沟通中同步前进的技巧
在实际的沟通中，彼此认同是一种可以直达心灵的技巧，彼此认同又是沟通的动机之一。这样，在认同这个态度上，外在技巧和内在动机就结合得比较完美。认同经由同步而来，沟通关系都是从同步开始跨出第一步的。并且，认同的目的几乎就是达到同步，这就形成了一个奇妙的进程：同步+认同+同步。
毫无疑问，后一个同步是在认同基础上达成的共识和一致行动，相比前一个同步已经产生了质的飞跃。
同步是沟通第一步，应该首先理解。同步就是沟通双方彼此经过协调后所形成的、有意要达到同样目标时所采取的相互呼应、步调一致的态度。它意味着沟通在经过彼此的默许和暗示之后正走在通向顺利的路上。
沟通双方相互以对方的角度看问题时，同步就开始了。于是，彼此都寻找共同点。各种共同点综合起来，沟通的可行性就大了。所以说，要沟通就得寻求同步。
下面介绍一些寻求同步的技巧，但愿这些外在的技巧的丰富能配合你的内在动机，使你达到沟通的目的。就像一个练就了好脚法的球员走上球场就能进一两个球一样，胜券在握。
第一，利用呼吸促进沟通
呼吸是最具普遍性的现象。你永远都不可能说与你沟通的人居然没有呼吸吧？也就是说没有呼吸是不可能沟通的。那么，能不能利用呼吸促进沟通呢？呼吸是所有人不需寻找就具有的共同点，应该可以促进沟通。怎么用呼吸促进沟通呢？
曾经师从容格学习的心理分析导师皮科·嘉尔曼教授认为：“呼吸的同步具有诱导性，它可以诱导沟通者的心灵发生感应，从而使双方步调一致，彼此配合。”
同呼吸的方法有很多种，经各方验证最实用的一种是这样的。首先，选择最合理的空间位置。研究表明双方保持90度角时，最能够感应呼吸，且看到的呼吸最全面。当然，根据环境不同，也可采取正面或者较远处的位置，最极端的是从背面，这一般出现在背靠背的情侣之间，他和她可以通过身体的接触而感应到对方的呼吸。其次，观察彼此的呼吸节奏。男人用腹部呼吸，女人是用胸部呼吸。其三，对方呼气，你也呼气；对方吸气，你也吸气。注意掌握呼吸的轻重缓急。其四，由于说话之时，呼气比较多，你听别人说话时，就得呼气；相反，对方沉默时，就跟上一项一样。其五，自己开口说话时，言词应尽可能配合对方的呼气，吸气则可以稍加忽略。
据研究，这个同呼吸法最适用于对方感情和情绪变化激烈之时。
第二，保持视线同步
你知道吧？人为什么有两只眼睛？这个问题一问之下，你会觉得好笑，可细想下来，似乎和“先有鸡，还是先有蛋”一样无法回答清楚。既然它是如此纠缠不清的问题，那就抽象一点回答：是造物主为了教导人们视线同步时才能看到全面的问题。这样，我们就从人为什么有两只眼睛这个疑问中找到视线同步这个答案。视线同步在沟通时是非常重要的，几乎所有的教科书都认为：“说话时要看着对方的眼睛。”这是追求同步的好方法。
注视别人的眼睛最起码可以暗示对方：彼此的沟通是认真的。当你的视线投注在对方的眼里，对方也会配合你的视线，他人岔开视线时也跟着岔开视线，他人眨眼睛时也跟着眨眼睛。做这些动作时，不要过分专注，要显得自然，尽量让对方相信你只是在朝他的眼睛说话。
彼此的注视互相习惯之后，就可以让注视时间长一些，对方就会彼此感兴趣，自然就会为沟通铺平道路。当对方注视自己时，应该尽力与对方配合，彼此就会抱有好感。
另外，还要能跟踪对方的视线，随着对方视线的方向而调整自己视线的方向。人们往往能够凭借面对着某一事物时的方向一致而不约而同地感应到共同点。
第三，姿态的共同性
