办公室组织管理
办公室是一个企业的必需机构，办公室的管理在企业行政管理中处于举足轻重的地位。
一、办公室管理的方法
办公室工作涉及方方面面、上上下下、里里外外，大到辅助决策，小到打水扫地，面对如此繁杂的工作，要想管理有序，提高效能，就必须采取有效的管理方法。
1调查研究法
调查研究既是办公室的一项基础工作，又是办公室管理的重要方法。办公室管理要想坚持理论与实际的结合，要想为领导提供对决策有用的信息，要想起草的法规、计划等文件符合客观实际，要想正确地处理人民群众的来信来访，无一不需要进行调查研究。掌握调查研究的正确方法和有关技巧，不但是办公室领导应该做到的，而且是全体工作人员必须具备的基本工作方法。
办公室进行调查研究的具体步骤是：
（1）确定调研题目。调查研究是一种有目的的活动，题目的选定至关重要，因为它对调查研究起着方向性作用。题目要选取对全面工作有指导意义的，要选取领导和群众普遍关心的或迫切需要解决的；要选取那些工作中遇到困难，一时拿不准主意的；要选取对于中心工作具有关键意义的。
（2）组织力量。领导要身体力行，率先调查研究，办公室的秘书部门、研究部门更应该积极行动。要与有关部门配合开展调查研究，建立调查研究协作网，聘任特约调研员。
（3）选用科学的调研方法。比如，专题调查法、普遍调查法、抽样调查法、民意测验法等。调查的形式也是多种多样的，如召开座谈会、现场观摩、问卷答题、个别谈话等等。
（4）调查必须研究。办公室人员只有经过运用对立统一的观点，采取科学的手段对材料进行归纳、分析、综合等深入细致的研究处理之后，才能得出符合客观实际的结果。
2弹钢琴法
办公室管理也和弹钢琴一样，在总的任务已定的前提下，要学会把握管理的主旋律，通过全体成员的密切配合，才能弹好办公室管理这部钢琴。
（1）要学会统筹全局，把握本质。管理者要有系统观念，统掌全部键盘，无论哪项工作，无论处于什么位置的人，都要以办公室管理的整体目标为出发点和归宿，在服务上狠下工夫，把个人目标自觉地与组织目标结合起来，把局部利益和全局利益结合起来，围绕办公室去努力工作。办公室应通过自己的有效协调，使其他部门的工作都为实现组织的整体目标而开展。
（2）抓准抓紧中心。办公室工作有主有次，有急有缓，有时主要的工作并不一定是急需要办的，急办的工作倒不一定是主要的。所以办公室的各种工作穿插搅和在一起，就要求管理者能够抓住一定时期内的中心工作。为了集中重点力量保证中心任务的完成，在办公室管理中不能平均、分散地使用力量。比如，办公室要准备一个大型会议，那么在一段时间里，就要围绕这个中心工作部署力量，全力以赴地保证会议的顺利举行。
（3）坚持抓住中心工作带动一般工作。办公室管理中，要反对“单打一”的思想和工作倾向，坚持抓中心工作带动一般工作的原则，既要全力以赴抓中心工作，又要分出适当力量兼顾一般正常工作。中心工作和一般工作也不是一成不变的，在不同的条件下它们可以相互转化，当一个中心工作告一段落时，必须按照已经发展变化了的客观情况，及时转换工作中心。
二、办公室组织管理
企业的办公室只有通过科学合理地组织与管理，才能处于最佳的工作状态，富有成效地运转。
1办公室工作的基本要求
要做好办公室的工作，必须注意以下三方面的要求：
（1）要有全局思想。企业的各个部门和全体成员只有经过统一指挥和整体规划，才能充分发挥各自的独立功能，产生整体效益，实现企业总体经济目标。企业办公室是企业行政机构的有机组成部分。它所从事的管理活动同样是服务于企业的总体目标，服务于企业的整体利益的。这就要求企业办公室人员在工作时必须培养全局观念，从企业的整体需要出发，以企业的最高效益为自己的工作宗旨。
（2）要有高度的参与意识。办公室作为企业领导的参谋和助手，经常直接参与或间接服务于企业的经营决策，处于不可替代的地位。办公室的工作人员必须具有强烈的参谋意识，在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面当好领导的助手，充分发挥企业办公室在企业行政管理活动中的作用。
（3）要有强烈的效率观念。只有讲究效率、讲究质量的企业，才能在激烈的市场竞争中获得成功。因此，企业办公室每个成员都必须树立效率观念和时间观念，把工作效率和工作质量作为自己的首选目标，力求处理事情迅速准确，事半功倍。
2办公室管理方式
企业办公室应当根据企业的实际需要和自身工作的客观要求，制定出一系列合理有效的规章和制度，使企业办公室工作不断科学化、制度化和规范化。企业办公室必须采取以下管理方式：
（1）责任管理。在明确办公室总任务的前提下，把责任分解到每个成员，克服工作的随意性和盲目性。
