3.核对凭证
核对凭证应从下列三个方面的内容进行：
①审核验收依据，包括业务主管部门或货主提供的入库通知单、订货合同、协议书等。
②核对供货单位提供的验收凭证，包括质量保证书、装箱单、码单、说明书和保修卡及合格证等。
③核对承运单位提供的运输单证，包括提货通知单和货物残损情况的货运记录、普通记录和公路运输交接单等。
在整理、核实、查对以上凭证时，如果发现证件不齐或不符等情况，要与货主、供货单位、承运单位和有关业务部门及时联系解决。
4.确定验收比例
由于受仓库条件和人力的限制，对某些批量大在短时间内难以全部验收，或全部打开包装会影响商品的储存和销售，或流水线生产的产品质量有代表性无须全部验收等情况，可采用抽验方法。抽验比例应首先考虑以合同规定为准，合同没有规定时，确定抽验的比例一般应考虑以下因素：
（1）商品的价值
商品价值高的，抽验比例大，反之则小，有些价值特别大的，商品应全验。
（2）商品的性质
商品性质不稳定的或质量易变化的，验收比例大，反之则小。
（3）气候条件
在雨季或黄梅季节，怕潮商品抽验比例大，在冬季怕冻商品抽验比例大，反之则小。
（4）运输方式和运输工具
对采用容易影响商品质量的运输方式和运输工具运输的商品，抽验比例大，反之则小。
（5）厂商信誉
厂商信誉好，抽验比例小，反之则大。
（6）生产技术
生产技术水平高或流水线生产的商品，产品质量较稳定，抽验比例小，反之则大。
（7）储存时间
入库前，储存时间长的商品，抽验比例大，反之则小。
在按比例抽验时，若发现商品变质、短缺、残损等情况，应考虑适当扩大验收比例，甚至全验，彻底验清商品的情况。
5.实物验收
实物验收包括内在质量、外观质量、数量、重量和精度验收。当商品入库交接后，应将商品置于待检区域，仓储管理员及时进行外观质量、数量、重量及精度验收，并进行质量送检。
（1）外观质量验收
外观质量验收的方法主要采用看、听、摸和嗅等感官检验方法。要准确进行外观质量检验，就要求保管员拥有丰富的识货能力和判断经验。外观质量验收的内容包括：外包装完好情况、外观质量缺陷、外观质量受损情况和受潮、霉变和锈蚀情况等。
（2）数量验收
主要包括以下三种方法：
①点数法，指逐件清点，一般适用于散装的或非定量包装的商品。
②抽验法，指按一定比例开箱点件的验收方法，适合批量大、定量包装的商品。
③检斤换算法，指通过重量过磅换算该商品的数量，适合商品标准和包装标准的情况。
（3）重量验收
商品的重量一般有毛重、皮重、净重之分。人们通常所说的商品重量，是指商品的净重。重量验收是否合格，是根据验收的磅差率与允许磅差率的比较判断的，若验收的磅差率未超出允许磅差率范围，说明该商品合格；若验收的磅差率超出允许磅差率范围，说明该批商品不合格。磅差是指由于不同地区的地心引力差异、磅的精度差异及运输装卸损耗的因素造成重量过磅数值上的差异。
②抄码复衡抽验法，是指对定量包装的、附有码单的商品，按合同规定的比例抽取一定数量商品过磅的验收方法。
③平均扣除皮重法，是指按一定比例将包装拆下过磅，求得包装物的平均重量，然后再将未拆除包装的商品过磅，从而求得该批货物的全部皮重和毛重。在使用这种方法时，一定要合理选择应拆包装物数量，使净重更趋准确。
④除皮核实法，除皮核实是指选择部分商品拆开过磅，分别求得商品的毛重和净重，再与包装上标记的重量进行核对。核对结果未超过允许差率，即可依其数值计算净重。
⑤约定重量法，是指存货单位和保管单位在签订《仓储保管合同》时，双方对商品的皮重已按习惯数值有所约定，则可遵从其约定净重。
⑥整车复衡方法，是指大宗无包装的商品，如生铁、煤、砂石等，检验时要将整车引入专用地磅，然后扣除空车重量，即可求得商品的净重。这种方法适合散装的块状、粒状或粉状的商品。
⑦理论换算法，适合于定尺长度的金属材料、塑料管材等。仓库在重量验收过程中，要根据合同规定的方法进行。为防止人为因素造成磅差，一旦验收方法确定后，出库时必须用同样的方法检验商品，这就是进出库商品检验方法的一致性原则。
（4）精度验收
