一般来说,以下几种技巧常被用来引导员工的良性竞争:
(1)主管要创造一套正确的业绩评估机制。要多从实际业绩着眼评价员工的能力,不能根据其他员工的意见或者是主管自己的好恶来评价员工的业绩。总之,评判的标准要尽量客观,少用主观标准。
(2)主管要在公司内部创造出一套公开的沟通体系。要让大家多接触,多交流,有话摆在明处讲,有意见当面提。
(3)主管不能鼓励员工搞告密、揭发等小动作。主管不能让员工相互之间进行监督,不能听信个别人的一面之词。
(4)主管要坚决惩罚那些为谋私利而不惜攻击同事,破坏公司正常工作的员工,要清除那些害群之马,整个公司才会安宁。
总之,主管是公司的核心和模范,他的所作所为对于公司的风气形成起着至关重要的作用。
主管必须从制度上和实践上两方面入手,遏制员工的恶性竞争,积极引导员工进行良性竞争,让大家心往一处想,力往一处使,将公司的工作越做越好!
9.把握工作重心
一个主管在指挥的过程中,首先必须考虑的是完成此项工作的重点。
古人云:“挽弓当挽强,使枪当使长,射人先射马,擒贼先擒王”,讲的都是这个掌握工作重点的道理。
因为在一项任务中,各部分工作是有关联效应的,而重点工作是其联结的枢纽所在。如果能顺利完成重点工作,其他的工作自然就能够顺利进行。否则任凭其他的工作进行得再顺利,也于事无补,到头来还是会在工作重点的“瓶颈”上卡住。
还是用大家熟悉的济州城偏将三日筑城为例,其中砌石基肯定是筑城工作的关键。
只要有石墙,就可以防止敌人的侵入;而且,石墙建得好的话,木匠的工作、泥水匠的工作,自然就可以顺利完成。如果石墙无法建好,即使有完好的碉堡、层顶,也无法产生御敌于城墙之外的效果。
偏将设计的编组即由此着眼,恰当地组合而成。其中编组中的半数人员都是石工,而且为了不让石工分神,他还分配了八名助手来搬运石料。由于工期紧,这样的分工合作最能提高效率。
偏将之所以敢立下三天修好城墙的军令状,就是由于他看到了原先修墙进度慢可能是由于两方面原因:
(1)监工和工匠们可能没有清楚地意识到修城的重要性;
(2)工匠和助手的搭配不合理,工作中存在瓶颈问题,工匠们想提高速度也无法如愿以偿。
他又估计以前的指挥官肯定也不断地提醒工匠们修墙御敌的重要性,所以他估计第二方面阻碍工程进度的可能性比较大。
同时他又看到工匠搭配的可改进余地比较大,所以他就敢于立下军令状三天修好城墙,经过他的重新组织,实施重点突破,工程终于如期完工。
在现代的工厂中,也一定有关键设备和次要设备之分。主管一定要使关键设备得到充分的利用。
为达此目的,操作员就不能离开这部机械,同时在材料准备、加工品的搬运方面,也要合理配置相应的人员给予保证。这些助手虽然较为清闲,但是就整体来说,却极有效果。
10.授权的妙用
授权是现代领导工作的一个重要组成部分,虽然授权有实际上的困难,但多授权可使工作顺利进行,也有机会为企业培养未来的管理人才。
授权是使主管分身有术之道,它一方面可以使主管减轻工作负担,提升决策层次;一方面则可让下属站在主管的角度思考问题。
这是让下属磨炼成长的绝佳机会,同时也使下属因感受到上级的器重而有很大的激励效果。
因此,授权是上下级关系间的大事,也是主管发挥综合管理全局作用的捷径。
授权不是一种“零和状态”,不是主管授掉一些权就少了一些权力,就不能领导了;相反,授权是一种“我行你也行”的制度设计。
主管若能够善用授权,可以得到以下几方面的益处:
(1)主管可以分掉一些管理细枝末节的、技术性的、事务性的事项的权力,专心于重要事项的完成;
(2)授权可以使下属熟悉相关工作的管理,有助于为企业培养所需的管理人才;
(3)授权可以使主管在工作中有机会发现下属的能力与潜力;
(4)授权可以让主管借重下属的专长,提高他们的工作情绪;
