本节要点
1.销售日常管理的内容
2.销售报表管理
3.销售人员的时间管理
狼王也是很注重日常管理的。它要维护狼群的秩序，组织狼群的游戏、玩耍，关注狼群的活动，训练狼群的战斗力等。正是由于狼王的组织有序、尽职尽责，才使狼群始终保持勃勃生机，在自然界中处于食物链的顶端。
5.2.1 销售日常管理的内容
销售的日常管理细致而复杂，它包括销售报表管理、销售人员的时间管理等内容。本节主要介绍报表管理和销售人员的时间管理。
5.2.2 销售报表管理
报表管理实际上是在企业进入精细化管理后才产生的。销售报表上的数字，最简洁也最有说服力，是问题的最清晰表达和最客观的反馈方式。报表管理涉及对竞争对手的研究、监控，销售业绩的统计和预测，对客户的拜访计划和记录，以及各级客户的意见和反馈等，它贯穿于销售管理的全过程。
1.销售报表的重要性
销售报表提供的资料和其他核算资料比起来，更集中、更概括、更系统也更有条理性。运用销售报表这种管理工具，可以监管销售人员，掌握一线市场信息，培养销售人员精细化营销的意识和习惯等。
①团队内部运作情况的晴雨表。通过销售报表，营销总监可深入了解各销售人员在一定时期内的营销情况和成果，了解销售回款、成本收益等各项指标的完成状况及市场开拓经费收支预算等的执行情况，从而分析、考核每个人的工作业绩，及时总结经验，改进管理，提高经济效益，并为下一步的市场预测和决策提供依据。
②销售分析的重要工具。销售分析就是衡量并评价实际销售情况与计划销售目标之间的差距。销售分析可以为营销总监提供营销情况的总结，为下一步开拓市场做准备。全面真实可靠的销售报表可以为这一工作提供有力支撑。
蒙牛的促销员每天下午5点都要打电话汇报当天的库存、营销、促销状况，以便明确哪些产品库存量大，找出需要警惕的产品，并采取相应的措施。这个汇报经过内勤在电脑上汇总后，第二天早上就可汇报给业务和主管，然后他们做好日报表留底。在北京地区，促销员每天可以通过短信的方式来汇报，但这种做法还处于尝试阶段。而业务员每天早上都要开会，将自己昨天拜访时，随时写在小纸条上面的“拜访情况”转填到正规的报表上面，并在早会上汇报这些拜访情况，如有重大问题需及时汇报给主管。主管仔细看过报表后，将在隔天的早会上指出问题所在，并要求业务员做出合理的解释并且提出改进措施。
③促使销售工作标准化、规范化。报表可以使销售工作程序化、规范化、精细化，使复杂的工作变得简洁并且有说服力，是营销总监对销售人员坚强监督和管理的有效工具。使用销售报表，可以变相而快速地提升销售人员的专业技能，使其迅速成为企业的中流砥柱。
销售报表管理实际上是销售标准化、流程化、制度化的体现，也是销售工作的最基本方式之一。销售报表还是最基本的销售管理工具，它注重流程的标准化，主张用数据说话，做到了管理制度表格化的要求。
④销售报表是销售员自我管理、客户管理的重要手段，也是营销总监进行营销日常管理的重要工具。
现在，销售员常用的表格有：经营日志、用户详情表、用户意向表。营销总监经常使用的表格有领航日志等。在信息化高度发达的今天，电脑已成为主要的办公工具，但表格作为一种易操作、易确认的凭证，仍发挥着重要的管理作用。销售员的个人收益如奖金、提成乃至晋升等，都与之紧密相连。所以，营销总监应定期认真审阅销售员的每份报表，并做出详细的工作点评。
2.销售报表的填写要求
下面，以销售日志为例，简要介绍销售报表填写要求。
①销售日志应该随身携带，每日填写当天的详细销售活动。
②无论出差还是留在当地，甚至在公司或者家里，也得填写当日具体活动及学习内容，除节假日外，当天活动都应记录在案。
③每周六必须上交营销总监审阅、核准，及由营销总监做出批示和点评。
④计划应该详尽填写，要具体到拜访单位或主要联络人且操作性要强。如有临时变动，应提前向销售总监说明一下。如果没有周计划或填写不符合要求，就不予出差和报销。
⑤营销日志是业务开支报销及提成计算的重要依据。
