本章学习提要与目标
本章主要就餐饮原料管理的四大环节即原料采购、验收、贮存和发放进行讲述。要求学生掌握食品原料采购管理的意义、方法和程序，熟悉原料贮存的主要方法和要求，熟悉原料验收的程序和要求，了解原料的发放控制。
餐饮经营从总体上看可以分为三大环节。第一是生产要素的准备环节，第二是生产环节，第三是销售环节。餐饮原料的采购验收与储存保管是生产要素准备环节的重要内容，是餐饮生产和销售的前提条件，同时也直接影响着餐饮经营的其他各个环节。因此，餐饮经营者必须重视餐饮原料的管理，以保证餐饮实体的正常运营和获得理想的经营效果。
食品原料是餐饮产品生产的基本物质要素。食品原料的采购就是根据餐饮生产需要，以合理的价格购进数量、质量合用的食品原材料。原料数量不能过多以免造成浪费，也不能过少以免造成生产与销售断档。原料质量必须符合菜点生产标准的需要，杜绝假冒伪劣，同时又要掌握在质量与价格的比较上餐饮实体要能够获得最好的经济效益。原料采购工作对餐饮成本控制具有决定性的作用，对餐饮实体的经营效果有着重大的影响。
一、综合效益是采购的重要评判依据
评判一项采购的好坏，不是简单地看一下原料的价格和质量是否合理，而是涉及对采购和对管理的一系列的认识和理念。综合效益才是采购的评判依据。
（一）餐饮经营利润来自采购
人们通常认为，菜点的销售带来利润，这其实是一个表象问题。餐饮实体必须低价采购，控制进货成本，获得成本上的优势，以低成本战略竞争，才能真正实现利润，获得餐饮生产与经营的成功。
在市场经济条件下，餐饮产品的销售价格会在市场竞争这只“看不见的手”的作用下，产生价格均势。采购部门和人员一般都知晓其所在餐厅的毛利率和某一菜肴的销售价格，所以也就明了食品原料低于某个价格能赚钱，或高于某个价格就要赔钱。认真调研分析市场上食品原料价格的差异，如地区差价、产销差价、批零差价、质量差价、季节差价等，利用好这些差价，少花钱多办事、办好事，进货质优价廉，就奠定了利润的基础。所以说，利润虽然表现在销售价格上，但隐含在采购中。这也是采购工作之所以重要的一个原因。
（二）食品原料采购的特点
食品原料采购特点是由以下因素决定的：
1.大部分原料的季节性特点较为突出，为保证菜点的生产与销售，需要进行一定数量的原料储备；
2.对于鲜活原料，只能进行小批量采购，超过需求会引起变质、贬值，需要根据保鲜期的长短来确定进货批量。
3.肉、禽、蛋类食品原料的采购批次和批量取决于餐饮实体的原料储存设施设备和存放管理方式。
（三）储存量大小和采购理念
餐饮业在经营上都遵守勤进快销的原则。这是因为食品原料的性质决定了它的库存不宜过大，一般只能小批量采购，有利保质，资金周转也快。采购人员应了解这样几个问题：
1.最低储备与最高储备的关系。储备越少，占压的资金越少，但容易脱销，不能满足供应；储备越高，越能保证供应，但资金占压多，影响周转。管理者应注意掌握“度”。
2.考虑销量的大小，即销售量决定进货量。“以需定销，以销定进，以进促产，以产适需”这十六字方针道出了市场竞争中的餐饮实体的采购数量是由销售量来决定的。
3.考虑进价和储存期内成本的升值问题。原料储存时间越长，损耗就越大，无论是从数量上还是质量上，都是如此。而且，储存时间长，也导致储存养护费用的上升和资金的占压。所以储存时间越长，成本也会越高。
4.进货量与自然损耗的关系。考虑到生产上的损耗，很多食品原料必须经过粗加工、细加工后方能使用，不同的原料，其损耗率或成料率的差别是很大的，这就需要采购人员有丰富的商品知识和辨货识货能力。
二、供货单位的选择
餐饮实体应如何选择其供货单位呢？
（一）供货单位的管理水平和设施情况
餐饮实体应了解供货单位设施是否健全，加工过程是否严格按规章制度和卫生标准执行，对处理订货单和对存货数量与质量的控制是否有系统的程序和科学的方法。
（二）供货单位的地理位置
