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第21章 要投入更要产出(1)

你是解决了问题?还是成了问题的一部分

要想在未来的职场立足,你就必须具备自我解决问题的能力,以及自立的工作态度,这样,你对工作的投入才会变得有价值。

业绩看不见提升;与上司隔阂日重;不知继续从事这份工作,还是另觅他途……

工作中总是有着各种的烦恼,你可以询问朋友、同事,或是主管的意见,寻求他们的协助。但是,他们也只能提供建议而已,要去面对问题、解决问题还得依靠你自己。

因此培养自我指导的能力是非常重要的。正如同一位运动员教练,他必须随时随地观察选手的表现,找出问题所在,设想解决的方法,并拟定一套训练计划。如今,你就是自己的职场教练,必须自己找到问题、解决问题、突破工作的瓶颈。否则,你对工作的一切投入都毫无用处。

1998年4月,海尔在全集团范围内掀起了向洗衣机本部住宅设施事业部卫浴分厂厂长魏小娥学习的活动,学习她“认真解决每一个问题的精神”。为了发展海尔整体卫浴设施的生产,1997年8月,33岁的魏小娥被派往日本,学习掌握世界上最先进的整体卫浴生产技术。在学习期间,魏小娥注意到,日本人试模期废品率一般都在30%~60%,设备调试正常后,废品率为2%。

“为什么不把合格率提高到100%?”魏小娥问日本的技术人员。“100%?你觉得可能吗?”日本人反问。从对话中,魏小娥意识到,不是日本人能力不行,而是思想上的桎梏使他们停滞于2%。作为一个海尔人,魏小娥的标准是100%,即“要么不干,要干就要争第一”。她拼命地利用每一分每一秒的学习时间,3周后,带着先进的技术知识和赶超日本人的信念回到了海尔。

时隔半年,日本模具专家宫川先生来华访问,见到了“徒弟”魏小娥,她此时已是卫浴分厂的厂长。面对着一尘不染的生产现场、操作熟练的员工和100%合格的产品,他惊呆了,反过来向徒弟请教问题。

“有几个问题曾使我绞尽脑汁地想办法解决,但最终没有成功。日本卫浴产品的现场脏乱不堪,我们一直想做得更好一些,但难度太大了。你们是怎样做到现场清洁的?100%的合格率是我们连想都不敢想的,对我们来说,2%的废品率、5%的不良品率天经地义,你们又是怎样提高产品合格率的呢?”

“用心。”魏小娥简单的回答又让宫川先生大吃一惊。用心,看似简单,其实不简单。

一天,下班回家已经很晚了,吃着饭的魏小娥仍然在想着怎样解决“毛边”的问题。突然,她眼睛一亮:女儿正在用卷笔刀削铅笔,铅笔的粉末都落在一个小盒内。魏小娥豁然开朗,顾不上吃饭,在灯下画起了图纸。第二天,一个专门收集毛边的“废料盒”诞生了,压出板材后清理下来的毛边直接落入盒内,避免了落在工作现场或原料上,也就有效地解决了板材的黑点问题。

魏小娥紧绷的质量之弦并未因此而放松。试模前的一天,魏小娥在原料中发现了一根头发。这无疑是操作工在工作时无意间落入的。一根头发丝就是废品的定时炸弹,万一混进原料中就会出现废品。魏小娥马上给操作工统一制作了白衣、白帽,并要求大家统一剪短发。又一个可能出现2%废品的原因被消灭在萌芽之中。

2%的责任得到了100%的落实,2%的可能被一一杜绝。终于,100%,这个被日本人认为是“不可能”的产品合格率,魏小娥做到了,不管是在试模期间,还是设备调试正常后。

在工作中,如果人们能够像魏小娥这样用心,也一定能成为第二个“魏小娥”。

任何人在面对工作时,都必须想清楚一个问题:这份工作对人到底具有什么样的意义?人为什么要做这份工?提高工作动机的关键在于工作对你有什么样的意义。如果你不去思考工作对你的意义,就不会有所成长。

事实上,工作的有趣与否,完全是个人主观的判断。尽管你可能不喜欢现在的这份工作,但是也不要因此而轻言辞职,你要做的是积极寻找这份工作的正面意义。

你必须学习改变自己的视野,试着从不同的角度重新看待现在的工作,包括从不同的时间点与立场,为自己的工作赋予意义。

你还需分清楚“想做的”与“应该做的”。

在决定应采取的行动时,必须分清楚哪些是你应该做的、能做的,以及想做的。实际的情况是,你想做的不一定是你应该做的或是能做的,你必须要做的却又是你不想做的。

“人之所以失败,并非是不努力,只是力气花在错误的地方。成天只顾着‘想做的’事情,至于‘应该做的’却是一件也没做,”改变必须从“应该做的”部分开始,你必须问自己:“现在这份工作,我应该做的是什么?”然后再循序渐进地去做“能做的”以及“想做的”部分。