(5)授权可以让工作顺利进行。由于每个职务都有代理人,所以工作的安排与设计就更富有弹性。
尽管授权有许多的好处,也有其必要性,但它也面临一些问题,这些困难同时来自主管与下属两方面。
从主管方面来说,要防止以下授权的误区:
(1)自认为自己最能干,认为下属能力不足或经验不够,不足以担当更大的责任,不愿授与下属权力;
(2)主管怕授权太多,威胁到自己在企业中的地位;
(3)主管权欲过大,认为管理越多,权力越大,表明自己越行,他们在被人请示时有种虚荣式的成就感;
(4)有些工作有其重要性与紧迫性,甚至带有机密性,必须由主管亲自处理;
(5)主管不知该如何授权,工作方式僵化而少变化,自然不想授权,即使想授权也不知从何着手。
从下属方面来讲,有时主管想授权,却因各种原因反而变成了下级授权给上级,形成“反授权”。“反授权”的行为在下列六种情况下有可能出现:
(1)下属不愿自冒风险,不敢承担工作的责任;
(2)下属怕挨批评,不愿接受上级的授权;
(3)下属缺乏自信,不敢承担上级授予的责任;
(4)下属缺乏必要的资料和可运用的资源;
(5)主管本人对下属交回的权力“来者不拒”,重新收回权力;
(6)主管难以拒绝下属的要求,一步一步又收回了授出的权力。
作为一个优秀的主管,必须首先认识到授权的重要性,一定要结合相关的工作实际,巧妙地用好授权。要突破自己惜权不放的心理,大胆放权,对下属放手运用,同时还要防止下属的“反授权”。
11.集群力而奋发向上
在工作中主管如果想要让下属团结一心,共同努力,团结互助,相互促进,形成一个友爱互助的氛围,那他就要善于揭示出团体的共同利益,从而让下属们达成共识,为着共同的目标而奋斗。
以开车为例来说,首先要让车子发动。要让车子发动就得发动引擎,使汽车本身的力量能够发挥出来。引擎没有起动时,无论你如何擅长操作方向盘或离合器也是无法驱动汽车的。
接下来要使引擎产生出来的能量变成力量与速度,平均地传送到车轮,才能使汽车起跑。
不过,此时若任由自由发挥,一定会造成横冲直撞,连车库都出不了。
这时候一定得操作方向盘、油门、刹车、离合器,适当地限制汽车的自由意志,朝着目的地前进。
即使有驾驶员操作的车子,也可能因为驾驶员的自由意志而引起交通事故,或是交通阻塞,这会使所有的车子都无法动弹,对周围的环境造成莫大的损害。
有效地发挥领导力的方法也与此相同:
首先,得让组织内的个人能够愉快地发挥其所有能力,然后集结众人的能力,毫无损耗地集中于组织活动的目标上。为此就得对各人的自由意志加以一定程度的限制。
日本著名管理专家山本成二就提出,主管的要素有三:人为;目标的贯彻;各自的自发行动。
所谓“人为”,意思是指附加于人的行动,“为了有效地发挥组织的力量,必须适当地限制下属的自由意志”。
主管必须明了,领导力就是建立在这种冷酷的事实之上,而且必须了解到,意志的自由不愿意受到限制,此乃人类的本能,所以应该尽可能减少这种限制,进而减少这种限制对下属产生的心理上的刺激。
因此,主管应该多运用积极的刺激,而不能用消极的刺激。
这一点,可以说是主管的领导成功与否的关键所在。
其具体的方法,就是要揭示团体的共同利益,使员工们达成共识,感到大家在一条船上,必须同舟共济。
比如说,有的公司就让公司的业绩与员工的薪水成一定比例,这一来,员工们都想着要提高公司的业绩,使劳资双方都有共同的利益。
“通过揭示适当的共同利益,就可以使下属不会意识到意志自由方面的限制,也就排除了他们激发干劲的最大的障碍”。
结果是员工的干劲都被激发出来,这种迸发出来的力量,不只是原来力量的二倍、三倍而已,而是以二次方、三次方的方式在增加。这一来,整个公司就可以发挥出爆炸性的威力!