如果供货单位距离较近，可以节省采购时间和采购费用，对偶然发生的应急需求有保证，送货延迟的可能性也会减少。
（三）财务的稳定性
餐饮实体应对未来的供货单位的财务可靠程度进行调查，不致使供货受到影响。
（四）供货单位产品的价格
这是决定原料成本和餐饮经营成本的一个重要因素。
（五）供货单位的信誉度与合作的诚意
这是决定供货单位能否以合理的价格、合适的质量及时供货的重要的主观因素。
三、制定严格的采购制度
由于餐饮生产对食品原料的依赖性，餐饮实体必须制定严格的采购制度，加强对原料采购的制度化、规范化管理。
（一）岗位职责制度
由于不同的经营规模、方式、特色，使餐饮实体的组织结构和管理方法也不尽一样。综合性饭店有专门的采购部，负责所有物品与原料的采购。有的饭店则是在餐饮部下设采购部，只负责餐厅用品与原材料的采购。很多小型的餐饮实体，采购工作是由经理或厨师兼顾进行的。因此，在不同餐饮实体，负责采购工作的人员的岗位职责不完全一样。但有一点要求相同，即岗位应明确，职责应清楚，使采购人员知道做什么，不做什么，如何做，有哪些责任。
（二）采购权限制度
采购权限就是采购人员进行工作时所享有的权力范围。这个权限要根据餐饮实体的性质及原料市场的特点而定。一般情况下，采购人员是根据用料部门的“申请购物单”而填“订货单”，请供货商送货或亲自外出采购的。但有些情况下，市场上的原料供应未必与购物单上所列的数量、质量、价格相符。如果采购人员被严格要求按上述内容去采购，那么，他很可能空手而归。因此，必须授予采购人员一定的权限，如采购员可以在数量和价格方面有10%的浮动幅度，灵活决策，以提高采购的效率。
（三）质量标准制度
要保证餐饮产品的优良质量始终如一，就必须施行全面质量控制，第一关就是采购时的控制，即要求原材料在质量上达到生产标准的要求。制定采购食品原料的质量标准，是保证成品质量的前提条件。
1.质量标准。首先应清楚质量标准的含义。所谓采购食品原料的质量标准，是指根据菜点设计要求，对所需各种原材料的性能、规格等作出的详细具体的规定，如原料产地、季节、等级、大小、个数、色泽、肥瘦比例、切割情况、冷冻状况、包装要求等。
2.质量标准的内容。原料的质量一般包括原料的食用价值、原料的新鲜度、原料的卫生和原料的成熟度四方面的要求。
3.质量标准的形式。一般采用“标准采购规格”来规范原料的采购标准。
订货后三天内交货
标准采购规格是根据菜单提供的菜品要求而编制的。使用固定菜单的餐饮实体，在一定时间内产品相对稳定，原料的采购规格也应相对稳定。如果菜单变化或市场状况变化，采购规格就应部分调整、修改或重新制定。
标准采购规格一般做成卡片的形式，各有关人员如管理人员、采购人员和验收人员人手一份，也可以直接将标准采购规格交给供货商，各相关人员就依据标准采购规格的要求进行采购、验收、领用和供货。
4.编写质量标准要考虑的因素。
（1）不同类型的餐饮实体对原材料质量标准的要求不一样。如在经营快餐的餐厅里，对原材料的使用比较单一，也就是说，某种原材料是专门供制作某一特定菜点用的，这就要求有完整的质量标准。而在普通的餐馆里，一种原料可供制作很多种不同的菜点使用，所以其规格标准的重要性就不如前者。
（2）设备情况。如果餐厅没有足够的食品储备设备，那么就需要采购较多的加工后的食品原料。
（3）市场情况。食品原料采购需求与市场供应之间存在的差距是制定质量标准应考虑的重要因素。
（4）菜单。由于餐厅的经营是以菜单为中心的，采购的任何一种原材料都必须是菜单中所需要的。在制定质量标准时，要考虑到该原料是以何种形式以及如何在每一个菜点中使用的。
5.食品原料的质量标准的作用。
（1）使用质量标准，可以把好采购关，防止采购人员盲目或不恰当地进货，以便于产品质量的控制。
（2）把采购质量标准分发给有关货源单位，能使供货商掌握餐饮实体的质量要求，避免误解和损失。
