1.现金结算的控制
对现金结算进行控制最有效的方法便是现金盘点,那么现金盘点如何有效进行呢?
先看现金盘点表格,如表4-1所示。
在管理规范的餐饮店中,现金盘点表格每日必备。在小型餐饮店中,每日营业结束后,由出纳人员负责盘点当天的营业现金,会计监盘,并记录在现金盘点表格上。营业现金盘点并记录完毕之后,因餐饮店的营业结束时间一般为晚上,这时候银行都不营业,因此,会计人员应把当天的营业额整理好放进保险柜中。在餐饮店中,一般会给前台收银备有找零备用金,金额依据餐饮店的规模而定。在当天晚上盘点营业收入时,连同找零备用金一起进行盘点,并收归保险柜中。第二天营业开始前,由出纳人员负责上银行存取营业额,并清点同等数额的找零备用金给予前台收银。大规模的餐饮店中,一天的营业额较多,可能需要多次盘点。如果营业额数额过大,也可与银行达成协议,由银行上门提取营业额存款。
在对现金结算方式进行控制时,日审是必不可少的。日审即日间稽核,前文中已经论述,这里不再赘述。在日审时,会计人员可根据客人消费单上的金额和电脑结账单上所列的消费方式,核对与营业现金的实存数额。
“例”渔舟酒楼的会计人员在清点营业现金时,发现营业现金与收银系统中所列的现金收入金额不一致。营业现金为46800元,而收银系统上显示的现金收入为50000元,现金差额为3200元。经查实,原来当天有一位老客人在贵宾厅用餐结账时,说要用现金结账,可结账时却发现所带金额不够。由于是老顾客,店长在征得老板的同意下,同意老客人于明天上午前来结账。而营业现金的盘点一般是在第二天的早上,故此产生了差异。
从上述案例中可以看出渔舟酒楼的财务管理并不是很严谨。当天老客人用完餐之后,如果老客人用现金结账的方式下,金额不够,可以考虑给老客人设一个挂账账户,等第二天老客人来交款时,即可注销此挂账账户。利用此种方式,可以避免账实不符。
2.信用卡结算的控制
规模不大的餐饮店里,信用卡结算肯定不如现金结算频繁,对于结算控制来讲,相对比较薄弱。一般的餐饮店里,日审员在审核前一天的营业单据时,对于信用卡结算方式,会把客户刷卡的底联和电脑消费单粘贴在一起单独汇总,然后核对信用卡账单金额和刷卡机日报表金额是否一致。
“例”渔舟酒楼的日审员在审核前一天的营业额时,发现信用卡刷卡金额和营业日报表上的金额不一致。实际刷卡为10张,总金额为15000元,可营业报表上显示的刷卡单数却为11笔,金额为16680元,现金营业额为45000元,可营业日报表上显示的却为46680元。刷卡单数差1张,刷卡金额相差1680元,现金结算实际数比报表数少了1680元,是何原因呢?经日审员与收银员一核对,才发现前一天有一位客人结账时,收银员误把现金结账方式敲成了信用卡结账方式,消费金额为1680元。
上述案例中,由于收银员的失误,导致了两种收入金额的错误。餐饮店中每种结算方式都是相互联系的,结错一种,必定会牵连到另一种结算方式。而有些店铺的营业系统是前一天营业系统结束之后便会自动生成营业日报表,且第二天营业之前即使发现结算方式有误也不得更改,这就给会计做账带来了很大的不便。所以,收银人员在给客人结账时,一定要仔细核对客人的结算方式,防止出错。
3.支票结算方式的控制
支票结算方式相对于前两种结算方式来讲,最重要的就是支票真假的辨别与对支票消费客人的登记。客人在用餐时采用支票结账的,对于老客人来说,相对比较安全。因为老客人与餐饮店相互之间比较熟悉,预先肯定有联系方式之类的。但如果是新客人吃饭或是外地客人吃饭采用支票结算时,就要特别的注意。第一,检查支票的真伪;第二,细看支票的出票日期,看是否是过期支票(另外如果当时客人结账的支票还差两天到期,那就要确定结账当天是否能去银行直接划账,因为银行周六周日不办理对公业务);第三,检查客人所给支票的印章是否清晰,如有模糊,则要求客人更换支票,或是改变结算方式。有些时候由于相关人员的疏忽,收取的支票印章不清晰,去银行划款的时候,银行柜台人员便会拒绝划款,这时候拿支票消费的客人又是不认识的新客人,事情就会比较麻烦。
当餐饮店客人消费采用支票结算比较多时,一定要建立支票登记簿,并且安排专门人员收取支票与保管支票。
4.应收账款结算方式的控制
前文中已经论及应收账款结算方式分为两种情况,即应收和预付。那么对于这两种结算方式该如何控制呢?对餐饮店财务管理接触不深的人也许会认为,此种结算方式很容易控制,欠钱的还钱,存钱的结账。殊不知此种结算方式是最容易出错的,也是最容易出现舞弊的结算方式。
“例”渔舟酒楼是一家中型的社区餐厅,主要经营家常菜,大部分的老客人为社区居民,还有一大部分消费主群体为附近单位的领导人及其员工。附近单位的人来渔舟酒楼用餐一般都是采用挂账的结算方式。老周是公安局的,平时用餐或是宴请朋友一般都是在渔舟酒楼,和店长那可以算是称兄道弟了。而且老周为人豪爽,每次都是预先存取一笔款项在渔舟酒楼,等到余额快用完时,再一次性存入,每次最低金额都是6000元。
渔舟酒楼的挂账管理方式为,客人用完餐之后挂账的,必须是此客人在酒档有挂账账户,且挂账客人的消费单一定要有挂账客人的亲笔签名,以便日后与客人结账。
渔舟酒楼店长也算得上是一个“活跃”分子,他利用和老周的“兄弟”关系,多次利用老周的账户来宴请朋友。因其和老周关系良好,老周的字迹自然是很清楚。如此一来,花别人的钱为自己服务便成了店长经常干的事情。
从上述案例中,可以很明显地看出应收账款结算方式下的漏洞。如果企业在财务管理的过程中,忽视此漏洞,必然会姑息养奸,导致更大更严重的舞弊发生。餐饮店在处理挂账用户时,一定要规定收银人员或是服务人员及时让挂账客人亲自签单。如果有自称是挂账客人允许其利用挂账客人账户挂账的,一定要电话询问挂账客人本人,看是否有此事。挂账客人的消费单一定要保留好,以便日后结账。如果挂账客人是采用预付款方式的,那么每次挂账客人预付款时,一定要给客人开具收据,并在应收账款系统中记明预收的金额,以便系统扣除挂账客人每次的消费金额。