【案例学习】
大连恒新零部件公司配件出入库管理制度
大连恒新零部件制造公司（以下简称恒新公司），隶属于大连市政府，是大连市50家纳税大户之一。作为大连市重点企业，恒新公司原材料需求很大，每年采购额约4亿元，所以如何对库存进行管理和控制对企业的发展至关重要。
恒新公司在总结多年实践经验的基础上，制定出下述的出入库管理制度，取得了很好的效果。
配件的出、入库是仓库业务管理的重要阶段。入库是物资存储活动的开始，这一阶段主要包括接运、验收和办理入库手续等环节；而出库则是仓库业务的最后阶段，它的任务是把配件及时、迅速、准确地发放到使用对象。因此，仓库应努力做好出、入库工作。
（1）验货接运。到货接运是配件入库的第一步。它的主要任务是及时而准确地接收入库配件。在接运时，要对照货物运单认真检查，做到交接手续清楚，证件资料齐全，为验收工作创造有利条件。避免将已发生损失或差错的配件带入仓库，造成仓库的验收或保管出现困难。
（2）验收入库。凡要入库的配件，都必须经过严格的验收。物资验收是按照一定的程序和手续，对物资的数量和质量进行检查，以验证它是否符含订货合同的一项工作。验收为配件的保管和使用提供可靠依据，验收记录是仓库对外提出换、退货、索赔的重要凭证。因此，要求验收工作做到及时、准确，在规定期限内完成，要严格按照验收程序进行。
（3）办理入库手续。经验收无误后即应办理入库手续，进行登账、立卡、建立档案，妥善保管配件的各种证件、账单资料。
（4）为保证配件出库的及时、准确性，使出库工作尽量一次完成。同时，要认真实行“先进先出”的原则，减少物资的储存时间，严格按照出库程序进行。
仓库出、入库工作的好坏直接影响企业的秩序，影响配件的盈亏、损耗和周转速度，因此，仓库应努力做好出、入库工作。
【本章要点】
★入库作业管理
★储存作业管理
★出库作业管理
★盘点作业管理
★装卸搬运作业管理
★仓库安全管理
第一节入库作业管理
物资入库作业，按照工作顺序，大致可划分为两个阶段：一是入库前的准备；二是确定物资入库的操作程序。
一、物资入库前的准备工作
做好入库前的准备工作，可以保证物资准确、迅速、安全入库；可以防止由于突然到货而造成忙乱，以至于拖延入库时间。物资入库前的准备工作，有两方面的内容：一是编制仓库的物资入库计划；二是入库前的具体准备工作。
1.编制仓库物资入库计划
物资入库计划，是仓库业务计划的重要组成部分。仓库为了有计划地安排仓位，筹集各种器材，配备作业的劳力，使仓库的存储业务最大限度地做到有准备、有秩序地进行。
物资入库计划，是根据企业物资供应业务部门提供的物资采购进货计划来编制的，企业物资采购进货计划，其主要内容包括各类物资的进库时间、品种、规格、数量等。这种计划通常也叫物资储存计划。
仓库部门根据供应计划部门提交的采购进度计划，结合仓库本身的储存能力、设备条件、劳动力情况和各种仓库业务操作过程所需要的时间，来确定仓库的入库业务计划。
企业物资供应部门的物资储存计划、进货安排会经常发生变化。为适应这种情况，仓库管理上可采取长计划、短安排的办法，按月编制作业计划。
2.入库前具体准备工作
物资入库的具体准备工作，是仓库接收物资入库的具体实施方案，这种具体方案，是根据仓库业务计划并通过日常与供应业务部门、物资运输部门的联系，在掌握入库物资的品种、数量、到货地点、到货日期等具体情况的基础上来确定，其主要内容有：
（1）组织人力。按照物资到达的时间、地点、数量等，预先做好到货接运、装卸搬运、检验、堆码等人力的组织安排。
（2）准备物力。根据入库物资的种类、包装、数量等情况以及接运方式，确定搬运、检验、计量等方法，配备好所用车辆，检验器材、度量衡器和装卸、搬运、堆码苫垫的工具，以及必要的防护用品、用具等。
（3）安排仓位。按入库物资的品种、性能、数量、存放时间等，结合物资的堆码要求，维修、核算占用仓位的面积，以及进行必要的腾仓、清场、打扫、消毒，准备好验收的场地等。