在未来的职场环境中,自我指导的能力将日趋重要。正如同德国企业管理畅销书作者莱纳德·史布莱格尔所说的,21世纪是“固体”的时代,我们只为一个组织工作,那就是“自己”。

我们有了更多的自主性,但这也意味着你必须要自己承担全部的责任。从自我出发,依靠自己的力量,走出属于自己的一条路。

工作效率至关重要

如果不注重工作效率,那么,无论你对工作有多么的投入,都只能被解读为“瞎忙”,“瞎忙”当然也就谈不上有“产出”了。

“时间就是金钱,效率就是生命”。随着社会节奏的加快,现代人的时间观念也越来越强。在市场竞争中那些虽然对工作很投入,但办事效率低下的人,是很难用“投入”换取“产出”的,也很容易被竞争大潮所淹没。

“效率”是工作量和投入资源的比率,对时间的有效管理直接关系企业员工工作效率的高低。有些职员整天在办公室忙忙碌碌,由于在对时间的管理上产生了偏差,于是造成工作效率的低下。他们不是忙得没时间,而是没有管理好自己的时间。

没有效率的投入没有什么意义,员工工作更要注重效率。

在我们的身边总不乏被时间逼得晕头转向的人,精明的老板总能透过他们的工作内容,看出他们的本领,而无须探询他们忙得团团转的理由。因为,困难的工作不一定会使人显得很忙,而终日忙得晕头转向的人不一定是个能干的人。

员工不应被动地被时间牵着鼻子走,而应主动地把握时间、规划时间、管理时间,让有限的时间发挥更大的效用。一个会管理时间的人,总能泰然自若地待人处事,将应处理的事、应完成的事在自己规定的时间内完成,非常有效率。相反,一个不会管理时间的人,无论如何不会成为一个优秀的员工,他生命中的许多时光处在一种浪费状态中,并随时可能会浪费他人的时间。学会善于管理自己的时间,在某种程度上可以说,这也是为了更好地享受有限的人生。

善于为时间立预算,做规划,是管理时间的重要战略,是时间运筹的第一步。利用好时间是非常重要的,一天的时间如果不好好规划一下,就会白白浪费掉,就会消失得无影无踪,我们就会一无所成。事实证明,成功与失败的界限在于怎样分配时间,怎样安排时间。

你也许会对社会上那些著名的企业家、科学家、政治家感到怀疑,他们每天都有那么多事情要处理,却还能将自己的时间安排得有条不紊。不但能够阅读自己喜欢的书籍,进行休闲娱乐,并且还有时间带全家出国旅游,难道他们的一天不是24小时吗?正确的答案是他们比别人更善于规划时间。

“我做的每一件事都经过精心规划,否则我不可能完成任何事。”拥有近20家分公司的陈老板说。陈老板成功地运用了许多重要的技巧和方法而攀上顶峰,其中很重要的一门技巧就是:充分利用时间。

他认为,要懂得时间的价值。他建议:“定期安排会议,同时限定会议时间的长度,务必不浪费每一分钟。同时我凡事都事先预约,而且我认为每个人都会准时。”

陈老板认为,要控制好时间,以一种精打细算、有效率的方式利用你所拥有的时间。陈老板提醒大家:“谨记好好掌握每一件事,意思就是好好掌握时间。”

他说:“排定优先次序可以帮助你确定你已将最重要的事放在最优先的位置上。”陈老板建议:逐一检查你的工作,列出什么该在本星期之初就去做,什么可以留待稍后再做,列出什么应该一大早就做,什么可以晚点再处理。

他认为,授权要慎重。让自己专心去做主要负责的事务,把其他工作交给助手去做。他说:“你想插手的事情愈多,你浪费的时间就愈多。授权是对的,但还要确保,把工作分派给最佳人选。这么做就等于多了好几倍的你。”

最后,陈老板强调:不可拖拖拉拉。他说:“我为自己定下了一个规定,在我下班离开之前一定把工作做完。”拖延是偷时间的贼,所以今天该做的事绝不要延到明天才做。西方有一句谚语:“省下一分钱就等于赚到一分钱。”我们也可以这么说:“省下一分钟就等于赚到一分钟。”

时间是一朵长在我们心中的百合。为了不让我们的“时间百合”枯萎,为了督促自己执行工作,在工作之前,我们就应该慎重地制定工作进度表。“凡事预则立,不预则废”。如果我们能够制订出一个高明的工作进度表,并且能够真正地掌握时间,就一定能在有限的时间内出色地完成老板交付的任务。

具体做法有:

(1)决不能做百科全书式工作计划

著名企业家华纳·布朗认为,行动“量”的多少并不重要,达到目的“质”比较重要。他说“行政主管本身‘做’了什么并不重要;重要的是他去‘推动完成’了什么?”