（3）便于采购的顺利进行。避免订货时每次口头向供货方说明的麻烦或失误。
（4）如果将某种原料的质量标准分发给几个供货单位，有利于比较报价，择优采购，降低成本。
（5）有利于原料的验收。
（6）可以防止采购部门与原料使用部门之间可能产生的矛盾。
四、采购人员的选择
采购人员不仅应具备合格的业务技能，而且还要具备良好的道德素质。有的餐厅有良好的设备，一流的服务人员和手艺精湛的厨师，但采购人员进的原材料浪费大，质次价高，甚至收取回扣，导致了食品成本的上升，经营效益不理想。所以，选择诚实、精明、懂得厨房操作业务的人做采购工作是有重要意义的。
（一）采购人员应具备的业务素质
1.熟悉食品制作的要领和厨房业务。采购人员虽然不必都是厨师，但至少应懂得每一种原料的用途以及质量标准要求。尤其是在餐饮实体还没有制定采购食品原料质量标准时，更应具备这一素质，以确保能够买到适合需要的食品原料。
2.熟悉食品原料的采购渠道。所谓渠道，是指特定的交易关系线，如两个企业之间相对稳定的供货关系。采购人员应该知道什么原料在什么地方买，哪家的货质量好，哪家的货便宜，有哪几家供货商可以竞价供货，这样才能保证供应。采购渠道的保持，是建立在互相信任、互惠互利的基础之上的，也与人与人之间的诚信关系分不开。
3.对原料市场和餐饮市场有较多的经验。作为采购人员，应尽可能多地了解掌握原料市场的供应情况以及因宾客对菜点的偏爱而推动的餐饮市场的潮流，使采购工作能够针对宾客的口味，领导或跟上餐饮的潮流。
4.了解进价与销价的核算关系。采购人员应了解菜单上每一菜点的名称、售价和分量，知道餐厅近期的毛利率和理想的毛利率。这样，在采购时就能知道某种食品原料在价格上是否可以接受，或是否可以选择代用品。
5.要经过市场采购技术的训练。在采购时，使用复杂的质检设备是不现实的，采购员的经验至关重要。由于餐厅所采购的大多是农牧产品，不像工业品那样有定量的标准，因此采购人员必须经过采购技术的训练，才能购买到合适的原料。
6.熟悉食品原料的规格和质量。采购人员应对市场上的各种食品原料的规格和质量有一定的了解，有鉴别的能力。
（二）采购人员的职业道德
采购人员业务素质再高，如果不具备职业道德素质，也不能成为合格的采购员。他必须具有良好的思想品德。具体讲有以下几方面：
1.一切以国家利益和集体利益为重，不得损公肥私。
2.每花一分钱都应设法获取最大的价值，不得轻易大方。
3.努力提高业务素质，提高工作水平。
4.善于接受同事、上级领导和供货单位业务员的建设性意见，不得惟我独尊。
5.有效地履行职业道德程序，以增进和供货单位之间的关系。
6.在与管理人员、一般职工及供货单位业务员的交往中，做到公正、诚实。
7.不允许接受礼物，更不许高价采购，收取回扣。
因此，一个餐饮实体经营是否成功，不可不看采购员的水平。许多经营失败的餐饮实体是由于采购成本过高导致的。
五、食品原料采购数量
采购质量标准在一段时间内可相对稳定，而采购数量应根据客源和库存量的变化随时调整。所有食品原料都会变质，有的变质快些，有的变质慢些。最好购买当日或近日需要的原料。但是为了享受批量采购的价格优惠和考虑原料的季节性，有的原料可在大量上市、货源充足时大批量低价进货。同时为节省采购的人工费用，一些非易坏性原料的采购时间可间隔长些，采购的批量也可大些。
管理人员要指导采购员对原料的采购数量进行控制，使原料的供给既充足又无过多的剩余。食品原料可分为易坏性原料和非易坏性原料。对这两类原料应分别探讨采购数量的控制方法。
（一）易坏性原料的采购数量
易坏性原料多是鲜活原料，不宜久放。购进后要立即使用，用完后再购买新的原料。因而这类原料的采购频率高，一般需要每日采购。