（4）备足苫垫用品。根据入库物资的性能、储存要求、数量多少以及保管场所的具体条件等，确定入库物资的堆码形式和苫盖、下垫形式，准备好苫垫物料，做到物资的堆放与苫垫工作同时间内一次性完成，以确保物资的安全和避免以后的重复工作。
二、物资入库的操作程序
物资入库工作，必须经过物资接收、搬卸、装运、检查包装、点清数量、验收质量、物资堆码、办理交接手续和登账手续等一系列的操作过程。这一仓库物资入库作业过程，要求在一定的时间内，迅速、准确地完成。除了要切实做好物资入库前的各项准备工作之外，还必须按照一定的合理的具体操作程序来组织好入库作业。这套程序是：入库物资接运、核对入库凭证、大数点收、检查包装、办理交接手续、物资验收、办理物资入库手续。
1.物资接运
物资接运人员，要熟悉交通运输部门及有关供货单位的制度和要求，根据不同的接运方式，处理接运中的各种问题。
（1）专用线接运。专用线接运是铁路部门将转运的物资直接运送到仓库内部专用线的一种接运方式。仓库接到车站到货通知后，应确定卸车货位，力求缩短场内搬运距离，准备好卸车所需的人力和机具。车皮到达后，要引导对位。
（2）车站、码头提货。到车站提货，应向车站出示“领货凭证”。如果“领货凭证”发货人未予寄到，也可凭单位证明或单位提货专用章在货票存查联上加盖，将货物提回。到码头提货稍有不同，即提货人要事先在提货单上签名并加盖公章或附单位提货证明，到港口货运码头要回货物运单，即可到指定的库房提取货物。
提货时，应根据运单和有关资料认真核对物资的名称、规格、数量、收货单位等。仔细进行外观检查，如包装是否铅封完好，有无水渍、油渍、受潮、污损、锈蚀、短件、破损等。如果有疑点，或者与运单记载不相符合，应当会同承运部门共同查清，并开具文字证明；对短缺、损坏等情况，属于承运部门责任的，作出货运记录。
货到库后，接运人员应及时将运单连同提取回的物资向保管人员当面点交清楚。然后由双方办理交接手续。
（3）自提货。仓库直接到供货单位提货，叫做自提。自提这种方式的特点，是提货与验收同时进行。仓库根据提货通知，要了解所提物资的性质、规格、数量，准备好提货所需的设备、工具和人员。到供货单位当场进行物资验收，点清数量，查看外观质量，做好验收记录。提货回仓库后，交验收员或保管员复验。
（4）送料。这是供货单位将物资直接送达仓库的一种供货方式。当货物到达后，保管员或验收员直接与送货人办理接收工作，当面验收并办理交接手续。如果有差错，立即做出记录，由送货人签章，向有关方面提出索赔或其他办法处理。
（5）差错处理。在接运过程中，有时会发现和发生差错，如错发、混装、漏装、丢失、损坏、受潮和污损等。这些差错的原因，有的属于发货单位造成的，有的属于承运单位造成的，也有的是在接运短途运输装卸中自己造成的。这些差错，除了由于人们不可抗拒的自然灾害或物资本身性质引起的以外，所有差错的损失应向责任者提出索赔。
（6）接运记录。在完成物资接运工作的同时，每一步骤应有详细的记录。
接运工作全部完成后，所有的接运资料，如接运记录、运单、运输普通记录、货运记录、损耗报告单、交接证以及索赔单和文件、提货通知单及其他有关资料等均应分类输入电脑系统以备复查。
2.核对凭证
物资运抵仓库后，仓库收货人员首先要检验物资入库凭证，然后按物资入库凭证所列的收货单位、货物名称、规格数量等具体内容，与物资各项标志核对。如发现送错，应拒收退回；一时无法退回的，应进行清点并另行存放，然后作好记录，待联系后再处理。经复查核对无误后，即可进行下一道工序。
3.大数点收大数点收，是按照物资的大件包装（即运输包装）进行数量清点。点收的方法有两种：一是逐件点数计总；二是集中堆码点数。
逐件点数，如靠人工点记则费力易错，可采用简易计算器，计数累计以得总数。对于花色品种单一、包装大小一致、数量大或体积较小的物资，适于用集中堆码点数法，即入库的商品堆成固定的垛形（或置于固定容量的货架），排列整齐，每层、每行件数一致，一批商品进库完毕，货位每层（横列）的件数其顶层的件数往往是零头，与以下各层的数不一样，这是特别要注意的地方，以免由于统一统计而产生差错。大数点收应注意以下事项：
