第三,学习团队精神和沟通能力。社团是微观的社会,参与社团是步入社会前最好的磨炼。在社团中,可以培养团队合作的能力和领导才能,也可以发挥你的专业特长。但更重要的是,你要做一个诚心诚意的服务者和志愿者,或在担任学生工作时主动扮演同学和老师之间沟通桥梁的角色,并以此锻炼自己的沟通能力。把握在大学时学习人际交往的机会,因为大学社团里的人际交往是一种不用“付学费”的学习,犯了错误也可以从头来过。
第四,从周围的人身上学习。在班级里、社团中,多观察周围的同学,特别是那些你觉得交往能力和沟通能力特别强的同学,看他们是如何与人相处的。
第五,提高自身修养和人格魅力。如果觉得没有特长、没有爱好可能会成为自己提高人际交往能力的一个障碍,那么,你可以有意识地去选择和培养一些兴趣爱好。共同的兴趣和爱好也是你与朋友建立深厚感情的途径之一。如果真的没有什么兴趣爱好,那么,多读些好书丰富自己的知识也可以改进自己的人际交往能力,因为没有什么比智慧和渊博更能体现一个人的人格魅力了。
时间管理
一、什么是时间管理
时间管理(time management),是指在时间消耗相等的情况下,为提高时间利用率和有效性而进行的一系列的活动,包括对时间进行有效的计划和分配,以保证重要工作的顺利完成,并能及时处理突发事件或紧急变化。
时间管理不是要把所有事情做完,而是更有效地运用时间,时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外,另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控,而是降低变动性,时间管理最重要的功能是透过事先的规划,作为一种提醒与指引。
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时间管理的测试
下面的每个问题,请你根据自己的实际情况,如实地给自己评分。
计分方式:选择“从不”记0分,选择“有时”记1分,选择“经常”记2分,选择“总是”记3分。
1.我在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备。
2.凡是可交派下属(别人)去做的,我都交派下去。
3.我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。
4.我尽量一次性处理完毕每份文件。
5.每天列出一个应办事项清单,按重要顺序来排列,依次办理这些事情。
6.我尽量回避干扰电话、不速之客的来访,以及突然的约会。
7.我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。
8.我的日程表留有回旋余地,以便应对突发事件。
9.当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要的事情时,我会说“不”。
结论:
0~12分:你自己没有时间规划,总是让别人牵着鼻子走。
13~17分:你试图掌握自己的时间,却不能持之以恒。
18~22分:你的时间管理状况良好。
23~27分:你是值得学习的时间管理典范。
二、管理时间的必要性
著名数学家华罗庚曾说过:“凡是较有成就的科学工作者,毫无例外都是利用时间的能手。”时间就是生命、时间就是效率、时间就是金钱……时间的宝贵人人知道,但是,科学地管理时间,合理地利用时间,有效地珍惜时间却并非人人都能做到。
有效地管理时间对大学生的发展具有极为重要的作用。科学地管理时间可以缓解紧张情绪、提高学习效率、提高生活质量,使繁杂的事情变得井井有条,使自身变的自信从容。研究发现,大学生的时间管理能力越强,其成就动机就越强、自尊水平越高、健康状况越好。同时有效的时间管理还能发挥调节作用,降低压力带来的焦虑和抑郁程度。
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名人的时间管理技巧
美国财富杂志曾经有一个报道高级主管是如何分身乏术的例子。高级主管的一天时间是十分忙碌的,一个接一个的会议,电话不断,很多的研讨会,甚至于吃饭时也有人向你汇报,这叫早餐汇报,或者叫午餐汇报。这些高级的主管们,既要有宏观的眼光思考公司的长远大计,又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事。前任惠普总裁,还有东南航空的最高执行长官,天美时钟表的最高执行长官,这些名人几乎是常年在外。他们没有时间跟客户沟通,要接受采访,甚至还要跟总统开会,他们有什么秘诀来管理时间呢?
