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第4章 中层领导的上传下达法则(3)

1.4与下属交流谈话的艺术

做好与下属间的交流,从一定意义上说,就是通过面对面的交谈和心灵之间的沟通,达到说服、教育、引导和帮助人的目的。作为领导,做好下属的思想工作,不仅要有较高的政治理论修养,还要掌握高超的与下属沟通交流的艺术。现实工作中,领导者与下属在沟通的过程中往往存在某些障碍,比如:地位障碍、语言障碍、心理障碍、文化差距障碍、认知障碍、态度障碍、环境障碍等。这些障碍的存在,在一定程度上影响了领导与下属沟通与交流的效果。为了消除中层领导干部与下属沟通的障碍,提高沟通效果,领导在与下属沟通的过程中应该处理好以下几个方面的问题。

1.4.1坦诚相见,平等待人

平等、坦诚是沟通的基础。中层领导干部做下属的思想工作,不论是一般的交流、谈话,还是了解有关情况,或是有针对性地对其说服、教育、批评、帮助,自己首先要明白一点,即相互间虽有职位高低、权力大小、角色主动与被动等差别,但在人格上是平等的。而且,无论何时何地,讲话、办事一定要遵循一个“真”字,讲话要说真心话,待人要用真实的感情,绝对不能说那些言不由衷的空话、大话和假话,更不要用不冷不热、矫柔造作的假感情对待下属。要在坚持原则的基础上,放下架子,去掉偏见,与下属交朋友。这样,我们在说理时,就会情真意切,从而在和风细雨中打动受教育者的心,增强我们的工作效果。

1.4.2换位思考,求同存异

在做思想工作时,作为中层领导,要善于换位思考,指出对方想法中合乎情理的一面,并表示理解,这样,既体现了对他人观点的尊重,又避免了两种观点的正面冲突。比如,下属犯错误,有时是因为对个人或小集体利益考虑太多,而对他人利益和全局利益考虑欠周到。遇到这种情况,可以说:“适当考虑个人利益、小集体利益是很正常的,也是合乎情理的。但是,我们不能只考虑个人利益、小集体利益,更不能因个人利益、小集体利益而损害他人利益和全局利益。”这样去做工作,不仅客观、公正,而且合情合理、有血有肉,往往能使下属产生共鸣和共识,从而使对方在感情上接受你。这时我们便可以将自己的信息(教育内容)顺利地传达给对方,以便完成思想工作任务。相反,如果一开始就拿出一些大原则和大道理,直截了当地对号入座批评下属,逼迫其听从自己,就容易使对方产生逆反心理甚至产生抵触情绪。只强调自己的体验,以为“风景这边独好”,就很难走入下属的世界。自然不易为下属所接纳。另外,领导干部在做思想工作时,只要稍微留意观察就一定能发现下属与你的共同点,如果能够将这些共同点作为谈话的切入点,不失时机地强化认同感,那么交往的境界就会焕然一新。这里最成功的标志是在谈“你”论“我”的过程中,自然地道出“我们”这两个字。认同意识一经产生并能得到强化,双方便容易产生亲近感。当然,这里的“换位思考”并不等于迁就错误,坚持原则是做好思想工作的题中应有之义。

1.4.3讲究技巧,准确表达

谈心是上下级间交流的桥梁。谈心,不仅要把握住准确时机,而且还要语言谦和。一般在谈心时,要根据谈心对象不同的文化素养、性格特点、习惯爱好,使用不同的语言。对内向型的对象,使用的语言要柔和一些,使道理像春风化雨那样点滴入土;对直爽开朗的,要善于一针见血地指出问题;对文化层次高一点的,语言可以文雅一点,太俗气了他会觉得你不尊重他,而不愿听你谈话;对文化层次低的,语言应该平实一些,太文雅了,他会觉得你装腔作势耍弄他;对工龄长、资历深的下属,谈心时哲理可以深一点,引用的例子可以广一些,以明事理;对年轻识浅、思想单纯的下属可以多用些朴实、通俗的语言,深入浅出,并注意有感情、有哲理、有事例,可以讲些浅显的道理,多举一些直接经历过的事例,以事悟理。准确的语言表达在沟通中很重要,善于做思想工作的人,平时往往注重积累词汇,讲话时很注意逻辑性。注意声音的抑扬顿挫、注重言语的节奏感。

1.4.4言外之意,巧妙传递

有时候,中层领导面对下属不能直来直去,要懂得迂回、暗示的作用,因为和下属之间的谈话,有时候并不能说破、说穿,只要点到为止即可。暗示,也是一种驾驭术,这种驾驭术具有含蓄、间接的特点。老牛拉车,硬赶不行,不妨兜个圈子,再把它引上路。巧妙地利用暗示,可使下属积极地接受领导的意志和命令,迅速行动。那么,在哪些情况下使用暗示呢?

