第6章 怎样运用方法以快乐工作(2)

紧急但不重要的事情

可以说，每个人都会遇到这样的事情。这一类事情表面上看起来是极需要的，而且要立刻采取行动，但是如果客观地来审视这些问题，我们就应把它列入次优先的事项中去。

大凡低效能的员工，他们每天80％的时间和精力都花在了“紧迫的事”上。也就是说，人们惯常的习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。

按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区分为如下的几个层次：

今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）。

今天“应该”做的事（即有点紧迫的事）。

今天“可以”做的事（即不紧迫的事）。但在多数情况下，重要的事却不紧迫。比如长远目标的规划等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事无限期地延迟了。而优秀员工懂得做要事而不是做急事。

既不紧急又不重要的事情

在生活中，我们会遇到很多这样的事情——不需要即时处理，甚至不需要处理的事情。如果把精力放在这些事情上面，纯粹是浪费时间。

但在实际生活中，所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。现实中，可以用下面的乘式来解决做事的优先顺序：用重要性乘以紧迫性。即：

优先顺序=重要性×紧迫性

根据这两个维度，我们可以将工作分成四类。

第一类：紧急、重要的事情（位于第Ⅰ象限）

第二类：不紧急、重要的事情（位于第Ⅱ象限）

第三类：紧急、不重要的事情（位于第Ⅲ象限）

第四类：不紧急、不重要的事情（位于第Ⅳ象限）

紧急不紧急

重要Ⅰ事情：危急紧迫的问题；限期完成的会议或工作。Ⅱ事情：准备工作；预防措施、计划建立、维持人际关系；寻找新机会。

不重要Ⅲ事情：造成干扰的访问；临时插入的事；电话、信件、邮件、报告、会议；直接而紧迫的问题；许多迫在眉睫的急事。Ⅳ事情：琐碎而忙碌的工作；某些电话；消磨时间；娱乐活动。

在现实生活中，你能分清每件事情所处的方格吗？你把大部分时间花费在哪个方格了呢？

如果是Ⅰ，说明你总是忙于应付那些无穷无尽的紧急事。被一个又一个的像大浪一样向你涌来的问题，弄得焦头烂额、狼狈不堪。你始终忙忙碌碌却效率低下。要是总是这样，迟早有一天你会被击倒、压垮。

如果是Ⅱ，说明你有着“做要事而不是急事的良好习惯，这正是优秀员工的思考方式和行为模式——把大量的时间用在重要的事情上。这些事情虽不紧急，但它却决定了我们的生活质量、受教育程度、工作业绩等。有了这个良好的习惯，你会凡事制定计划，按时工作学习，坚持锻炼身体，这样你就能避免不必要的紧张和慌乱，始终保持良好的状态。

如果是Ⅲ，说明你的工作自主性与效率都不高。你盲目地追随繁杂的事务，而不考虑它对你是否有益。你会发现自己的时间根本是不自由的，你已经被紧紧束缚在别人的议事日程上。如果不努力改变做事风格，你的生活和工作都将陷入被动局面。

如果是Ⅳ，说明你是一个很情绪化的人，既没有工作效率，也没有工作效能。你把大量的时间花费在毫无价值的事情上面，长此以往，你将一事无成。

工作是要有章法的，分清事情的轻重缓急，一步一步地把事情做得有节奏、有条理，才能达到良好结果，不能眉毛胡子一把抓。优秀员工在处理一年、一个月或一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。

8.当日事必须当日完成

人性本身是放纵、散漫的，表现就是对目标的坚持、时间的控制等做得不到位，事情不能按时完成。如果拖延已开始影响工作的质量时，就会蜕变成一种自我怠误的形式。

当你肆意拖延某个项目、花时间来削大把大把的铅笔，或者计划“一旦……”就开始某项工程时，你就为自我怠误落下基石。巧妙地找借口，或有意忙些杂事来逃避某项任务，只能使你在这种坏习惯中愈陷愈深。今日不清，必然积累，积累就拖延，拖延必堕落、颓废。延迟需要做的事情，会浪费工作时间，也会造成不必要的工作压力。

