在企业中,最受欢迎的员工往往是这样一些人:对于工作,他们恪尽职守,兢兢业业。对于自己的工作,他们从不自作主张,遇到问题时,也总是在第一时间反映到领导面前,最大限度的为解决问题节省了宝贵的时间。
一名员工,如果想得到提拔或发展,除了要把本职工作做好,还应该善于汇报工作,让领导知道你到底做了什么,有什么样的成绩。只有这样,才能让领导对你产生兴趣,从而更加了解你、赏识你、信任你并最终重用你。如果你不善于向上级汇报工作,上级也就不可能很清楚的了解你的工作能力到底怎么样。即便你有成绩,领导也有可能不了解,从而对你不加重视,不予提拔。这会打消你的工作积极性,从而影响你的事业发展。因此,向上级汇报工作,不仅是每个员工不可或缺的工作内容之一,也是一名员工能否得到发展机会的关键所在。
一般来说,上级比较看重两样东西:一是他的上级是否信任他;二是他的下属是否尊重他。作为一个领导,判断其下属是否尊重他可能有很多方面,但是,下属是否经常向他请示、汇报工作是最重要的一方面。心胸宽广的领导,对于下属或懒于、或因疏忽而很少向其汇报工作也许不太计较,会大度地认为也许是工作太忙,没有时间汇报,也许本身就是他们职责内的事,没必要汇报,等等。但是,对于心胸狭窄的领导来说,如果下属不向他及时汇报工作,他就会做出各种猜测:是不是这些下属看不起我呀?是不是这些下属不买我的账啊?是不是这些下属联合起来想架空我呀?一旦他感到自己的“权威”受到侵犯,他就会想到利用手中的权利来“捍卫”自己的“尊严”,如果这时候再有“小人常戚戚”,或是什么不顺心的事情推波助澜,那么这名不汇报工作的员工的下场可就惨了。
在工作中,上级和下属往往形成一种矛盾:一方面,下属都愿意在不受干扰的情况下独立工作,需要一定的自由;另一方面,上级总是对下属的工作有不放心的地方,担心某些环节出问题,想时时监控工作的进展。一般来说,在工作关系中,上级总处于主导地位。原因很简单,因为他们能够决定和改变下属的工作内容、工作范围甚至工作职责。简单地说,在很大的程度上,下属的命运是由上级掌握的。在这种情况下,下属应适应上级的工作方法,凡事多请示,凡事多汇报,具体说来,应注意以下三点:
只要工作完成就立即向上级汇报,并热情的接受下一任务;
对于比较重要的工作,应随时向上级汇报工作的进展程度;
如果工作不能按时完成,应提前向上级汇报,并尽量弥补;
主动向上级汇报工作,固然可以得到领导的常识。但是,凡事都应该讲究方式方法,汇报工作也不例外。一名员工,不仅要勤于汇报,还要善于汇报,否则的话很有可能会适得其反。一名善于汇报的员工,在汇报工作时除了应注意场合、讲究时机外,还应从以下几点具体把握。
●调整心理状态,创造融洽气氛
下级向上级汇报工作前,要先缓和并营造有利于汇报的氛围。正式汇报工作之前,双方可先就一些轻松的话题作简单的交谈。这是必要的礼节,汇报者也可以借此稳定情绪,理清思路,打好腹稿,做到心中有数。这些看似寻常,却是汇报前不可或缺的准备工作,可避免因准备不妥或开门见山式的汇报而带来的尴尬。
●有条不紊,脉络清晰
汇报工作时,要讲究一定的逻辑性,不能“眉毛胡子一把抓”,讲到哪里算哪里。一般来说,汇报要抓住一条主线,即本单位工作的整体思路以及相关工作的实施、关键环节、可能或已经遇到的问题、处置结果或补救措失、收到的成效或造成的损失等等。
●突出中心,抓住重点
泛泛而谈、毫无重点的汇报不仅显得汇报者很肤浅,领导也不容易全部掌握和理解。通常情况下,汇报者可把自己主管或较为熟悉的、情况掌握较全面的某项工作作为突破口,抓住工作过程和典型事例加以分析、总结和提高,这样的汇报方式,领导听得比较具体,也最能理解汇报者的思路。
河北蠡县的皮革业比较发达,位于县郊的“兴华”皮革厂,是一家体制改革颇有成效的皮革企业。2002年,厂里突然收到上级要来厂考察的通知。为了更好的接受上级的考察,厂里临时抽调了主管质量工作的张副厂长负责接待。面对上级领导的询问,张副厂长驾轻就熟,对本厂质量管理的系统和措施、技术引进、质量控制、同行业所居的地位、产品市场占有率变化等有关产品的情况做了详尽的汇报,其他工作仅是概要地介绍。整个汇报中心突出,特点鲜明,不仅受到了上级领导的表扬,也得到厂领导的嘉奖。