(1)当中层领导者要向下属传达一种信息,而这种信息又只可意会不能言传的时候,暗示便派上了用场。

(2)当下属和中层领导交换信息,这种信息暂时需要保密而前后左右耳目众多,不宜直接表达时,无声的暗示,可解燃眉之急。

(3)告诉下属,你已在上级面前替他挡过不少过失,使他心存感激而接受工作要求。

(4)故意放出风声说,若是这次工作成效不佳,公司可能有人会被开除,使他因害怕而服从。

(5)先讲一番道理给下属听,如年轻人眼光要放远一点,应好好做事,然后再派工作给他。

运用暗示,要注意下属的心理特点。一般来说,年龄小的女性,独立性较弱的人,更宜接受暗示。反之,那些独立性较强的人,暗示的效果则小些。

中层领导者须根据不同对象,采用不同的暗示语。

把什么事都说得透亮,并非最高明的谈话。要知道,暗示性的话既可以是矛,也可以是盾。

1.5处理下属汇报请示的要领

听取汇报是中层领导了解下情的重要方法,但是,在日常众多的汇报中,从程序上,既有按组织程序的逐级汇报,也有越级汇报。从形式上,既有有组织(或代表组织)的集体汇报,也有特殊情况下的单独汇报;既有不拘形式的顺便汇报,也有爱登领导家门的秘密性汇报。从内容上,既有建议和报告工作的实情汇报,也有道听途说,捕风捉影的虚假汇报;既有捉摸领导心态,观测风向的汇报,也有拨弄是非贬低他人的恶意汇报。因此,领导者在听取汇报时一定要保持正常的心态和聪明的头脑。

1.5.1倾听下属汇报的工作要领

为不误人误事,实现科学决策,树立良好作风,领导者在听取汇报时,应坚持一定的原则,严格把好接待关,力争使自己听的汇报富有实效,并在众多错综复杂的汇报面前耳聪目明。

要听主渠道的汇报

不是代表组织的个人汇报和借口陈述所谓“群众反映”的非原则性问题的汇报不听,因为听了只能因小失大,自寻烦恼。对利用老婆参政和老同学、老战友、老同事,甚至内部职工队伍中的后进层无原则地捆成一团,以汇报工作为名,互相抬轿子,诬陷好人的应予制止,不要轻信。

要按正规程序听取汇报

对不按组织程序和以不负责任的匿名信以及不符合送发文程序的“跳跃型”、传单式的汇报,不要失掉政治警觉。

要听怀着正确动机的汇报

对在非正常情况下,带有自私心理,巧施伎俩,实现“招”、“转”、“调”、“提”等非分要求的,应善于洞察,明确表态,不给留有半点钻空子的余地。

要听职能范围内的汇报

对下属各层次范围的事,下级怕负责任,故意上交矛盾,或玩忽职守,出了问题汇报而开脱自己的,不要含糊放纵。

要听合理化建议的汇报

对不是出于公心、为了事业,而是编造谎言、以假乱真或借题发挥、制造矛盾的汇报,不要偏听偏信。

要选择适宜听汇报地点

对非特殊情况或非紧急公务的登门汇报,特别是勤于串门的“常客”,应坚持家中不谈工作或不予接待。

一些单位长期不安宁,正气难树起,歪风难顶住,不能不看到部分汇报者的虚假和听汇报者的不规范所产生的负效应。因此,要鉴别众多汇报的真伪,应带头兴规矩、讲程序、堵邪门。

1.5.2对待下属请示的工作要领

下级向上级请示工作,这是正常的领导活动,问题是现在“请示”太多,该请示的请示,不该请示的也请示。原因可能在以下几个方面:有的下级水平低,听指示已经习惯了,处理问题能力差,遇事不得不向上级求救;有的下级惟恐请示少了领导不高兴,说自己自作主张,不尊重上级;有的下级处事圆滑,怕负责任,本来是该他决定的事,他非要讨个“上方宝剑”,出了问题也好往上推;有的单位上下职责不明,分不清哪些事该由下面定,哪些事该向上级请示;有的上级领导过于揽权,下级只好事事请示。解决这些间题,应从以下几方面着手:

(1)按照不同领导层次职能和任务的不同,明确划分上下的职责权限,做到各司其职,各负其责,上不揽权,下不越权,下不上推,上不下卸。

(2)加强干部考核,提高干部素质,对于能力低的干部,要促使其尽快提高;对于怕负责任的干部要加强教育;能力太低或极不负责任、经教育不改的,不要姑息迁就,要另行安排。

(3)中层领导要经常深入基层,深入群众,主动发现和解决问题,不要坐等下面来请示,学会掌握工作的主动权。

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