现在商业社会不断发展，公司中的公文、文件、情报、报告、计划书、书信等均显得特别重要。公司里的职员更应该具备此方面的技能，如果你去外地考察或办理业务，回来就得写份报告书。
写报告首先要学会开门见山。最好在报告书的前面写上结论，这样领导阅览报告能够一目了然，效果会更好。近年来业务范围的扩大，信息需求量增多，即使是小小的一家十人公司，少说也会积存上千份文件。文件要归类分档，以便查阅。不管这种工作做得如何精细，如果文件本身写得条理不清，阅读起来还是令人烦躁。因此文件的制作，应首先以精简明了为原则。最好的方法是在文件或报告书一开头，就把所要述说的事由、目的写清，让阅读的人能在最短的时间内了解文件的要旨，然后再叙述事由的内容经过。
内容这部分，通常都比较繁杂冗长。为了使阅读者看得清楚明了，最好的方法就是采取系列要点的方式来论述。不管写报告还是一般文件，只要使用“主旨、要点、说明”的公文格式来写，就能使文件达到精简明了的要求。
对职员书写公文的另一个要求，就是书写格式要规范，字体要端正清晰。
领导总是喜欢看精简明了，字体端正、优美的公文，从你的公文中，他能够了解到你工作勤劳肯干、善于钻研的一面。你若呈交领导一份字体潦草的公文，领导看了不免要皱眉。即使你的内容很精彩，但由于字体太糟，也会失去它应有的光彩。所以若想给领导留下好印象，就要把公文写得端正、清晰。
公司文件不但是企业成功的关键，还是互相传递商业信息的工具，所以公司文件作为公司的门面，其文字千万不能草率，一定要力求文字正确，不出错误。
登记顾客征购单时，要注意别写别字，不要把客人的名号写错，否则会招来斥责或抱怨。因为名号是个人专门所有的东西，属于某个公司的无形资产，而且是个人的代表记号。如果被写错了，就好像不被承认其存在一样。
把人家的名号写错，除了引人生气外，也将使别人对自己的评价一落干丈。
因为这种人通常都会被认为不能尊重他人而且粗心大意，还会被认为不懂礼节。这很可能会永远地失去客户。
错字或别字往往都会不经意地出现在我们的日常书写中，因此对于刚写好的文书，重新检查的工作是必要的。当发现有别字、错字或自己无法确定的字时，要马上查字典改正。
总之，写报告首先要记住书写格式，一张报告最好在500个字以内完成；主谓语的关系要清楚，专有名词要特别注意；书写人名要正确；文件写好后，一定要用信纸袋装好。