能够在姿态上留心观察是件有趣的事。研究表明，人体常用的姿态不过三十几种，按人类总人口比例来分配，平均十几亿人就共有一个姿态。呀！的确是个惊人的比例。你要明白的是：你每做一个动作，可能就有十几亿人和你有同一个动作的共同点。姿态真是不可忽视的交际沟通手段，而且不可不用。
倾听他人讲话是沟通的必要条件，如果倾听时能够配合姿态动作，他人一定会更有认同感。倾听时，频频点头的动作可以和对方的语言节奏相一致。姿态和动作也渐渐变得相似时，表明沟通正在深入，越深入就会越相似。这方面的铁证就是，老夫妻由于长期配合沟通，在相貌上也会变得酷似。你可以把身体主要部位的姿态和对方保持一致。如果对方小声地说话，你也小声回答。试想你声大如狮吼，别人不吓一跳才怪呢。采取姿态的同步还可保护自己，因为这样可以蒙蔽对方的判断力。研究表明：相似的相貌，相似的身材，很容易成为朋友。
第四，各种速度都要合拍
当你懂得配合对方呼吸、视线、姿态等等同步效应时，沟通已经变得容易了。但要沟通变得更容易，还得配合速度也可以说节奏。沟通时的速度不是竞赛，谁也不是冠军，谁也不是最后一名，大家一起撞线，就算是并列第一吧，各种速度都要合拍。合拍的例子最简单的一个就是别人唱歌时你在旁边打拍子。
最重要的是根据他人说话的速度作出反应，他缓慢地谈吐时，你要缓慢地点头；他说话急速时，你要迅速地做出反应。
还要训练自己的观察力。只有敏锐的观察力才能够和他人的速度随时配合。
寻找共同的感觉
要使沟通双方都有同感。同感就是共同感觉。人其实也是感觉动物，每时每刻都被上千种信号所刺激。但是，这么多信号为什么不会使我们手忙脚乱呢？这是由于人脑的处理功能很卓越，它只挑选最重要的感觉供我们判断。
人的全部感觉被5种器官分享，因而可以分为听觉、视觉、触觉、味觉、嗅觉。其中，只有味觉是由内在器官舌头分享，其他几种是外在的。但是，嗅觉也可以说是内在地，因为鼻子总是端端正正摆在脸上，没什么动感。所以味觉和嗅觉是我们不容易观察的，只有在极其特殊的场合能够有同感。而视觉、听觉、触觉都是容易观察的，所以很容易有动感。每个人在感觉能力上都会有侧重点，其中总有一种感觉比较出色。
一般来说，视觉出色的喜欢看，听觉出色的喜欢听，触觉出色喜欢动。如此区分之后，你就可以通过观察判断，采取相应的配合措施，从而达到与他人有同感。有了同感就可以更加顺畅地沟通。
投其所好的方法
无论是在哪种场合下与人交际，总是可以通过很多渠道了解到对方的喜好。对他人喜好之物表示兴趣，可以顺利地达到同步。
投其所好并不是容易的，这个问题不适合主动挑动话题，更多的是要暗示，表明是不经意和他人的兴趣爱好相一致，更令他人兴奋。如果主动挑动话题，往往达不到效果。比如说一个喜欢写诗的人，你要是主动去和他大谈特谈写诗，他可能很厌烦，因为这方面他是专家，你所说的在他看来一句都说不到点子上。如果你无意中表示出兴趣来，让他来谈论，你们沟通就会很迅速地达到融洽。不经意地表达出和别人一样的兴趣爱好，会让别人主动趋近自己，他们心想：啊！他也喜欢。
要投其所好，最关键一点是了解到他人真正的兴趣爱好，自己也得在这个爱好上有所准备，沟通时，自然流露出来。注意！投其所好的准则是：不经意流露。
简单、明确是沟通的重要工具
比如上司要你报告前几天的工作情况，你能像下面这样回答吗？
职员：“前几天我重病在床。”
上司：“什么，你没去那家公司？”
职员：“后来，我托小王去办。”
上司：“他做得如何？”