任何事情如果没有时间限定，就如同开了一张空头支票。只有懂得用时间给自己压力，到时才能完成。所以你最好制定每日的工作时间进度表，记下事情，定下期限。每天都有目标，也都有结果，日清日新。

人们做事拖延的原因可能五花八门：一些人是因为不喜欢手头的工作；另一些人则不知道该如何下手。要养成更高效率的新习惯，首先必须找出导致办事拖延的情境。

（1）如果是因为工作枯燥乏味，不喜欢工作内容，那么就把事情授权给下属，或雇用企业外的专职服务。一有可能，就让别人来做。

（2）如果是因为工作量过大，任务艰巨，面临看似没完没了或无法完成的任务时，那么就将任务分成自己能处理的零散工作，并且从现在开始，一次做一点，在每天的工作任务表上做一两件事情，直到最终完成任务。

（3）如果是工作不能立竿见影取得结果或者效益，那么就设立“微型”业绩。要激励自己去做一项几周或几个月都不会有结果的项目很难，但可以建立一些临时性的成就点，以获得你所需要的满足感。

（4）如果是工作受阻，不知从何下手，那么可以凭主观判断开始工作。比如，你不知是否要将一篇报告写成两部分，但你可以先假定报告为一单份文件，然后马上开始工作。如果这种方法不得当，你会很快意识到，然后再进行必要的修改。

9.怎样才不让工作追着跑

发挥个性张扬本色

工作步调不断加快，得失之间也变得鲜明无比，情绪的变化常让自己搞得头昏脑晕，稍有心态调整不当，就有可能落入情绪忧郁的恶性循环中。在自己工作情绪不好时，你可以通过各种方法来排除，想办法暂时告别工作中的压力，轻松轻松，不仅便于自己发现生活的乐趣，也能为再次做好工作鼓足干劲。

努力让环境“新鲜”

陌生的工作环境可以让自己感到好奇、兴奋、新鲜，什么事情都要跃跃欲试，不过逐渐熟悉工作环境之后，这些心态将渐渐远去，更多体验的是谨慎、见怪不怪、程序化地完成工作任务。长此以往，工作积极性自然下降。为此，你可以想办法为自己创造各种“陌生”环境，让自己好奇、兴奋、新鲜的心态永远存在。

合理调配“自我”

善于安排个人精力的人总是感觉到生活是轻松的，工作是愉快的。为了达到这种境界，你应该对所有的工作都做好计划，并在规定的时间内完成。工作结束后，要充分利用自己的闲暇时间，切忌将工作带回家做。对于个人的进展应该定期进行“标记”，以便让自己明白，目前已经完成了什么，还有什么工作没有完成；对没有完成的任务，应该规划好完成的时间，并在某段时间，合理分配自己的精力，从而使工作、学习、生活、娱乐尽量做到更加有效，而且能够很好地自我循环，自我提升。

找出压力的根源

工作中的压力是每个人都会有的，但最主要的一点就是你能否适应这份工作。如果适应的话，那么工作中的压力就是自己进步的动力，你会很从容地去面对，找出压力根源所在。虽然压力的来源很多，但最主要的是自己永远有颗自信的心！

同事是最好的“减压”医生

在工作中难免会遇到这样或那样的事情，每当你遇到类似的问题，并因此而产生了无形的心理压力时，你可以找最要好的同事进行倾诉。因为，这时对自己知根知底的同事，往往最能客观地“对症下药”。

10.如何锻炼你的思考能力

通过学习和实践的指导，每个员工都可以获得思考的能力，并改进这种能力。我们的大脑在活动时是有规律可循的，只要了解了这个规律，我们就能通过工作和生活的各个方面改善我们的思考能力。

清晰而深刻的思考是一项艰苦的工作，特别是当你在学习如何做时更是如此。因为人们不愿意动脑子，因而他们习惯于对事情的探究浅尝辄止，留于表面，而没有认识到“懒于思考”不能得出正确的结论。此外，思考的过程是很复杂和难以理解的，我们每天步履匆匆，人与人之间缺乏同情，这种生活对我们思考能力的培养极为不利。

