标准采购作业规定
采购
一、采购部门的划分。
1.常备材料由生产管理部门负责。
2.预备材料由物料管理部门负责。
3.非常备材料。
（1）订货生产用料由生产管理部门负责。
（2）其他用料由使用部门或物料管理部门负责。
二、采购部门应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情况填写“采购单”，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经部门主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。
三、来源与需用日期相同的物品材料，可用一单多品方式提出采购。
四、特殊情况需按紧急采购办理时，可在采购单的“备注”栏写明原因，以急件递送。
五、庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况，并考虑库存条件，填写“采购单”办理采购。
六、以下总务性物品可免开清单，而通过“总务用品申请单”委托总务部门办理，如招待用品、书报、名片、文具、报表以及小额采购的材料等。
七、采购权限。
1.内购。
（1）原料：采购金额预估在1万元以下者，由主管核决。采购金额预估在1万～5万元者，由经理核决。采购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。
（2）财产支出：采购金额预估在2000元以下者，由主管核决。采购金额预估在2000～2万元者，由经理核决。采购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。
（3）总务性用品：采购金额预估在1000元以下者，由主管核决。采购金额预估在1000～1万元者，由经理核决。采购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。
2.外购。
（1）采购金额预估在10万元（含）以下者，由经理核决。
（2）采购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。
八、采购案件的撤销。
1.撤销采购案件时应由原采购部门通知采购部门停止采购，同时在“采购单（内购）”或“采购单（外购）”第一、二联上加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。
2.采购部门依下列规定办理撤销：
（1）采购部门在原“采购单”上加盖“撤销”章后，送回原采购部门。
（2）当原“采购单”已送物料管理部门待办收料、采购部门通知撤销时，由物料管理部门将原“采购单”退回原采购部门。
（3）原“采购单”未能撤销时，采购部门应通知原采购部门。
采购
九、采购部门的划分。
1.内购。由国内采购部门负责办理。
2.外购。由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。
3.总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
十、采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。
1.集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中办理采购。先核定材料项目，通知各采购部门提出采购计划，再报采购部门定期集中办理。
2.长期报价采购：凡经常使用且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各采购部门按需提出采购。
十一、采购作业处理期限。采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以供参考。遇有变更时，应立即修正。
国内采购
十二、价格。
1.采购人员接“采购单（内购）”后应按采购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。
2.如果报价规格与采购部门的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“采购单”上予以注明，报经主管核发，并转使用部门或采购部门签注意见。
3.属于惯例超交者（比如最低采购量超过采购量），采购人员应在议价后，在“采购单”的“询价记录栏”中注明，报主管核签。
4.对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等方式向厂方议价。
5.采购部门接到采购部门紧急采购的口头要求时，主管应立即指定经办人员先询价、议价，待接到采购单后，按一般采购程序优先办理。
十三、呈批手续。
1.采购经办人员询价完成后，在“采购单”上详填询价或议价结果并拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依采购核决权限呈核。
2.采购核决权限。
十四、订购程序。
1.采购经办人员接到已经审批的“采购单”后应向厂方寄发“订购单”，并以电话等方式确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“采购单编号”及“包装方式”。
2.分批交货时，采购人员应在“采购单”上加盖“分批交货”章以利识别。
3.采购人员使用暂借款采购时，应在“采购单”上加盖“暂借款采购”章，以利识别。
十五、进度控制。
1.国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。
2.采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送采购部门，与采购部门共同拟定处理对策。
十六、采购单据整理及付款。
1.来货收到以后，物管部门应将“采购单”连同“材料检验报告表”（免填“材料检验报告表”部门，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料，“采购单（内购）”中的会计联须于收到第一批料后送会计部门。