职员：“他由于有事外出。”
上司：“还是没办……”
职员：“不，我强撑病体，去那家公司，见到经理。”
上司：“快说呀，怎么办？”
职员：“他不愿接受我们的条件。”
上司：“啊！”
职员：“但是……”
上司：“滚出去。”
是的，如果你在紧张情况下一再拐弯抹角，吊人胃口，只会落个滚出去的下场。
注意语言用字的魔力
用对了字眼不仅能打动人心，同时更能带出行动，而行动的结果便展现出另一种人生。
当我们所说的话用对了字眼就能叫人笑、治疗人的心病、带给人希望，然而若是用错了字眼就会使人哭、刺伤人的心、带给人失望。同样，借着所用的“字眼”可以让别人了解我们崇高的心志和由衷的愿望。
马克·吐温说：“恰当地用字极具威力，每当我们用对了字眼……我们的精神和肉体都会有很大的转变，就在电光石火之间。”
历史上许多伟大人物就是因为善于运用字眼的力量，大大地激励了当时的人们，他们跟随着这些伟大的人物，塑造出今天的世界。的确，用对了字眼不仅能打动人心，同时更能带出行动，而行动的结果更展现出另一种人生。当美国的帕特里克·亨利站在13个州代表之前慷慨激昂地说道：“我不知道其他的人要怎么做，但就我而言，不自由毋宁死。”这句话激发了几代美国人的决心，誓要推翻长久以来骑在他们头上的苛政，最终建立了美利坚合众国。
许多人都知道人类的历史就是由那些具有威力的话所写成的，然而却很少有人意识到那些伟人所拥有的语言力量却也能够在我们的身上找到，这能改变我们的情绪、振奋意志乃至于有胆量敢于面对一切的挑战，使人生过得丰富多彩。
生活中时时选择使用积极性的字眼，最能振奋我们的情绪，反之，若是选择使用了消极的字眼，就必然很快地使我们自暴自弃。遗憾的是我们经常不留意所用的字眼，以致错失唾手可得的大好机会。因此我们务必要重视使用字眼的重要性，这做起来并不难，只要你能聪明而用心地选择便行了。
我们在跟别人说话时常常用字十分谨慎，然而却不留意自己习惯用的字眼，殊不知我们所用的字眼会深深影响我们的情绪，也会影响我们的感受。因此如果我们不能好好掌握怎样用字，如果我们随着以往的习惯继续不加选择地用字，很可能就会扭曲所历经的事实。譬如说当你要形容一件很了不起的成就时，用的字眼是“不错的”成就，那对你的情绪就很难造成兴奋的感觉。这全是因为你用了具有局限性的字眼所致。一个人若是只拥有有限的词汇，那么他就只能体验有限的情绪，反之若是他拥有丰富的词汇，那就有如手中握着一个可以调出多种颜色的调色盘，可以尽情来挥洒你的人生经验，不仅为别人，更可以为自己。
在此我们再举一个著名的例子，那是发生在美国一家全国性的长车服务公司的事，他们只不过改了一个字眼就大大地提升了他们的工作品质。那家公司的管理阶层发现他们所送的货物中有万分之六会送错地方，这使得公司每年得额外赔上25万美元的损失，为此公司特别聘请了戴明博士去给他们诊疗一番。根据戴明博士的观察，发现这些送错的案子中有5.6成是因为该公司的司机看错送货契约所致。为了能一劳永逸地消除这样的错误，而使该公司能做好服务品质，戴明博士建议最好把这些工人或司机的头衔改为技术员。
一开始公司觉得戴明博士的建议有些奇怪，难道把职位头衔改一改就能把问题解决？难道就做这么一个简一单的动作便可以了？可是没有多久绩效就出现了，当那些司机的头衔改为技术员之后不到30天，先前万分之六的送错率一下子便下降到了万分之一以下，也就是说从此那家公司一年可以节省25万美元。