12.完善组织形式
组织形式是公司赖以存在的骨架,是命令得以传布的渠道,组织形式不健全,主管就无法贯彻其指挥的功效。
一个人受其能力所限,所能指挥的人员必定有一定的限度,以活动的组织而言,直接管理4~6人为宜。
以平常人而论,如果桌上摆3~4部电话,尚可以应付得来,如果超过了6部电话,连哪一个在响,大概都分不清楚。
同样,如果要使数人同时运作,就得适当地加以分组。以一个2000人的公司为例,可以分成5个部门,一个部门又可以分为4个司,一个司下可分5个股,每股之下再分4个组,这样最小的组织单元就仅有5个人。
适当地把权责委任给各部门经理、主任、股长、组长,那么指挥2000人,就如同指挥4~5个人一般轻松。
军队的组织常采用三三制,这样的组织最容易指挥,办公室、工厂自不必像军队那么严谨,可以稍为放松一些。
比如说一个股长如果管理20名车床工的话,他可以把他们分为3个组,自己只需指挥3个组长即可。
指挥的人数与号令、命令、训令之间有很大的关系。体操的号令,只要有一个声量可以传到很远的麦克风,一个人就可以指挥几万人,因为体操的动作都一样。
如果每个人的动作都不同,也就是说对每个人都得下不同的号令时,那么能够指挥的人数顶多就是3人,而且3人就足以让主管手忙脚乱了。
而训令的方式只在于表示意图,实行的方法采用放任为主,所以是一种能指挥最多的人数的方式。
至于编组中的个人,必须只接受一人的命令,进行动作。如果有两位上司的话,他们一旦同时下了不同的命令,就会使受令者难以适从。
因此,当适当的组织形式健全之后,各级领导就必须尽量避免越级指挥,也不容许下级随意越权上报。
举例来说,部门经理最好不要越过各室主任而直接命令股长,而且还要避免同级的两个部门同时对一个下级单位发布命令,因为一旦这些命令是相互冲突的,那么组织的工作就会发生混乱。
13.给予自由发挥的机会
主管要管理下属,但也不能对下属管得过死,如果主管过于严厉和苛责,那下属就会畏手畏脚,组织行为就会趋于僵化。
有时候,主管适当地创造出一些空间供下属发挥自己的能力,反倒能有益于提高组织的工作效率。
这就像在驾校中一样:驾驶教练相当吃力,初学者要开车过桥,好像喝醉了酒一样,让旁观者心惊肉跳,可是他本人却一点也不了解其危险性,所以很难处理。
另外,如果是自己在驾车,即使自己的水平多么的不济,遇到危险的时候,还是可以立刻处理的,但是一旦教别人驾驶时,由于驾驶的人不是自己,因此就一直提醒学生要注意某些细节,以免真的发生危险时猝不及防。
可是对于学生来说,自己原本要做的事,老师还要喋喋不休,难免心生厌烦,甚至产生反抗心理。
“我现在正要这么做呀,还唠叨什么?眼见就要冲出路基了我还会不知道踩一下刹车吗?”
驾训班的教练虽然相当了解学生技术不佳,却要经常忍住不对学生唠叨,但是如果不叮嘱他们几句,又怕真的会发生危险,再也没有比这种工作更难的了。
许多驾训班的教练很少说好听的话,就是因为有这种精神状况所致。
实际上如果改变这种教育方针,让学员尽可能随便地驾驶,不要求他们开得多么高超,反倒容易教会。
因为这样一来,学员们就不会那么在意开得好不好。而且意外的是他们的驾驶技术也不是原本想像的那么危险。学员们驾驶起来也不再畏畏缩缩了,而且手脑并用,真正做到了操作自如。
许多驾训班的教练认为学员的操作方式太慢,那是因为他们总是从自己的立场(熟手的立场)来间接操作(通过学员的头脑与手脚)的缘故。
另外,教练若以不要造成事故的条件上起步,对学员的迟钝反而更加无法忍受,结果更使学员变得迟疑不决。
如果将这种警告的方式降低到一定的程度,学员的运动神经反而能自由伸展,那么就能更快地进入状态。
主管对下属也是一样。主管在业务方面已经十分熟练,但下属可能尚处于学习阶段,所以主管千万不要期待下属做得跟自己一样的完美。更不能因为下属的不熟练就束缚他们的手脚。
“海阔凭鱼跃,天高任鸟飞”。在对待下属的问题上,主管就要学习这种气概!
14.注意劳逸结合
对于一个初为主管的人来说,最初开始带领下属时,最感到遗憾的肯定是工作日太少:一星期只有5天,主管常常抱怨为什么要搞大礼拜?而抱怨每个月最多只有31天,而不是35天、40天,也是常事。
当然,新主管们对每天的休息时间也视为眼中钉,他们喜欢自作主张将中午的休息时间缩短为30分钟,主张把上午10点和下午3点的10分钟休息时间完全取消。
如果实在没有办法,一定得让下属休息的时候,他们就亲自动手,代替下属工作。
这种做法实际上是得不偿失的,因为工作时劳逸结合是管理的基本原理。
有经验的主管都知道:“休息也是工作的一部分”、“休息的目的,不仅在消极方面可以恢复疲劳,积极方面还可以增进下一项工作的效率。如果忽视休息,就会有许多不合格的产品出现,士气就会低落,反而得不偿失。”
另外一个更为重要的方面是,休息可以使人有时间留下来思考如何提高工作效率,如何解决工作中的难题。
有一位教授带了一个学生,这位同学学习十分勤奋,每天都泡在实验室里摆弄仪器做实验。
有一次教授找来这位同学,问他:
“你清晨在干什么?”