③整理办公室时，不要将办公室整理成一个严紧而空洞的房间，毫无情趣，枯燥无味，除了文件和办公用具之外，别无其他。在这样的环境中，你的工作效率也不会太高。摆上一盆热带盆景或者挂上一幅油画，会使整个房间有一丝生机和活力，让人更容易感受到自己与人文精神的结合。
当然，除此之外，你还可以拥有一张可以令人感到舒适的沙发。以及一只足够大的垃圾桶等，沙发可以供来访的客人或前来与你交谈的同事们使用。而一只大的垃圾桶可以省去打扫废纸，减少时间的浪费。
6．没有办公桌的办公室
办公桌是办公室的核心，这是一般人的思维定势。然而办公室中也可以不要办公桌，摆脱办公桌的束缚。一些企业主管曾抱怨说：“走进办公室，便只能伏在办公桌旁边，一整天的工作促使我不能走开办公桌，我真的有些讨厌办公桌了。”
在新时代的办公室中，办公桌不是非要不可的。在美国有越来越多的企业主管们就放弃了他们的个人办公桌。他们的理由是：“如果没有地方可供收藏文件，你就会更快速地完成工作。”
著名的企业管理者罗伦斯·艾普提出了“无办公桌办公室”的概念。他说：“我自己并不保留任何档案或文件，我的助理负责把必须注意的工作事项转交给我。如果是接到新的工作，我会立即处理；如果是实在无法立刻处理的事，我会记下工作重点，并将这些工作重点交待给其他工作人员，让他们就这些工作重点进行讨论或收集资料。在他们得出结论或收集到足够资料后，我再进行衡量，并做出结论。无论如何，我是不愿受到办公桌上各种文件的纠缠的。”
人们只是停留在办公必须得在办公桌前才能进行的观念。事实上，当没有办公桌时，会带来很多意想不到的好处：
（1）提高工作效率
没有办公桌，没有堆积文件的地方，也就没有了将工作往后拖的余地。一有工作，就必须马上去处理。
哥伦比亚广播公司的路易司·都斯曼说道：“如果公司加盖新的办公室，我总是会自问：‘我需要办公桌的理由是什么?答案是没有理由。”’
对于一些工作来说，并不是只有在办公桌上才能完成的，例如邮件的签名、开讨论会、打电话等。如果仅是这样性质的工作，就没有必要用办公桌。可以改为一张咖啡桌或茶几，在咖啡桌或茶几前就可以将这些工作处理完，而这样一来，可以留下更多的时间去观察、思考和下达指令。
（2）活跃办公室气氛
许多企业主管使用办公桌的一个潜在因素在于，可以借此突显个人的地位。坐在办公桌前的人总认为自己要比办公桌那一边的地位要高，更有权威，这种地位的差异就是通过这张办公桌来区分。
在传统的办公室中，这种局面只能使交谈的双方无法放松。然而在没有办公桌的情况下，一切都不一样了。办公室的气氛就立刻活跃起来，交谈时会很轻松。
在办公室的设计中，也可以采取比较有个性化的装饰，比如浅色调的墙面、一张舒适的沙发、一个别具特色的写字板等等，将弥漫在办公室中的那种浓浓的商业气息舒缓、冲淡。在这种场合中，会减轻办公的压力。前来交谈的来客也会受到情绪的感染，使整个谈话轻松自然。
（3）转移工作重心
没有办公桌的办公室，使企业主管人员摆脱了埋头于文件堆的办公模式，从而有了更多的时间了解实际的工作情况。如通过四处走动、深入观察，可以及时了解各种实际情况；还可以加强与同事之间的联系，与同事交谈讨论的效率增加，也加快了会谈的速度。
各种文件的处理，如信件、备忘录、各种报表都可以让秘书保存。每天将需要用的信件、备忘录和报表由秘书送过来，做完决定，处理完事务之后，再送给秘书保存。
如此一来．将企业主管的办公重心由传统的处理文件型变成了实际操作型。改变了办公只能在办公桌前进行的办公模式，这也不仅是形式上的变化，事实上是办公高效率化的需要。每位企业主管的决定和任务的下达，都必须要与实际工作紧密结合，与同事们反复讨论。而不是坐在办公室内，凭借一堆文件，便做出空洞的决定，或下达无法实施的任务。
7．TIME法处理信件
处理信件，是办公室中的主要工作之一。联系业务、沟通信息、顾客反馈等，都需要通过信件。在处理信件时。最好是一次性读完当天所有信件，并且回复所有必要回复的信件。
从时问管理的角度来看，在处理每封信件时，根据不同的信件，应当做如下处理。
①T（Throw away）：对于没有任何保留意义、不重要的信，可以当机立断地扔弃。
②I（Important）：一些意义重大的信件，以及需要回复的信件，可以在备忘录中列出来，并将要回复的内容大致理出来，以免再重复看信的内容。