这个例子说明了一个基本的事实，字眼的转换不管是用在个人身上或企业整体上都有相同的效果。
注意声调、表情
对外的沟通，是使你的理想被接受，或获得你所想要的东西的一种力量，为的是要影响他人。接受你的见解。理想要被别人接受才能实现，否则很难达成。美国有一句名言：“你想改变世界，得先改变自己。”这不是要去讨好人家，而是要能接受改变，才有办法适应，进而改变世界。
在对外沟通上，大家可能认为没有问题，事实上，沟通并不简单，许多的劳资纠纷，政府政策无法推行等问题都是沟通不良所造成的。
其实很多人讲话，内容不是很重要，根据行为学家所做的实验统计指出，内容的重要性只占7%，声调、表情占30%，身体语言占了55%。
提出明确的指示
电影《业余爱好者》中有这样一幕：当莫扎特的歌剧《费加罗的婚礼》首演结束后，奥地利国王来到幕后表示祝贺。他告诉莫扎特说，这部歌剧很精彩，然而音乐太复杂了—“音调太多了”。
莫扎特反驳说，使用的音调不多不少，正合需要。
国王坚持说“音调太多”。他武断地建议如果减少一些音调，这部歌剧会变得更加伟大。
莫扎特反唇相讥：“陛下，我该减少哪些音调呢？”
国王回答不上来。
如果“指示”使接受者不能理解，或者冒犯接受者，或者不能说服接受者，那么“指示”就毫无意义。
可是，现实生活中的人们每天都在错误地发表着毫无真正意义的指示。我们时不时用书面形式或者口头形式向助手传递一些信息，但是我们常常过高估计这些信息的价值。下面列出的是人们在商业活动中经常听到或者发出的所谓“指示”：
“这个意见应该引起足够重视。”
“先不去管它。”
“我们应该卖得更多一些。”
“就这么干。”
“你们应该干得更好一些。”
“你们需要做更多的工作。”
“搞懂了你再回来找我。”
“我们要在这次交易中赚许多钱。”
“你们要弄清楚这个人究竟想要什么。”
“竭尽全力，搞好这个项目。”
“我不明白这件事，你给我说明一下。”
……这些指示有哪些不适当的地方？上述“指示”的错误在于他们缺少有效指示的基本元素。基本元素应该包括：
①明确指示的原因。一条好的指示就像一篇任务说明书。它明确说明了特定的目的和原因。如果你叫某人来你办公室（一种最常见的指示），目的不言自明：你想和他面对面地谈话。然而，许多日常指示的原因都不明确，需要给予明确的解释。
例如，你对下属说：“竭尽全力搞好这份建议书。”这个指示不会给下属留下深刻的印象，它是一条非常含糊不清的指示，以至于不能促使接受者随后真正行动起来。如果你在这句话前加上一句：“这份建议书是这一年中我们送给最重要客户的最重要文件。”那么，这就大大增强了你的指示的重要性。这样一来，你就说明了指示的原因，促使接受指示者必须首先完成这项任务。
②明确指示何时终止。一条好的指示不仅促使接受指示者开始行动，而且明确了何时终止行动。比如对某人说“这份方案报告需要你再花些功夫”，就是一条语意不明的指示，因为它没有说明究竟需要花多长时间。从理论上讲，接受指示者可以一直不停地干下去。一条好的指示应该加上一句：“当你完成了准确的方案，获得了鲍勃和托德的同意后，再把它交给我看。”
③明确执行指示采取的方式。一条好的指示，一般含有正确的行动手段和程序说明。如果你在公司里说“注意一下这个问题”，或者“先不去管它”，下属职员们不一定总能准确地领会你的意思。大多数人需要你说明他们每一步的工作程序。比如说，当你叫助手给另外一家公司的一名经理打电话时，你应该详细告诉助手打电话的时间，对那名经理的助手怎么说话，他要谈的主题和要回避的主题。奇怪的是，许多管理人员常常忘记或者没有时间说明指示的这些技术性细节。如果你仅仅告诉某人做某事，却没有告诉他怎么做这件事，结果他没有按照你的内心想法去做，就毫不奇怪了。
