第四，准备好你要传递的信息。沟通专家提醒领导者一定要能够做到随时传递自己的信息。调查表明，企业领导者主要将大部分沟通时间花在五种信息上：一是公司文化，即我们应该如何做事；二是财务成果，即我们做得如何，以及能得到什么；三是内部结构，即谁负责什么；四是时间管理，即应该如何利用时间；五是管理者自身对工作的认识，即在做什么，为何做，这么做的意义是什么。
第五，出人意料。大多数情况下，领导者都能很轻易地得到信息，比如：周报、销售数据、战略方案等。但是，最好不要将这些资料直接作为附件传出去。在开会时，不要宣读电子表格上的数据或者是幻灯片上的内容，而是最好将这些材料组合成让人感兴趣的信息。而要达到这种效果，就需要引用令人吃惊的事实或者深刻的故事，或者是形象的比喻。
有一位领导为了说明企业为什么要在持续盈利的情况下开发新产品，引用了世界著名高尔夫球手伍兹的例子。他说，伍兹在事业的巅峰时期，依然每天练习击球，想要更进一步改善他的挥杆动作。这个鲜活的例子告诉员工，公司也必须要用创新产品来应对市场的变化。所以，卓越的沟通者懂得运用一些能够引起共鸣的故事和比喻，使自己的理念更容易得到非专业人员的理解。
第六，选择有效的沟通渠道。沟通渠道就是所有沟通的方式与机会，比如：电邮、备忘录、通知板、展示会等，领导者应该学会针对具体的信息选择合适的沟通渠道。每一个渠道都存在不同的优点与缺点，要学会巧妙地融合各个渠道的功能。与单一的信息传递渠道相比，多种渠道的结合更能产生巨大的效果。无论选择哪种渠道，都要确保自己的信息能够顺利地传给沟通对象。
第七，保持简单。沟通能力强的人一般都是“简约大师”，他们能够抓住信息中的核心元素，善于引用故事，喜欢用简单、易记的方式传递他们的信息。
第八，做一个沟通计划。沟通计划就是沟通路线，要明白自己要哪里，到达那里应该怎样走。只有这样，领导者才能明确自己的管理目标，了解自己在沟通方面存在的优点与缺点。
5.企业管理的最佳方式：与员工进行平等沟通
在北大管理沟通课上，龚文庠教授表示：“沟通是管理的缩影”。然而，很多领导者很难与下属做好沟通，这其中最根本的问题是什么呢？首先我们来了解一下人们为什么选了一个带水旁的“沟”字呢？因为水是平的，因此说，只有处于平等地位的交流才能称为沟通。沟通是双向平等的交流，否则只能是一种说教。美国加利福尼亚大学对很多企业进行调查得出：管理者信息能够准确地传达到下属的信息不超过25%，从下属到上级反馈的信息不到10%，而平等交流的信息却能达到90%以上，这就是沟通位差效应。
平等交流的效果之所以那么好，主要是因为双方处在平等的位置上。有研究者尝试在一家企业内部建立一种平等沟通机制，结果发现在企业建立平等沟通机制后，企业领导者与员工之间的协调沟通能力增加，而且他们在对企业的价值观、经营理念上也迅速达成一致。企业的上下级之间、各部门之间也都形成了流动，使工作能够更顺利地开展，而且信息在传递的过程中基本上不会被扭曲，能够有效地传递下去。所以，平等沟通是领导者进行企业管理的最好的方式。
沃尔玛公司在管理机制上就一直很重视基层员工的意见与建议。沃尔玛公司内部鼓励员工积极谏言，无论何时何地，每一名员工都有权利发言，可以选择口头或者书面等任何形式与管理员甚至总裁进行直接沟通。公司也常常安排时间讨论员工们的意见，对于可行的建议，公司管理层会积极接受并应用于公司。在这样平等的沟通机制下，常常会有来自各地的基层员工跑到总部要求见公司创始人。创始人山姆·沃尔顿先生总是很热情地接待他们，并认真地倾听他们的意见。如果员工是正确的，他就会尽力去解决有关问题，他还要求公司的每个管理者都要认真对待每个员工意见，而不是做做表面敷衍而已。
为了能够让这种沟通机制更加顺利地实施，沃尔玛公司还在罗杰斯机场停有12架飞机，是专门为地区经理准备的，目的就是为了让他们能够尽快地听取基层的声音。每个星期一的早上，地区经理都会乘坐飞机到自己所管辖的地区进行视察，视察经常是进行到周四。在视察的过程中，经理大部分的时间都是在与基层员工进行沟通，了解他们的状况，并听取他们对公司的意见，还会对提出有价值意见的员工实行奖励。所以，在下情上达方面，沃尔玛公司做得很到位。山姆·沃尔顿认为，公司的领导应该是员工的公仆，领导与员工的关系应该是“倒金字塔”的关系，领导应该是基层，员工是中间的基石，而顾客则是最上层的。领导为员工服务，员工为顾客服务。只有让顾客满意，公司才能获得更多的利润，员工也才能得到更多的回报。而员工是与顾客直接接触的人，工作精神状态都很重要。所以，管理者的主要工作就是支持、关心、服务于员工，员工只有满意了才能更好地服务于顾客。
