工作中,免不了要经常前往不同的地方拜访人,比如市场调查需要拜访客户、新品推广需要拜访客户、销售促进需要拜访客户、客情维护还是需要拜访客户。
然而,可能是因为怀有一颗“被人求”高高在上的心态,也可能是因为对那些每日数量众多进出频繁的拜访者们司空见惯,所以就有很多被访客户对那些拜访者们爱理不理,拜访者遭白眼、受冷遇、吃闭门羹的事多不胜举,很多拜访者也因此而觉得客户拜访工作很棘手。
其实,只要能够遵守一定的拜访礼节,你也许就会觉得客户拜访工作并非想象中那样棘手——拜访成功,其实很简单。
1.拜访前要预约。
不论是因公还是因私而访,都要事先与被访者进行约定,不要唐突而至,以免扑空,或搞得对方措手不及。这是拜访中的基本礼仪。具体的约定方式可以是打电话,也可以是写信,但都要在拜访前一周进行。
约定时首先要自报家门,接着询问被访者是否在单位(家),是否有时间或何时有时间,同时最好提出访问的内容(有事相访或礼节性拜访),以使对方有所准备,然后在对方同意的情况下定下具体的拜访时间、地点。注意要避开吃饭和休息,特别是午睡时间。最后,向对方表示感谢。
2.务必准时到达。
遵守时间是人际交往中极为重要的礼貌,让别人无故干等无论如何都是严重失礼的事情。所以,前去拜访客户时,务必选好交通路线,算好时间出发,要按时间到达,不要迟到,以免对方着急;也不要过早,否则会使对方因准备未毕而感难堪。
如果有紧急的事情,或遇到交通阻塞不得不晚,必须通知被访者要晚一点到。如果打不了电话,请别人为你打电话通知一下。如果因特殊情况不能前去,一定要及时向对方说明原因,并表示歉意。
如果是对方要晚点到,你将要先到,要充分利用剩余的时间。例如,坐在汽车里仔细想一想,整理一下文件,或问一问接待员是否可以在接待室里先休息一下。
3.到客户公司拜访。
如果是到客户公司去拜访,当到达目的地后,应告诉接待员或助理你的名字和约见的时间,递上你的名片以便接待员或助理能通知对方。
如果客户因故不能马上接待,可以在接待人员或助理的安排下在会客厅、会议室或在前台等候。在等候时,要保持安静,不要通过谈话来消磨时间,这样会打扰别人工作;也不要将公事包或皮包放在会客室桌上,这有违礼仪。一般较大的皮包类应放在自己的脚边。在取出资料时,也应注意不要将皮包放在桌子上,而应放在膝盖上。此外,当所携带的物品很多时,应只将工作所需的物品放在脚边,而将剩下的放在房间角落不显眼的地方。
如果等候时间过长,不要不耐烦地总看手表,你可以问接待员或助理客户什么时候有时间。如果你等不及那个时间,可以向接待员或助理解释一下并另约一个时间。不管你对要见的人有多么不满,也一定要对接待员或助理有礼貌。
另外,在交谈中要注意观察客户的举止表情,适可而止。当客户有不耐烦或有为难的表现时,应转换话题或口气;当客户有结束会见的表示时,应识趣地立即起身告辞,不要久坐不走,自找没趣。
4.到客户家里拜访。
如果是到客户家里拜访,当到达客户家门口时,应先轻轻敲门或按门铃,当有人应声允许进入或出来迎接时方可入内。敲门不宜太重或太急,一般轻敲两三下即可,如无应声,可再稍加力度,再敲三下;如有应声,再侧身隐立于右门框一侧,待门开时再向前迈半步,与前来开门的人相对。切不可不打招呼擅自闯入,即使门开着,也要敲门或或按门铃告知客户有客来访。
拜访客户的目的通常是为了广泛开展业务联系,发展新客户,巩固老客户。但职业女性在拜访客户时,无论是有求于人还是人求于己,都不可失礼于人,这会有损自己和公司的形象,而应从礼节上多多注意,力求做到有礼有节,方能实现预期的拜访目的。