④明确指示的时间期限。一条好的指示应该明确规定时间期限。“我需要它”，没有“过一会儿我需要它”表达得清楚，而后者又不如“5点钟以后我需要它”明确。最好的指示总是明确地标出了时间。
⑤明确指示执行的程度。一条好的指示明确规定了你应该做到什么程度，例如，你告诉别人你家的地理位置：“过了右边的教堂，离我家刚好一条街的距离。”在商场上，这就意味着明确了什么是你能够接受的，或者什么是你不能够接受的。
例如，你告诉下属说：“我们要在这次交易中赚许多钱”，就会引起疑问：“许多钱”究竟是多少钱呢？如果你没有告诉下属至少是5万美元，那么，当他们心满意足地赚回2.5万美元时，你只应该责怪自己了。
把压力施加到对方的思维中去
我们为什么从心底更愿意和思路清晰的人打交道？因为我们和思路清晰的人打交道，可以省很多力气，思维[的压力较小，不用动多少脑筋就可以顺着他人的思路按惯性滑动，因为他表达的都可以理解。但是，思路清晰的人也会产生压力，他会明显地感觉到他人总是借用自己的脑袋思考问题，他会有很累的感觉。为避免他人的依附，可以用压力法，把压力施加到他们的思维中去。
我们每时每刻感受到的刺激是多种多样的。经过感觉处理后，依旧会有大量互相矛盾的信息困扰我们的思维，造成压力。现在我们要利用它为沟通服务。沟通技巧的运用最终是为了达到目的，也就是减轻压力。
不妨让困扰思维的压力搅昏头脑。当然，在沟通上表现为搅昏对方的头脑，让他人处于判断的两难选择中。这样，他人为了减轻压力，会迅速认同你的选择，让你得以达到目的。处在两难选择时，人的思维混乱就喜欢走捷径。
比如：美国伦德公司经理罗基亚尼有一次对人说：“在很多事情上，故意言语矛盾地下命令，可以很好地控制公司职员。”他经常上午下命令，下午又改动命令，让职员摸不着头脑，思维上压力巨大，从而重挫了职员的骄傲自满，他们做起事来唯命是从。但是，他也有被职员施加压力而放弃自己立场的时候。有一次，他要求某个职员加班，职员就做出一副马上要回家的样子，但却认真地工作。他看着那股热情的劲头，头脑产生了混乱，只好让这位职员回家。为什么？他说：“你忍心让一个已经准备好要出场的球员热心地帮助边裁到处去拾球吗？他本来可以不加班的。”
现在，比较容易清楚地说明这个搅浑水的技巧，也就是故意自相矛盾，使他人感受到思维压力，让别人对你的判断无法统一。当人感到混乱不堪时，很容易妥协。在你的桌上摆一本毫不相干的与你平日所从事专业相去甚远的著作，轻易就可以让人觉得你捉摸不透。
如何中断别人的思绪
这个技巧讲究的也是施加思维压力。它用的是中断别人思绪的办法。也就如同把一条沟渠突然挖断，改变水的流向，让水流到自己的方向上来。人的思绪也好比是一条沟渠，如果突然被中断，应该发生的事没有发生，他人就会陷入落空的茫然中，趁他没来得及想出应对办法而倍感思维压力大的时候，立刻提出自己原来不好说出口的事。他人为减轻压力，很容易就顺着你的思绪走，而顺势达到自己的沟通目的。中断法是很容易找到时机的，因为人们很容易产生选择茫然的压力。比如说：在会议之中，当主持人正下结论时，你突然打断会议进程，提出自己的建议，你的建议就会更显突出。
让他人主动依照你的思路行事
