（3）系统和部门工作会：酒店各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。
（4）班组（小组）会：由各班组长决定并主持召开。
（5）上级酒店或外单位在我酒店召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。
2.会议安排
（1）例会的安排
为避免会议过多或重复，宾馆酒店正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：
（1）行政专门会议
A.总经理办公会
研究、部署行政工作，讨论决定酒店行政工作重大问题。
B.行政事务会
总结评价当月经营工作情况，安排布置下月工作任务。
C.班组长以上经营管理大会（或酒店员工大会）
总结上期（半年、全年）工作情况、部署本期（半年、新年）工作任务。
D.经营活动分析会
汇报、分析酒店计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高酒店经济效益。
E.安全工作会（含治安、消防工作）
汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，处理事故，分析事故原因，检查消除事故隐患，研究确定安全防范措施。
F.部门事务会
检查、总结、布置部门工作。
C.班组会
检查、总结、布置班组工作。
（2）各类代表大会
丸员工代表大会。
B.部门员工大会（或员工代表小组会）。
（3）民主管理会议
丸酒店管理委员会议。
B.总经理、工会主席联席会。
C.生产管理委员会议。
D.生活福利委员会议。
（2）其他会议的安排
凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前10天经分管副总经理批准后，分别报两办汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。
（1）总经理办公室每周六应将酒店例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到宾馆酒店主要管理人员及有关服务人员。
（2）凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
（3）对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。
（4）对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。
（5）各部门会议的会期必须服从酒店统一安排，各部门小会不应与酒店例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
3.会议的要求
（1）会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。
（2）参加酒店办公例会的人员无特殊原因不能请假，如请假需经主持人批准。
（3）有以下原因，副总经理以上的高层管理人员可提议临时或提前召开宾馆酒店办公例会：
（1）有重要事项需提交酒店办公例会讨沦决定；
（2）各部门重要业务管理人员的录用及辞退。
（4）“会议纪要”属酒店内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。
（5）与会人员在会上应知无不言、集思广义，但—经会议决定之事，应按期完成。
（6）与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机、传呼机。
八、酒店会议管理制度（二）
1.酒店会议主要分为办公例会、日常工作会议。
2.例会中的最高级会议通常情况下第月至少召开一次，就一定时期工作事项做出研究和决策。会议由酒店总经理主持，参加人为酒店总经理、副总经理、各部门主任等领导。
3.酒店办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由总经理主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。
4.酒店办公例会由酒店行政办公室组织。行政办公室应于会前3天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员，并在会后14小时之内整理、发布“会议纪要”。
（1）会议纪要的形成与答发：
（1）酒店办公例会会议纪要、决议，由行政办公室整理成文；
（2）行政办公室根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作；
（3）会议纪要和决议形成后，由与会的酒店领导成员签字确认；
（4）会议纪要发放前应填写“会议纪要发放审批单”，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见；
（5）会议纪要应有发文号，发放时应填写“文件签收汜录表”，并由接收入签收；
（6）会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。
（2）会议纪要作为酒店的重要文件，记录已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。
5.口常工作会议由会议召集者填写“会议申请单”，经主管副总经理批准方可召开，会议通知由行政办公室根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关人员及行政办公室。
九、酒店每周例会制度
1.部门领导例会一般要每周举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参加。
2.主要内容：
（1）总经理传达上级主管公司有关文件和总经理室的有关精神。
（2）各部门经理汇报工作情况，以及提出需提请总经理或其他部门协调解决的问题。
（3）总经理对各部门工作进行讲评，布置和安排下周工作。
（4）其他需要解决的问题。
3.例会参加者在会上要踊跃发言，允许持有不同观点和意见，但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真执行。
4.严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内容。
5.与会人员应做好会议记录。
十、酒店部门经理日常例会制度
1.部门经理必须提前五分钟到达会场。
2.总经理办公室主任站立在会场门口，等候总经理到来。
3.当总经理到达时，全体部门经理起立，向总经理行注日礼。
4.总经理落座后，其他与会人员方可落座。
5.总经理办公室主任宣布例会开始。
6.与会期间，所有人员必须保持端正坐姿，双目注视总经理方向，认真听取总经理的指示。
7.各部门经理按顺时针方向逐一限时汇报本部门的工作情况，各部门经理汇报应用规范语言，汇报内容为前一天部门工作情况、存在问题、建议等，汇报完申请总经理指示。
8.总经理做指示时，相应的部门经理应做好记录。
9.例会结束时，全体人员起立，目送总经理。
10.总经理走出会场后，其他与会人员方可离开。
十一、酒店文印室管理制度
1.酒店的文件在必要时，才能进行打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2.酒店发文，需由起草人抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才子办理；部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理。
3.文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。
4.文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或酒店管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
5.私人资料不得在酒店打印、复印或用酒店传真机传送，以免影响酒店的正常工作。
6.文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登汜，并在月底作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
7.文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款；屡教不改或给酒店造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。
（第五节）酒店总经理办公室常用管理表格
1.总经理日程安排表
2.酒店公文送件登记表
3.酒店收文登记表
4.酒店发文登记表
5.员工休假情况表
6.各部门员工工作说明表
7.年度例行事务会议安排表
8.使用会议室申请表
9.会议登记表
10.会议通知单
11.会议议程表
12.会议记录表
13.会议决议事项实施管理表
14.员工奖惩情况登记表
15.交办事项登记簿
16.内部业务往来便笺
17.内部复印文件登记表
18.内部机密文件保管登记表
19.报废文件处理记录表
20.存档文件登记表
21.内部文件借阅登记表