（1）件数不符。接货大数点收中，如发生件数与通知单所列不符，数量短少，经复点确认后，应立即在送货单各联上批注清楚，应按实数签收，同时，由收货人员与承运人共同签章。经验收核对确实，由保管人员将查明短少物资的品名、规格、数量通知运输部门、发货单位和货主。
（2）包装异状。收货中如发现物资包装有异状时，收货人员应会同送货人员开箱、拆包检查，查明确有残损或细数短少情况，由送货人员出具入库物资异状记录，或在送货单上注明。同时，应通知保管人员另行堆放，勿与以前入库的同种物资混堆在一起，以待处理。
如入库物资包装损坏十分严重，仓库不能修复。加上由此而无法保证储存安全时，应联系货主或供货单位派人员协助整理，然后再验收入库。未正式办理入库手续的物资，仓库要另行堆存。
（3）物资串库。在点收入库物资时，如发现货与单不符，有部分物资错送来库的情况（俗称串库），收货人员应将这部分与单不符的物资另行堆放，待应收的商品点收完毕后，交由送货人员带回，并在签收时如数减除。如在验收、堆码时才发现串库物资，收货人员应及时通知送货员办理退货更正手续，不符的物资交送货人员或运输人员提回。
（4）物资异状损失。指接货时发现物资异状和损失的问题。设有铁路专用线的仓库，在接收物资时如发现短少、水渍、玷污、损坏等情况时，由仓库收货人员直接向交通运输部门交涉。如遇车皮或船舱铅封损坏，经双方会同清查点验，确有异状、损失情况，应向交通运输部门按章索赔。如该批商品在托运之时，发货方另有附言，损失责任不属交通运输部门者，亦应请其作普通记录，以明责任，并作为必要时向供货单位要求赔偿损失的凭证。
4.检查包装
在大数点收的同时，对每件物资的包装和标志要进行认真的查看。检查包装是否完整、牢固，有无破损、受潮、水渍、油污等异状。物资包装的异状，往往是物资受到损害的一种外在现象。如果发现异状包装，必须单独存放，并打开包装详细检查内部物资有无短缺、破损和变质。逐一查看包装标志，目的在于防止不同物资混入，避免差错，并根据标志指示操作，确保入库储存安全。
5.办理交接手续
入库物资经过上述工序，就可以与接货人员办理物资交接手续。交接手续通常由仓库收货人员在送货回单上签名盖章表示物资收讫。如果上述程序中发现差错、破损等情形，必须在送货单上详细注明或由接货人员出具差错、异状记录，详细写明差错的数量、破损情况等，以便与运输部门分清责任，并作为查询处理的依据。
6.物资验收
在办完交接手续后，仓库要对入库的物资做全面的认真细致的验收，包括开箱、拆包、检验物资的质量和细数。物资验收应注意以下问题：
（1）细数不符。在开箱、拆包核点物资细数时，如发现有多余情况，应在入库通知单上按实签收，并通知发货方及货主，不能作溢余处理，如发现数量减少，也应按实际数量签收，同时联系发货方和货主，不能以其他规格的公余物资作抵充数，或以其他批次余额抵补。
（2）质量问题。开箱、拆包验收而发现商品有残损、变质情况，保管员或验收人员将残损物资另列，好坏分开。签收的单据则根据货主的规定办理，可同时在一份物资入库单上分完好物资、残损物资签收，也可另设残损商品入库单。残损商品签收后，也应及时通知货主和发货方，并分开堆存，保持原状（如玻璃制品的破损原件等），以便货主检查和处理。
（3）查询处理。这是仓库将物资验收中的具体问题，用书面形式通知货主或发货方要求查明情况进行处理的一种方式。一般分别按溢收、短缺、残损、质差等情况用不同表式填送给货主并抄送发货方。
有时仓库只提供验收中存在问题的记录材料，由货主填送表式给发货方。一般采用的表式有来货残损、“变质商品查询处理表”和“收货清点溢余、短少表”两种，其联数多少视业务需要而定。查询单不可作入库原始凭证用于登记物资账。
