第二节降低采购成本的方法
一、建立和完善企业的采购制度
由于采购工作的特殊性，采购人员代表企业同各类供应商打交道，操作过程难以完全透明，存在暗箱操作等违规行为。因此，企业就必须制定严格的采购制度，制约企业的采购活动，这是企业有效控制采购成本的前提条件。
通过建立采购制度，并不断地加以完善，以达到规范企业的采购活动、提高工作效率、杜绝采购人员的违规行为等目的，使企业的采购成本得到有效的控制。企业的采购制度一般包括如下基本内容：采购部门内部的分工和职责；采购范围的划分；采购选型程序；采购单的批准权限和下达方式；询价、确定供应商和签订采购合同的操作程序；以及对监督到货、质检入库、采购统计的规定等。
采购制度中对成本控制起关键作用的是采购物资的价格以及供应商的确定，因此，在采购制度中应建立价格档案和价格评价体系，以及供应商档案和准人制度。同时，应建立采购人员的业绩考核标准和奖惩制度，以利于调动全体采购人员参与采购成本控制的积极性。
（一）价格档案和价格评价体系
企业采购部门应该对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，分析和评价现有的采购价格水平，确定最新的合理采购价格，及时更新归档的价格档案。
（二）供应商档案和准入制度
对企业的正式供应商要建立档案，并有专人负责管理。供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条件、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等。每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案内容应定期核对，对于变化的内容应该及时更新。同时，要建立供应商准入制度，重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。对于归档供应商也应该定期进行考核和评价，同时应储备符合准入条件的预备供应商，用于顶替考核不合格的归档供应商。
（三）利用标准采购价格考核采购人员的工作业绩
财务部门应根据市场的变化和产品标准成本，对重点监控的材料定期作出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。根据采购人员的采购价格偏离标准采购价格的幅度，确立奖惩比例。低于标准采购价格完成企业采购任务的采购人员按比例给与奖励，对高于标准采购价格进行采购，而无法完成成本下降任务的采购人员，若无特殊理由，应按比例给与惩罚。标准采购价格的实施可与价格评价体系结合起来进行。
二、控制和降低采购成本的主要途径
成本控制有绝对成本控制和相对成本控制之分，绝对成本控制是以预定成本限额为目标，相对成本控制是以成本最小化为目标。就采购成本而言，以成本限额为目标的成本控制是由采购制度制约的规范化行为，而实际上企业追求的是成本的最小化，即成本降低。降低采购成本的主要途径有以下几条。
（一）付款条件的选择
如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。对于进口材料，应注意外汇币种的选择，并及时掌握汇率走势。
（二）把握价格变动的时机，掌握市场行情
当今物资市场呈现出如下特点：一是供货市场大、渠道多。要充分利用这一优势，挖掘市场潜力，在降低采购成本上找规律、做文章。二是差价幅度大，变动速度快。必须把握市场脉搏，随机应变，不放过采购物资的有利时机。三是质量良莠不齐，假冒伪劣混杂其中。必须认真鉴别，严把质量关，避免不应有的损失。可见，了解市场，掌握行情，是提高物资采购效益的重要条件。
1.监测行情
