在工作分析的准备阶段，主要解决几方面的问题：
3.2.1 确定工作分析的目标和侧重点
要想进行工作分析，首先要明确目前所要进行的工作分析的目的，也就是进行工作分析主要想解决什么问题，获取的工作分析信息的用途是什么。工作分析的目标直接决定了进行工作分析的侧重点，决定了在进行工作分析的过程中需要获取哪些信息，以及用什么方法获得这些信息。
工作分析的目的不同决定了收集信息时的侧重点也不同。
（1）当在一个新成立的组织中或在一个刚刚进行了重组的组织中实施工作分析时，其首要目的是将组织的职能分解到各个职位，明确各个职位的职责及组织中的纵向隶属关系和横向关联关系。这时工作分析的侧重点就在于各个职位的工作职责、权限和关联关系方面。
（2）如果工作分析的目的是为空缺的职位招聘员工，那么这时工作分析的侧重点一方面是该职位的工作职责，另一方面是对任职者的要求。因为如果我们需要招聘员工的话，明确任职者的要求对招聘合适的员工是非常重要的。
（3）如果工作分析的目的是为了确定绩效考核的标准，那么其侧重点就应该是衡量每一项工作任务的标准，需要澄清任职者完成每一项工作任务的时间、质量、数量等方面的标准。
（4）如果工作分析的目的是为了确定薪酬体系，那么仅仅通过访谈等方法获得描述性的信息就是不充分的，需要采用一些定量的方法对职位进行量化的评估，确定每一职位的相对价值。
考虑工作分析的目的时还应考虑所要做的工作分析的精确程度。在做工作分析时，是将工作分解成一个个极其精细的成分，还是在一个比较概括的水平上进行。
当然这是两个极端情况，但在工作分析之前还是要对分析的精确程度做出规定。工作的种类、复杂程度不同，工作分析的精确程度也不同。同时，为了确保所收集的信息的质量，我们还必须事先确定信息收集的种类和范围。
我们还应注意确定所要分析的职位有哪些，因为当一个组织中的职位特别多时，常常需要选取具有代表性、典型性的职位进行分析。对于相似的职位，并不一定每个职位都要进行分析，可能只选取其中的一部分。
3.2.2 制订总体实施方案
实施一次完整的工作分析活动，往往需要调动大量的资源，需要花费相当长的一段时间，需要来自各个方面的人员的分配，因此这样一个比较复杂的活动需要在实施之前制订一个方案，以便有计划、有条理地实施工作分析。总体实施方案也就是工作分析的蓝图。
工作分析的总体实施方案通常包含以下内容：
（1）工作分析的目的和意义；（2）工作分析所需收集的信息内容；（3）工作分析项目的组织形式与实施者；（4）工作分析实施的过程或步骤；（5）工作分析实施的时间和活动安排；（6）所需的背景资料和配合工作。
在制订实施方案时，还应注意规范用语。在工作分析过程中，信息的表达方式可以是多种多样的，对于一个问题的理解和解释也是不尽相同的。为了争取不同工作分析人员所收集上来的信息一致，应减少因用语不同所造成的误差。
“实用案例3-2”
A公司工作分析实施方案
一、背景
A公司是一家大型的电子产品公司。最近，某大学经济管理学院专家组为其进行了组织诊断与组织再设计工作。通过该项工作，A公司形成了新的组织结构、职能权限体系和业务工作流程。为使A公司实现有效的组织运行，须实施工作分析。
二、目的
通过工作分析，使A公司组织设计的结果进一步深入和细化，将部门的工作职能分解到各个职位，明确界定各个职位的职责与权限，确定各个职位主要的工作绩效指标和任职者基本要求，为各项人力资源管理工作提供基础。
三、工作分析的内容与结果
本次工作分析要完成下列工作内容：
1.了解各个职位的主要职责与任务；2.根据新的组织结构运行的要求，合理、清晰地界定职位的职责、权限以及职位在组织内外的关联关系；3.确定各个职位的关键绩效指标；4.确定工作任职者的基本要求。
工作分析的最终成果将形成每个职位的工作说明书。
四、工作分析的方法工作分析涉及的方法有：
1.资料调研；2.工作日志；3.访谈；4.职位调查表；5.现场观察。
五、工作分析的实施者
