（2）汇报工作，争取支持。定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上级机关能及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级机关的支持和帮助。
（3）说明情况，答复询问。对上级机关提出的询问，下级机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级机关作出决断。
报告有以下几个特点：行文的单向性、时限的不定性、内容的广泛性、写法的灵活性。
报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。这种文体在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。
2.报告的写作要求
（1）主题要明确，思路要清晰。一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的路子，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。
（2）重点要突出，文字要简练。报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要引起上级机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。
（3）观点要鲜明，材料要真实。向上级机关报告工作，反映情况，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。
（4）不要夹带请示事项。在公文处理中，收文机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。
五、请示
1.请示的作用及常见的请示种类
请示，是适用于向上级机关请求指示、批准的公文。请示是属于期复性的上行文种，是下级机关向上级机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文，它使下级机关通过公文往复接受上级机关的决策意见，解决本机关、本单位在公务活动中待处理的具体问题。请示这一文种适用范围较广，应用频率较高，在公务活动中的意义、作用是比较突出的。
（1）陈述意见，请求指示。对在本地区、本单位即将发生或已经发生的原则性的重大问题，按成规难以处理的问题；执行上级统一规定有困难的问题等，都可以也必须及时向上级机关说明情况并提出建设性的意见，请求上级给予明确指示。
（2）提出问题，请求帮助。在工作中遇到不可预见的困难，或对解决面临的问题，本单位、本部门因职权所限无权处理，都要迅即向上级反映问题，请求帮助解决。
（3）说明情况，请求裁决。对在工作中遇到的尚无明确规定的新问题。或本单位领导班子意见不统一时，应及时将处理问题的几种不同意见一并报上，请求上级给予指示。
（4）提出建议，请求解决。对有关政策、法规与上级机关规定、指示的界限理解不全面、把握不准确时，要及时请求上级机关给予明确、具体的解释。
请示的特点是：定向性、前置性、单一性。请示一定要“一文一事”，也就是说，请示的事项只能是一件事或一个问题，不能一文数事，以避免因给上级机关批复造成困难而贻误工作。请示分为五种：有求准性请示、请求指示的请示、请求解决问题的请示、解答性请示及批转性请示。
2.请示的写作要求
（1）坚持一文一事。一份“请示”要由上级机关同一个部门批复。反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。
（2）不能越级请示。各级机关都有一定的权限，上下级机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。
（3）不要多头主送。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关应用抄送形式。有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请示，会引起重视，殊不知都管、都不管或都不予批复反而误事。
（4）不宜将请示同时抄送下级机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效。所请示的事项也常有不予批准的，如果同时抄送给下级机关，会造成不应有的混乱，甚至造成工作上的被动。
（5）除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。凡属上级机关已有明确规定，下级单位职权范围内能够解决的问题，应当自行解决，不应将矛盾上交。
六、批复
1.批复的特点
（1）权威性；（2）被动性；（3）针对性。
2.批复的写作要求
（1）行文前认真地进行调查；
（2）批复的意见应明确、具体可行；
（3）批复的内容必须围绕请示的事项逐一答复。
3.批复的结构
（1）标题。除按公文标题的通常写法外，还可把主送机关、单位写进标题。
（2）主送机关。一般就是呈报请示来文的发文机关。
（3）正文。包括比复对象、批复事项和批复结语三部分。
——批复对象，指批复所针对的请示事项。必须在正文开头引述来文的标题、文号，有的还极其简要地直接引述来文所请示的事项。引述应十分简练，一般都用一句话说清楚。
——批复事项，是批复的主要部分，它要针对请示事项给予明确答复或具体指示。批复内容应一文一事。对下级请示事项的答复，应态度鲜明、观点明确、语言简洁明了，不能模棱两可、含糊其辞，以免使下级无所适从。
——批复结语，一般在正文结尾写上“特此批复”并加上句号。若紧缩写为“此复”，也要加上句号。少数批复也在结语部分简要提出执行要求。
正文视内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式（三部分各一段）、两段式（省去结语部分）或总分条文式结构。
（4）落款。注明发文机关、成文日期。
七、函
1.函的特点及函的种类
函是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。公务活动中，函在不相隶属机关、单位之间起着相互联系的纽带和桥梁作用。但在实际工作中，有些文秘工作者对函的地位、功能缺乏足够的认识，甚至没有把函看做一个正式的行政机关公文文种，因而以请示、报告等文种取代函行文的现象比较普遍。比较突出的表现在或因有求于人，或为表示对受文方的“尊重”，以使所求事项获准，便以请示代替函行文。
众所周知，函与请示、报告有同等的地位和作用，但也有不同之处。从行文关系看，函主要用于不相隶属机关之间；请示、报告用于下级机关对上级机关。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。函具有灵活方便的特点。适用范围也较广泛。因而在公务活动中具有不可忽视的作用。凡是其他公文文种不便表述传递的，通常都可以借助于函来完成。诸如不相隶属的机关、单位之间商洽工作，联系事项等；下级机关向上级机关询问具体事项；上级机关答复和向下级机关催办有关事宜，要求下级机关报送材料、统计报表及物件；向有关主管部门请求批准事项；对原发正式公文作某些小的补充或更正，等等，都可以利用函来完成。
函具有灵活方便、形式多样、内容单一等特点，在机关工作中应用比较广泛。具有行文关系的多重性、使用范围的广泛性、反映内容的单一性、行文格式的灵活性等特点。依据《国家行政机关公文处理办法》函大体可分为商洽函、问答函、批答函三种。
2.函的写作要求
撰写函件时，要求行文恳切实在、简明朴素、注意把握好以下几点：
（1）坚持一事一函。函的内容要求做到单一、集中，不能漫无中心，多事罗列，更不能旁及其他，“节外生枝”，以免影响受文机关对所联系公务的及时处理。
（2）注意文字简练。做到言必其中，简短明快，直接将自己的的意见、要求等告知对方、避免重复繁琐，旁征博引，或谦恭有余，表态不足。
（3）遣词用语恰如其分。特别是在平行机关之间，用语注意用商讨的语气，谦恭、尊重、诚恳、友好，既不要傲上慢下、盛气凌人，也不必逢迎恭维、卑躬屈膝。致函一方要把自己的意见告诉对方，不能强加于人，不能提出苛求；复函方也要持和气共事的态度，商量办理，即使致函方要求不尽合理，也不能拒复或用简单顶回去的办法回复。
八、会议纪要
1.会议纪要的概念及种类
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。
会议纪要与会议记录是两个不同的概念，二者的区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探析，二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。
会议纪要具有纪实性、概括性和指导性的特点。会议纪要就性质可分为办公会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要、概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。
2.会议纪要的写作要求
（1）要做好材料的积累工作，主要是做好会议记录，这是撰写会议纪要的基础工作，也是会议纪要的材料来源，否则将有无米之炊之感。
（2）在对基本材料进行整理、取舍的基础上，要进行精心的构思，理出会议纪要的基本框架结构，列出各部分的简要写作纲目，并注意将会议进行中的新情况及时列入有关纲目中。
（3）要突出会议的主题。要抓主题、抓主流、抓实质。要善于整理、归纳出会议的中心内容，写清会议所明确和解决的主要问题。
（4）会议纪要的写作要有条理，逻辑性要强，观点要鲜明，对于问题的概括要完整，不能以偏概全。
要抓观点、抓结论、抓落实。对于具体的方法措施要详写，以便于指导工作。会议纪要用语要简练，用词要精当。