这类原料的采购方法常用的有两种。一是根据实际用量采购，即要求采购员每日检查库存的余量，根据余量情况和需用情况随时采购。每日库存量的检查可采用实物清点与观察估计相结合的方法。对单价大、价值高的原料（如大块牛肉）要清点实际存量，对单价小、价值低的原料（如蔬菜等）只要毛估。
为方便采购，将每日要采购的原料编制成“原料采购清单”。采购清单上列出原料的名称和规格、应备用量、现存量、需采购量等栏目，还要列出供应商的报价、实际采购量和实际价格等栏目。将清单印制多份备用。各厨房厨师长根据客源预测量填写每日各原料的应备量及现存量和需购量。采购单交采购员汇总后填写市场考察价格，经审批后进行采购。
以这种方法采购，原料的采购数量需要每日确定：
原料需购量应备量-现存量
原料采购清单的使用，可节省厨师长和采购员的工作量。原料采购清单和标准采购规格联用，能使采购数量、质量和价格标准化，实际采购数量和实际价格与采购标准作比较，能在一定程度上限制供应商与采购员的舞弊行为。
还有一些原材料，其本身价值不太高，但消耗量大，所需数量也较稳定，可采用第二种更为简便的方法：长期订货法。这类原料有面包、奶制品、鸡蛋、常用蔬菜等。餐饮实体可筛选供应商订立合同，以周或旬固定价格每天供应定量的原料。如与食品公司商定每日送3箱鸡蛋，特殊情况下临时通知增减采购数量。这样，对这些低价值原料，采购员不必天天联系和检查存量，可节省人工，提高效率。长期订货法还可用于价值低、耗量大、占地大又天天需补充的其他原料和用品，如卫生纸、纸餐匣、啤酒等。
（二）非易坏性原料的采购数量
非易坏性原料不易迅速变质，可一次采购较大数量贮存待用。非易坏性原料一次采购量多少，采购间隔天数多少，要均衡考虑大批量购买和分小批购买的得失。
1.均衡大批量采购和分小批采购的得失。首先要均衡大批量购买可获价格优惠和占用大量资金的得失。大批量购买需要一次投入较大量资金，这些资金不能用于其他产生收益的开支。所占资金的利息损失与能得到的价格折扣所节省的费用孰大孰小。一般说来，一次大批量购买可获得的优势有：大批量购买使购买者占据交易中的主动地位；大批量购买可以获得价格上的优惠；大批量购买还可以节约采购的费用（如采购员的差旅费、原料运输费等）。
而大批量采购也有劣势。一是要占压大量流动资金；二是会损失一部分资金利息；三是大批量购买会增加原料储存费用。另外，尽管原料具有非易坏性，但贮存时间长，食品原料的质量会或多或少地下降。同时原料贮存量大和贮存时间长，原料丢失和变质的几率也大。
因此，对于非易坏性原料大批量和分小批采购的得失，必须确定出一个较为有利的贮存数量和采购数量。
2.定期采购法。为便于对非易坏性原材料的库存管理和采购管理，有必要对各项非易坏性原材料确定标准存量。标准存量就是一种原材料在库房中的最高贮存量。管理人员可根据库房的贮存面积、原料的可得性和流动资金的多少确定同类原料（或向同一供货商）采购的间隔天数，再根据各项原料的预计日需要量算出各项原料的标准贮存量：
标准贮存量=日需要量×定期采购间隔天数+保险贮存量
对非易坏性原材料普遍采用定期采购法。管理员或采购员定期清点各种货物的存量，掌握各项货物的存量与标准存量的差额，计算出需要采购的数量：
原料需购量=标准贮存量-现存量+日需要量×发货天数
这种方法的优越性是同类的原材料或同一供应商供应的原材料，可定期在同一天采购，这样能减少采购次数和人工时。同时每种原材料确定标准贮存量后，不会过量贮存，采购数量容易决策。这样可减少采购员的工作量，可将更多的精力用于采购易坏性物资。
但这一方法也有缺点。有时，某些原材料的实际用量大大超过预计数，采用定期采购法不易发现短缺。为避免这种缺陷，可对每种原材料订出最低贮量（即警告贮量），当存货减少到最低贮量时不管是否是定期采购的日子，也要去采购。最低贮量也就是订货点贮量，其计算的方法如下：
最低贮量日需要量×发货天数+保险贮量