本次工作分析由某大学专家组和A公司有关人员共同组成工作分析实施小组。
该实施小组的组成为：某大学的专家组，负责项目总体策划与实施；A公司人力资源部人员，作为项目的协调与联络人；A公司的高层领导，提出总体的原则并对工作结果进行验收。
六、工作分析的实施程序
本次工作分析主要分3个阶段进行，即准备阶段、实施阶段和结果整合阶段。
阶段一：准备阶段（6月10日-6月20日）1.对现有资料进行研究；2.选定待分析的职位；3.设计调研用的工具。
阶段二：实施阶段（6月21日-7月31日）1.召开员工会议，进行宣传动员；2.制订具体的调研计划；3.记录工作日志；4.实施访谈和现场观察；5.发放调查表。
阶段三：结果整合阶段（8月1日-8月20日）1.对收集来的信息进行整理；2.与有关人员确认信息，并做适当的调整；3.编写工作说明书。
七、需要的资料
1.组织结构图；2.各部门职能说明书；3.职权体系表；4.职位责任制；5.人员名单。
3.2.3 收集和分析有关的背景资料
在工作分析中，一些现有的背景资料对工作分析具有非常重要的参考价值，不能忽视对这类资料的收集。这些背景资料主要包括：一类是可供参考的职业分类标准，即根据一定的原则，采用一定的标准，对各种社会职业进行全面系统的划分与归类；另一类是组织中现有的资料，如组织结构图、规章制度、工作流程图、部门职能说明书等。
1）职业分类标准
职业分类是采用一定的标准，依据一定的分类原则，对从业人员所从事的各种社会职业进行全面、系统的划分与归类。职业分类的基本依据是工作性质的同一性。我国的职业分类大典中将职业分为大类、中类、小类和细类4个层次，依次体现由粗到细的职业类别。我国的职业分类体系借鉴国际标准职业分类体系，将职业分为8个大类、66个中类、413个小类和1838个细类。每一个层次都有不同的划分原则和方法。大类层次的职业分类是依据工作性质的同一性，并考虑相应的能力水平进行分类的；中类层次的职业分类是在大类的范围内，根据工作任务和分工的同一性进行的；小类的职业分类是在中类的范围内，按照工作环境、功能及相互关系的同一性进行的；细类的职业分类即为职业的划分和归类，是在小类的基础上，按照工作分析的方法，根据工艺技术、对象、操作流程和方法的同一性进行分类的。
职业的细类主要是根据工作分析方法得出的，它是在许多不同组织中进行工作分析结果的总结。因此，关于职业细类的描述对于进行工作分析非常重要。
“实践练习3-2”
出纳（财务人员）职位描述211.362-18出纳（财务人员）收进和支出资金，并保存资金的记录和财务交易中的可转让票据。
接收现金和支票并存在银行中，核对数目，检查支票背书。核对签名和余额之后将支票兑现。将交易的记录输入计算机，并出具计算机生成的收据。安排日常的现金供应，计算将要入账的现金。平衡现金支票，对账。开新账户，提取存款。使用打字机、复印机，准备支票和其他财务文件。
GOE：07. 03.01STRENGTH：LGED：R4M3L3SVP：5在上面的职位描述中，左上角的数字表示的是职业代码。前3位数字表示的是分类编码。第4到第6位表示的是对职位所从事的活动的评定，第4位表示与资料的关系，第5位表示与人的关系，第6位表示与物的关系。在上面这个“出纳”职位中，与资料的关系是“汇编”，与人的关系是“交谈-示意”，与物的关系是“操作控制”。在最后一行中的符号和数字中，“GOE”表示按照职业兴趣、能力倾向等对职业进行的分类，“07.03.01”表示的是“商业细节、财务细节、支出与收进”；“STRENGTH”表示职业所需的体力程度，“L”表示轻度体力活动；“GED”表示教育水平，“R”表示推理能力水平，“M”表示数学能力水平，“L”表示语言能力水平，均分为1-6分，6分表示最高的水平，1分表示最低的水平；“SVP”表示从事该职业所需的经验，“5”表示6个月到1年的经验。