2.内购材料须待试车检验者，其订有合约部分，按合约规定办理付款；未订合约部分，按采购部门报批的付款条件整理付款。
3.少交待补足者，采购部门应依照实收数量，进行整理付款。
4.超交应经主管批示方可按照实收数量进行付款，否则仍按原订货数付款。
国外采购
十七、价格。
1.外购部门按照“采购单（外购）”急缓加以整理后，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，以电话（传真）方式向三家以上供应商询价。特殊情形下除外，但应于“采购单（外购）”注明。在此基础上进行比价、分析、议价。
2.采购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转采购部门确认。
十八、呈批手续。
1.比价、议价完成后，由外购部门填写“采购单”，拟定“订购厂商”、“预定装运日期”等，连同厂方报价，送采购部门按采购审批程序报批。
2.核决权限。采购金额在8000元以下者由经理核决。采购金额超过8000元者由总经理核决。
3.采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，采购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。
十九、订购程序。
1.“采购单”经报批转回外购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。
2.如需与供应商签订长期合约，外购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按采购审批程序报批后办理。
二十、进度控制。
1.外购部门依照“采购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。
2.外购部门在作业进度延迟时，应主动开具“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，凭此修订进度并通知采购部门。
3.外购部门一旦发现外购“装货日期”有延误时，应立即主动与供应商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知采购部门，并按采购部门意见办理。
二十一、进口签证前、“采购单（外购）”核准后的专案申请
1.专案进口机器设备的申请。专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”上加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
2.进口度量衡器具及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
二十二、进口签证外购材料订购后，外购部门应立即检具“采购单（外购）”及有关申请文件，与“申请外汇处理单”一道送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向国家贸易局办理签证，并在“输入许可证”核准后通知外购部门。
二十三、进口保险。
1.具有FOB、FAS、CIF条件的进口项目，进口单位应依“采购单（外购）”上外购部门指示的保险范围办理进口保险。
2.进口单位应将承保公司指定的公证行在“采购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭此联络该指定的公证行办理公证。
二十四、进口船务
1.FOB、FAS的进口项目，进口单位（船务经办人员）于接到“采购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以是船运公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
2.进口单位（船务经办人员）应将所选定的船运公司或承揽商名称，提供给进口结汇经办人员，于“信用证开发申请书”上列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。
3.如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“采购单（外购）”上注明，避免在信用证上指定船运公司后又委由发货人代为安排装船。
二十五、进口结汇。
进口单位应依“采购单（外购）”标示的“开发信用证日期”办理结汇，并于信用证（L/C）开出后以“开发L/C快报”通知外购部门联络供应厂商。
二十六、税务。
1.免货物税及“工业用证明”的申请进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
2.税则预估、分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前检具有关文件，凭此向海关申请税则预估，经核准后办理分期缴税及保证手续。
二十七、输入许可证、信用证的修改。
仅应商要求修改“输入许可证”或“信用证”时，外购部门应开立“信用证、输入许可证修改申请书”，经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
二十八、装船通知及提货文件的提供。
1.外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”，分别通知采购部门、物料管理部门及有关部门。
2.外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应出具“输入许可证”及有关文件，将“装运文件外购单”送进口单位办理提货背书。
3.提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及其他有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。
4.进口管理物品时，外购部门应在收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以此报关提货。
