Why
如,为什么这是你想要的结果?为什么你会有这种反应?
how
如,你是怎样做到这件事的?
教练的发问需要掌握的技巧包括:精简扼要、有方向、每次问一条问题、有建设性、问完后停止说话、保持中立、留意对方的反应、聆听对方的回应、发问有关联性的问题、善用开放性问题等。
如何善用发问来理清目标?教练可以问这些问题:
你真正想要的是什么?
你想有什么成就?
你想要成为一个什么样的人?
你的目标够明确吗?
你将用什么标准来衡量你的目标?
你想要的结果是什么?
这件事情上你想要的结果是什么?
你的目标是什么?
你做某事的好处是什么?
如不坚持某事,你付出的代价将是什么?
你只是想要,还是一定要这个目标?一定要的话,现在会怎么做?
为了这个目标,你想做哪些改变?
你这么做是为了谁或是为了什么?
你能想到什么其他的可能性吗?
那些结果你不喜欢的方面是什么?
(第三节)区分
教练通过聆听、发问,了解了被教练者的情况与想法后,必须对接收到的信息进行区分。区分是建立在了解的基础上的,是教练一种很重要的能力,区分的目的在于提高被教练者的自我洞察力,让被教练者看到更多的选择和可能性,从而支持被教练者迁善心态,协助被教练者了解自己的位置,以逐步实现目标。
区分不完全等同于判断。判断是裁决对与错、是与否,而区分是选择这个或那个,并将之与一些没有必要的假设关联分开。区分有四个方向:清晰信念与行为、清晰事实与演绎、清晰渴望与障碍、清晰目标与成果。
教练需要通过区分,清晰被教练者的信念与行为是否一致,这种行为是否由这个信念所引起?信念对行为的影响有多大?还将会对行为产生哪些可预见的影响?教练还需要协助被教练者区分什么是事实,什么是演绎。很多人习惯于从自己的角度去思考问题,会以自己的经验去判断事物,形成结论并加以演绎,如通过“这个人迟到了”的事实,演绎出“这个人没有时间观念,不讲信用”的结论等。教练要区分出被教练者在说话中所掺杂的“演绎”成分,协助他找到最原始的真相。
教练还需要区分渴望与障碍。人们都渴望做得更好,渴望获得成功,但每每在失败后,人们会把失败的原因归结于客观因素,以减轻自己该负的责任,如“我很渴望我的业绩能够拿到第一名,但是我的对手太强了。”、“我很渴望能完成这次培训,但是我没有时间。”“渴望”无法实现,最主要的原因并非真如当事人所说的那些客观原因,而是当事人自己在信念中设置了一道栏杆,在行动中亦缺乏突破栏杆的勇气和决心。
区分成果与目标也是教练的范畴。很多时候,某件事的成果,与当事人最初设定的目标并不是一致的。在设定目标后,如果对这个目标不够清晰不够坚定,当事人很容易在遇到干扰的时候“绕一绕”,往往最后达成的结果总与目标“差之毫厘”。在区分的过程中,教练应该时不时帮助被教练者清晰目标,区分现在所达到的结果与最初的目标的差别与距离。
教练区分的形式有发问、直接指出、通过回应、通过比喻四种。
区分中常用的基本教练问题:
1、在这些因素中,哪个影响最大?
2、在这些因素中,哪个最易排除?
3、在这些因素中,哪个最难排除?
4、这些方法中,哪个更快?哪个更好?哪个能带来更大效果?哪个更节省?
5、事实的真相是怎样的?
6、你是怎么知道的?
7、在这件事发生之前,什么事曾产生?
8、那件事同这件事有什么必然的联系?
9、是什么事导致这件事的发生?
10、你觉得A与B有什么不同?