这绝对是一种古老战术。也就是让他人持续地感受着某种状态，从而让他倍感疲惫的思维压力，主动放弃抵触情绪，承认现状，并依照你的思路行事。比如，足球队整天让球员练头球，连续几周之后，球员们全被弄得忍无可忍地要求换个训练方法；这时，你让他们一个个去练平时不愿练习的小跑步，他们也心甘情愿。
罗伯特·阿尔在他成功的汽车推销生涯中最善于运用疲劳战术，他总是请他的客户连续地开几辆破烂车。客户非常恼火时，他再把他们引到一辆性能较好的车上，客户们早被破烂车折磨得疲劳不堪，感觉这辆车很合胃口，往往当即拍板买下。他用这种疲劳战术每年卖出百余辆二手车。他的邻居们老是奇怪罗伯特·阿尔总愿意给几辆破车装饰一新，却不愿改装车的内部报废的零件。他们甚至认为：“罗伯特真是个蠢材，装饰外表的钱足够给破车脱胎换骨了。他要懂得表里如一的原则，那些车早卖出去了。瞧他每次努力让客户买车的热情样儿，真是滑稽可笑，结果客户只买更好的货。”居然有这么多人不晓得罗伯特用心良苦。
具有建设性的给人施加压力
在生活中，来自感情压力最多，给感情施加压力也最容易。因为感情基本上就是心的外形。人脑袋里不舒服，可能还会靠思绪去理清乱麻，要是心里不舒服，那就非茫然失措不可。给人心施加压力，令其不安，可以让沟通的主动权掌握在自己手中。
女孩子们是很懂得感觉不安的技巧的，所以她们约会时故意迟到，让男朋友一阵心绪不宁，如果突然出现，他早已没有责备之心了。
在某些特殊场合，当我们需要对人心施加压力时，就应该创造出施加压力的条件来。还可以营建出一些极端效果，达到施加压力的目的。比如激怒他人，或者把他人逼哭，或者把他人逗笑，或者让他人发愁。
当然，最具有建设性的给人心施加压力的技巧应该是使他人愉快。愉快怎么也是压力呢？啊哈，这一点不奇怪，当他人被你引向喻快境地时，他心中的压力是：觉得欠了你什么似的。沟通就意味着和你在感情上持平。
对话的原则
在社会的各个层面，都有通过对话达到相互理解的强烈需要，尤以商界为最。商业场合有很多因素，如组织结构优化、企业战略联盟、激发员工主观能动性、以客户为中心等等汇集在一起，强化了对话的必要。
对话是一种很严格的讨论方式，对参与者有严格的纪律要求。如果不遵守这些纪律，就无法从成功的对话中获益。如果开展很有技巧性的对话，结果可能非同一般：它会消除长期的偏见，克服不信任，取得全新认识，发现新的共同点，增强群体的凝聚力，等等。
对话和一般的讨论之所以截然不同，在于它有3个鲜明特征。对话是相互平等，互不强求。真正的对话中不存在对话各方的较劲，不存在级别高低的影响，观点不同也不会有丝毫的惩罚，总之没有任何形式的强人所难。
①相互平等。对话之所以是对话，正在于对话各方已经建立了信任，位置高的人也放下架子，平等地进行交流。在形成了相互坦诚的心态后，各方才能以平等的身份，推心置腹地展开交流。
②推人及己，认真倾听。推人及己是一种通晓他人思想感情的能力，在对话中不可或缺。讨论中的参与者可以不产生共鸣，但这只不过是讨论而已，算不上对话。人们发觉，表达自己的思想容易，设身处地地回应他人的不同观点却困难。因此，讨论比对话更加常见。
③摆明观点，开诚布公。谈话中别人可能会向你奉若神明的观念发起冲击，要想在对方提出敏感话题后，稳若泰山、不急不躁、坦然应答，确实需要练习，需要把握分寸。在对话中，人们可以互相摆出观点，对其展开有效讨论。
以上3个特征，缺乏任意一个或者一个以上，对话就会变成一般的讨论，或者其他形式的交流。