③M（Make）：在看信件的同时，产生了一些想法，可以在信件旁边做一些注释，以便以后再看信件时，能迅速抓住重点，切中主题。
④E（Effective）：在处理信件时，讲求高效率，尽量采用省时的方法回复信件，比如用电话或传真机来回复。
在完成信件回复之后，要决定是否有保留原信件的必要。注意问自己：“留下可能会用上吗?”而不要对自己说：“没准哪儿能用得上!”这样的话，一些可用可不用的信件将会塞满你的档案夹，影响你的效率。
提防“时间杀手”
1．工作中的有形“时间杀手”
在工作中，暗藏了许多的“时间杀手”吞掉宝贵时间，犹如剥夺了生命的一部分。“时间杀手”又可分为有形的和无形的。有形的“时间杀手”是指明明知道是浪费时间的事情，却又不得不做，或者是迫于无奈地去做。
有形的“时间杀手”可以大致包括以下几种情况：
（1）接听电话
电话铃响了，是要去接的。即使是一位无关的人打来的无聊电话，也要给予应付。
（2）打出电话
虽然打出电话的主动权在自己，也不能保证每一位接听者是一位省时的同仁，有可能碰上一位“长舌”的人。
（3）外人打扰
没有预约的不速之客来访，不得不应酬；同事之间的聊天，被有些人认为是增进感情，但也浪费了不少时间。
（4）过多会议
一些领导总爱在会议上长篇大论，凡事都要用会议的形式来传达，而忽略了通知的作用。讨论会也并非每位员工都能按时到场，发言时也未必都会积极踊跃，结论也未必能迅速地做出，无形当中将会议的时间延长了。
（5）人际关系沟通不顺
办公室内的诸位同事如果人际关系处理不好，相互误会猜疑，必定会在工作中出现延误、不协调、不合作等问题。
（6）官僚作风
官僚作风起源于国营机关单位内，但是也散布到了一些企业性单位中。事情不分大小，层层请求汇报，等候上级的批示。一些企业主要领导也自认为官，乐得助长官僚作风，显示出自己的权威，导致办事不利，拖延严重，使时间大大地浪费了。
（7）与人共事
老板如果能找一个办事利索、高效率的人一起共事，将会大有益处。可如果遇上另一种人，就会令人头痛。
比如，没有时间观念，做事磨磨蹭蹭、懒散、依赖性强等，在与这些人共事时，只会拖延老板的时间，不是事半功倍的效率，而是事倍功半的结果。
（8）资源不足
资源包括人力、物力和财力等方面。只有在人力资源、物力资源、财力资源都充足的情况下，才能创造出佳绩，缺少一方都不行，如果出现资源的缺乏，那么只能将工作停下，等资源充足时才能完成，这就造成时间的空当，浪费了时间的资源。
（9）资源过多
资源不足会导致时间的浪费，那么资源过多的时候，也同样会使时间浪费。人员过多、物力过剩、财力过足，就会使人的惰性滋长，缺乏干劲，就如“一个和尚挑水喝，两个和尚抬水喝，三个和尚没水喝”的道理一样。资源过多同样会使时间失效。
（10）处理过多的文件和信件
办公桌上永远看不完的文件。各类报刊、杂志以及来往的信件，要逐一看完并回复信件，是一件很难的事情。
2．无形的“时间杀手”
无形的“时间杀手”是指在我们没有意识到的情况下掠去时间的因素。
无形的“时间杀手”也在办公室中是常见到的，主要有以下几种情形：
（1）没有工作计划
没有确定好目标，没有制定出策略和程序，即使是有了行动，也只能是没有意义的行动，到头来只是空忙一趟，白白浪费时间。
（2）不分轻重缓急
事情不分轻重缓急，拿起来就做，只能成为一个干活的工具机械地工作。要主动地去安排各项工作，合理的将时间分配于多项工作中。
不考虑事情的轻重缓急，将导致本末倒置，将时间白白耗费在一些无关紧要的事情上，就成就不了伟大的事业。
（3）过分注重细枝末节
注意细节、追求完美，当然很好，但是如果过于注重细枝末节而放弃大的、重要的事情，必然成不了大事。
（4）优柔寡断
有些老板性格懦弱、优柔寡断、犹豫不决。在面临选择时，总是思前想后，考虑出若干后果，生怕会考虑不周，造成恶果。
周全的考虑是必要的，但是对一件事情过于多虑，只能是浪费时间，贻误时机。
（5）不会说“不”
有些老板天生一位菩萨心肠，好人缘，从不得罪别人，或令别人不快。对于别人的请求或要求，从来就不拒绝，为了别人的事情而终日忙碌，结果只是把自己的时间奉献给了别人，对自己的事情却只能一拖再拖。对老板来说，这是不可取的。
（6）习惯性拖延
