很多人抱怨“时间太少，工作太多”。之所以出现这种状况，往往是由于他们没有把工作条理化安排，因而浪费了大把时间，而解决的办法就是重新安排工作次序，增加时间的功效。那么，我们该怎么做呢？
第一，列一张详细的工作清单。
很多时间管理权威都指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力取得很大的提高。只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的，才能正确掂量不同工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓。只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作互相扯皮和打乱仗现象。填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要先问自己，“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上应怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表的区别，在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。社会上有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。名作家雨果说过，“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”
制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则：
①以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。
②以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种奇迹，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。
③把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量约好时间，尽可能集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。
④使工作日程与自己的身体能量的曲线相适应。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼，所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸。除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、电话机旁或床边，时时提醒自己。在工作中，有时突然头脑中冒出一个好的想法，或者想起了什么必须干的事。如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，以后做着更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理。这样，本来不太明确的事就明确了，你的工作和应办的事就更有条理了。
第二，对你的工作进行合理的组织。
很多时候，工作不能很好地完成，就是因为没有进行合理组织。组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由于别人干更合适而可以让别人去干的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条：
①综合。在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。
②结合。把若干步骤结合起来，例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。
③重新排列。改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充沛。假如你是一个业余作者，白天不容你静下来构思作品，晚上又难以入睡，不妨在此时让思绪遨游一番。
④变更。改变工作方法。大体有两种办法：一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应；一种是“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。
⑤穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战。如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。又如上午在办公室开会；下午到群众中去搞调查研究，等等。
⑥代替。把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条；需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。
⑦标准化。用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。
第三，工作方法需要化繁为简。
化繁为简，善于把复杂的工作简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷纭的现象，使复杂的事物更复杂，工作忙乱被动，办事效率极低。而为了让一件工作做起来更简单，你最好按照如下步骤工作：
①省去那些不必要的工作。
②使工作顺序合理，干起来得心应手。
③如果两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
④尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
⑤预先订好下一项工作的程序，增强工作预见性。如果你想更有效地利用时间，让工作更有效率，那么你就一定要明确自己的工作是什么，并尽力使工作组织化、条理化、简明化。