在进行工作分析时，首先可以查阅职业分类词典，找到类似职位的描述，除非所要分析的职位是全新的职位。但一定要注意，不可照搬现有的资料，只可将现有的资料作为参考，因为职业分类词典中的职位描述并不是针对某个具体组织中的职位。很多情况下，在不同的组织中，名称相同的职位其具体的职责、任务、任职要求等都有很大的差异。因此，应针对具体组织中的实际情况做出具体的分析。
2）组织中的有关资料
对工作进行分析时，组织中的一些资料是非常重要的。组织结构图是用来描述组织各个组成部分之间相互关系的，从组织结构图中，可以看到部门或职位之间的关系，每一个部门或职位应该向谁负责，每一个部门或职位的下属是谁，发生关联的部门和职位有哪些。通过组织结构图，可以很清楚地理解各个职位在组织中的位置。
组织结构图表示的是部门或职位之间的一种静态联系，而工作流程图则表明了部门或职位之间的动态联系。在工作流程图中，我们可以看出在一项工作活动中，某个部门或职位需要接受来自哪些部门或职位的信息或指令，需要对信息和指令做出哪些处理，需要向哪些部门或职位发出信息或指令等。通过工作流程图，可以比较好地了解工作任务以及工作中的关联关系。
除了组织结构图和工作流程图之外，组织中各个部门的职能说明书也是进行工作分析时非常有用的资料。部门的职能说明书规定了组织中一个部门的使命和职能，而工作分析就是要将部门的职能分解到下属的职位上去。仔细研究现有的部门职能说明，可以帮助我们将部门的职能全面有效地分解到部门内部的各个职位上。
通常，部门职能说明书的形式。
3）现有的工作说明书或工作描述资料
在很多组织中，并不是第一次实施工作分析，因此组织中一般会有一些现成的工作说明书或工作描述等资料。这些现有的资料尽管可能不尽完善，或者由于工作的变化已经与现在的实际状况不符，但仍会提供工作职位的一些基本信息，因此仍然具有参考价值。
3.2.4 选择收集信息的方法
收集工作信息的方法多种多样，有定性的方法，也有定量的方法；有以考察工作为中心的方法，也有以考察任职者特征为中心的方法。那么在具体进行工作分析时，如何选择最有效的方法呢？
在选择收集工作信息的方法时，首先，要考虑工作分析所要达到的目标。当工作分析需要达到不同的目的时，使用的方法也有所不同。例如，当工作分析用于招聘时，就应该选用关注任职者特征的方法；当工作分析关注薪酬体系的建立时，就应当选用定量的方法，以便对不同工作的价值进行比较。
其次，选择收集工作信息的方法时，要考虑所分析的职位的不同特点。例如，有的职位的活动比较外显，以操作机械设备为主，那么这样的职位就可以使用现场观察法；而有的职位的活动以内隐的脑力活动为主，不易进行观察，那么运用观察法对这样的职位收集工作信息就不适合。再比如，有些方法要求被调查者具有一定的书面表达能力，如开放式问卷的方法，这使一些文化水平要求较低的职位的任职者就无法回答。
再次，选择收集工作信息的方法时，还应考虑实际条件的限制。有些方法虽然可以得到较多的信息，但可能由于花费的时间或财力较多而无法采用。例如访谈法，可以较直接地从工作任职者处获得信息，而且访谈者与被访谈者之间可以进行交流，能够较深入地挖掘有关工作的信息，但它需要花费的时间较多。而问卷的方法，虽然获得的信息有限，但可以很多人同时回答，效率较高，很合适在时间要求较紧的情况下采用。
实际上，每一种收集工作信息的方法都有其独特之处，也有其适合的场所；有其优点，也有其不足之处。并不存在一种普遍适用的或最佳的方法。在进行工作分析时，应该根据具体的目的和实际情况，有针对性地选择一种或几种方法，这样才能取得较好的效果。
选定了收集信息的方法之后，有的方法需要事先设计一定的程序或准备一定的文件，如访谈的提纲、调查问卷、观察的记录表格等。
需要注意的是，我们要成立专门的工作分析小组。在这样的工作小组中，常常包括进行策划和提供技术支持的专家，也包括具体实施操作的专业人员，另外还应有负责联络协调的人员。在准备阶段，应该明确小组成员各自的职责，这样在工作时就可以保证分工明确，并能很好地协调，保证工作的效率和质量。