●弥补缺憾,力求完美
由于各种原因如准备欠妥,员工在向领导汇报工作时,往往会出现一些失误。对于这种失误,下属员工可以采取给领导提供一些背景资料、组织参观活动或利用其他接触机会与领导交流等方法,对汇报进行补充和修正,使汇报更加周密和圆满。
●汇报工作要讲“度”
如果一名员工经常找领导或上级“汇报”,固然可以使领导对自己有充分的了解,加深对自己的印象。但是,汇报工作太过频繁也会招致领导的烦心,引起领导反感。不与领导接触吧,不行;接触太多了,也不行。这就需要汇报者掌握一个“度”的问题。
首先,汇报的“度”取决于自己的工作状况和工作进度。当自己的工作已经取得了初步的成绩,达到了一定的阶段,并有了新的开始,这时就可以向上级汇报自己前一阶段的工作和下一步的打算,这样可以使上级了解你的工作成绩和将来的发展,并给予必要的指导和帮助。
其次,汇报的“度”取决于你的工作性质。如果你的工作性质本身决定了你必须经常甚至随时向上级汇报工作,那么你千万不能因为有别的顾虑而不去汇报,否则只会让上级觉得你不称职。如果你的工作性质与上级不是直接联系,就没必要经常找上级汇报,以免招惹领导的厌烦和人们的猜疑。
另外,汇报的“度”还取决于你与上级的私交如何。如果你们之间私交很深,不妨把这个“度”放宽一些,这不仅加深个人友谊,还能加速事业发展。如果仅仅是泛泛之交或纯粹上下级关系,除必要的汇报外,与领导接触不可太过频繁。
向上级进行工作汇报,除了应掌握以上要领之外,汇报时还要看准时机。要成为上级的好助手,应该耳聪目明,手脚灵活,能够关注自己周围和整体的事情。尤其要用心观察、正确地掌握上级的心理,然后再采取行动。
小杨是某机关的科长,工作很认真又能干,但是处长却对他牢骚满腹,原因是小杨常常向处长汇报下属或自己的计划,而时机却总是不对。如处长准备外出时、处长心情不好时或处长正忙时。
就常识而言,这些时候他应该尽力避免和处长接触。但不知是小杨运气不好,还是其他什么原因,他总是赶在这种时候与处长谈工作。有一次,处长终于忍不住了,沉着脸对他说:“非得现在说吗?你没看见我现在正忙吗?”弄的小杨非常尴尬。半个月后,总经理准备提拔一位科长做自己的助理,本来小杨很有希望,但是由于处长的意见,小杨非常遗憾的落选。
●不可越级汇报
所谓越级汇报就是越过顶头上司,向更高层的领导说明你的看法,或争取权益。经验证明,尝试越级汇报的人,往往会伤害到自己。因为即使你是“对的”,你仍然破坏了单位的运行秩序,并使高级主管头痛。即使你很幸运地成功了,高级主管也会心存芥蒂,认为你对他们也可能采取同样的行动。
越级报告的酝酿并不难觉察,谁是越级报告者,也很难隐瞒。对于这一类的行动,上级可以采取许多防范措施,并且通常能够在你行动之前就将事情摆平。
通常情况下,促使一个人采取越级报告的行动,不外乎以下几种情况:
工作成绩突出,却得不到提升,甚至直接上司提都不提;
部门运行不佳,但上司却加以掩饰,高层领导如果知道了,一定会引起震动;
上司对不尽责的人迁就,努力扶植个人势力,却给我一大堆工作且非常挑剔;
上司怕我超过他,处处压制我,总让我做吃力不讨好的工作或把我的功劳据为己有;
上级能力有限,影响单位的效益与发展。
小张是某科研所的外文资料室翻译员,一次,上级布置了大量的专业外文资料翻译,虽然所里的领导反复斟酌,但一时拿不出可行性方案。由于小张的专业与这种专业资料非常吻和,他恰恰具备这种能力。但是,他没有与所里领导商量,直接向上级自告奋勇,说承担这种任务没有问题。
这种做法无疑伤害了所里领导的感情,也导致了他们的对立。由于众所周知的原因,一个月后,小张离开了公司。
上述案例中,如果事先找所里领导谈一谈,不仅有助于领导解决难题,还可以给领导留个好印象。他错就错在他不仅不帮领导解决难题,还直接越过上司汇报,这不仅会使高层领导对所里领导的能力产生怀疑,还会使高层领导对小张本人产生戒备。
总之,在工作过程中,无论工作完成得如何,或者遇到哪些困难,都要向上级作出汇报。只要掌握上述几种汇报的方法和技巧,就会受到企业欢迎。