二十九、进口报关。
1.关务部门收到“采购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单（含外购收料单）”送材料库办理收料。
2.对于不结汇进口物品，进口单位（邮寄包裹则为总务部门）应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会同外购部门确认需要提货时再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单（含外购收料单）”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
3.缴纳关税前进口单位应核对税则、税率，然后申请暂借款缴纳。
4.海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面形式向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的项目，进口单位应在“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。
5.税捐记账的进口案件，进口单位应依“采购单”（外购），于报关时检具必需文件办理具结记账，并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”。
6.船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
三十、报关进度控制分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，关务部门以“进口报关追踪表”控制通关进度。
三十一、公证。
1.各公司事务部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目，通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。
2.外购材料于验关或到厂后发现短损且符合索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
3进口货品办理公证时，进口单位应于公证后根据索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
三十二、退汇。外购部门依进口材料的装运情况，判断信用证剩余金额已无装船的可能时，应在提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用证退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。
三十三、索赔。
1.外购部门接到收货异常报告后，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
2.以船运公司或保险公司为索赔对象时，由进口单位办理索赔：以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
3.索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
三十四、退货。
1.外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
2.外购部门应负责办理复运出口、进口的有关事务，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
价格品质复核
三十五、价格复核。
1.采购部门应经常调查主要材料的市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。
2.采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。
三十六、品质复核。采购部门应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料。
三十七、异常处理。审查作业中若发现异常情形，采购部门、审查部门应立即填写“采购事务意见反映处理表”（或附书面报告），通知有关部门处理。
物料库存量管理细则
为加强本公司物料库存量控制与管理，特制定本细则，库存管理人员应根据本细则之规定开展工作。
一、存量基准设定
1.预估月用量设（修）订
（1）用量稳定的材料由主管人员依据上一年的平均月用量，并参酌本年营业的销售目标与生产计划设定，若产销计划有重大变化（如开发或取消某一产品的生产，扩建增产计划等）应修订月用量。
（2）季节性与特殊性材料由生产管理人员于每年3、6、9、12月的25日以前，依前三个月及上一年同期各月份的耗用数量，并参考市场状况，拟订次季各月份的预计销售量，再乘以各产品的单位用量，而设定预估月用量。
2.采购点设定
（1）采购点——采购作业期间的需求量加上安全存量。
（2）采购作业期间的需求量——采购作业期限乘以预估月用量。
（3）安全存量——采购作业期间的需求量乘以25%（差异管理率）加上装船延误日数用量（欧美地区15天用量，日本与东南亚地区7天用量）。
3.采购作业期限
由采购人员依采购作业的各阶段所需日数设定，其作业流程及作业日数（公司自定）经主管核准，送相关部门作为采购需求日及采购数量的参考。
4.设定采购量
（1）考虑要项：采购作业期间的长短、最小包装量、最小交通量及仓储容量。
（2）设定数量：外购材料的欧美地区每次采购三个月用量，亚洲地区为两个月用量，内购材料则每次采购25天用量。
5.存量基准建立
生产管理人员将以上存量管理基准分别填人“存量基准设定表”呈总经理核准，送物料管理单位建档。
二、采购作业
采购单提出时由物料管理单位，利用电脑（人工作业）查询在途量、库存量及安全存量填入以利审核，其无误后送采购单位办理采购。
三、用料差异管理作业
1.用料差异管理基准
（1）上旬（1～10日）实际用量超出该旬设定量×%以上者（由公司自定）。