避免易犯的错误
对话者经常会犯一些错误，而正是因为这些错误的存在，对话之路充满了艰难。但是，倘若你能够及时发觉这些错误，学会减轻其影响，那么你就会身感轻松。
第一，顾虑重重
人们有所顾虑的原因千差万别，最普遍的原因是未能建立信任。因为对话的形式相当开放，中间涉及一些自我暴露的问题。一旦人们感觉到对话者中存在丝毫的敌意，或者感觉到有可能出现难堪，人们就会产生顾虑。
在一些较为深刻的话题上，人们更容易接受一种同个人经历和记忆相关联的交流。如能激发这种感觉，则有助于直接切入正题，而且会使交流者如沐春风。与此同时，人们都不希望一下子和陌生人，甚至同事，拉得太近。对话者希望能够在利用这些感觉的同时，不会让对方感到自己一览无余。
第二，过早付诸行动
匆匆开始行动也是比较常见的错误。在讨论中，常常会出现这样的情况：一旦某个问题被提出来，准会有人间：“那我们怎么处理？”到了这个份上，关于这一问题的对话就会戛然而止，代之以纷乱的观点、争吵和草率行事。
对话切忌过早行动的倾向。它仿佛像电线短路一样，中断了深入其他对话者的思想、感情和观点的过程，无法为成熟的决策奠定基础。
如果对话中有人要迫不及待地付诸行动，稍微停顿一下很管用，对话方应自问是否需要进一步对话。所以，如果有人提出“我们怎么解决这个问题”时，可以这样答复：“还没有到解决的时候，我们稍等片刻。”这种方法通常能够克服对话者急于行动的情绪。
第三，听而不闻
另外一个常见问题是，当一方表述不清时，另一方不愿意再花工夫了解他到底在说什么。大多数人，特别是矛盾重重的时候，不习惯于找最确切的话来表述自己的感情。这时候需要有耐心，有想他人所想的能力，做到推人及己，认真倾听。
避免这一错误的一个有用技巧是，对话者可以把他所听到的话用别的方式重新表述一遍。听到别人重新阐释自己的话时，原发言者就能够相应作出一些纠正和补充。在开展得好的对话中，对话者常常会说：“对，我就是这个意思。”或者“这只是一方面，但我想补充几点。”对话中如能保证相互之间的正确理解，能够让对话者感到温暖、亲切。
第四，出发点不一致
这是对话中最复杂、棘手的错误之一。一般情况下，对话者都有些先入为主的见解。而在对话过程中，这些观点得到修正。但是，如果某个问题一方已经考虑了很多年，另一方才考虑几分钟，那么让双方达成默契则殊为不易。
出现这种交流的鸿沟，如果只是由于双方对某些问题的认识有深有浅，那么问题就相对容易解决。事先进行一些介绍会有所帮助。
信息传递一定要响亮而清晰
任何形式的沟通活动，至少有两个方面：传递信息方和接收信息方。可惜的是，双方的“波长”常常不同，一方接收的信息不是另一方传出的信息。
原因很简单。任何交际活动的信息传递方和接收方之间存在着多种因素，导致信息被歪曲，不能被准确接收，从而形成接收方对传递方的错误理解。怎样才能尽量避免这种误解呢？
通常人们认为军事信息传递最为准确。商业信息交流也应该学习它。在激烈的战争中，军事人员通过并非绝对严密可靠的电子设备互通情况，准确地接收、理解信息。人的生命危若累卵，军事通讯更可能随时中断或者被损坏。没有什么理所当然的事情，每条信息都必须加以仔细分析、辨认和理解。
在这里，传递信息不需要以富有诗意或者抒情的方式进行。这种方式的信息传递纯粹是浪费时间。商场上的人们往往忽视了，信息传递一定要响亮而清晰。
