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第10章 手腕之三:合理授权:大权独揽,小权分散(2)

1962年7月2日第一家沃尔玛百货公司在美国阿肯色州的罗吉斯开业。此后的30多年中,沃尔玛苦心经营,从乡村走向城市,从北美走向全球,最终发展成为世界最大的零售点。而沃尔玛的创始人山姆·沃尔顿的家族也一度超过微软的比尔·盖茨成为全球第一富豪。

山姆早期的创业十分艰苦,许多事务都要亲力亲为。早期在管理富兰克林杂货连锁店时,从采购、选点及日常管理,都要他一人负责。从早到晚,而且周六周日仍要工作。随着公司的扩大,他意识到有必要将责任和职权下达给第一线的工作人员,因为他们对商店和顾客更了解,也更知道如何使商店兴旺起来。

山姆在日本和韩国的一次旅行激发了他的想法:认为可以用某些方法来加强沃尔玛的团队精神,比如将更多的权责授给商店里的员工们。许多大零售公司的部门经理,只把自己作为一名员工。而山姆的理论认为,商店里的部门经理应该相对独立地管理自己的业务,并将其收入和未来的提升与业绩挂钩。并让每位部门经理充分了解有关自己业务的资料,如商品采购成本、运费、利润、销售额以及自己负责的店和商品部在公司内的排名。鼓励每位部门经理管理好自己的商店,如同商店真正的所有者一样,并且需要他们拥有足够的商业知识。沃尔玛把权力下放给他们,由他们负责商店全套的事务。

此制度推行的结果,使年轻的经理得以积累起商店管理经验。而沃尔玛公司里有不少人半工半读完成大学学业,随后又在公司内逐渐升任要职。

同时,沃尔玛将所有信息,包括采购、运输、销售等数据实行公开化,这更有利于经理们管理公司,并且让他们知道,他们的商店在公司排名情况如何,鼓励他们去争取好成绩。

这样,沃尔玛不仅给经理派任务,落实职责,而且允许其行动自由并享有决策资格。他们有权根据销售情况订购商品并决定商品的促销法则。同时每个员工也都可以提出自己的意见和建议,给经理们以参考。

在下放权力的同时,山姆一直注意在扩大自主权与加强控制之间取得平衡。一方面,公司有许多规定是各分店都要遵守的,包括商品定价。而且有些商品是每家分店都要销售的;另一方面,每家店又有自主权,如部门经理负责商品订购,分店经理则可以决定商品促销计划。而且,沃尔玛的采购人员比其他公司人员拥有更大决定权。例如,沃尔玛在佛罗里达州巴拿马市有一家分店,8公里外的海滩附近还有一家分店。两店即使同属沃尔玛公司且相距不远,差异仍很大。他们的目标顾客和商品陈列完全不同。前者为城市居民日常生活购物服务,后者目标为海滩游客,因此公司让每个分店经理根据顾客实际需要全权负责管理,再各自培养部门经理。

同时,山姆表示,各家分店可以采用不同的管理模式,可以有自己独特的风格,但每一个员工也要遵守公司制定的《沃尔玛员工手册》;员工可以有不同的思想观念和生活方式,也可以各抒己见,畅所欲言,但一旦公司或商店部门做出决策,就必须维护决策的权威。虽然允许他们保留意见,但决策的权威性不可动摇,所有人都要服从。当然,如果有很大分歧,公司或商店部门也可以将意见直接反映到总部。

因此,沃尔玛公司在评估业绩的时候,往往先考察小集体做得怎样,而不是个人做得怎么样。个人的作用通过集体来表现,集体的成功来源于每个成员的努力,这样,沃尔玛员工就形成了一种凝聚力。

怕被下属搞砸了,是很多管理者为何盯住下属的细节工作不放的主要原因。他们害怕一旦授权下属分层负责,如果有三长两短恐怕会严重地影响到他们的地位,他们想象着假如让出部分责任给下属,所有可能的问题和困难都将发生。大多数管理者认为授权分责,会失去控制,可是事实并非如此。

精明的管理者只是在他已建立有效的控制方法,当事情稍有偏差就能直接矫正时,他才授予下属工作的责任及完成工作所必要的权力。以下是一些进行有效控制的“手腕”:

(1)首先,下属必须受过专门训练,有资格、有能力完成工作。

(2)责任的赋予,并非突然的,而是渐进的,一点儿一点儿加强。

(3)当下属着手新的任务和责任时,要矫正他的缺点,称赞他的成就。

(4)必须要能随时控制,一旦有危及工作的地方或可能危及管理者或下属的职位时,能及时制止或接办。

把工作的细节授权下属去做,可建立下属的自信心,因为那证明了管理者信任他和他的能力。每一个人都想自我炫耀,因此管理者要是能提供下属适当挑战性的工作,并加以必要的责任,使工作的完成能带给他高度的成就感,但授权之后也要加以控制,并把握好控制的程度。既要果断,又要防止武断;既要讲时效,又要防止操之过急。“手腕”高明的管理者能在“过”与“不及”之间寻找最恰当的点。