对一些不感兴趣、不懂如何去做，以及担心做不好的工作，一些老板会选择尽量往后拖。这样只能使简单的工作变复杂了，事情到了非做不可的时候，再去做它，就要返功，岂不是白费光阴。
（7）不懂授权
老板在工作中，要懂得权力下放的策略。这样做，一方面可以培训好下级，使他们尽快成为业务骨干，分担老板的一部分担子；另一方面，又可以为老板节省时间，腾出时间去做更加重要的事情。
（8）缺乏组织
企业作为一个整体，内部应当是有组织的。组织好员工队伍，建立一个协调、统一、乐观、向上的员工队伍，将会使企业在前进的道路上加速行驶。
（9）健康问题
老板的身体是一个很重要的因素，有一个强健的体魄，才能担负起创业的艰辛，才会有更充足的精力投入到事业当中去，创造出高效率，向创业成功的方向扬帆前进。
时间杀手是客观存在的，老板只有清楚地意识到这一点，并逐一加以避免或改善，才能挽留时光，提高工作效率。
忙里偷闲
紧张与压力，导致许多人产生倦怠、溃疡、心悸、头昏、高血压等病症。然而，心理专家指出，如果懂得时间管理，这些压力就可以减轻甚至消失。时间管理做得好，可以更有效地帮助你完成工作与生活计划。
你一定好奇地想问：“时间不是一分一秒地走掉了，怎么管理?”的确，时间是不等人的，没有人能“控制”时间，真正能控制的，其实是自己。而所谓的时间管理，依照专家的说法，正确的定义应该是“自我管理”。
天下没有什么秘诀可以教会人控制时间，真正需要控制的只有自己。那些口里经常喊“忙”的人，就是失落“心”的人，因为，“忙”字拆开来，就是“心亡”。有心的人。永远不会喊忙，他的生活方向清楚，知道自己在做什么。
要管理时间，就需要先管理自我，发掘自己浪费时间的毛病，才能对症下药。根据调查研究，一般人最容易犯的毛病，包括拖延、能力低下、缺乏计划、沟通不良、授权不当、犹豫不决、缺乏远见与目标无法贯彻始终等等。换句话说，大多数浪费时间的毛病都是自找的。
很多人希望面面俱到，于是拼命把过多的责任加之于自己身上。结果发现，自己能力不足而有挫折感。专家建议，确立态度，再排定先后顺序，制定出远期和近期目标，是时间管理的必要步骤。这个原则，大至拟定人生方向，小至每天、每月、每年的行事日程，都要谨守。譬如，你发觉自己一天精力最旺盛的时候是在上午，就把最重要的事排在这段时间内处理。一天中精力最差的时段，如果是在下午五六点，那就去做些无关紧要的事。
有句话说得好：“有效的时间管理，就是一种追求改变和学习的过程。”上帝是公平的，不管是谁，一个人一天永远只有24小时，你可以过得很从容，你也可以把自己弄得凌乱不堪，“没有时间”绝对不是借口，那是你自己的选择。
忙里可以偷闲。一个人要知进能退，要懂得拒绝，有些事情是不是值得为它去拼命?如果不值得，干脆就放弃。如果遇到一些了个人处理不了的事，自己没办法解决，应该去寻求外援，集思广益，找别人一起分担。
我们常常听到很多人抱怨“很忙”、“没有时间娱乐”，或者是“已经好几年没有看电影”，这样抱怨的人犯了一个最大的毛病：太强调自己的重要性，认为自己是不可取代的。尤其是，位置坐得愈高的人，这个毛病愈来重。有很多时候，不是他真的没时间，而是自己放不开。这种人总是口口声声说“等我有时间”、“等我有空”……结果他一辈子都没等到时间，一辈子都没享受到生活。
如果你时间安排得好，你就可以去听音乐会、看表演、做自己想做的事。时间管理的第一个原则是：对每一件事都尊重，包括对休闲时间的尊重。心情是可以创造的，时间是可以掌握的，善于安排的人，永远不会喊“忙”，因为他知道自己要什么，不要什么。
有个叫尼勃逊的人，通过对百年来活跃于世界实业界的人士调查发现，这些人成功的关键在于，他们善于利用闲暇时间去学习。
什么是闲暇时间呢?一般地说，闲暇时间就是可以供人们自由支配的时间，也就是我们平常所说的业余时间，也有人称之为“8小时之外”。但是，严格地说，真正的闲暇时间应该排除用于家务、饮食等方面的时间，即完全可供个人自由支配的时间。自由，是闲暇时间的一个特点。一般来说工作时间不能自由支配．工作时间的流向是基本确定的，具有一定的稳定性和限制性，例如，在工作时间里，务工的不能从医，从医的也不能务工。然而，闲暇时间却截然不同，它没有强行规定人们的去向，自由度很大，基本上可以凭自己的兴趣加以选择。在闲暇时间中，人们为了满足自己的需要，可以去从事能够反映自我个性的有价值、有意义的活动。
