“工欲善其事，必先利其器。”作为人力资源管理的基础，工作分析当然有它科学的方法体系。但必须记住：没有一种方法适合于所有情况。在选择工作分析方法时，关键是要考虑到方法与目的的匹配性、适用性以及成本可行性。在此基础上，如果能综合应用各种方法，将会使时间、精力和资金得到最有效的配置。
关键词观察法访谈法问卷调查法
（第一节）使用观察法进行工作分析
观察法是最早被使用的工作分析方法之一，实际中它多用于了解工作条件、危险性或所使用的工具及设备等项目方面。另外，由于许多工作职位的职责不容易被观察到，或没有完整的工作周期，所以观察法如果用于工作复杂性较强的工作，最好与其他方法（问卷法、访谈法、工作日志法等）结合使用。
观察法：指工作分析人员通过感官或利用其他工具对员工正常的工作状态进行观察记录，获取有关工作内容、工作环境以及人与工作的关系等信息，并通过对信息进行分析、汇总等方式得出工作分析成果的一种方法。
使用观察法进行工作分析程序如表6所示：
表6使用观察法进行工作分析的程序表
第一步：准备阶段
1.收集现有文件资料（组织结构图、员工手册、旧的职位说明书等），对工作形成总体的概念（工作目标、工作任务、工作流程等）。
2.准备一份工作分析观察提纲，作为观察的依据。
3.若有辅助观察设备（摄像机、有关仪器等），也应提前准备好。
4.对于事先所得的模糊但很重要的信息，应做好注释，以备正式观察时注意。
第二步：观察阶段
1.确保所选择的观察对象具有代表性。
2.选择不同的员工在不同的时间内进行观察。
3.以标准格式记录所观察到的结果（重要的工作内容与形式等）。
第三步：面谈阶段
1.观察后要与员工进行面谈，请员工自己补充。
2.与该员工的直接主管面谈，了解工作整体情况。
第四步：合并信息阶段
1.合并从各个方面所得的信息（现有文件资料、观察员工与面谈、与主管面谈），形成一个综合的工作描述。
2.工作分析人员应随时补充资料。
3.结合所列提纲，明确任务，保证每一项都已得到回答或确认。
第五步：核实阶段
1.工作分析人员认真检查整个工作描述，并在遗漏或含糊的地方做标记。
2.核实阶段应以小组形式进行，把所得的工作描述分发给员工及其主管。
3.员工及其主管核实并反馈。
4.召集所有参与对象，确定工作描述相关信息最终的完整性及精确性。
具体针对某一工作进行分析时，可根据实际情况，选择其中关键的步骤进行。
观察法是使用最早的工作分析方法。早在20世纪初，科学管理之父弗里德里克·泰罗为了让工人使用标准的操作方法完成较高的工作定额，就采用观察法进行动作与时间研究的科学试验。而泰罗的追随者加尔布雷斯夫妇为了对动作进行观察，曾发明并应用了许多工具和技术。他们是第一批利用动作影片来分析和改进动作顺序的人。基于对动作的研究，他们把垒外墙砖的动作从18个减少到4个，使工人的效率提高了两倍。
操作要点
使用观察法进行工作分析要把握：
准备阶段
观察阶段
面谈阶段
合并信息阶段
核实阶段
（第二节）保证工作分析观察的有效性
观察法简便易行，但为了使观察更有效，在进行工作分析的实际操作中要注意以下问题：
第一，作为观察者的工作分析人员要有足够的实际操作经验。
第二，观察前要对观察的工作大量了解，以免记录因不能正确归类而造成混乱。
第三，观察者应事先准备好观察提纲，以便随时填写观察记录。
第四，观察时设计的问题力求结构简单，便于记录。
第五，要避免机械记录，应反映工作相关内容，并对所获信息进行比较和提炼。
第六，要注意工作行为样本的代表性。
第七，要求所观察工作相对稳定，即在较长一段时间内，工作内容、程序、对任职者的要求不会有太明显的改变。
第八，要尽量多观察几名任职者的工作，这样可以保证观察不只是针对某一特定个体的特定操作。
第九，观察者在观察时尽可能不要引起被观察对象的注意，至少不应干扰被观察对象的工作。
观察法只能观察到任职者的外部表现，而对其内在的思维活动则无法观察到。所以观察法对于外显的行为操作比较有效，而对于抽象的智力活动则效果不大。在对脑力劳动较多的工作进行分析时，最好和其他方法结合使用。
操作要点
