入库过度控制的方法和要点
主题词：
过程监控进度控制奖惩
采购作业过程监控
采购作业过程监控的主要目的是为了保证实现采购工作的目标和完成采购计划。其主要依据是采购计划，因为在采购作业过程中，实际工作与采购计划往往会出现偏差，而采购监管与控制的职责就是纠正偏差的过程。应采取各种措施，把那些不符合要求的采购活动纳入到正常的轨道上来，使企业稳定地实现采购的目标。
采购监管与控制的目的就是实现适时（Right Time）、适质（Right Quality）、适量（Right Quantity）、适价（Right Price）、适地（Right Place）的“5R”采购目标。
一、采购作业监控的内容
从采购监控的内容来看，主要是采购人员的控制、采购流程的控制、采购资金的控制、采购信息的收集与使用以及采购绩效的评估。
1.采购人员的监控
采购人员是采购活动的执行者，也是关系到采购活动顺利进行的关键。对采购人员的监控中，需提高采购人员的素质，避免和消除在采购活动中存在的假公济私、索贿受贿、贪污腐败、损害企业利益等行为。因为一些供应商会给予采购人员一定的回扣，以此从采购人员手中获取采购订单，而这些产品往往是高价的或者是质量差的。
所以应加强采购人员的职业道德教育、业务知识培训，建立奖惩制度，及时对采购人员进行奖惩；同时建立采购人员稽核制度，并定期实施稽核。
2.采购流程的监控
采购流程的监控贯穿于整个采购的流程，但并不意味着整个采购流程的各种活动都是监控的直接对象。采购控制应当抓住采购流程中的关键点，以重点控制达到控制全局的目的。采购流程监控的重点包括以下方面：
采购计划的制订；
请购的提出与审核；
采购文件的准备过程、审批程序；
合格供应商的选择；
向合格的供应商提交采购文件的方式、时机等；
采购合同的审批；
采购合同的签订；
向供应商反馈采购物料的质量状况；
在供应商处验证采购产品；
对供应商提供的产品进行验证；
对采购物料进行接收；
采购款项的支付；
采购文件的保管。
3.采购资金的监控
在一个企业中，对采购资金的控制是相当重要的。采购资金控制的手段有：
（1）采购预算控制
采购预算是一种以货币和数量表示的采购计划，是采购计划的具体化，它为采购资金的控制提供明确的控制标准。采购人员必须按照预算使用采购资金，努力使采购计划符合实际，贯彻既保证生产，又节约费用的原则，需要什么就采购什么，需要多少就采购多少。
（2）严格的规章制度
对于采购资金的使用，要建立起一套严格的审批制度、书面证据制度。资金的领取、审批、使用，一般要规定具体的权限范围。
对于货款的支付，要根据对方的信用程度，具体的风险情况进行妥善的处理。比如，一般货款的支付，要等到货物到达并验收合格以后，再付全部货款；出差的差旅费的领取数量、领取审批等都要有较详细的规定等。
4.采购信息的收集和使用
采购作业控制过程是通过采购信息的传输和反馈得以实现的，控制部分由信息输入到受控部分，受控部分也有反馈信息送到控制部分，形成闭合回路。管理人员正是根据反馈信息才能比较、纠正和调整他发出的控制指令，从而实现有效控制。
5.采购绩效评估
绩效评估可以清楚地展示目前采购部门及个人的工作表现，从而找到现状与预设目标的差距，也可以奖勤罚懒，提高工作效率，促进组织目标的实现。
二、采购作业监控的方法
1.建立、健全完善的采购管理制度
完善的采购管理制度可以规范采购人员的行为及采购作业流程，从而起到规范采购活动的作用。企业一般应具备以下采购管理制度：
（1）采购控制程序
采购控制程序的目的是使采购工作有所依循，完成适质、适量的采购职能。其内容包括各部门、有关人员的职责；采购程序要点；采购流程图以及采购的相关文件、相关表格等。
（2）采购管理办法
采购管理办法是对企业采购作业流程中每一个具体步骤的职责、权限、方法等的详细说明。
（3）采购规范
采购规范是指将所采购的物料规格详细地记录下来，成为采购人员要求供应商遵守的规范。具体包括产品商标或商号名称、图纸或规格表、化学分析或物理特性、材料明细表、制造方法、用途及使用说明、标准规格及样品等。
（4）采购作业规定
采购作业规定是指采购作业的信息收集，询价采购、比价采购或者是议价采购，供应商的评估、选择，签订采购合同，与供应商的协调沟通，以及催交、进货验收、整理付款等的相关规定。
（5）采购作业指导书
采购作业指导书是对采购作业进行指导的文件，其目的是使采购作业有序进行。
（6）物料与采购管理系统
该系统包括物料分类编号、存量控制、请购作业、订购作业、验收作业、仓储作业、领料发料作业、成品仓储管理、呆滞废料处理等的有关规定。
（7）外协加工管理办法
这是对外协厂的管理规范，具体包括外协加工的目的、范围、类别、厂商调查、选定方法及基准、试用、询价、签订合同、申请、外协质量控制、不良抱怨、付款、模具管理、外协厂商辅导以及考核的规定。
（8）进料验收管理办法
其目的是使物料的验收以及入库作业有所依据。
（9）采购争议解决的规定
包括解决采购争议的要求、解决采购争议的常见方法等，一般在采购合同中应予以明确规定。
2.实施采购标准化作业
采购应当实施标准化作业，每一个环节都应有记录，哪一个环节出现问题，事后都可以找到责任人。
（1）制定采购作业流程与作业手册
要制定标准化的采购作业流程、采购作业手册，明确每一个作业步骤，对出现的每一个情况如何处理都要作出详细规定，要求每一个步骤都要留下记录。
（2）明确采购人员的权限范围
即要给予采购人员一定的自主权，以提高其积极性，提高工作效率。但是，对权限范围也要给予限制，防止采购人员滥用权力。
（3）建立请示汇报制度
如果出现超越权限范围的情况，要及时请示采购主管，或者是采购副总经理。特别是在采购活动中的一些关键环节，如签订合同，改变作业程序、指标等，一定应明文要求采购人员及时请示汇报。
（4）建立资金使用制度
对采购资金的使用建立严格的规章制度，对资金使用的各个环节予以监控，尤其是货款的支付。
（5）建立运输进货控制进度
为降低进货风险，在签订采购合同时要明确进货风险与责任，以及理赔的相应办法，一些贵重货物要办理好保险，以降低采购进货的风险。
3.建立采购评价制度
采购评价包括两个部分：一是采购人员的评价；二是对采购部门的评价。建立采购评价制度的目的，就是要评定业绩，总结经验，纠正缺点，改进工作，同时也是一种监管与控制。
4.及时对采购人员进行奖惩
奖励与惩罚是对采购人员的行为进行监控的重要内容之一。在该方面的监控要求为：
第一，制定明确的奖惩规章制度，并要公之于众，且经常对采购人员进行教育。
第二，奖惩要公平合理，奖罚要分明。
第三，奖惩要建立在采购绩效考核的基础上，以客观事实为依据。
第四，要及时进行奖惩，以达到激励或教育的最佳效果。
第五，奖励要注意物质奖励和精神奖励相结合，惩罚要以理服人，重在说服教育。