答案就是:时间管理其实就是做决策,是决策哪些事情重要,哪些事情不重要。
前任惠普公司的总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚,他花20%的时间和客户沟通,35%的时间用在会议上,10%的时间在电话上,5%的时间在看公司的文件上,剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系,但却有利于公司的活动上。例如接待记者采访,预备商界共同开发的技术专案,或者总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会。当然每天要留下一些空档的时间来处理那些突发事件,例如接受新闻界的采访。
美国第二大电脑公司的总裁库拉特,每年有2/3的时间都不在公司。他怎么会有时间和客户沟通?关键在于授权。他聘用一些退休的主管来担任这项工作。他把与客户的电脑沟通工作都授权出去了,所以虽然他不与客户直接沟通,仍然可以掌握到客户需求。库拉特还授权别人替代他到外界去演讲。因为他有授权,所以他才有更多的时间。
三、时间管理的基本原则
(一)做事分清轻重缓急
始终做最重要的事情。时间管理的精髓在于:分清轻重缓急,设定优先顺序。成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最有“生产力”的地方。面对每天大大小小、纷繁复杂的事情,如何分清主次,把时间用在最有生产力的地方,有3个判断标准。
1.我必须做什么
这有两层意思:是否必须做,是否必须由我做。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,可以委派别人去做,自己只负责督促。
2.什么能给我最高回报
应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。所谓“最高回报”的事情,即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。前些年,日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工,如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作,说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力,工作效率低下。社会只承认有效劳动。因此,“勤奋=效率=成绩/时间”。勤奋已经不是时间长的代名词,勤奋是最少的时间内完成最多的目标。
3.什么能给我最大的满足感
最高回报的事情,并非都能给自己最大的满足感,均衡才有和谐满足。因此,无论你地位如何,总需要分配时间于令人满足和快乐的事情,唯有如此,工作才是有趣的,并易保持工作的热情。
通过以上“三层过滤”,事情的轻重缓急很清楚了,然后,以重要性优先排序(注意,人们总有不按重要性顺序办事的倾向),并坚持按这个原则去做,你将会发现,再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
(二)做正确的事和正确地做事
管理大师彼得·德鲁克曾经指出:效率是“以正确的方式做事”,而效能则是“做正确的事”。可见,两者不能偏废。如果出现两者不能兼得的情况,我们首先应先顾效能,然后再想法提高效率。
做正确的事,首先要确定目标。目标能最大限度地聚集你的资源,包括时间。因此,只有目标明确,才能最大限度地节约时间。人生的道路,存在着时间与价值的对应关系。有目标,一分一秒都是成功的记录;没有目标,一分一秒都是生命的流逝。
正确地做事是指做事的方式。首先要排列优先顺序,分清轻重缓急;其次要制订计划,在做事情的时候按计划执行,避免走弯路,做无用功;第三要选择正确的工作方法做事情,方法正确了,则会事半功倍,方法错误了,则会事倍功半,甚至贻误“战机”。
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博恩崔西时间管理21原则
1.目标
订出事业、健康、工作、财富、成就、自我成长等方面目标;问自己3个问题:如果自己有100万,会订立什么目标?如果自己只剩下6个月的生命,会订立什么目标?假设自己做什么事情都不会失败,会订立什么目标?明确写下你的目标。
2.计划
事先规划好行动。目标——列出行动步骤——每天执行——经常修正。
3.分析
提前列出工作内容。核对工作进度。做重要的事情,有效授予权给合适的人去做,处理紧急事件。
4.设定优先顺序
80/20定律。用80%的精力做20%最重要的事情,用80%的时间来处理会影响到未来的事情。
5.专注力
不值得做的事情,一分钟都不要去做。一次只做一件事情。一般认为至少持续工作一个小时才能处理一件比较重要的事情。如果中途被打断,所耗费的时间至少是持续工作的5倍。
6.时间期限、奖励
帕金森定律:事情总是会拖到最后一分钟完成。有可能在2小时完成8小时的工作,需要压缩、紧凑时间。不要把2个小时的工作拖到8小时完成。完成一个分段目标,应该给自己一个奖励,产生持续的行动力。
7.工时记录
成功的人时间至少以半个小时来计划,甚至计划到分钟。每天衡量检讨修正自己的时间运用,在有意识的时间,记下自己此时此刻在做什么,清楚自己的生命是如何消逝。
8.不要故意拖延
不停地对自己说:“立刻去做!立刻去做!立刻去做!”培养紧急意识。
9.授权
尽可能在每一件不重要的事情上授权。授权时要明确:一是告诉被授权人,你想得到什么的结果;二是要挑选一个正确的人进行授权;三是希望被授权人做什么,什么时候完成,并要随时核查完成进度。
10.会议
一是对会议的目标要明确,要达到什么目的;二是1小时以上的会议必须提前下发会议议程;三是优先处理重要的事情,自己的事情讨论完毕,可以提请主持人先行离席;四是准时开始,准时结束。
会议成本=会议时间×参会人员×参会人员的平均工资/小时
11.干扰事件
电话、人、突发事件。尽量避免被干扰。
12.关键成果领域
自己适合做什么事情,要完成什么有价值的工作,希望得到什么样的效果。
13.分批作业
累积、集中处理同类事情。如集中回复几通电话,集中批阅文件等。不要回一通电话,批阅一份文件,授权一件事情,再回一通电话。
14.整洁
在此应遵循TRAF法则。
T—丢弃。把不用的档案丢进垃圾桶。
R—转手。把事情转手给不同的人去处理。
A—行动。马上就做。
F—存档。把有用的处理完毕的档案归档,并做好记录。
一个重要原则:东西用完后要放回原处,减少寻找时间。对工作档案系统化集中放置。
15.连续工时
持续不断,直到完成。创造性、行政性的工作分开做。
16.利用零散时间
每天至少投资1小时在大脑,3年后可能会成为一个领域或行业的专家。充分利用交通、休息、等人等零散时间。随身带书看或听录音。
17.电话
说要说的话;长话短说;一次回复多通电话;做好电话记录;身边随时备纸笔。
18.准时
提前15分钟到场;集中注意力;做笔记备忘。
19.简化工作
把工作系统化、简单化,寻找更好的办法。重要原则:时间做长一点;做快一点;不要做太多的事情,只做最重要的事情;做最拿手的事情;尽量少犯错,第一次就把事情做对,减少修改时间;利用团队的合作力量,团结处理。
20.不
学会说“不”。尽早、经常运用。
21.平衡
自己的时间也要注意分配给家庭成员、朋友、社会等。不与家人沟通、不参加朋友聚会、不关注社会都不可取。
四、浪费时间的表现
被誉为‘经营之圣’的日本索尼公司的创始人盛田昭夫说:“如果你每天落后别人半步,一年后就是一百八十三步,十年后即是十万八千里。”
时间对于每个人都是平等的,一旦过去再无法追回,在琐碎日常生活中,在不被注意的细节里,在不良的习惯下,时间便被不经意地浪费了。对照一下你的大学生活是否也会出现以下情况。