精度验收主要包括仪器仪表精度检验和金属材料尺寸精度检验两个方面。
1）仪器仪表精度检验
对仪器、仪表精度检验时，除简易的指标在仓库验收时检验外，一般专门由质检部门或厂方负责质量检验，仓库免检。
2）金属材料尺寸精度检验
对金属材料的尺寸精度检验是仓库的一项十分重要的工作。金属材料的尺寸，分公称尺寸和实际尺寸两种：公称尺寸是指国际标准和国家标准中规定的名义尺寸，即在生产过程中希望得到的理想尺寸，是生产、储运和使用的依据；实际尺寸是指验收中直接测得的长、宽和直径的尺寸。在实际生产中，产品的实际尺寸与理想尺寸总存在着一定的差距。
尺寸精度是用公称尺寸与实际尺寸的差异范围来表示的，包括偏差和公差。偏差是实际尺寸与公称尺寸之间的差数。实际尺寸小于公称尺寸，两者差数为负数，则称负偏差；实际尺寸大于公称尺寸，两者差数为正数，则称正偏差。公差是指尺寸允许的误差。
金属材料在交货时，都有一定的正负偏差范围。在偏差范围内，则符合尺寸检验要求。
6.对商品验收过程中发现问题的处理
在商品验收中，可能会发现一些问题，验收人员应根据不同情况，在有效期内进行处理。处理问题要做到及时、准确，并要认真填写商品验收记录。在问题未解决之前，有问题的商品应分开存放，妥善保管，尽量保持原包原捆，不得发放出库。
①证件未到或不齐全时，应及时向供货单位或存货单位索取，到库商品作为待检验商品堆放在待检区，妥善保管，待证件到齐后再进行验收。证件未到之前，不能验收，不能入库，更不能发货。
②凡质量不符合规定的，验收入员应如实慎重填写商品验收记录，并及时通知存货单位，由存货单位向供货单位交涉处理。
③数量、型号、规格不符合规定，主要有以下几种原因：供货单位少发、错发；承运部门错装、错运、错送或者在运输过程中造成货损货差；提货人员在车站、码头等错提、少提、多提、串提或在途中造成货物丢失、被盗等。遇到这种情况时，提货人员应积极查询，追回少提部分，退回多提部分，换回错提、串提部分，无法追回的部分由仓库处理，并负责赔偿。
④入库通知单或其他证件已到，但在规定的时间内商品未到库时，应及时向存货单位反映，以便存货单位向供货单位或承运部门查询。
⑤价格不符时，供方多收部分应予拒付，少收部分经检验核对后，应主动及时更正。
如果总额计算错误，应通知供货单位及时更正。
⑥对仓库收到的无存货单位的无主商品，仓库收货后应及时查找该批货物的产权部门，主动与发货人联系了解货物的来龙去脉，并作为待处理商品，不得动用，依其现状做好记录，待查清后再作处理。
⑦发现货物出现残损、潮湿、短件等情况时，必须取得承运部门的货运记录和普通记录。验收人员应将残损、潮湿、短件等详细情况记入商品验收记录，并和承运部门的记录一并交回存货单位处理。如属供货单位或承运部门的责任，由存货单位与供货单位或承运部门交涉处理；如系仓库责任（在提、接、运过程中发生的），则由仓库与存货单位协商处理或赔偿。
4.1.6商品入库手续
商品检验合格，即应办理入库手续，这是商品验收入库阶段的最后环节，也是一项严肃的基础工作。
1.安排货位
安排货位时，必须将安全、方便、节约的思想放在首位，使货位合理化。货物因自身的自然属性不同而具有不同的特性，如有的商品怕冻，有的易受潮等。如果货位不能适应储存货物的特性，就会影响货物质量，要尽可能缩短收、发货时间；以最少的仓容，储存最大限量的货物，提高仓容使用效能。
2.搬运
经过充分的入库准备及货位安排后，搬运人员就可把验收场地上经过点验合格的入库货物，按每批入库单开制的数量和相同的品种集中起来，分批送到预先安排的货位，要做到进一批、清一批，严格防止品种互串和数量溢缺。分类工作应力争送货单位的配合，在装车起运前，就做到数量准、批次清。对于批次多和批量小的入库货物，分类工作一般可由保管收货人员在单货核对、清点件数过程中同时进行，也可将分类工作结合在搬运时一起进行。
在搬运过程中，要尽量做到“一次连续搬运到位”，力求避免入库货物在搬运途中的停顿和重复劳动。对有些批量大、包装整齐的货物，仓库具备机械操作能力，应尽量采用机械搬运方式。