要想培养你的思考能力，你必须广泛接受各方面的信息。但有许多人，总是习惯生存在与世隔绝的世界里，他们对他人的智慧视而不见，对能在思考方面给予其帮助的人也置之不理。他们已经对过去和现在的智者失去了兴趣，不愿意用他们的智慧激励我们，向我们自己提出新的挑战。实际上，我们这样做是在损害我们自己。

作为一个成熟的思考者，意味着在复杂的现实生活中，他具有运用人类的知识进行正确判断的智慧和能力。如果我们不知道如何对信息进行分析、组织、评价和运用，使我们的生活更有意义，而只是掌握了一些信息，这并不能使我们变得更聪明。这也就是我们为什么需要改善知识的来源和我们自己的思考过程。约翰·钱斐博士总结了转变命运的三条原则：

批判地思考：你的思考过程就像挖墙角一盏明亮的灯塔，为你塑造人格和丰富生活阅历的各个方面，都已经确立了正确的、能指导其行为选择的信仰。为了尽可能地确立最科学、最正确的信仰，你需要意识到你自己的偏见，从不同的角度看问题，用有力的理由来支撑你的观点。

如果你缺乏批判思考的能力，你就无法在最具挑战性的职业生涯中有所成就，因为你不能做到清晰地思考，解决复杂的问题，作明智的决定。此外，无论你提出什么样的有创造性的思想都没有根据，缺乏实施的明确的框架或实际的可操作性。你将是一个不切实际的幻想家，注定不能获得成功，由于对自己的认识不足，你的自由将会受到禁锢，因为你不能明确地认识自己的选择，或从限制你的禁锢中解放出来。

创造地生活：创造性能以许多不同的方式丰富人们的生活，帮助人们实现自我，达到生活中和谐的平衡。创造性能使我们胸怀世界，展现自我。创造性是一种能赋予你生活以意义的强大的生命力，它与批判地思考相结合，就能使你在生活中取得成功。当你用发现和发明的眼光对待生活时，你就能不断地用你丰富的想像力创造生活。当你任自己创造的冲动自由地发挥时，你生活的每个方面都会发出光彩。你能摆脱习惯的思考模式，每一分钟都生活得很充实，一切行为表现都很自然。用创造性的眼光看待生活，就能使一切变得更美好。问题成为发展的机会，创新方法是对庸俗的惯例的挑战。

如果你缺乏创造性生活的能力，那么，你的思考能力能使你做事有根据，有技巧，但是，你的工作却缺乏想像力，由于你害怕承担失败的风险，因而你不敢大胆地尝试，你的人格将失去他人所钦羡和仰慕的、出自自然的生气和活力。很快，你就会成为一个称职但却缺乏想像力的“工作蜜蜂”，只会循规蹈矩地做事，而不能达到你本应达到的高度。这样一来，你的选择范围就会被你的想像力所限制，你实现自我的道路也就十分狭窄。

自由地选择：人们有选择不同的生活道路的权利，而且，我们的选择是真正自由时，才能转变自己。要想获得真正的自由，你必须对你的选择有明确的认识，并能据此作出明智的选择。如果你认为你是真正自由的，那么，你就会以一种全新的态度重新确定你每天的生活和未来。通过努力消除对你自由意志的限制，用积极的态度对待人生，你就会看到由于你视野狭隘而以前无法看到的多种选择。你的未来变得更加广阔，选择的可能性和活动的空间更多更大。自由的生活对每个人来说都是至关重要的，它充满了想象不到的机会，也能带给每个人巨大的成就感。

如果你缺乏自由选择的能力，那么，你批判地思考和创造性生活的能力也无法使你从失望和沮丧的生活中摆脱出来。虽然你可能有一定的分析和理解力，但你将缺乏面对困难作行为抉择、坦然面对挫折和险境的能力。虽然你可能有独特的和有价值的思想，但却无法集中精力，实施你的构想，最终你的构想只能化为泡影。如果你缺乏把自己塑造成一个强大的、具有诚实品德的个体的意志，你的领导就会把你看成是一个随风而倒的浅薄之人，而不是一个可以赋予职权和职责的人。