（2）中旬（1～20日）实际用量超出该旬设定量×%以上者（由公司自定）。
（3）下旬（即全月）实际用量超出全月设定量×%以上者（由公司自定）。
2.用料差异反应及处理生产管理人员于每月5日前针对前月开立“用料差异反应表”，查明差异原因及拟订处理措施，研判是否修正“预估月量”，如需修订，应于反应表“拟修订月用量”栏内修订，并经总经理核准后，送物料管理单位以便修改存量基准。
3.库存查询
物料管理人员接获核准修订月用量的“用料差异反应表”后应立即查询“库存管理表”，查询该等材料的在途量与进度，研判是否需要修改交货期。
4.采取措施
物控人员研判需修改交货期时，应填具“交货期变更联络单”送请采购单位采取措施，采购单位应将处理结果于“采购单位答复”栏内填妥，送回物控人员列入管理。
四、存量管理作业部门及其职责
1.物控人员
物控人员是材料存量管理作业的核心，负责月使用量基准设（修）定，用料差异分析及采取措施。
2.采购单位
负责各项材料内、外购的设（修）定，采购作业期限设（修）定及采购进度管理与异常处理。
原材料损耗及盘查管理制度
一、原材料损耗处理制度
1.商品及原材料物料发生霉坏、变质，失去使用（食用）价值，需要作报损、报废处理。
2.保管人员填报“商品、原材料霉坏变质报损、报废报告表”，据实说明坏、废原因，并经业务部门审查提出处理意见，报部门处理或财务部审批。
3.对核实并获准报损、报废的商品、原材料的残骸，由报废部门送交废旧物品仓库处理。
4.报损、报废审批权限，由有关部门会同财务部审查，提出意见，呈报总经理审批。
5.报损、报废的损失金额在“营业外支出”科目处理。
二、原材料盘查管理制度
1.商品、原材料、物料在盘点中发现的益损存在自然益损和人为益损的因素，应分为不同因素，作出处理。
2.自然溢损：
（1）商品、原材料、物料采购进仓后，在盘点中出现的干耗或吸潮升益，如食品中的米、面及其制品、干杂货，在合理升损率的范围内，可填制升损报告，经主管审查后，直接冲人“营业外收入”或“管理费”科目处理。
（2）超出合理升损率的益余或损耗，应先填制升损报告书，查明原因，说明情况，报部门经理审查，按规定在“营业外收入”或“管理费”科目处理。
3.人为益损：
查明原因，根据单据报部门经理审查，按有关规定在“待处理费用”或“待处理收入”科目处理。
滞料及滞成品管理制度
一、目的
为有效推动本公司滞存材料及成品的处理，以达物尽其用、货畅其流，减少资金积压及管理困扰的目的，特制定本制度。
二、定义
1.滞料：凡质量（型号、规格、材质、效能）不合标准，存储过久已无使用机会，或虽有使用机会但用料极少且存量多而有变质顾虑，或因陈腐、劣化、革新等现状已不适用需专案处理的材料。滞存原因分类代号如下：
（1）销售预测偏高导致储料过剩（计划生产原料）。
（2）订单取消剩余的材料（订单生产）。
（3）工程变更所剩余的材料。
（4）质量（型号、规格、材质、效能）不合标准。
（5）仓储管理不善致陈腐、劣化、变质。
（6）用料预算大于实际领用（物料）。
（7）采购不当。
（8）试验材料。
（9）代客加工余料。
2.滞成品：凡因质量不合标准、储存不当变质或制妥后遭客户取消、超制等因素影响，导致储存期间超过6个月的成品（次级品超过3个月），需专案处理。滞存原因分类代号如下：
（1）计划生产
①正常品缴库期间超过6个月未销售或未售完。
②正常品缴库期间虽未超过6个月但有变质。
③与正常品同规格因质量或其他特殊因素来能出库。
④每批生产所发生的次级品储存期间超过3个月。
（2）订单生产
①订单客户取消超过3个月未能转售或转售未完。
②超制。
③生产所发生的次级品。
（3）其他
①试制品缴库超过3个月未出库。
②销货退回经重整列为次级品。
三、遴选滞存处理专人
1.设适当专业人员，长期专责处理滞存材料及成品，主管亦负责督促及督导工作。
2.为强化处理机能，以滞存处理专人为中心筹组工作小组，积极研拟可行的处理途径并定期（至少每月）检查追究处理结果。
物料报废管理制度
为规范本公司的物料报废管理，特制定本方案。
一、废品的范围：废旧金属玻璃、废纸皮、纸板、纸盒、旧报刊、废旧地毡、烂木桶、烂木板、废纸、废旧塑料及袋、盒、废旧麻袋。
二、各部门搜集的各种废品，可由各部门自行处理，或送交企管部统一处理。
三、仓管部在收到各部门送到的废旧物品时，应做出登记，注明品名、数量签收，逐月按各部实交废旧物品汇记数量。
四、各种废旧物料的处理收入，要冲销营业成本。其余废旧物料作废品按二、八分成（部门占八成，公司占二成）属部门所得部分，由部门自行处理，属公司所得，作为公司无废品的各部门统一分配。
发料作业管理制度
发料作业是生产物资管理部门的一项重要工作，为加强本公司的物资发放工作，特制定本制度。
一、领料
1.使用部门领用材料时，由领用经办人员开立“领料单”经主管核签后，向仓库办理领料。
2.领用工具类材料（明细由公司自行制定）时，领用保管人应拿“工具保管记录卡”到仓库办理领用保管手续。
3.进厂材料检验中，因急用而需领料时，其“领料单”应经主管核鉴，并于单据注明，方可领用。
二、发料
由生产管理部门开立的发料单经主管核签后，转送仓库依工作指令及发料日期备料，并送至现场点交签收。
三、材料的转移
凡经常使用或体积较大须在于使用单位者，由使用单位填制“材料移转单”向资料库办理移转，并每日下班前依实际用量填制“领料单”，经主管核签后送材料库冲转出账。
四、退料
1.使用单位对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常，用料变更或用余时，使用单位应注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。
2.材料质量异常欲退料时，应先将退料品及“退料单”送质量管理单位检验，并将检验结果注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。
3.对于使用单位退回的料品，仓库人员应依检验退回的原因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成者，应立即与采购人员协调供应商处理。
