我们没有必要把自己的生活变得更复杂。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”我们不必担心人们会让他们生活中的事情变得太简单。问题刚好相反：大部分员工把他们的工作变得太复杂化，而且还总奇怪为什么他们有这么多令人头疼的事情和麻烦。
2.找出关键点
把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾，即找出关键点所在。必须善于在纷繁复杂的事物中，抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使复杂的状况变得有脉可寻，从而使问题易于解决。
同时它还意味着要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通，否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。
永远要记住工作杂乱无章是一种必须去除的坏习惯。有些员工将“杂乱”作为一种做事方式，他们以为这是一种随意的个人风格。他们的办公桌上经常放着一大堆乱七八糟的文件。他们好像以为东西多了，那些最重要的事情总会自动“浮现”出来。对某些人来说他们的这个习惯已根深蒂固，如果我们要这类人把办公桌整理得井然有序，他们很可能会觉得像穿上了一件“紧身衣”那样难受。不过，通常这些人能在东西放得杂乱的办公桌上把事情做好，很大程度上是得益于一位有条理的秘书或助手，弥补了他们这个缺陷。
但是，在多数情况下，杂乱无章只会给工作带来混乱和低效率。它会阻碍你把精神集中在某一项工作上，因为当你正在做某项工作的时候，你的视线却不由自主地会被其他事物吸引过去。另外，办公桌上东西杂乱也会在你的潜意识里制造出一种紧张和挫折感，你会觉得一切都缺乏组织，会感到被压得透不过气来。
如果你发觉你的办公桌上经常一片杂乱，你就要花时间整理一下。把所有文件堆成一堆，然后逐一检视（大大地利用你的字纸篓），并且将它们分类：即刻办理；次优先；待办；阅读材料。
把最优先的事项从原来的乱堆中找出来，并放在办公桌的中央，然后把其他文件放到你视线以外的地方——旁边的桌子上或抽屉里。把最优先的待办件留在桌子上的目的是提醒你不要忽视它们。但是你要记住，你一次只能想一件事情，做一项工作。因此你要选出最重要的事情，并把所有精力集中在这件事上，直到它做好为止。
每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理一下。而且每天按一定的标推进行整理；这样会给第二天一个好的开始。
不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占你的空间也分散你的注意力。
每个坐在办公桌前的员工都需要有某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。电视演员在拍戏时，常常借助各种记忆法，使自己记得如何述说台词和进行表演。你也可以试试。这时日历也许很有帮助，但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片（袋）制度，一个月每一天都有一个卡片（袋），再用些袋子记载以后月份的待办事项（卡片）。要处理大量文件的办公室当然就需要设计出一种更严格的制度。
尽量简化工作流程，将许多分开的工作步骤加以整合，变成单一任务，以减少工作的复杂度。
进行自我时间管理
在这个人人都喊“忙”、“太忙”的社会中，有做不完的工作，忙不完的琐事。多年未见的老友难得一次的聚会没时间参加，和家人已经很久没有好好出去玩一玩。时间是最稀缺的资源，如何将这一资源充分而合理地利用，对于职场中人，常常关乎职业成败。用专业术语讲，这就是一个“时间管理”的问题，简而言之，也就是如何花费时间的问题。
1.你应该知道的一个小常识
一个小的常识是，把1个小时看成60分钟的人，常常比看作1小时的人效率要高。为什么呢？原因很简单，因为前者将1个小时细分为很多分钟，每分钟都可能计划了要做的事情，前面的计划遇到困难，后面的时间可以再调整；而后者只是粗略想想1个小时做什么事情，1个小时后完成了算是幸运，没完成的话也已经没有时间可以重来。因此，对自我的时间管理首先应该有计划地使用时间。每月的第一天列出这个月的主要工作计划，每周星期一之前写好这个星期应该完成的事情，每天上班之前，用心计划好今天所要做什么，如何去做。记住：花1分钟时间规划，可节省4分钟的执行时间。而一个不会计划时间的人，等于在计划失败。
但是等你很好地计划了每一天每一秒应该做什么事情的时候，问题又来了：事情总是比时间多。事情只会不断增加，而时间却只会不断减少。怎么办呢？大多数人都会说，先做最紧急的，再处理次要的。的确，这是时间管理最重要的原则之一。
2.你应该知道的一个原则
一个关于时间管理的著名原则是：将多数精力用在少数最重要的地方，即80/20原则。
美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时，头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了自己的销售图表，发现他80%的收益来自于20%的客户，但是他对所有的客户花费了同样的时间。于是，他要求把他最不活跃的36名客户重新分派给其他销售员，而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久，他一个月就挣到了1000美元。这一原则使他最终成为了凯利——穆尔油漆公司的主席。
讲这个故事，不是让我们放弃那些不活跃的客户——现在无法处理的事情，而是让我们明白，当你对待所有的事情都花费了同样时间和精力时，效率是低下的。因此，集中精力先解决重要的事情，时间管理才会有效。