许多经理错误地认为，在工作中，他们说出的话和下属听到的话之间毫无偏差。如果他们提出要求或者发布命令，他们就认为下属能够准确理解他们的意思。他们从来没有仔细考虑研究过怎样才能准确地传递信息。
这些经理可以做以下实验。当你下次再叫下属或者同事为你做某事的时候，在他们走出房间之前，先叫他们“说说你对我的话是怎样理解的”，你会吃惊地发现他们的回答是怎样曲解你的意思的。在工作场所，信息传递就极不准确，实在是不应该的。
制订行动计划
麦考梅克公司的总裁在一次商务会议上，遇见了至少30名决策性的人物想和他们公司合作做生意。他知道，一下子有了这么多的新关系，他很难及时对每一个人的提问和要求作出正确的答复。他也知道，一旦他回到家，又可能将这些关系推至一边，忙于处理其他迫切的事务。于是，他决定记录会议的有关情况。他详细描述了他接触过的每个人的情况：从他们给他留下的个人印象到他们的工作头衔、公司地址，以及他们对我们公司感兴趣的地方。
这样，这位总裁就做了以前从未做过的事情。每次和一个人交往结束后，他就写一份《行动计划》—内容包括下一步从公司派哪些人和这些重要人物打交道，怎样打交道，谈论什么问题。最后，他还确定了“满载而归”的期限。
制定《行动计划》的确是一件值得效仿的新鲜事，而且它抨击了商业交往活动中的一个重大错误。如果说信息不能准确传递是最大的错误，那么，光说不行动就是第二大错误了。
至于你喜欢采用哪种交流方式，无论是公文、书信、电话、演讲还是电子邮件，都不要紧。但是，如果每次交往活动结束后，你不能及时清楚地列出下一步的行动计划，那么你就没有完成真正意义上的交往活动。公文、书信、电话或者电子邮件也都毫无意义。
关注不同的声音
在一次会上，老板说出了一件错误的事情，或者根据错误的信息得出了一个错误的结论，然而却没人出来反对。你有过这样的经历吗？
这种沉默是人际交往中的又一大错误。无人开口对你说“不”，不等于人人完全同意你的看法和主张。
下属当面反对老板的意见和主张需要极大的勇气。下属不向你汇报真实情况是最令人担心的，因为你最需要的东西就是真实情况。每当听不到任何不同的声音时，你就要特别小心谨慎。这意味着你需要与下属进行更多的交流和沟通。
公开坦诚的质疑是最理想的
对别人提出反对意见的正确态度应该是：有人反对你的观点，并不意味着他们一定反对你这个人本身。
在工作场所中，人与人之间因为工作问题而发生激烈争论，常常导致相互误解，关系破裂。所以许多人回避争论，忽视了争论的价值。
在公司的工作会议上，高级管理人员们自由争论，不应该影响相互关系。在争论问题的时候，大家说话的嗓门大，气氛热烈，甚至有些嘈杂。这并不意味着大家互不尊重，或者以后再也不愿共进晚餐。这种公开坦诚的争论是最理想的。如果你们的工作会议不是这样，那么你们的交流沟通就不理想，需要改善。
选择交流媒介要因人而定
有时候，沟通的最大错误是，我们选择了错误的交流媒介。
例如，有一位经理，远在国外办事处工作。他从不写信，也不发传真，但他喜欢打电话。电话是他进行交流的首选媒介。所以，给他写信，你将一无所获。给他打电话，你才会如愿以偿。
另外有一位经理患有“阅读困难症”，他很难读懂长篇书信或传真。可是他很能干，听说能力非常强。要和他交流时，就一定要采取谈话的方式；如果采用“写”的方式，他只能读懂只言片语，而且究竟是哪些只言片语，你是无从知道的。
如果我们对交往对象接受信息的特点稍加考虑，那么我们的信息传递就会准确得多，所以选择交流媒介要因人而定。