3.堆码
货物堆码是指货物入库存放的操作方法和方式。堆码时要保证人身和货物的安全、清点数量的便利及仓库容量利用率的提高。
4.登账
商品入库登账，除仓库的财务部门有商品账凭以结算外，保管业务部门则要建立详细反映库存商品进、出和结存的保管明细账，现一般用仓库与库存管理系统来进行，用以记录库存商品动态，并为对账提供主要依据。登账必须以正式合法的凭证为依据，如商品入库单和出库单、领料单等。
5.立卡
“卡”又称“料卡”或“商品验收明细卡”，能够直接反映该垛商品品名、型号、规格、数量、单位及进出动态和积存数，一般挂在上架货物的下方或挂在堆垛商品的正面。货卡按其作用不同可分为货物状态卡、商品保管卡。商品保管卡包括标识卡和储存卡等。商品保管卡采用何种形式，应根据仓储业务需要来确定。
①货物状态卡是用于表明货物所处业务状态或阶段的标识，根据ISO9000国际质量体系认证的要求，在仓库中应根据货物的状态，按可追溯性要求，分别设置待检、待处理、不合格和合格等状态标识。
②货物标识卡用于表明货物的名称、规格、供应商和批次等。根据ISO9000质量体系认证的要求，在仓库中应根据货物的不同供应商和不同入库批次，按可追溯性要求，分别设置标识卡。
③储存卡是用于表明货物的入库、出库与库存动态的标识。卡片应按“入库通知单”
所列内容逐项填写。商品入库堆码完毕，应立即建立卡片，一垛一卡。对于卡片的处理，通常有两种方式：一是由保管员集中保存管理。这种方法有利于责任制的贯彻，即专人专责管理。但是如果有进出业务而该保管员缺勤时就难以及时进行。二是将填制的料卡直接挂在物资垛位上。挂放位置要明显、牢固。这种方法的优点是便于随时与实物核对，有利于物资进、出业务的及时进行，可以提高保管人员作业活动的工作效率。
6.建立商品档案
建立商品档案是将物资入库业务全过程的有关资料证件进行整理、核对，建立资料档案，以便货物管理和保持客户联系，为将来发生争议时提供依据，同时也有利于总结和积累仓储管理经验，为物资的保管、出库业务创造良好的条件。
（1）档案资料的范围
档案资料的范围包括：
①货物出厂时的各种凭证、技术资料。
②货物到达仓库前的各种凭证、运输资料。
③货物入库验收时的各种凭证、资料。
④货物保管期间的各种业务技术资料。
⑤货物出库和托运时的各种业务凭证、资料。
（2）建档工作的具体要求
建档工作的具体要求包括：
①应一物一档。即建立商品档案应该是一物（一票）一档。
②应统一编号。即商品档案应进行统一编号，并在档案上注明货位号，“实物保管明细账”上注明档案号，以便查阅。
③应妥善保管。即商品档案应存放在专用的柜子里，由专人负责保管。
7.签单
商品入库后，应及时按照“仓库商品验收记录”要求签回单据，以便向供货单位和货主表明收到商品的情况。另外，如果出现短少等情况，也可作为货主向供货方交涉的依据，所以签单必须准确无误。
4.1.7商品入库单证流转
货物验收工作由理货员、计量员、复核员、业务受理员分工负责。理货员负责作业的组织与货物的数量与外观质量验收、计量、堆码、记录等，并向业务受理员提交货物验收的结果和记录。
具体步骤如下：
①业务受理员接受存货人的“验收通知”（也可由存货人委托仓库开具）、货物资料（如质保书、码单、装箱单、说明书和合格证等），登建货物档案，并将存货人验收通知单作为《货物储存保管合同》附件的形式进行管理，其信息录入计算机中生成验收通知单。然后将存货人验收通知单作为验收资料和“收货单”及其他验收资料一并交给理货员。
②理货员根据业务受理员提供的收货单、验收资料、计量方式等确定验收方案、储存货位、堆码方式、所需人力、设备等，做好验收准备工作。
③由理货员开具作业通知单，进行验收入库作业，做好有关记录和标识。
③货物验收完毕后，理货员手工出具“验收单”，一式一联，一并交给复核员。同时负责作业现场与货位的清理和货牌的制作、悬挂。
⑤复核员依据收货单、验收单对实物的品名、规格、件数、数量、存放货位等逐项核对，签字确认后返回给理货员。