要随时监测市场的直接行情（包括品名、质量、价格、数量、交货地点与期限、卖方、运输情况等），间接行情（包括政治、经济、法律、金融、技术、环境的变化等），以及同行业之间的动态（包括生产建设、物资需求与库存、资金实力等）。根据本企业的需要进行整理和传递，直到采购。
2.测定价格
价格的高低是能否降低采购成本的关键，在市场经济条件下更是如此。企业作为物资的最终消费者，采购成本降低的幅度，取决于进货价格的合理性与各项费用水平的高低，尤其是前者。
随着市场经济的发展，企业物资供应越来越关注如何运用市场机制来降低
采购成本，抑制产品成本中材料消耗的增长，增强产品的市场竞争潜力。
（三）严格计划管理，加强物资采购的计划性
计划管理是物资工作的龙头，它贯穿于整个物资工作的始终。对物资供应要实行严格的计划管理，即对物资供应全过程各环节的计划管理。
1.全过程的管理
对编制物资计划和采购计划、考察市场、选择客户、商务谈判、确定价格、支付货款、验收入库等过程有联系的各个部门、各个环节之间建立相互制约、相互监督的内部控制系统，并注意发挥财务、审计部门和使用单位的监督作用。做到职责分明、连锁制衡、减少失误，使有限资金的使用达到最大的经济效果。
首先是科学核定物资储备定额。要既能满足生产需要，又不造成库存积压。并把每种物资定额输入计算机储存，月终计算机根据定额储备与实际储备的差量，自动生成物资采购计划。其次是对难以纳入储备定额管理的物资采购，也要定期编制计划严格审核。物资采购计划一式数份，一份由物资计划部门留存；一份交采购部门或招标小组执行；一份交财务部门作报销依据。
2.重点环节的管理
对物资采购过程中的计划、价格、质量等主要环节重点控制。
（1）计划审查。有计划员、保管员、单位领导和财务进行物资计划会审。审查物资计划是否有依据，平衡是否切实，核算是否准确，资金是否落实，以提高计划的质量，确保供应，防止积压，加速周转，节约资金。同时，要加强合同管理。对订货合同签订的内容、形式、审批程序与权限加以规定，避免草率签订合同造成失误与损失。
（2）价格把关。对于价高、占用资金多的进行重点控制，在内部坚持价格公开，集体定价，防止暗吃回扣；对于价格低廉、占用资金少的进行总体控制，领导把关，对价格定期检查比较；对介于上述两者之间的要严格控制，层层把关，经常检查、对比和分析。特别注意在谈价格时，要讲明是含税价格，除少数材料外，一律要求按17％的税率计算增值税。
（3）严格验收。物资入库前要加强质量验收。凡无合格证、无厂家、无商标、无质量保证书的产品，一律不准入库，堵住假冒伪劣产品的渗透。凡没有计划的采购，仓库不准收货，财务不准付款，杜绝人情货与计划外采购。凡外购物资一律实行验收付款或使用合格后付款，严格控制预付货款，禁止曲线结算。
（四）强化采购业务内部控制
采购业务是企业以支付货币资金或形成负债为代价，换取生产经营所需物资的活动，是企业生产经营的重要组成部分。采购业务往往表现为货币流与物资流、生产与流通、企业内与企业外的相互交织、相互影响。因此，采购业务领域也是经济犯罪的重要滋生地和高发区。近年来，经济领域的犯罪，特别是采购业务领域的犯罪呈上升趋势，其中一个重要的原因，就是一些企业的经济业务处理程序、内部控制制度存在较为严重的缺陷。所以，建立、加强、完善采购业务处理程序和内部控制制度的意义极大。
1.完善企业采购业务处理程序
采购业务处理程序是指从事采购业务的当事人及相关人员在办理采购业务活动时应遵循、经历的顺序、步骤和方法。
2.采购业务中的不相容岗位必须实行“三员分开”和“三员见面”
