会议主持人是决定会议成败的灵魂人物，因此，他必须掌握一定的会议技巧，从而有能力保证会议的正常进行。由于会议是一种面对面的沟通，因此，会议主持人必须掌握面对面沟通的技巧———陈述技巧、发问技巧、聆听技巧与答复技巧。
（一）陈述要达到的效果
会议主持人的陈述必须发挥三种效果：
取得与会者的注意，并为与会者创造听取信息的欲望。
使与会者确切地了解所传达的信息。
说服与会者，并促使与会者立刻采取某些行动。
想获取这三种效果确实不是一件容易的事，但并非不可能。假如会议主持人在陈述之前能够做好充分的准备，在陈述过程中能够刻意地讲求陈述技巧、视听器材的使用技巧以及物品的展示技巧，则获得这三种效果也不是不可能的。
（二）陈述前做好准备工作
会议主持人在陈述前必须做好准备工作。一般说来，主持人在陈述之前至少必须做好下列准备工作：
（1）对与会者有一定的了解。主持人应设法了解与会者对陈述的主题到底有多大的兴趣、对陈述的主题了解多少，以及对陈述的主题抱什么态度。
（2）熟悉陈述的主题。会议主持人对陈述的主题的认识不能太肤浅，应具一定的深度与广度。只有这样，他才能答复与会者的疑问，也惟有这样，与会者才会感到他言之有理。
（3）对要实现的具体目标有一个清晰的概念。会议主持人应先确定，他到底希望与会者从他的陈述中得到什么样的观念、要传达给与会者的是什么样的信息、对于所得到的观念产生什么样的看法以及把所得到的观念充做什么样的作用。
（4）将有助于实现上述具体目标的各种信息罗列出来。这些信息包括一般性的消息、研究的成果、案例、理论、别人的观念、个人经验等。
（5）根据所能运用的陈述时间，从已经罗列出来的各种信息中选择最重要的与最切题的。
（6）考虑使用适当的视听器材。因为当与会者听到某些事情的时候，若能同时看到这些事情，则他们对这些事情的理解程度将大为提高。
（7）准备一份陈述的纲要，以供陈述时使用。纲要可划分为引言、本体与结语等三部分。其中，引言部分旨在吸引与会者注意，并且清楚地将陈述目的沟通给他们。例如，在会议刚开始时，销售经理把会议的目标、开会的方式，以及他对与会者的期望，简明扼要地做说明，即是一种良好的引言。本体部分旨在将陈述的内容按逻辑程序进行阐释或剖析。结语则是对本次会议的一个总结。
（8）准备好各种视听器材，包括挂图、投影、幻灯片、影片、讲议等。
（三）陈述技巧
陈述成败，主要取决于主持人本人是否拥有自信心与热情。周全的准备与丰富的陈述经验，可为主持人带来高度的自信心。除了自信心与热情，主持人仍须讲求下列陈述技巧：
（1）要与与会者保持视线接触。即应尽量减少念读文稿，多花些时间面对与会者。
（2）灵活运用“停顿”技巧，以便使与会者得以深思及判断所听到的信息，并做出反应。
（3）尽量使用与会者有切身经验的与所易于体会的实例或轶事，这样能使与会者倍感亲切。
（4）适当地改变音量、音调、或语气，做到抑扬顿挫。这样做不但有助于消除与会者的沉闷感觉，而且可令陈述本身显得更加生动。
（5）言语尽量幽默。运用既诙谐又不失庄重的话语。值得注意的是，幽默话语并不等于轻佻的话语或是浅薄的话语。轻佻的与浅薄的话语应绝对避免。
（6）要克制足以令与会者分心的各种举止。这是一项很难界定的个人行为特征。有些人在陈述时，习惯在听众面前随意走动并挥舞双手，或者陈述时手中不停地玩弄物品，这样有时候会使与会者分神。
（7）根据与会者的层次和知识水平，注意措辞，并选择符合与会者的程度与层次要求的语言。
（8）以投影、幻灯片、挂图或讲义充当讲稿。切忌一边陈述，一边翻阅讲稿，因为这样做不但浪费时间，而且很容易使听众丧失兴趣与耐性。