为了保证工作分析观察的有效性要注意：
事先准备观察提纲
选择的样本要具有代表性
正确归类与记录
减少对被观察对象的干扰
（第三节）使用访谈法进行工作分析
访谈法是一种运用最为广泛的工作分析方法，但它很少单独使用，往往与问卷调查法结合起来使用，从而有助于了解任职者的工作态度与工作动机等更深层次的信息。
访谈法：又称面谈法。它是通过工作分析人员与任职者、主管等人面对面的谈话来收集相关工作信息资料的一种工作分析方法。
那么，如何使用访谈法进行工作分析呢？
第一，事先征求被访谈员工直接上级的意见，得到他们的支持。
第二，事先通知员工，并确定访谈的时间和地点。
第三，向员工讲明此次工作分析的意义，消除他们的疑虑。
第四，工作分析人员按照访谈提纲的顺序，由浅入深地进行提问。
第五，工作分析人员要控制整个谈话局面。
第六，鼓励员工真实客观地回答问题。
第七，在不影响员工谈话的前提下，作好访谈记录。
第八，在访谈结束时，让员工查看访谈记录，并确认信息准确无误。
第九，将所获信息交由员工的直接上级核对，反馈后进行改进和补充。
第十，得到的相关信息，在编写职位说明书与职位规范时备用。
一方面，工作分析人员对某一工作固有的观念会影响其对工作分析结果的正确判断，所以要对他们进行训练以具备专门的知识和能力；另一方面，访谈法容易被员工认为是对他工作绩效的考核或者是作为薪酬调整的依据，所以会夸大或弱化某些工作职责，从而造成工作信息失真。当工作分析人员与被调查员工相互不信任时，使用该方法便具有一定的危险性。因此，访谈法不能单独作为信息收集的方法，而要与其他方法结合使用。
操作要点
使用访谈法进行工作分析要把握以下几点：
征求上级意见
事先通知员工
控制谈话局面
作好访谈记录
交由上级核对
（第四节）保证工作分析访谈的有效性
为保证访谈有效进行，工作分析人员在进行工作分析访谈前必须接受专门的访谈技巧训练，掌握以下访谈准则：
第一，访谈前，工作分析人员应准备一份有指导性的问题表，便于访谈时发问，并作出详细记录。
第二，要与主管人员密切合作，找到最了解工作内容、最能客观描述其工作职责的员工作为访谈对象。
第三，尊重访谈对象，接待要热情，态度要诚恳，用语要适当。
第四，营造一种友好的氛围，尽量不让对方感到压力或有业绩考核的感觉。
第五，所提问题要与工作分析目的有关。
第六，工作分析人员语言表达要清楚、含义要准确。
第七，所提问题必须清楚明了，不能太含蓄，并且避免使用生僻的专业词汇。
第八，所提问题和谈话内容不能超出对方的知识与信息范围。
第九，所提问题和谈话内容不能引起对方的不满，或涉及对方的隐私。
第十，工作分析人员应启发和引导对方，针对具体的人或工作，应避免发表个人的看法和观点。
第十一，当对方的工作不是很有规律时，应该请对方列出工作职责，然后按重要程度排序，尽量避免忽略那些虽不常见但却是很重要的工作任务。
只有掌握了一定的方法与技巧，才能保证访谈的真实有效性，也更便于工作分析访谈活动的顺利进行。
根据不同的目的可考虑采用不同的访谈形式。主要有三种形式的访谈：对每个员工进行的个人访谈，对做同种工作的员工进行的群体访谈，另外还有对主管人员进行的访谈。无论采用何种访谈法，最为重要的是：被访谈者本人必须要十分清楚访谈的目的是什么！
操作要点
为了保证工作分析访谈有效进行，工作分析人员需要：
事先准备访谈问题
找到最适合的访谈对象
尊重访谈对象
营造良好的访谈氛围
掌握一定的访谈技巧
（第五节）设计工作分析问卷
设计一份好的工作分析问卷对于实施问卷调查法至关重要。那么怎样设计一份理想的工作问卷呢？可从以下几个方面考虑。
1.确定内容
一份典型的工作分析调查问卷往往包括以下内容：
（1）该项工作的各种活动内容及花费在各种活动上的时间比例。
（2）工作职责。
（3）工作协调和监督责任。
（4）工作中经常使用的设备机器与工具（比如计算机、汽车、车床、叉车、钻机等）。
（5）工作环境。
（6）任职资格要求（知识、技能及体力活动等）。
（7）工作接触。
（8）所需培训活动的内容。
（9）考核的内容及标准。
2.确定类型