案例:
一家生产户外霓虹灯设备的公司,他们卖出去的设备有30%被客户退了回来,公司的声誉及利润受到了严重影响,董事长责成总经理解决这个质量问题,在三个月内将退货率降低10个百分点。而总经理认为设备的质量没有问题,按照现有生产线生产出的设备已是行业的最好标准,要降低10个百分点,除非更换生产线。董事长不同意这样的说法,他认为现有条件下设备的质量仍有改进的空间,何况更换生产线要投资300万元,他坚持在不更换生产线的情况下解决问题。总经理则认为如果不更换生产线,问题无法解决。双方为此争执不下,问题久拖不决达半年之久。因为董事长不懂技术,公司的技术、运营、质量及管理等均由总经理全面负责。在这种情况下,董事长决定聘请一位教练,协助解决。
请来的教练协助解决设备质量问题作了三步区分:
第一步:去除双方的演绎,共同看事实,本例事实:30%退货;
第二步:让当事人看退货单填写的客户退货原因;
第三步:将退货原因分类,区分解决方案。
这个案例的实际结果是:教练运用这三步教练的区分,令当事人很快发现了影响客户退货的真正原因,他们把客户退货的原因逐一分类分析,先从最容易排除的入手,逐个进行有针对性的解决。他们仅用一个月的时间就将客户的退货率降低了20个百分点。比董事长原定的降低10个百分点的目标实现了倍增的效果。董事长和总经理从这件事上发现了原来事实与演绎的区分非常重要,不仅仅是教练需要具备这样的区分能力,任何一个企业领导也同样需要具备这样的能力。
(第四节)回应
回应是指未经自己加工与演绎而将自己所看、所听、所想、所感受以客观中立的态度直接反馈给对方的一种方法。作为最直接反馈被教练者真实状态的一种技巧,“回应”是最能体现教练作为一面“镜子”的作用的。
在教练技术中,回应是一种很重要的工具。我们每时每刻都在从外界接收回应,因为自我注意力有限,也因此忽略了很多外界回应的信息,这就导致了我们看事物的盲点。教练的作用,就在于引导被教练者聆听到各种回应的价值和意义。
回应是反馈区分的一种形式,回应的目的在于让对方看到盲点;反映现状,让对方清晰目前的位置;让对方选择需要学习及改善的地方。
回应不拘泥于形式,恰到好处的有效发问固然是一种回应,沉默不语地给予被教练者思考空间也是一种回应。当用言语来回应时,即使是相同的语言,说话人的语气、音调、眼神都影响着回应的效果。当员工向领导汇报完他最新的策划方案,他期望得到领导的回应。这时,如果老板用轻蔑的语气、质疑的眼神回应道:“你可以做到吗?”马上会打击到员工的积极性;相反,同样的一句话“你可以做到吗?”,如果领导用关切、询问的语气来回应,会鼓励员工继续发表他的意见,在继续探讨的过程中逐步完善这个策划方案。在这场汇报中,如果领导听完策划方案后沉默不语,也是一种回应。领导的沉默会让员工反思整个策划,然后提出更好的意见。
回应的出发点可以是贡献对方,也可以是批判对方,因此回应分为贡献性的回应和批判性的回应。贡献性的回应是抱着真正关心对方的信念和心态,目的是为了让对方做得更好,而批判性的回应,则是听不进对方任何理由,只是不停地否定对方、打击对方。教练过程的有效回应,应是贡献性的回应。
教练所有的回应都应是源于自己的感受。这就需要教练在回应的过程中,需要摈除自己固有的评判标准,不是去评价对方的对与错,而是把自己对被教练者真实的感受贡献出来,焦点都应该放在对方身上,而不是加入自己的许多看法和意见。例如,教练在聆听的过程中,发现对方越说越激动,而且观点很偏激,教练可以回应道:“我觉得你有点控制不住情绪了。”而不能用自己的标准去回应说:“你不要激动!你太片面了,越说越偏激!”总之,教练回应的应是自己在聆听的过程中的真实感受,而不是批评被教练者,任何的打击、嘲讽、讨好,都不是有效的回应。
教练回应的出发点应是对被教练者的支持和贡献,回应的心态应是真诚负责、直接明确并且及时的。教练贡献自己的体验,可以帮助被教练者了解他当时的状态,以及他是否已偏离了目标。
教练在回应的时候应注意,回应并不一定要给对方建议,正如镜子只照射出你衣冠不整,却不会告诉你该如何整顿衣冠,因为这个动作应是由你自己完成的。教练进行有效的回应时,已经成功让对方明白了问题所在,教练可以引导被教练者自己找出解决问题的方法,却不能代替或者告知这个方法。
如何有效给予回应:(摘录自《Warm-upsForMeetingLeaders》)
1.关心对方——为了使回应更有建设性,在给人回应前要真正关心接收者,使他明白你的意图是想帮助他们,而不是伤害他们。
2.留意身体语言——在给人回应时,留意对方的身体语言,感受和正在做什么,这是双向沟通,也能加深彼此的了解。
3.对方主动要求——最有效的回应是出自别人的主动要求。这样接收者才会更加开放心灵去接受和改善,你也可从中得知他们想得到哪些方面的回应。
4.直截了当——清楚直接地回应。好的回应是开放和具体的,能清楚地从可观察的行为和事件中回应对方。模糊和概括的回应没有多大的价值。
5.中肯客观——回应时不要夹杂个人主观评价。如真的有此需要,便要事先声明这是你主观意见,并说出你因何得出这个观察,最后由接收者自己去判断。
6.适当的时间——最好的时间是接收者也想得到回应,而你想给他回应的那件事也是刚发生不久,大家都记忆犹新。记着,有回应要尽快说出,若是事情相隔得太久,你再说出来便变成反责,会减低回应的效用。
7.在对方范围之内——有效的回应是建议在接收者能力范围之内可以达到,你也可尝试提议一些新的改善方式,使接收者从中找出灵感。
8.广纳意见——在作出回应后,你要尝试问多些人的意见,看看他们是否也有同样的想法,那样才可以得出比较客观的结论。