3.销售人员常用的日常报表
报表管理使销售的过程管理更加具体可控，销售人员的日常报表有行动计划表、工作月报表、周报表、销售日报表、销售明细表等。
4.如何设计销售报表
营销总监应设计出合理的、符合公司实际情况的各类销售人员汇报表格，这是有效管理团队成员和掌握客户资源的重要手段，也是进行日常管理的重要工具，表格管理可以让工作条理清晰，让人对业绩一目了然，还可以让团队动态地监管客户。
（1）销售报表设计的3大原则
为了充分发挥销售报表的作用，便于销售报表使用者进行分析和决策，在设计销售报表时。
（2）设计销售报表的4大关键点
①是否可以处理海量数据。对应的销售报表有没有建好相应的数据库，所建的数据库能不能完成海量数据的处理工作？这是销售报表管理中的最重要因素之一。
②工作成果是否可以重用。有很多销售报表都会有一些共性、共有的业务存在，这些业务可能会不断重复出现、重复使用。
③做好的结果是否可以放在同一页面。有时，对于某些相互联系的报表，可以考虑设计到同一页面，这样会大大方便销售人员或营销总监进行相关数据查看，更利于迅速做出判断和决策。
④报表管理起来是否方便。报表设计要求简单明了，干净利索。如果报表管理起来非常复杂，会造成很大的不便：第一，会使销售人员难于接受；第二，培训需要花费更多的时间；第三，营销总监在查看时也会造成困难，不利于发现问题的根源，不利于快速做出决策。
5.销售报表管理的注意问题
计算机技术的发展为报表管理和应用提供了广阔的天地。各种软件的普及和应用，使报表制作变得简单易行。以下是营销总监进行销售报表管理要注意的9个问题。
①营销总监要重视报表管理，要常抓。这是一句很老土的话，但报表管理确实要落到实处。
②报表管理贵在坚持。销售人员天天坚持填写报表，习惯成自然。纳入日常工作的序列，纳入企业管理制度之中。营销总监一般根据各销售人员每周或每月等周期性的汇总性报表，查看在销售中存在什么问题，以及有哪些地方需要改进。如果说报表管理只进行一段时间，那是没有任何意义的。
③要建立良好的奖罚制度。对那些报表填写真实、及时、详细，问题分析到位，提出具有建设性意见的销售人员，要及时给予适当奖励、表扬、鼓励，或者对其赋予更多的信任和重用培养。对那些做的不认真的，轻则给予批评、扣罚金钱，重则开除。
④销售部门要更多地承担起分析收集回来的数据并提出更有针对性的建议。虽然其他部门也要重视数据收集，以完善数据库，但销售部门所收集的客户信息数据库才是企业最需要的。
⑤防止一线报表信息的失真。有时候，一线人员所填的报表常常因为某些原因而失真，解决的办法是建立一个严格的制度，有专门的人不定时地进行抽查，同时要利用不同的利益主体来相互制衡。现在，销售报表信息的汇报可采用电话、短信、E-mail等方式。
销售报表管理的核心是流程的规范。其实，报表作为一种销售管理工具，很多企业已经做得很好了。在一个企业中，三个“流”需要重视：现金流、物流、信息流。而销售报表管理体系主要体现了信息流的流向。营销总监需要将终端信息收集并汇总至规范化的表格上，通过对表格的分析得出结论并给出建设性的建议，不断向上层汇报，进而共享至整个企业的其他部门。
⑥在设计销售报表体系时，一定要注重实用性，即设计的这套报表体系要对销售人员有帮助。现在，很多公司的报表分得很细，但也要考虑到销售人员的精力和时间的投入，一个主要的宗旨是要化繁为简。另外，很多公司设计报表的人根本不了解一线的实际，做出来的报表自然是中看不中用，造成人员的浪费和在使用上的延迟。所以，要保证执行效果，必须找一个懂市场了解一线情况的人来做。
⑦报表所填的内容必须真实。这就要求团队成员的各项工作必须深入实际，那些为了应付检查而闭门造车、胡编乱造的做法是不可取的。
不过，仅仅通过表格、表单、报告来追踪销售人员的行动还远远不够，营销总监还需要与销售人员进行面对面的沟通，以了解销售人员的思想变化及业绩未能达成的深层次原因，以便采取解决问题的正确措施。