（9）设法通过发问使与会者参与，避免从头到尾唱独角戏。
（10）用简洁而肯定的语句来表达意见。如“我建议将新产品上市的时间推迟3 个月”，并提出具体而充分的理由来证明意见的正确性。这样往往能收到很好的效果。
（11）重复原先的观点。这样能使与会者听出强调的重点，并加以注意。
（12）重视活用数据。应用数据时要注意以下两点：
尽可能用数字说话。
设法为枯燥的数字注入生命。
（13）借用名家之言。有时借用名家之言也可以取得很好的效果。
（四）陈述时，物品的展示技巧
在陈述过程中，会议主持人常需要展示物品，因此需要讲求展示物品的技巧。
常用的物品展示技巧主要有：
（1）公开地将物品带进会场，不要遮遮掩掩，也不要将它藏在身上或是其他隐蔽处，而应置于会议桌上，以便引发与会者的注意与好奇心，并且方便会议主持人在适当的时候从事展示与讲解。
（2）在展示与讲解物品之前，尽量不要玩弄它，以免引起与会者的焦灼感。
（3）展示物品的时候，应使与会者都看清楚。会议主持人最好是将它置于所有与会者视线能够接触到的范围内。倘若有少数与会者因座位角度关系以致视野不佳，会议主持人应主动调整自己的位置，以便使这些与会者也能看清楚该物品。
（4）展示物品时，会议主持人应小心翼翼地将它当做贵重的物品看待。这样不但可强调对展示中的物品的重视，也可令与会者重视该物品。
（5）在讲解物品时，会议主持人切莫将它交给与会者轮流观察或触摸，因为一旦把物品交出，那些正在观察或触摸的与会者，将不再留意会议主持人的讲解，而未轮到观察或触摸的与会者，也因焦急地等待物品的传递，而无心聆听讲解。
（6）展示物品时需要对它进行操作，则会议主持人应事先将操作方法演练纯熟。倘若会议主持人不知如何操作，与会者不但会降低对展示品的评价，而且也会降低对会议主持人的评价。
（五）陈述过程中的发问技巧
1.发问的目的。
在会议中，会议主持人发问的主要目的是利于沟通。一旦沟通网络被启开，主持人可借发问来实现收集资料；透视对话者动机意向；提供资料；鼓励与会者参与；确定与会者对自己的感受理解程度；鼓动与会者对某一问题进行思考；测定意见是否趋于一致；回归主题等。
2.问句的型态。
了解了发问的多种目的后，会议主持人可运用适当的问句来实现发问的目的。问句的类别虽多，但基本上是由以下几种型态的问句所演化出来的：
（1）封闭式问句。这是指足以在特定领域中带出特定答复的问句。例如，“是”或“否”。封闭式问句可使发问者获得特定的资料或信息，而答复这种问句的人，并不需要太多的思索功夫即能给予答复。
（2）开放式问句。这是指能在广泛领域内带出广泛答复的问句。这一类问句通常均无法以“是”或“否”等简单的措辞作为答复。开放式问句因为不限定答复范畴，故可使对话者畅所欲言，同时，发问者也可从回答中了解对话者的立场与感受。
（3）澄清式问句。这是针对对话者的语句重新措辞，以使其证实或补充原先答复的一种问句。澄清式问句不但足以确保对话双方能在述说“同一语言”的基础上进行沟通，而且是针对对话者话语从事回答的一种理想方式。
（4）探索式问句。这是针对对话者的答复，要求引申或举例说明的一种问句。探索式问句不但可用以发掘较充分的信息，而且可用以显示发问者对对话者的高度重视。
（5）含第三者意见问句。这是凭着第三者的意见以影响对话者意见的一种问句。
（6）强迫选择式问句。这是以己意加诸对话者，并使对话者在窄小范围内从事选择的问句。这一类问句最能显示发问者骄横跋扈的态度。