（2）规范化管理。办公室的每项工作都要遵循严格规章制度。并不断总结经验，使它更加完善。例如事务处理要按照制定的程序进行。
（3）常规化管理。要明确规定周、月、季、年的常规工作，如每周的厂务会议安排，月度的工作总结，年度的生产计划以及固定假日的常规工作等。
（4）自动化管理。要提高办公室的工作效率，必须随着现代科学技术的发展，不断引进现代化的办公设备和技术，如计算机、复印机、传真机、传呼机以及缩微技术等。
三、办公室人员管理
办公室日常管理主要是对人员的管理，因为办公室管理的最重要对象是人。充分调动工作人员积极性，也就是开启他们的内部动力，是至关重要的，具体做法有：
1心理激励
如何调动人的积极性问题，是管理的激励理论研究的基本问题，也是办公室管理所面临的基本问题。领导作用的成效在于能让人心甘情愿、齐心协力地为实现组织目标而努力工作。要达到这一点，关键在于满足他们的需要，激发工作人员的责任心，调动他们的积极性。
办公室领导要充分研究人的心理，学会心理激励的方法。
首先，要认识到激励需要因人而异，其指向和强度均不相同，把握需要的差异性，还必须认识到人的不同层次需要，对症采用激励的手段。同时，还必须认识到人的需要是发展变化的，不同的时期，不同的需要占据着主导地位，要随时根据变化了的需要，采取不同的管理方法，来尽可能满足人们的需要。但是必须注意，管理者的责任在于满足那些正当的、合理的需要。反之，一味地满足那些不合理的、过分的需要，不但不会提高全体成员的积极性，相反会挫伤其积极性。
其次，要善于把人们的潜在需要转化成被意识到的动机。要通过思想教育、改善办公条件和生活条件、不断增加每个人的工作分量和变更其工作内容等方式，使办公室人员对所从事的工作具有新鲜感、挑战性，以此产生强烈的兴趣，来满足每个人的求知欲、探索欲、成就感，长此以往，树立愿意为办公室工作献身的坚强信念，达到提高工作人员积极性的目的。
2加强思想教育
思想教育是凭借真理和科学的力量，运用精神观念的宣传方式，对办公室成员的思想认识、情感和行动产生影响和作用的一种管理方法。
在办公室管理中运用思想教育的方法，是行之有效的，它有助于全体成员形成正确的政治思想、良好的道德情操和做好工作的责任感，使人们懂得在管理中应该做什么，不应该做什么；应该如何做，不应该如何做。这样的选择是在服从真理和科学基础上所采取的自觉的意志行动，而非屈从于某种权势或迫于经济原因的被动服从。思想教育还有助于正确认识办公室工作在组织中所处的地位和作用，自觉地把本职工作和组织利益联系起来，充分发挥内在的地位和作用，充分发挥内在潜力，产生克服工作困难的勇气和毅力。
进行思想教育的方式是多种多样的，例如，组织学习上级文件，听报告、座谈、讨论，参观考察，调查访问，个别谈心，树立典型，表彰先进等等。要把思想教育渗透于办公室的全体成员及其全部活动中去，不仅行政系统要抓思想教育，党、团、工会等系统也都要抓思想教育工作。
四、员工守则
员工守则作为企业内部约束员工行为的基本规则，在制定前，要遵循一定的原则。
企业内部规章制度的效力是以合法为前提的。凡是违法的内部规章制度一律无效。所以在制定员工守则时首先要对国家相关劳动人事法规进行了解和学习，不要编制出违反国家法律、法令的无效的员工守则。比如规定员工在劳动合同期间不能结婚生育，上下班要搜身检查，试用期间员工辞职不发工资，员工入职要交一笔保证金等等。这些规定严重侵犯了公民的基本权利，侵犯了员工的合法权益。
要广泛征求企业员工的意见和建议，因为员工守则是企业内部员工规范自己的言行的基本准则，以企业内部员工为主体编制出来的规则更具操作性。因此，必须发动全体员工参与，通过民主程序来制定。如通过企业工会组织、职工代表大会或选派员工代表，参与内部规章制度的制定。制定出来以后，还要向全体员工公示，并组织学习和贯彻实施。
在劳动法或其部门法没有规定的情况下，用人单位制定其内部规章制度时要坚持公平、合理、科学的原则，既要考虑员工的利益，又要考虑单位的利益；既要考虑对员工劳动行为的规范和制约，又要考虑对员工劳动积极性的激励。
员工守则一般包括以下内容：
（一）员工的道德规范。比如珍惜公司信誉、严谨操守、爱护公物、不得泄露公司机密等行为规范。
（二）员工的考勤制度。其中有工时制度、上下班的规定、打卡规定等等。
（三）员工加班值班制度。什么情况下加班、加班的报酬规定、值班的安排等等。
（四）休假请假制度。包括平时和法定休假、年休假、婚假、产假和生理假、病假、丧假、工伤假、私事休假等等。
五、工作礼仪
（一）仪容仪表细则
1着装
（1）员工上岗时，必须穿着符合工作要求的服装。
（2）任何指定穿着的服装随时保持清洁、平整。
