12.档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的政策、方针、法规。忠于职守，严守机密，做好档案管理工作。对有下列行为之一的，根据情节轻重给予相应的处罚。
（1）将属于酒店所有的档案据为已有或拒绝将应归档的文件资料上交归档。
（2）损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。
（3）擅自提供、抄录、公布酒店档案以及应当保密的档案。
（4）涂改、伪造档案。
（5）玩忽职守，造成档案损失。
二、酒店档案文件借阅管理制度
1.借阅档案者，必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经酒店主管领导批准方能借阅。
2.案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件及资料可以借出。可借出的文件、资料借阅期限不超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
3.借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。
4.借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告。
5.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室。
6.外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核才能带出。
三、酒店文件管理制度
1.行文工作制度
（1）酒店内部应注意上下行文的规范化，具体行文要求如下：
（1）文字表述准确、简练、通顺，标点使用正确。
（2）专题专用，内容明确。
（3）符合行文格式要求，行文文号、题目、主管领导批示、内容书写要符合规范。
（2）以酒店名义的行文，先由部门承办人认真领会领导要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。
（3）文件签发后，由总经理办公室统一编发文号。
（4）按需要进行打印、复印。打印时应做到尤错漏、文本清晰、排列整齐，打印完毕应通知起草人校对。复印酒店资料，应注意有关保密规定，密级文件需经主管领导签字批准。
（5）将打印文件盖章，留一份与原文稿一起存档。
2.收文工作制度
（1）主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属于收文范围。属酒店领导亲收的收文，由总经理室签收登记，并交收件人亲自拆封。
（2）收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收文日期、份数、内容提要、来文单位等。
（3）填写文件传阅单，附在文件上。
（4）将文件放人文件传阅夹交总经理办公室主任。
（5）办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议并签字，再请领导批阅。
（6）急件或重要文件，须在第一时间送办公室主任审阅并签字，再请领导批阅。
（7）密级文件须交酒店高层管理人员传阅，并做好记录，注意密级文件不得携离办公室。
（8）文件返回后要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示。
（9）有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。
（10）无批示的文件按类别归档。
（11）上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。
3.发文工作制度
（1）以酒店名义上报下发的文件，酒店高级管理层发出的信函均属于发文范围。
（2）将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数。
（3）检查文件是否加盖了公章，负责人是否已经签字。
（4）文件经领导签发后，须在两天内发出。
（5）急件用“航空”发出，重要文件须挂号发出。
（6）底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。
四、酒店印章管理制度
1.酒店印章的使用应该由总经理室负责进行统一管理。
2.印章刻制。酒店刻制新印章须报主管部门批准；内部各部门刻制新印章，要写出书面报告，并附上新印章的名称、式样、规格，报总经理批准后，方可到有关部门刻制。使用新印章，应确定好时间，并提前向有关单位发出正式启用新印章的通知。
3.印章使用管理。印章使用要求是：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。
（1）使用印章要履行审批手续，以酒店名义对外行文、签署合同、协议书等须有主管高层领导签字方可盖印，介绍信、各类报表、信件须经申请部门经理填写请印单并由办公室主任审核后方可盖印；员工因私开具各种证明，加盖酒店印章，必须书面提出申请并附上有关材料，经部门经理审批后报总经理办公室批准。
（2）盖印时要注意印迹清晰、位置合乎要求。
（3）印章使用完毕要做好印章使用记录，要在印鉴使用登汜表上记录使用项目、内容、时间、经办人等。
4.印章保管。酒店印章（包括行政印章、总经理印章等）由总经理办公室专人保管。各部门印章也要指定专人专管。所有印章均应保管于保险柜内，以保证安全。未经主管领导批准，印章保管人不得委托他人代管，也不能擅自把印章带出办公室使用。
5.印章停用。印章因故停用要按规定进行清理，同时将所有停用印章交到酒店办公室统一保管，并办好移交手续，经报总经理批准后，将停用印章存档或销毁。
五、酒店介绍信使用管理制度
1.介绍信使用管理统一由总经理室负责。
2.介绍信种类有：
（1）信笺介绍信：在空白信笺上书写有关内容。
（2）存根介绍信：主要是介绍某人到别处办事的凭证。存根要归档，保存5年。
（3）证明信：以酒店名义证明某人身份、经历的专用书信。
3.开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜由部门领导签署意见后，报主管高层领导审批；一般事宜须由部门或个人提出申请，由部门领导审阅同意后，由办公室主任审批。
4.介绍信写好后，应按有关规定加盖公章，并做好登记。介绍信上字迹要清晰，公章清晰并盖在指定位置。
5.严禁开出空白介绍信，如特殊情况需要，须经酒店高层主管领导批准。
六、酒店行政办公纪律管理制度
1.酒店员工要佩带员工卡上班。
2.上班时间员工要坚守工作岗位不能串岗。
3.上班时间不能看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
4.办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。
5.上班时穿西装或职业装，不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，不能在办公室化妆。
6.接待来访和业务洽谈应在会议室进行。
7.不能因私事长期占用电话，不能因私事拨打酒店长途电活。
8.未经批准不得随意上网，不得在酒店电脑上发送私人邮件或上网聊天。未经允许，不要使用其他部门的电脑。
9.所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以酒店名义发出的邮件须经总经理批准。
10.未经酒店总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。
11.不能迟到、早退，否则酌情罚款。
12.请假须经部门经理、分管副总经理或经理书面批准，到办公室备案；如假条未在办公室及时备案，以旷工沦处，扣减工资。
13.加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可，不发加班费。
14.不论任何原因不得代他人刷卡，否则将被宾馆酒店开除。
15.因工作原因未及时打卡，须及时请部门经理签字后于次日报办公室补签，否则作旷工处理。
16，在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签，如因故未打卡，清到办公室及时办理。
17.吸烟应该在卫生间或其他规定的场所，否则将被罚款。
18.请病假如无医院证明，一律认同为事假，请假条应于事前交办公室，否则将视为旷工。
19.因当日外勤而不能回酒店打卡的员工，请部门第一负责人在当日8时30分以前t统计出名单，由办公室经办人打卡。
20.凡出远勤达1天以上者，须先填报经领导批准的出差证明单。
21.因故临时外出，必须清示部门经理；各部门全体外出，必须向总经理办公室请假。
22.不得将酒店烟灰缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
23.无工作需要不要进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务部以及会议室、接待室。
七、酒店会议管理制度（一）
1.会议筹备
（1）酒店级会议：酒店员工大会、酒店业务人员会以及各种代表大会，应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。
（2）专业会议：即全酒店性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。