另外，做事情要当机立断，不要指望存在所谓的“理想时机”，不要让今天的事情“过夜”，与其花费很多时间处于“进入状态”，不如即刻开始行动。善于总结处理事情的技巧，将重复性的工作模式化，以节省时间。学会拒绝不合理的任务安排，以你自己的工作职责为核心安排时间，对于那些不属于你的工作范围和不必要或不合理的工作安排，可以说“不”。善于利用零散的时间处理杂事，如利用中午休息的时间打个电话，利用睡觉之前的时间看看文件，利用坐车的时间思考问题，做做计划等等。时间如海绵里的水，要挤总是会有的。
“时间管理”就如“团队合作”一样，是一个老生常谈的话题，但它对于一个人，尤其是职场上的人来说，的确十分重要。如果你还没有这样一个概念，不妨问问自己：是否已经有一套明确的远期、中期、近期的目标？对于下星期所想从事的工作是否已有清晰的概念？是否以事实之重要性而远非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据？是否把注意力集中于目标而非程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核的根据？
数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。找出一些和自己有关的时间数字，警惕时间的流逝，抓紧利用好每一分、每一秒，让自己始终保持紧迫感，这对于提高效率是很有帮助的。
把24小时变成48小时
时间就是上帝给你做事的资本。命运之神是公平的，他给每个人的时间都不多不少；但成功女神却是挑剔的，她只让那些能把24小时变成48小时的人接近她。下面就是她的助手时间使者透露出来的成功秘籍。
秘籍一：“效能”重于“效率”
现今，老式的“效率专家”的时代早已经过去了。今天的管理专家多从“效能”来入手，因为“效能”是一个含义更广、更有用的观念。
“效率”重视的是做一件工作的最好方法。
“效能”则重视时间的最佳利用。例如，为了即将召开的一项会议，你有一份必须打电话通知的名单。如果你从效率观点来看，你就会想什么时候打电话给他们是最好的时机，是不是要把他们的名字放入自动拨号卡片上以节省时间，这张名单是否是最新的正确资料等等。但是，如果你从效能观点来看，你就会问自己，打电话给这些人，是不是把时间做最佳的运用，你也许会考虑另一种联络方法；你也许考虑把打电话的事派给别人做；或把会议完全取消掉，好把时间用在更有用的地方。
健全的时间管理，应该以效能优先、效率次之的观念为出发点。
秘籍二：善于利用零碎的时间
成功的人士想把任何一个空闲时刻都利用起来。
将利用零碎时间养成一个习惯，就是在衣袋里或手提包里，经常不忘携带一些东西，如图书、笔和小记事本，这样你就可以在排队时，在候机时，在乘公交车上下班时，不会无所事事地空耗时间了。“集腋成裘”，“聚沙成塔”一样适用于时间。
零碎时间的利用也包括用一些“非正规”的时间去做一些事。宋代欧阳修就有意利用“如厕”时间。据说国外有一位首相就是利用“如厕”时间学习英语的。他每次从英语词典上撕下一页，然后进“厕所”。上完“厕所”，这一页也读完、记住了，于是把这一页送入下水道，他就是这样学完了一大本英语词典。
秘籍三：少说废话
名人之所以能成为名人，伟人之所以能成为伟人，有一个共同点，那就是：他们都能很好地运筹自己的时间，他们都懂得一切从现在做起的道理。
在时间的运用上，成功人士非常认真地对待每一分每一秒，尤其是当前的时间利用，而不是将时间用在许多的大话、空话或者是无望达到的计划上。
一位青年人向爱因斯坦询问道：“先生，您认为成功人士是如何成功的，有无秘诀？”爱因斯坦非常认真地告诉他：“成功等于少说废话，加上多干实事。”
爱因斯坦的话，听起来很简单，但是如果我们细想一下，就能领会到这其中的道理。爱因斯坦其实是想告诉这位青年人，不要把时间浪费在一些无聊的闲扯之中，而要抓住现在的每分每秒，做一些确实有用的事情，坚持下去，成功就不远了。
秘籍四：挤出点滴时间
时间对于每个人来说都是公平无私的，只要你愿意，就放开地去挖掘时间的潜力，扩大时间的容量，用挤出来的时间去实现更高的梦想吧。
我们每天只要挤出微不足道的1分钟，一年就可以挤出大约6小时的时间。如果每天能挤出10分钟，那就是相当可观的一个数字了。一周工作5天，每天工作时间为8小时，而一天中再挤出10分钟，那么一年就可以增加5天多的工作时间。
再者，即使再忙，每天可支配的零星时间至少有2个小时。如果你从20岁工作到60岁退休，每天能挤出2个小时，有计划地从事某一项有意义的工作，那么，加起来就可达到29200小时，即3650个工作日。整整10个年头！这是一个多么诱人的数字，足以干一番事业。难怪发明家爱迪生在他79岁时，就宣称自己是135岁的人了。由此可见，时间的弹性是很大的，只要我们善于挤时间，便能大大增加时间的容量。
秘籍五：灵活应用松散时间
这里所讲的松散时间，是指人们的大量工作时间处于很松弛的时候。比如工作的压力不大，工作性质决定了工作本身不需要投入过多的精力。那么这种情况下就应当考虑如何有效利用这些时间。
比如，李女士在行政机关上班，她每天的工作就是接一接电话，分发报纸信件，以及通知别人有关事项。工作虽然轻松，但时间却不能少花，每天早晨8点钟就要上班，12点按时下班。下午2点上班，一直到6点才下班。
对于李女士来说，这些工作量不大，做起来不很费力气。真正把工作量压缩起来，一两个小时就能做完。但是，行政机关的工作性质决定了她必须按点坐班。因为随时都可能有电话来通知事情，所以李女士只能寸步不离地待在办公室。
为了有效地利用好这些空闲时间，李女士在工作不受影响的情况下，学习了自学考试的课程，在两年的时间内就拿下了大学本科考试的结业证。
在人们一天的工作或生活中，不可能每时每刻都处于紧张状态。人们从事的工作，有的需要集中精力，注意力高度紧张，才能完成；有的工作不需过于集中精力，只要稍微注意即可。而且在一天的工作中，每个时候的工作要求也是不一样的，有时可以适当放松一下紧张的神经，那么这些松散时间就需要进行合理安排。
时间就犹如在大旅行箱中装行李时留下的空隙一样。只要知道装东西的方法，就可以往里装进更多的东西。时间管理也是一样，如果毫无浪费地把一天中的各个时间段都利用了，你就可以把一天的时间当作两天用了。