工作分析中所使用到的调查问卷形式多种多样，主要包括以下三大类：
（1）一种是通用型的，其内容具有普遍性，适合于各种工作职务的调查；另一种是专门为特定的工作职务设计的，其内容具有特殊性。一般来说，一份问卷只适合一种工作。
（2）一种是开放式的问卷，任职者可自由回答所提问题；另一种是封闭式的问卷，任职者只从所列答案中选择合适答案。
（3）一种是工作定向问卷，强调工作本身的条件和结果；另一种是人员定向问卷，集中于了解员工的工作行为。
3.掌握技巧
在设计问卷时，还要注意掌握一些技巧：
（1）先易后难。设计问卷时，要把容易回答的问题放在前面，而难以回答的问题放在后面。适当的时候也可考虑采用“漏斗性技术”提问，即先问范围广泛的、一般性的问题，后问与工作职位关联性很强的问题。
（2）逻辑次序。设计问卷时，所涉及的问题存在着按逻辑次序排列的问题，如按时间先后、按从内部到外部、按从上级到下级等顺序排列。
（3）形式多样化。设计问卷时，若采用不同形式提问，有助于引起被调查任职者的兴趣。
了解了工作分析问卷的知识，再结合实际情况，就可以着手设计问卷了。具体的问卷形式可参考附录二。
操作要点
设计工作分析问卷从以下几点开始：
确定内容
确定形式
掌握技巧
（第六节）使用问卷调查法进行工作分析
问卷调查法是工作分析中最常用的，也是比较节省工作分析人员时间与经费的一种方法。
问卷调查法：采用调查问卷来获取工作信息，从而实现工作分析目的的一种工作分析方法。
使用问卷调查法进行工作分析的具体操作如下。
第一，事先征求被调查员工直接上级的意见，得到他们的支持。
第二，提前通知员工，向他们说明此项工作分析的意义，并要提供安静的场所和充足的时间。
第三，向员工分发调查问卷，并说明填写问卷调查表的注意事项。
第四，向员工强调，在填写问卷时不是填写自己的相关事项，而是填写一个在其职的合格员工应该达到的要求。
第五，鼓励员工真实地填写工作分析调查问卷，要消除员工的顾虑。
第六，工作分析人员要随时解答员工在填写问卷过程中的疑问。
第七，员工填写完毕后，工作分析人员要认真检查，查看是否有填写不完整的问卷；若有漏填或填错现象，要请员工修正。
第八，工作分析人员对收回的问卷进行分析与归纳，并作好详细的记录。
第九，工作分析人员从中描述出该工作职务的信息。
第十，征求任职者及其直接上级的意见，得到反馈后，再对该工作职务进行描述并给予必要的修改和补充。
第十一，在此基础上来编写职位说明书与职位规范。
问卷调查法存在一些问题：如果员工的书面表达能力和理解能力较低，就难以收集到真实的信息；由于个人认知水平的差异，工作分析人员和被调查的任职者对某一问题的理解可能会产生不一致；缺少有效的交流和沟通，不易了解对方的态度和动机等更深层次的信息。所以，工作分析人员在设计问卷时要注意科学性、合理性，尽量避免出现容易让人误解的问题。必要时，可在问卷中附加说明。
操作要点
使用问卷调查法进行工作分析要注意以下几点：
征求上级意见
消除员工顾虑
解答员工疑问
分析调查问卷
反馈调查问卷
描述职务信息
李欣是新洋公司的人力资源部经理。由于公司要进行一些人事改革，所以他希望能够立即在公司中开展工作分析。在做了一个多月的准备工作后，他将工作分析调查问卷发放到员工手里。但是，填写的结果却出乎意料，令人迷惑不解。因为从操作工（机器操作工、技术员、抄写员等）那里得到的关于其工作的反馈，与从他们的直接上级那里得到的大不相同。管理者所列出的都是比较简单的和例行的工作职责，而一般员工却认为自己的工作非常复杂，而且经常会有偶然事件发生，自己必须具备各方面的技能才能应付并处理好这项工作。
管理者与员工对工作的不同理解更加坚定了李欣进行工作分析的信心，他想通过这次工作分析活动，使管理者和一般员工对工作的认识达成一致，尽量少出现不必要的争论和错误。
（第七节）使用工作日志法进行工作分析
工作日志法是由任职者自行进行的一种工作分析方法。该方法的基本依据是：任职者本人最了解所从事工作的情况与要求。因此，由任职者本人记录最为直接，而且所获信息可靠性较高，所需费用较少。
