预订——职场礼仪之订餐
有礼貌不一定总是智慧的标志，可是不礼貌总使人怀疑其愚蠢。
——兰道尔（英国）
古人云“夫礼之初，始诸饮食”，“设宴待嘉宾，无礼不成席”，可见中华饮食文化源远流长。“吃”在中国已经上升到了文化的高度，称“美食文化”。对于职场人士来说，宴请是绝佳的职场沟通和会谈的方式。然而，任何职场宴请，目的都必须是明确的，没有人是为吃而吃。更重要的，是要创造出一种有利于宾主双方进行进一步交流的气氛。要做到这一点，首先得在订餐上下功夫。
订餐可不像“订货”。人们要买家具可以到家具城慢慢逛，选好样儿再订。订餐可就不同了，时下没有哪家饭店，每天都把一桌“家宴”摆在橱窗里当做“样品”。订餐，又叫订位。得体的订餐，不仅可以避免趁兴而来、败兴而归情况的发生，还可以达到花同样的钱获得更高雅、更舒适的用餐空间的目的。
订餐是职场宴请中一个重要的环节。在宴会上，特别是在重要宴会上，用餐的环境和整体档次定位是最关键、最重要的。因此，预定宴席环节是不能被忽视的。一般来说，可以按照以下程序进行：
1.了解有关宴请活动的各种信息
宴请活动的信息主要包括：了解赴宴的客人人数，了解宴会规格，了解宾客风俗习惯，了解宾客生活忌讳，了解宾客特殊需要。对于规格较高的宴会，还应掌握宴会的目的和性质，宴会的正式名称，宾客的年龄和性别，有无席次表、座位卡、席卡，有无音乐或文艺表演，有无司机费用，主办者的指示、要求、想法等。
2.询问与订餐相关的信息
向中意的餐饮经营单位询问与订餐相关的信息。一般有关问询的内容通常包括：宴会厅是否有空档；宴会厅的规模及各种设备情况；宴会主办单位提出的有关宴会的设想以及在宴会上安排活动的要求能否得到满足；中西餐宴会、酒会、茶话会等的起点标准费用；高级宴会人均消费起点标准；大型宴会消费金额起点标准；宴会的菜肴、饮料的费用；宴会菜肴的内容；各类宴会的菜单和可变换、递补的菜单；不同费用可供选用的酒单；宴会中主要菜点和名酒的介绍及实物彩色照片；不同费用标准的宴会，饭店可提供的服务规格及配套服务项目；饭店所能提供的所有配套服务项目及设备；中西餐宴会、酒会、茶会的场地布置、环境装饰和台型布置的实例图；宴会预订金的收费规定；提前、推迟、取消预订宴会的有关规定等。
3.订餐的正式确认
虽然在订餐时预订人员已经记下顾客所有的要求，但是客人日后可能变卦却仍是个潜在的问题。所以，对于大型宴会，酒店预订人员还会再将双方所同意的事项记录在合同书上并请订餐方签字，以保障订餐方与酒店自身的权利。
4.订餐变更
由于种种原因，数个月前甚至几个小时前订的餐可能会有所变更。如有时候会对宴会细节稍作修改、参加人数的增减、桌形的改变等；饭店方面有时也会发生变动。为适应这种临时变更，订餐人员应该及时与酒店有关人员确认订餐的相关事项，将发生错误的可能性降至最低。
通常更改订餐的程序如下：
★无论用电话还是面谈形式，对已预订过的宴会或其他活动进行更改时，态度要和蔼、真诚。
★说明更改的项目、原因。
★尽快将处理的信息传递给所邀请的客人，并向客人表示歉意。
5.取消订餐
由于某种原因，预订的宴会除发生变更外，也可能被取消。如取消订餐，应及早通知酒店方和所邀请的客人，并说明取消的原因。
为了保证宴会预订的确认，饭店通常会要求已确定日期的顾客预付一定数量的订金，一般大型宴会的订金为总费用的10%～15%。一般对订金的处理有以下几种方式：
★如果顾客超过酒店规定的限期取消预订，订金将不予返还，如果对方与酒店有良好的信用关系或经常在该酒店举办小型宴会，则不必付订金。
★对于确认后届时不到的客人，按全价收费。
★取消预订，一般要求在宴会前一个月通知酒店，这样不收任何费用。若是在宴会前一个星期通知，预订金将不予返还，还要收取整个宴会费用的5%作为罚金。