（3）不得穿着褶皱、破损、掉扣的服装上岗。
（4）生产操作型员工上岗需着公司指定的工装。
（5）非生产型员工上岗。如由公司配备，应着公司服装；未配备的亦应该按照公司的要求穿着相应的服装。
（6）员工出席公司组织的重大活动应着西装，佩戴领带及领夹，穿皮鞋，领带长度要适中，领带要扎得规范美观，保持皮鞋洁净亮泽。
（7）在岗时严禁卷露衣袖、裤腿等不雅穿着。
（8）员工须按公司要求佩戴、显露公司标志。非工作需要，员工一般不将公司配备的工作服装在公司以外穿着。
2仪容规范
（1）面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛。
（2）保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往。
（3）头发梳理整齐、面部保持清洁。
（4）男员工不留长发，女员工不化浓妆。
（5）保持唇部润泽，口气清新，以适合近距离交谈。
（6）手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳指甲油。
（7）宜使用清新、淡雅的香水。
（8）社交场合不宜戴墨镜（参观、旅游除外）。
（9）女员工不宜佩戴有声响的饰物。
（10）公文包（手提包）外观整洁，男士公文包以黑色为佳。
（二）仪态举止规范
1站姿
（1）抬头、挺胸、收腹、双肩舒展，双目平视。
（2）双臂和手在身体两侧自然下垂，女员工双臂可下垂交叉放于身体前。
（3）女员工站立时，双膝和脚跟要靠紧，双脚呈V字形。
（4）男员工站立时，双脚可并拢呈V字形，也可分开。分开时双脚应与肩同宽。
（5）站立时，双手不可叉在腰间，不宜放入裤子口袋中，也不宜在胸前抱臂。
（6）站立时双腿不可不停地抖动。
2坐姿
（1）从容就座，动作要轻而稳，不宜用力过猛。
（2）就座时，不宜将坐椅或沙发坐满，也不宜仅坐在坐椅边上。
（3）就座后，上身应保持正直而微前倾，头部平正，双肩放松。
（4）男员工就座后，双手可自然放于膝上，或轻放于坐椅扶手上，手心向下，注意手指不要不停地抖动。
（5）女员工就座后双手交叉放于腿上，手心向下。
（6）女员工身着裙装入座时，应先用手将裙子向双腿拢一下。要注意裙子不要被其他东西挂着。
（7）男员工就座后双腿平行分开，不宜超过肩宽；女员工就座后双腿并拢，采用小腿交叉向后或偏向一侧。注意，双腿不可向前直伸。
（8）若需要同侧边的人交谈，宜将身体稍转向对方。
（9）离座站起时要稳重，可右脚后收半步，然后从容站起。
（10）注意坐下后双腿不可不停地抖动。
3走姿
（1）行走时，上身保持正直，双肩放松，目光平视，双臂自然摆动。男员工注意手不宜放在裤子口袋里。
（2）行走时应从容自然。男员工步伐矫健、有力，女员工步伐自然、优雅。
（3）行走时不宜左顾右盼，脚步不宜太沉重而发出较大声响。
4蹲姿
（1）在察看位置较低的事物或拾取物品时，往往需要蹲下，不宜直接弯腰进行。
（2）下蹲时，采取两脚前后交叉的蹲姿：一脚在前，一脚在后。在前面的脚应全脚着地，后脚脚尖着地，脚跟抬起，双腿下压，上身直立，置重心于后脚之上。
（3）下蹲时，女员工要两腿靠紧，如身着裙装，要用手把裙子向双腿拢一下再下蹲。
（三）言行规范
一言一行，一举一动。都是个人形象的展示。员工个人形象是公司整体形象的组成部分，因此，每个员工的言行都是公司形象的体现。热情、礼貌的言行不仅体现出公司员工的整体素质，更体现出公司深厚的文化底蕴。
1言谈规范
（1）恰当地称呼他人。在社交场合，无论新朋友还是老朋友，都应称呼对方姓氏加头衔或职称，这是对他人的尊敬。
（2）使用礼貌用语。在受到对方赞扬或帮助时应表示感谢；在打扰或妨碍到别人时，应表示歉意；在指称陌生的第三者时，应使用“那位先生”、“那位女士”之类称呼。
（3）正式交谈前的寒暄是展开话题的重要手段，寒暄时应选取大家共同感兴趣的话题，避免涉及私人问题或某些敏感话题。
（4）与他人交谈时，不宜出现插入、打断、讽刺、模仿等不礼貌行为。
（5）在交谈过程中，不宜出现过激的言语或过分的玩笑。
（6）在交谈过程中，应合理使用行为语言以配合表达，如：微笑、点头等。
（7）交谈时不可用手指点他人。
2吸烟规范
（1）工作时间不宜在办公室吸烟，可以到走廊、洗手间等地方吸烟。
（2）如有必要，应在办公区域内适当的地方设置吸烟室。
（3）若有访客欲在办公室吸烟，应向其说明办公室是禁烟区，在征得对方同意后，可到会客室或吸烟室吸烟。
（4）在公共活动场合不宜吸烟。若要吸烟，看有无禁烟警示及烟缸等卫生器具，再考虑是否吸烟。
3引导客人规范