例：某餐馆每日需用30听西红柿罐头，该餐馆对罐头类食品确定每两周采购一次；隔周星期二进货；西红柿罐头应有200听的保险贮量；罐头食品的发货天数需要3天；在采购日前如果还剩下350听罐头，则西红柿罐头的标准贮量、最低贮量和需采购量各是多少？
解：西红柿罐头的标准贮量为：
标准贮量30听×14+200听=620听
西红柿罐头的最低贮量为：
最低贮量=30听×3+200听=290听
西红柿罐头需采购量为：
需采购量620听-350听+30听×3=360听
3.订货点采购法。订货点采购法是通过查阅库存卡上原料结存量，对达到或接近订货点贮量的原料进行采购的方法。使用这种方法的前提是必须是在库房中对每种原料建立库存卡。原料收到后必须在卡片上登记正确的数量、单价和金额。发出的原料也要随时登记。库房中还需要有一套检查制度，检查哪些原料已经达到或接近订货点贮量，对这些已达到订货点贮量的原料发出采购通知和确定采购数量。
原料的订货点贮量也就是该原料的最低贮量，当原料从库房发出使库存量减少到订货点贮量时，该原料必须采购补充。原料订货点的库存量和前述的最低贮存量的计算一样，也是原料发货期间消耗的数量和保险贮量之和：
订货点贮量=原料日需要量×发货天数+保险贮量
采用订货点采购法，原料的采购数量比较稳定。原料的采购数量是以原料标准贮存量减订货点贮量再加原料发货期的消耗量而确定的，即：
原料采购量标准贮存量-订货点贮量+原料日需要量×发货天数
例：某餐馆对冻肉鸡确定的标准贮存量为150公斤，冻肉鸡平均每日需用量为12公斤，发货需用天数为2天，冻肉鸡的保险贮量为30公斤，冻鸡的再订货点贮量及采购数量为：
订货点贮量=12公斤×2+30公斤54公斤
原料需购量=150公斤-54公斤+12公斤×2120公斤
订货点采购法的优点是需要建立原料库存卡制度和检查制度，原料不足时能及时检查和反映出来并及时采购。由于每项原料都有标准贮量，所以也不会多购。因而这种制度能有效地防止原料贮存量不足或过量贮存。
由于库存卡上规定每种原料的标准贮量和订货点贮量，并且记录了原料的结存量，因此在确定采购日期和采购数量时不必逐项检查原料的实际库存量，只要翻阅库存卡即可，这样能够节省人工时，同时以这种方法采购，采购数量比较稳定，不需要每次决策，采购管理比较方便。但是该方法需要对原料进行不定期的采购，采购和运输的工作量比较大，而且库存卡上要正确登记库存的进货和发货量，卡片登记工作也比较费时。
实际上，许多餐饮实体将上述两种方法结合使用。一方面对各项库存的原料建立库存卡；另一方面又对各类原料规定定期采购的日期。同时，库房管理员经常查阅登记卡，随时注意对达到订货点贮量的原料发出采购通知。
六、食品原料采购程序
采购程序因餐饮实体的规模、组织机构设置的不同而不同，私家小餐馆需要什么就买什么，不用填写任何申请购物单，也无须互相监督。而较大的餐饮实体则有专门的采购部和专职采购人员。大型高级宾馆为此还专门设立验收部，以确保对采购原料的数量、质量的完全控制。中小型餐饮实体虽然没这么复杂，但实际上具备这些环节和功能，只不过这些工作是由较少的人或一个部门完成的，而不是由几个部门完成的。
1.厨房或酒吧确定需要什么原料后填写领料单。
2.原料仓库根据领料单将食品原料发放给使用部门。
3.当存货降至再订购点时，库房向采购部送“请购单”，申请订购。请购单必须说明要采购的品名、规格、数量及建议供货单位。
4.采购部使用订购单向供货单位订购所需原料，然后给验收部和财务部各送一份订购单副本。所以订购单应一式三联，给验收部的目的是按单验收，给财务部的目的是准备付款。
5.供货单位收到订购单后发货，连同交货单、发货单、发货票送至验收部。
6.验收部门根据订购单验收后入库，并将发货票和其他凭证签字盖章后送到采购部。
7.采购部对发货票认同后，送至财务部，采购部的任务已经完成。
8.财务部审核后，向供应单位付款。至此，整个采购活动结束。