⑧对已建立的报表特别是档案类的报表要进行动态管理。建立报表档案并不是一项一劳永逸的工作，在开拓市场之初填完一张报表后就让它在文件柜里睡大觉，这样的工作报表对销售工作毫无帮助。营销总监要督促销售人员，通过高频率拜访，及时获悉客户、市场各方面的变更和变动，将对应的报表信息内容更新，做到与市场实际与客户实际相吻合。
⑨营销总监有必要亲自参加到一些抽查、回访等活动中去，通过各种方式和工具来实施有效的过程管理。因为市场是可怕的，如果只通过报表看市场，如果营销总监只通过电话来追踪、了解销售人员的行踪，可能只能解决“出勤不出工”问题，而不能有效解决“出工不出力”、“出力不出活”问题。
5.2.3 销售人员的时间管理
时间对每一个人都是平等的，但时间在每个人手上的价值却不同。做销售，更应学会管理时间，让时间增值。
1.什么是时间管理
“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“管理”。这也需要营销总监教会销售人员如何管理自己的时间，从而提升团队绩效。
大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。
2.时间管理的4项原则
在销售实践工作中，营销总监应该如何教导销售人员，使之合理、高效地管理和利用工作时间呢？营销总监需要让销售人员知道以下几点。
（1）按照计划工作
凡事预则立，不预则废。计划是做好时间分配和时间管理的关键。
查尔斯·史瓦在担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾向管理顾问李爱菲提出过一个不寻常的挑战：“请告诉我，如何能在办公时间内做更多的事，我将支付给你任意顾问费。”李爱菲想了想，递了一张纸给他，并说：“写下你明天必须做的、最重要的各项工作，然后先从最重要的那项做起，做完了再做下一项，以此类推。将上述的行为变成你每天的工作习惯，并持续执行下去。当你觉得这个建议对你有了较大效果时，把它推广到你的部属中间去，让他们也这样做。”
几个星期后，史瓦寄了一张支票给李爱菲作为咨询费用。知道那张支票的数额吗？25000美元。
后来，这种方法发展成了六点优先工作制。这是提高工作效率、有效利用时间的法宝。
使用说明：
每天按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴的做标号为“2”的事情，依次类推，处理完6件最重要的事情后，再考虑其他事情。
用此表可以防止每天忙而无功，通过坚持每天按照重要程度而不是紧急程度做事，可让我们每一分每一秒都做最有生产力的事情，处理事情时更有条理，利用时间更高效。
（2）事事有量化目标
每天做什么、要达到什么量化的标准，都必须做到心中有数。在设定目标时，可将目标分为3种层次：底线目标——无论如何，都必须千方百计完成的量化目标；力争目标——通过改进工作方法和技巧，或者提高自身能力可以争取达到的目标；理想目标——通过策略、投入的改变或借助外力，有可能实现的目标。
要注意的是，在同一个时间段里不应给自己提出过多目标，这样可能造成时间、精力和资源的分散。在同一时间段里应力争关注一个目标，以聚焦时间和资源，增大其实现概率。
（3）目标要分时段
工作目标确定后，要细化到时段，做到每个时段都有明确的实施活动，使它们具有更好的逻辑性和精密性。过于模糊和笼统的目标无法激起人的努力激情。
（4）先做重要事，分清轻重缓急
紧迫性取决于时间要求，重要性则是针对此事对目标实现的影响程度而言的。销售人员应从自己的工作中学会如何进行工作分析和归类，把该做的事情分成不同等级。一般来说，销售人员的工作可分为三类。一类是老业务，一类是新业务，一类是非业务。销售人员应根据行业性质、产品特点和公司的营销模式，准确地对自己的事务和所拥有的工作时间进行归类、分析。按照紧急重要、紧急不重要、不紧急重要、不紧急不重要的四象限法则，做好自己的每日行动计划。