沃尔玛的每一位员工都佩戴工牌，上面除了名字，没有标注任何职位，包括最高总裁。公司所有的员工之间都不存在等级之分，见面都是直呼其名。这种机制使员工们放下了心理包袱，营造了平等和谐的工作气氛。沃尔顿还表示，员工就是“合伙人”。沃尔玛公司拥有全美最大的股东大会，每次开会，沃尔玛都要求尽可能多的基层员工参加，为的是让更多的员工懂得公司的理念、制度、业绩等情况。会后，山姆·沃尔顿还会邀请会议成员（大约2500人）到自己的家中进行野餐会。在进餐中，沃尔顿与这些不同层次的员工聊天，大家畅所欲言。股东大会结束后，每个员工都会看到会议录像，公司刊物也会对会议进行详实报道。对此，沃尔顿表示，他想要用这种平等沟通的方式增进所有员工的团结，为共同的目标而努力奋斗！这种将员工作为合伙人的平等精神，使沃尔玛员工对企业产生了主人翁精神，虽然沃尔玛员工的工资在行业内并不是最高的，但是他们却工作得很顺心。
从沃尔玛的案例中可以看出，管理者与员工之间的平等沟通是最有效的管理方式。虽然双方扮演的是管理者与被管理者的角色，但是他们在地位上是平等的。在这样的沟通机制下，沃尔玛的领导者其实已经掌握了沟通的主动权，在执行管理上变得更为顺畅。平等的沟通方式可以让领导者与员工消除可能存在的心理障碍，如果领导者放下了高高在上的架子，员工也自然解除了畏惧领导者的心理障碍，双方自然就可以专注地为了共同的目标而在各自的岗位上尽心尽力了。
事实证明，平等的沟通机制让沃尔玛在管理上表现得很出色，公司也因此获得了丰厚的利润，成为世界上屈指可数的零售业跨国集团。因此，企业的领导者应该懂得，平等才有沟通，平等才会产生真诚，平等才会提高效益。一个沟通管理出色的公司肯定是一个气氛和谐、业绩优秀的公司。在这样的公司内，即使工作很累，员工也是很快乐的，因为这里没有心理上的折磨。
因此，在企业管理中，沟通要建立在领导者与员工平等的基础上，这样才能实现和谐，才能使员工与企业产生强大的凝聚力，企业就有了坚实的奋斗力量。与员工进行平等的沟通是优秀领导者的一种内功，内功深厚，就能使企业产生更大的发展动力。
6.在倾听中寻求沟通——领导的艺术
苏格拉底说：“上帝给了我们两只耳朵而只有一张嘴巴，其目的就是让我们少说多听，听的要比说的多一倍。”但是在生活中，很多人都一味地表达自己的想法而忘记了去倾听。有人统计发现，生活中真正懂得去倾听的人还不到四分之一。其实，倾听就像呼吸一样重要，认真分析一下就会发现，在日常的沟通行为中，比如：交谈、阅读、倾听等，效率最高的不是交谈也不是阅读，而是倾听。
美国教育训练大师史蒂芬·柯维认为，听是一种生理行为，而倾听则是一种艺术，一种心智和情绪的体现。生活中，每个人都有倾诉的欲望，当人不能满足自己的意愿的时候，就会产生失望、沮丧的情绪，如果这些情绪得不到宣泄，身心就会产生疾病，所以人们需要发泄，发泄的最佳途径就是倾诉，而这就需要有人倾听，因此倾听就变成人们沟通的最重要的一种方式。
人际关系学大师戴尔·卡耐基说：“做个听众比做一个演讲者更重要。专心地听别人讲话，是对别人最大的尊重、呵护与赞美。”从心理学角度来说，每个人都认为自己的声音是最动听的，每个人都迫不及待地想要表达自己的愿望。在这种情况下，善于倾听者就成为了最受欢迎的人。倘若一名管理者能够成为员工的倾听者，他就能知道每一位员工的需求，也才有可能满足员工的需求，进而获得员工们的拥戴。相反，管理者如果缺乏倾听可能会错失良策，产生误解，进而做出矛盾与拙劣的决策，或者是因为没有及时发现问题而面临危机。企业的管理者很少有人想要学习倾听技巧，因为他们都有这样的一种心态，就是“你得听我的”，因此不知不觉地就忽视了倾听这一重要的沟通方式。面对同一事物时，不同的人可能有一致的思路，但也可能有不同的想法，所以要想从多方面了解事情，首先就应该学会倾听。世界上最具有智慧的人就是善于听取别人的意见，博取众家之长的人。