内部控制制度的一个基本原则就是不相容岗位的工作不能由一人承担。采购业务的不相容岗位基本有三个：一是材料物资采购；二是仓库材料物资保管；三是会计付款记账。这三个岗位的业务人员分别是材料物资的采购人员、仓库材料物资的保管人员和付款记账的会计人员。这“三员”各有不同的工作岗位，在业务上不能互相混淆，在关系上要互相牵制、互相制约，这就是我们常说的“三员分开”。所谓“三员见面”，就是：采购人员采购完材料物资后要办理材料物资入库，采购人员与仓库保管人员见面；采购人员办理完入库手续后拿着保管人员开具的入库单及购货发货票、运输票据等到企业财务部门冲账报销，与会计人员见面；月末，会计人员还必须拿着采购人员给他的有关单据到仓库盘点实物、核对账实，查验采购人员采购的材料物资是否真正安全运抵企业，会计人员还要与保管人员见面。在“三员见面”这一程序中，不能缺少任何一个环节，否则可能危及企业资产的安全。
3.严格执行以凭证为依据的内部监督、控制制度
运用凭证监督、控制，这种“认证不认人”的做法也是进行内部控制的一个有效手段。采购业务的凭证主要有：采购计划、采购合同或协议、请购单、借款单、发票、运单、入库单等，这些凭证在采购业务的不同阶段各自发挥着不同的重要作用。以入库单为例，采购人员只有在将采购的材料物资办理入库后，仓库保管人员才开具一式三份的入库单，并给采购人员两份。一份由采购人员带给会计人员入账用，一份采购人员自己留下，作为经办此项业务的证明。月末，会计人员拿着入库单，到仓库与保管人员手中的入库单相核对，即会计人员平时所说的“捉对”。如果核对相符，再与实物核对，凭证与实物也相符，说明采购人员与仓库保管员没有舞弊行为，否则说明采购业务可能出现问题。这种以“捉对”的方式核对凭证的行为，叫做“抽单制”。实践证明这是一种非常有效的内部控制方法。
三、选择降低成本的采购战略
成本降低可以从许多方面来实施，但同时必须了解，成本降低的主要目的是找出并减少不必要的成本部分，并且在不影响产品质量的前提下，将成本作最有效的分配。任何与此原则相违背的做法，都需要深思熟虑。
1.集中采购
集中采购是有效降低采购成本的方法之一。将各部门的需求集中起来，采购单位便可用较大的采购量作为筹码得到较好的数量折扣价格。规格标准化后，可以取得供应商标准品的优惠价格，库存量也可以相对降低。如此，行政费用的支出也会因采购统一作业而减少，采购部便可以有较多的时间将资源用于开发新的供应商。
2.整合采购数量
集中采购有时会给人一种僵化、没有弹性的感觉。此时，可以采用由使用量最多的单位来整合所有采购数量，这种比较折衷的方法降低采购成本，并主导采购议价。这种方法除了可以拥有与集中采购相同的数量优势之外，还有个更突出的优点是能促进采购部门与使用部门的紧密合作，充分掌握使用部门的需求状况。另外，其他如由各相关部门代表组成的产品委员会，联合采购，长期合约以及期货交易也都是可以交互使用的。
3.利用价值分析
利用价值分析也是降低成本的重要方法之一。它是将产品设计简单化从而降低生产成本，并使用替代性材料和相应的生产程序的方法。另外，采用提供较佳付款条件的供应商，采购二手机器设备，选择具有价格优势的运输公司或考虑改变运输方式等也可达到降低成本的目的。
任何可以节省费用的手段都是采购部门值得考虑的对象，但必须合情、合理，同时也是合法的，而且还应有利于维护与供应商的伙伴关系。至于上述何种方法应该优先采用，何种方法更好，则需要采购人员运用自己的专业技能和工作经验加以综合判断和灵活运用。
第三节采购绩效评估
一、采购绩效衡量与评估的目的
绩效考评是一种正式的员工评估制度，它是通过系统的方法、原理来评定和
测量员工在职务上的工作行为和工作效果。绩效考评是企业管理者与员工之间的一项管理沟通活动。绩效考评的结果可以直接影响到薪酬调整、奖金发放及职务升降、辞退等诸多员工的切身利益。美国组织行为学家约翰·伊凡斯维其认为，绩效考评可以达到以下八个方面的目的：
（1）为员工的晋升、降职、调职和离职提供依据；
（2）组织对员工的绩效考评的反馈；
（3）对员工和团队为组织的贡献进行评估；
（4）为员工的薪酬决策提供依据；
（5）对招聘选择和工作分配的决策进行评估；
（6）了解员工和团队培训和教育的需要；
（7）对培训和员工职业生涯规划效果的评估；
（8）对工作计划、预算评估和人力资源规划提供信息。