时间管理的四象限法则是许多高明管理者的常用工具。它可以提示我们在做日常工作管理时，先做最重要的和最紧急的，最后做不重要也不紧急的。将事情按照四象限法则划定后，我们就可以腾出更多时间来做更有生产力的事，从而提高日常管理的做事效率。
销售人员可通过制定日工作计划，将自己每天的工作都纳入到规范、可控的状态，从而让销售工作有条不紊、提高效率。销售人员常用的日工作计划表。
注意，重要事项设定时要按80/20原则，采用最有价值的事情优先的原则。同时在计划时间时你只能计划工作时间的60%，预留40%的时间不计划，这40%的时间用于处理那些不可预知的事情。
3.揪出浪费时间的真凶
只有知道是什么造成了时间的浪费，才能有针对性地加以弥补和克服。营销总监要提醒销售人员，如下几点是浪费时间的最常见表现，需加以注意。
①工作没有计划性。缺乏工作计划的销售员，常让一些无关紧要的事情把自己的时间塞满，而最应花时间完成的任务却被借口时间不够而无法完成。
②习惯性的拖拉。主要表现为：做事不主动，总是等到最后一刻才匆忙去做；犹豫不决、顾虑过多而拖拉；因过分地追求完美导致的拖拉。
③嘴上的时间浪费。例如，有些销售人员热衷于请客吃饭；喜欢谈天说地侃大山；痴迷于煲电话粥；与客户沟通不得要领，啰里啰唆，满篇废话。
④不会拒绝干扰。有些销售人员是老好人，总是无条件地满足同事、朋友或客户的所有请求，以为这样就能取悦他们，从而获得他们的支持。结果他们对所有的请求都一概答应，哪怕别人的请求对自己的工作造成了干扰也不敢拒绝，这就造成最终不但自己招架不住，而且把大量时间消耗在了别人身上。
工具 拖延商数测试表
拖延是浪费时间的大敌，营销总监可用题目，测测销售人员的拖延指数。对测试结果为比较拖延的人，帮助其改正拖延习惯，提升执行速度和工作效率。
杂乱无章的办公桌，找什么文件都手忙脚乱，这种现象也是办公室常见的时间杀手。营销总监可通过让销售人员解答的12个问题，测测其文件处置情况。如其无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“”。营销总监也可用自测，看看自己的文件处置能力是否足够。如果不够，则需要尽快改善，以防浪费更多时间。
案例讨论 善用报表好处多
佳美公司的营销总监曾这样说过：对于一个营销总监来说，销售报表的作用非常多。首要的是加强了控制，包括对下面大区经理、城市经理等下属的直接控制，以及对经销商的控制等。另外，现在很多企业都对重要客户如大的经销商、全国性的重要客户或者区域强势的重要客户有某种特殊的倾斜和照顾，如给予几十万元的铺底等。这样，通过客户评估表就可以了解该客户过去的销量、实力、信用及近年来的货款支付状况等，减少应收账款的风险。从这个意义上讲，报表还能规避一定的财务风险。此外，通过分析报表信息也可以让我们很容易分析出一些趋势，比如，重要客户的销量变化可作为下阶段工作的参考。从这些趋势性的东西上，往往能看出公司的未来业绩成长点。
案例提示
营销总监当然可以从一线市场获取信息，不过报表仍然是他们获取信息的更好途径。现在，中国台湾的公司还喜欢用一种叫联签表的报表。在媒体宣传和大型的促销等活动中，他们事前事后会听取不同环节的许多关键人物发表的直觉性观点和意见，通过这些意见来对该活动做出决策和总结评价。因为他们不太相信一些咨询公司提供的所谓调查数据。这也可以作为获取市场真实信息的一个途径。
讨论题目
1.你如何评价佳美公司营销总监所说的这段话？说说你的理由。
2.佳美公司的营销总监所谈的报表的作用是不是完善的？为什么？
3.你从中受到什么启发？
思考
1.销售业绩似乎与报表没有关系，请问为什么还要学习报表的管理知识？
2.结合本节内容和你的管理实践，谈一下对销售人员进行时间管理时应该注意哪些问题？