将主要工作、内容扼要写在计划表上。你的计划表范围应该广泛,但决不能做成百科全书。否则,你会力不从心。

有个好办法可以确定你单子上的优先顺序是否管用:反复查看单子里的前十项是不是真的是最紧急和重要的事。

玛丽·凯·阿什曾在创办玛丽·凯化妆品公司初期,听到一则有关“如何提高工作效率”的故事,这个故事对她后来事业成功起了重大的推动作用,故事的大意是“每天写下六件最重要的事,然后按顺序执行”。玛丽·凯说:“当我听到这个故事后,心想,如果这个方法对别人有价值,对我同样也会有价值。”因此,她开始在每天下班前也写出明天要做的六件重要的事情,而且也鼓励业务员这么做。

今天的玛丽·凯化妆品拥有十多万名业务员,他为他们印了上百万分的粉红色的小便条本,每一张便条纸上写的都是:“我明天必须做的六件重要的事情。”

(2)制定可操作性的工作计划表

用来写计划表的纸片,不能在上面随意涂鸦,或是用胶水粘在冰箱上,用即时贴贴在桌上,那样会使你的备忘条七零八落,反而会制造很多遗忘事情的漏洞。

最好能保证至少可以在同一个地方看到所有的待办事项,并且能检查其进度,这也许是在你随身携带的万用手册中,或是在电脑里,快译通里,不论何种形式,都必须能随时更新内容,并且要放在随手可及的地方,必要时可以用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。

例如,如果你是一个销售人员,在你的区域里拥有1万家客户,你就可以采用直接邮件促销方式区分出“半合格”线索,然后以电话销售方式对这些线索进一步追踪,从而产生出更为合格的线索,并制定出进行推销拜访的计划。不过,如果你的区域里仅拥有200家客户,或许你就应该略去直接邮件这一步骤,转而以电话销售的方式对每家客户进行归类了。

制定可操作性强的工作计划表,既要尽可能注重成本效益,也要尽可能将精力集中,把每一项可能的工作推向前进。

(3)制作长期计划表

许多善用时间的成功人士都会制订长期计划表。在一次业务会议中,有记者问一位业务水平很高的员工,他最重要的销售策略是什么,他说:“我每月的日程表”。因为他必须事先知道一个月后有哪些重要的客户需要拜访而预先做准备。还有些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多长时间完成,然后再利用这些周计划、月计划、甚至年计划表来制作每日计划表。

制作长期计划表还有一个妙处,即可推动我们做个有远见的高效能人士。当我们的工作是实现远见的一部分时,每一项任务都具有价值。哪怕是最单调的任务也会给你满足感,因为你看到更大的目标正在实现。

没有功劳,苦劳就是“白劳”

身处职场,一个员工不管多么辛苦忙碌,如果只是在“做事”,而没有“做成事”,那么一切辛苦都是白费的,一切付出均没有价值。

古罗马皇帝哈德良曾经碰到过这样一个问题。他手下有一位将军,跟随自己长年征战。有一次,这位将军觉得他应该得到提升,便在皇帝面前提到这件事。

“我应该升到更重要的领导岗位,”他说,“因为我的经验丰富,参加过10次重要战役。”

哈德良皇帝是一个对人才有着高明判断力的人,他并不认为这位将军有能力担任更高的职务,于是他随意指着拴在周围的战驴说:“亲爱的将军,好好看看这些驴子,它们至少参加过20次战役,可它们仍然是驴子。”

职场也是一样,只讲功劳,不讲苦劳。

比如:

领导安排同样性质的一件事给两位员工去做。其中一位每天提早上班推迟下班,连星期六、星期天都不休息,弄得身心憔悴,愁眉苦脸。但是,由于他没有达到要求,领导对他总是十分不满意,甚至对他还严加批评。另外一位员工,从不需加班加点,只是每天把该做的事情都做好,每天报告给领导的都是好的进度与消息,领导对他总是笑脸相迎,经常表扬他,最后将他提拔。

这样的现象,在20年前可能不明显,甚至第一种员工可能得到更多的表扬,但是在当代社会,领导重视能出业绩的员工的情况越来越普遍了。是老总偏心,不欣赏忘我工作的员工而只是欣赏“讨巧”的员工吗?往往不是这样。主要的原因是我们已经进入了市场经济的新时代。那些知道“投入”而没有“产出”的人,越来越得不到认可。社会正越来越认可一个新的理念:不仅要努力做事更要做成事!所以,你必须首先树立“功劳意识”。

联想集团有个很有名的理念:“不重过程重结果,不重苦劳重功劳。”这是写在《联想文化手册》中的核心理念之一。在这个手册中,还明确记录道:这个理念,是联想公司成立半年之后开始格外强调的。

联想为何在这一时期会如此强调这一理念呢?

我曾经看过联想的创始人柳传志先生参加某个电视节目,他讲了联想刚刚创业时期的一段经历,也许对我们有足够的启示。

柳传志告诉大家:联想刚刚成立时,只有几十万元资金,却由于过分轻信他人,被人骗走了一大半。而且,骗他们的人,还不是一般的人,而是某个部门的干部。这一来,使公司元气大伤,甚至逼得员工要去卖蔬菜来挽回损失。

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