5.授予权力后,让员工对自己负责

一个事业的组织越庞大,授权制度就越重要。因为各人有各人的工作职责及工作职权,充分的授权使每一个成员都感觉到自己能够独立判断,对自己的工作负责,而绝不是任人指使。但在下放权力的同时,管理者也要注意在扩大自主权与加强控制之间取得平衡,既能使员工打破陈规陋习,把自己的才能最大限度地发挥出来,同时又感激于企业的大胆任用,无不尽自己最大努力,自觉效忠于企业。

Oracle公司给所有层次的员工以必要的自主权,让他们对自己的岗位承担责任。许多人都要等到35岁甚至40岁左右,才有足够的权责去影响公司的总营业收入,但Oracle公司一位整合产品部经理在22岁时就拥有这种影响力了。她形容说,刚进Oracle公司的前半年时间,简直好像“处在毫无头绪的一团乱麻里”,所有的事情都需要自己去做,没有人来指挥自己,但若出了问题,也只有自己负责,也必须负责。但是等她适应了环境之后,就能够控制整个混乱的局面了。她需要去决策:如何掌握客户,进行产品发布,以及管理研发人员。还有怎样建立起和她有关的各种事务的流程。公司希望她做的不只是生产出一些产品而已,而是能建立起一套更快速的运行机制。在一年不到的时间里,她物色了一位贴心助手,并在新产品团队建立的过程中扮演起领导者的角色。Oracle公司不会偏袒保护任何人,公司只为她准备了一个可以施展才干的空间,在这个空间里,要设计、建立良好运行机制的方法,要在一无所有中建立起有序,所有的这些,都需要员工自己去创造,需要他们自己对自己负责。

这种需要发挥员工创造性思维能力的“手腕”需要有个前提,就是员工要有很高的智商和强烈的进取心。另外要有负责任的经理可以确保员工不会有越权行为。在这种基础上,Oracle公司给了员工上进的空间。

一个典型的大胆向员工授予自主权的例子是1986年的某一天,行销总监走进了两个年轻的行销员的房间说:“我们要做一本杂志,还要成立一个‘用户联合会’,你们两个要做哪个?”随后两个人做出了决定。如今,用户联合会已经有好几万个会员了,每年还办世界性的年会,而杂志的发行量也高达135000份。

Oracle公司的新员工从当基层员工的第一天起,就不用总是对着上司报告自己的工作、看管理者的眼色行事,反之他们拥有很高的自主性,然而他们必须对自己的工作负责。对公司来说,尽管基层员工有很高的自主权,但他的经理的权力还是比他高,这样在必要的时候,他们可以通过各种流程来改变工作进程,从而保证整个工作过程的一体化。

Oracle公司的工作环境里,流程是放在个人表现之后的,也就是说,他给予个人完成任务所需的自由空间。有一位研究员是刚好在Oracle公司股票公开发行之后进来的,并加入了工具事业部。当时他们只有三个人负责建立SQL·Forms(Oracle的核心前端产品之一)。在大约6个月不到的时间内,这个小团队就变成了6个人,而这位研究员就成了里面最资深的员工了。这让所有进入Oracle公司的员工都印象深刻,相信可以依自己的想法去创新,而完全没有上层的干扰。

一位Oracle公司的资深研发副总表示,有想法的员工就会懂得授权的正反两面意义。这位副总一旦决定要任用一个人,就会告诉他:“在Oracle公司绝对可以说‘不’”。

我们一定会不断地安排事情给你做。

我们一定会像对待牛一样无止境地把事情交给你去做。

我们一定会不断地把任务交给你让你承担。

如果你没有抱怨,我们就会继续让你超载。

然后你就会因不支而倒地。

我们一定会让你超载,你会倒下去。

但如果你抱怨,如果你想要更优秀,如果你不怕说出“不”,你就会成功。

在Oracle公司有了责任就等于给你创造了机会。一位在DataGeneral当现场业务代表跳槽到Oracle公司的女性是这样说的:“我一到Oracle公司,就承担了很重要的责任,要负责一大堆各种各样的事情。我影响了产品的方向,筹划业务范围内的所有行销法则,外出时还不停地打业务电话,而且还要负责许多产品的上市。我在Oracle公司担任过各种不同的职位,和拉里谈工作从来就没有超过两个人,有这么多机会和高层领导工作是让人难以置信的。”

Oracle公司之所以会聘用这么多毫无工作经验或工作经验很少的员工,是因为新人虽然什么都不懂,但是比较好造就,他们不会把一些先入为主的观念带进工作中。新的Oracle员工很少有人会说什么任务是不可能完成的,因为他们根本就没有什么经验来看事情到底可不可能。因此,他们会以创造性的态度面对工作中所遇到的问题,然后会找到天才的答案。

