（1）明确保理合同的内容。债权应该具有可让与性，销售商应该确定应收账款能够转让，否则即使签订了合同，到时却很难执行，对销售企业不利。为了保证保理业务能够在客户拒付时收回账款，销售企业和保理商在合同之中必须注明应收账款的支付方式和期限。一般支付方式有两种：一是到期日方式，二是收款日方式。到期日方式有保理商与卖方约定自发票日、自债权让与日或自发票提交保理商日等，保理商向卖方支付价款。收款日方式即在买方债务人向保理商支付货款后，保理商再向卖方支付债权价款。或自应收账款到期日一定期限后，买方未付款时，保理商担保付款等。
（2）为保理合同提供公证，能够更好地保证当事人的权利。公证人可以为银行与买卖双方签订保理合同提供法律咨询，规范保理业务市场。作为保理商的银行也未必能够全面了解保理合同的各方面内容。因此，应通过公证来保障合同的有效性。
（3）签订合同，转让应收账款的债权。此时，销售企业可以比较放心地把应收账款让与保理商管理，减少销售人员的后顾之忧，使销售部门能够集中精力做好销售和服务工作。
§§§第四节应收账款催收的必备知识
业务员收款守则
1.账单分发
（1）财务部账款组依业务员类别整理账单，定期汇集编制账单清表一式三份，将账单清表两份连同账单寄交业务人员签收。
（2）业务人员收到账单清表时，一份自行留存，另一份应尽速签还财务部账款组，如发现有不属本身的账单，应立即以挂号寄回。
（3）客户要求寄存账单时，应填写“寄存账单证明单”一份，详列笔数金额等交由客户签认，收款时才交还予客户。如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时，由业务人员负责赔偿。
（4）收到公司寄来的账单后，于访问时如未能立即收款，则应取得客户于账单上的签认，若未能取得客户的签认，则应尽快于发货日起3个月内，向财务部申请取得邮局包裹追踪执据，凭执收款。逾期不办致无法收取货款时，由业务人员负责赔偿。
2.收款处理程序
（1）业务人员于每日收到货款后，应于当日填写收款日报表一式四份（一份自留，三份寄交公司财务部出纳组）。
（2）属于本市的直接将现金或支票连同收款日报表第一、第三联亲交出纳并取得签认。
（3）外埠地区的应将现金部分填写××银行送款单或邮划拨储金通知单，存入附近××银行分行或邮局。
次日上午将支票、××银行送款单存根或邮政划拨单存根用回形针别于收款日报表第一、第二、第三联，以挂号寄交财务部出纳组。
业务人员应将挂号收执贴于自存的收款日报表左下角备查。
3.收款票期规定
（1）依客户的区别规定如下：
·直接客户：以货到收款为条件者，由送货员收取现金，签收的客户，则为销货日起1个月内的支票或现金期。
·一般商店：自销货日期起3个月内的票期。
（2）收款票期超过公司的规定时，依下列方式计算收款成绩：
·超过1~30天时，扣该票金额20%的成绩。
·超过31~60天时，扣该票金额40%的成绩。
·超过61~90天时，扣该票金额60%的成绩。
·超过91~120天时，扣该票金额80%的成绩。
·超过121天以上时，扣该票金额100%的成绩。
4.收取票据须知
（1）法定支票记载的金额、发票人图章、发票年月日、付款地，均应齐全，大写金额绝对不可更改，否则盖章属无效，其他有更改之处，务必加盖负责人印章。
（2）支票的抬头请写上“××股份有限公司”全衔。
（3）跨年度时，日期易生笔误，应特别注意。
（4）字迹模糊不清时，应予退回重新开立。
（5）收取客票时，应请客户背书，并且写上“背书人××股份有限公司”，千万不可代客户签名背书。
（6）有“禁止背书转让”字样的客票，一律不予收取。
（7）收取客户客票大于应收账款时，不应以现金或其他客户的款项找钱，应依下列方式处理：①支票到期后，由公司以现金找还。②另行订购抵账，或抵交未付账款中的一部分。
（8）本公司无销货折让的办法，如因发票金额误开，需将原开统一发票收回，寄交公司更改或重新开立发票。
如无法收回而不得已需抵扣时，则于下次向公司订货时，以备忘录说明，经业务经理核准后扣除，不得于收款时扣除货款或以销货折让方式处理；否则，尾数由业务人员负责。
应收账款的回收方式
若在货款到期日企业没有收到客户的付款，应该立即着手进行催收。下一步的工作就是选择恰当的应收账款回收方式。追讨账款的基本方法主要有以下四种。
1.企业自行追讨
企业自行追讨是处理拖欠时间不长的应收账款的首选方式，可选用的方法有电话收款、收账信收款和上门追讨三种。这种通过双方协商清偿债务的方式主要适用于债权债务关系比较明晰、各方对拖欠债务的事实无争议或争议不大的情况，而且这种方式简便、易行，能够及时地解决问题。企业自行追讨，追账成本最小，也利于维护双方当事人的良好业务关系。但自行追讨的力度不大，对恶意拖欠客户的作用不太明显。
2.委托专业机构追讨