（7）多种式问句。这是含多种主题的问句。许多富于沟通技能的人都认为，一个问句最好只含一个主题，但最多不超出两个主题，才能使对话者做有效的掌握。
（8）对答案具有暗示性问句。这是指在问句本身即已强烈暗示预期答案的问句。这一类问句几乎让对话者毫无选择余地地按发问者所设计答案作为答复。
3.发问时应注意的事项。
（1）主持人在发问之前最好先拟定发问的腹稿。事先确定发问的范畴与发问的主要内容，有助于提高发问的效果。
（2）多用开放式问句、澄清式问句、探索式问句；慎用封闭式问句、含第三者意见的问句；避免使用引导式问句、强迫选择式问句和多种式问句。
（3）注意发问的时机。主持人应注意对话者的心境，在他适宜答复问题的时候才发问。
（4）按平常对话的速度发问。太急速的发问容易使对话者认为主持人不耐烦，或持审问态度；太缓慢的发问容易令对话者感到沉闷无聊。
（5）主持人应尽量使用不指名答复的问题。因为这种问题等于向全体与会者发问，可使全体与会者都参与问题的讨论。必要时，主持人可以使用指名答复的问题，向特定的与会者发问。使用这种问题时，应先叫发问对象的姓名，然后再发问。先叫发问对象的姓名，等于给他一个预告，使他全神贯注听取主持人的发问，以便做出有效的答复。切忌先发问，然后再指名答复，因为万一被指名答复的与会者记不清楚会议主持人的问题，他将无从答复，这不但会造成场面尴尬，而且又需花费时间重新发问。
（6）会议主持人发问之后，应给予答复者足够的时间答复。会议主持人对答复者的答复应表示竭诚的欢迎。可使用身体语言如点头、微笑等表示欢迎。
（7）会议主持人提出敏感性的问题时，应附带说明发问的理由。
（8）所有的问题都必须环绕一个中心主题。
（9）会议主持人应尽量由广泛的问题，再移向特定的问题。这样做将有助于节省沟通的时间，因为与会者在答复广泛的问题之际，可能已提供了某些特定问题的答案。
（10）会议主持人应尽量根据与会者对前一个问题的答复构造问句。这样做既可以使与会者按同一思路提供答复，又可以使与会者确切了解，他的答复已被听取，这对他是一种鼓励。
（六）陈述中聆听的技巧
在会议中，聆听是主持人和与会者双方都必须培养的技巧。对会议主持人来说，聆听更是一种绝对不可或缺的修养。聆听是一种极富警觉性与极费心思的历程。在面对面沟通的场合里，聆听不仅是指一般所熟悉的利用耳朵，即运用听觉器官去接收信息，还包括利用眼睛，进行换位思考与动脑思考。
具体来说，会议主持人在聆听时要注意以下几点：
利用眼睛。观察对方的脸部表情、眼睛、手势、体态与穿着等，以判断其口头语言的真正含意。
进行换位思考。站在对方立场与角度，去体会他的处境与感受。
动脑思考。运用大脑去分析对方的动机，以便了解其口头语言是否话中有话、弦外有音。
如果不能同时做到以上三点，将无法获得良好的聆听效果，换言之，将无法全面了解对方的真正意图。
此外，会议中，无论是团队成员还是会议的主持人都需要运用仔细聆听的技巧。聆听要注意以下几点：
要做到耳、眼、脑并用。
不要贸然打断对方，这是不礼貌的行为。
注意理解对方语句中的重点内容。
对关键言语要进行思考，真正领会对方意图。
不要与邻座私下交谈。
不要好为人师。
（七）会议答复技巧
许多会议主持人都存有一种观念，以为在会议过程中，与会者所提出的问题不仅需要获得答复，而且非获得亲自答复不可。这种观念其实是错误的。如果当与会者所提出的问题是与会议无关的，或是妨碍会议目标的达成，就不一定答复。主持人应针对与会者所提出的问题作判断，来决定是否给予答复。固然，有些问题应亲自答复，但有些时候也可以灵活一些，请其他与会者答复，甚至可由发问者本人答复。