有时候,这种授权是因为机构的不断变动。Oracle公司在每年大学毕业生进来时就会进行一年一度的组织调整,常常有一些新进员工,在4月份才刚就任的职位到7月份就被调整没了。一位相关的产品经理这样说到:“我开始工作的那一天,就接到通知说,当时聘我进来要做的那个职位已经没有了,该事业部经理的职位已经没有了,我吓了一跳。不过他们马上又接着说,有8个其他的职位让我选择,可以很有效地建立自己的地位。我感到很兴奋,因为知道在Oracle公司有更多的机会,而且使我有选择的自由。”

一个有“手腕”的管理者在授权给员工的同时,也会让员工对自己的所作所为负责任:

(1)管理者必须充分地信任员工有这种能力

虽然理论是伟大的,实际的执行却是令人难以置信的困难。把决策权推给前沿的员工需要在信任度上有一个大的飞跃。作为管理者,以前都是由自己来做出决定,现在要由员工来做决策了,所以,管理者必须充分地信任员工有这种能力。

(2)让员工对他们的决策负责任

承担责任是指对某一项决策负责,是对决策的结果给予答复,是指在做出抉择之前就已经估计到所有可能出现的风险,是指在决策前要确保有效的咨询和决策后有清晰的交流,指当出现失利时,要爽爽快快地接受,并承认做出了不好的决策。

(3)管理者应该让员工明白达成什么,而不是就如何达成目标负责任

有太多的管理者总是插手干预,告诉员工在工作中应该怎么做,这恰恰扼杀了员工的责任感,导致在以后的工作中不愿负责任。让人们负责任是说要清晰地理解应该达成什么目标,然后放手让他们去做,去达到目标,并且要为结果负责。

6.红萝卜倒生根——防止“越权”

有“手腕”的管理者在向下属授权之后,要防止下属“越权”。

一般情况下,下属的“越权”有三种:一是由于对其职责范围不甚明了,或是写在纸上的就明确,在实践中就糊涂,因而无意识地、不自觉地“越权”;二是由于对上级管理者有成见,或为了显示个人才能而有意识地、不正当地“越权”;三是在非常情况下的“越权”。管理者要根据不同的“越权”情况,采取不同的方法防止下属“越权”。

(1)明确职责范围

权力是适应职务、责任而产生的。职务,是指管理人员一定的职位及由此产生的职能责任,是行使权力所需要承担的后果。有怎样大的职务,就有怎样大的权力,就承担怎样大的责任。职、权、责三者保持一致是管理者工作的一个重要原则。“有职无权”,被人“越权”是“有责无权”。因此,只有职、权、责三者相统一,真正克服有责无职权、有职有权无责、有职无权无责、无职无责有权等现象,才能防止“越权”现象,这就必须明确职责范围。

明确职责范围,不能仅停留在行文规定上,甚至把文字贴在墙上,而要研究出若干办法,制定实施的具体细则,根据已有的经验,定位、定人、定责、定标、定权。除了规定常规决策、指挥、组织、管理等工作的分工之外,还要明确可能出现的非常规问题由谁来负责处理。防止出现对有些问题和临时发生的事情谁管都可以,谁不管都行的含糊不清的现象。

上下级的管理工作,正职与副职的工作,特别是基层管理者与其下属的工作,有些不是那么泾渭分明的,这就更需要明确职责范围,力求做到各司其职,各持其权,各负其责。

(2)进行一级管理一级的教育

管理者除了对下属明确职、权、责的范围外,还要对下属进行分级管理原则的教育。分级管理就是分层管理,这是事物发展的客观要求,任何事物都作为一个系统而存在,都具有层次结构,它的发展与变化都是有一定规律的,系统之间能否有效地运转是由层次性决定的,同一层次的诸系统的功能联系须由各级系统之间自主地进行。只有在发生障碍,产生矛盾,出现不协调时,才能提交上一层次的系统来解决。这是分级管理的理论依据。

(3)为下属排忧解难

管理者在决策的基础上,在给下级部署任务、提出要求的同时,应该深入基层,为下属完成任务创造其必要的条件。上级领导者要为下属服务,支持、鼓励、指导、帮助下属,关心、爱护下属,为下属排忧解难,及时解决工作中他们自己难以解决的问题及不协调的关键问题。这样,可以防止或减少下属由于来不及请示而出现的“越权”现象。如果不深入基层,不接近群众,高高在上,门难进、脸难看、事难办,就只会助长下属“先斩后奏”、“干了再说”的“越权”行为。

下属一旦“越权”,可以运用以下“手腕”加以纠正:

(1)先表扬后批评

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