如果客户一再拖欠，企业自行追讨一段时间后仍没有实质性的效果，而又不想马上诉诸法律时，企业可以委托专业机构代为追讨。这些机构包括律师事务所、会计师事务所、收账公司等专业机构。委托专业机构代为追讨有以下好处：
（1）追讨力度加大。专业收账机构具有丰富的收账经验和知识，对每一类的拖欠都会制定一套有效的措施，灵活性强，手段多样化，对客户的压力逐渐增加。无论是在追讨形式和实际追讨效果上，还是对债务人的心理压力上，有远远大于企业自行追讨的力度。
（2）节约成本和费用。企业在产生逾期账款拖欠后，已经负担了相当大的损失，从心理上说，就不愿支付过多的追讨费用，造成更大的损失。而专业收账机构除收取小比例的手续费外，一般都采用“不追回账款，不收取佣金”的收费政策，这对客户来说，是一种减少损失而又不必冒额外损失的风险的方法。
（3）有利于维护客户关系。委托专业机构收款，由第三方与客户进行沟通、交涉，双方贸易纠纷并没有公开，较之诉讼等造成与债务人关系恶化的法律手段，不严重损害买卖双方的合作关系，便于日后与客户修复业务关系，为将来的再次合作留有余地。
3.仲裁追讨
此方式适用于双方纠纷导致的账款拖欠。申请仲裁有以下好处：
（1）程序简便。仲裁实行“一裁终局”制度，没有上诉或再审程序，裁决自作出之日起立即发生法律效力，具有强制执行力。因而仲裁程序简化，审理时间较短，争议解决的效率提高。简易程序由独任仲裁员审理，审理期限更短，效率更高。小额争议自动适用简易程序，争议金额大的案件经当事人协商同意也可以适用简易程序。
（2）充分自治。选择仲裁方式，当事人可享有最大限度的自主权，包括自主选择仲裁机构、仲裁员、仲裁地点、仲裁所使用的语言、仲裁规则以及仲裁所适用的法律。
（3）易于执行。1958年联合国在纽约通过的《关于承认和执行外国仲裁裁决公约》（简称《纽约公约》）为国际社会提供了一项普遍接受的、简便的承认及执行外国仲裁裁决的制度。根据《纽约公约）的规定，缔约国的仲裁裁决能直接申请在145个缔约国法院予以强制执行。
（4）为当事人保密。仲裁审理不公开进行。未经当事人的同意和仲裁庭的允许，第三人不可旁听案件审理，仲裁程序及裁决不公布于媒体。另外，裁决一经作出即发生法律效力，裁决是终局的，对双方当事人均有约束力。任何一方当事人均不得向法院起诉，也不得向其他任何机构提出变更仲裁裁决的请求。
与诉讼相比，仲裁避免了繁杂的程序和巨大的成本，可以节省时间和金钱，能够尽快解决问题。但它仅适用于双方都自愿以仲裁解决问题的情况。
4.诉讼追讨
通过法律诉讼收回应收账款，由于程序复杂，通常要拖1年或者半年以上，与其他方式相比效率最低；同时，这也是冲突性最强的方法，会导致与客户关系的完全破裂；诉讼的法律费用很高，而且随着时间增加，没有确定数目。
但通过法律诉讼收回应收账款的优点也是明显的，就是说它具有强制性，可以用法律的威严强制不遵守信用规则的客户承担其所应尽的义务。法律诉讼是企业为收回欠款所作的最后努力。当企业与客户发生债务纠纷，协商、调节无法达成一致，或者双方不愿采用仲裁方式解决，客户无理拒不付账时，企业司诉诸法律解决。
企业应根据自己的实际情况，综合考虑客户欠款的金额、拖欠时间、客户情况、专业机构收费情况等因素，选择有针对性的、恰当的回收方式。
收款实用表格
1.收款政策分析评价表
收账政策亦称收账方针，是指当客户违反信用条件，拖欠甚至拒付账款时企业所采取的收账策略与措施。对这些拖欠的应收账款，无论采用何种方式进行催收，都需要付出一定的代价，即收账费用，收款政策分析评价表的格式见表20-7所示。
一般而言，加强收账管理，及时收回贷款，可减少坏账损失，但会增加收账费用。因此，制定收账政策就是要在增加费用与减少坏账、减少收账机会成本之间权衡，只有前者小于后者的收账政策才是可取的。
2.应收账款收款日程安排表（见表20-8）
应收账款是企业为促进销售而给客户提供的信用上的优惠。但无论现销还是赊销，企业最终目的是为了获得利润，因此企业应做好应收账款的收账安排工作。应收账款收款日程安排表正是这样辅助企业制订收款计划的书面资料。
3.收款通知单（见表20-9）
收款通知单与前面的收款日程安排表一样，都是辅助收款工作完成的表格。收款通知单对企业应收回的应收账款作出记录，及时发放，是收款单位与客户密切沟通的联系纽带。
债务纠纷与讨债
1.债务纠纷
所谓债务纠纷，是指债的当事人对彼此间的债权债务关系产生分歧，发生争议。债务纠纷的主要表现为债务人不履行债务——即赖债或对债务履行不当。
在我国，“三角债”已经成为严重影响社会经济健康发展的痼疾。究竟是什么原因造成债务人不履行债务，或者故意拖欠债务、或者干脆存心赖账呢？可以从以下四个方面进行分析：
（1）债权人与债务人双方对债权债务的某一方面或者某些方面存有争议，这种争议或者是由于一方的过错造成，或者是由于双方的过错造成。
（2）由于种种原因造成债务人已无力偿还。出现这种情况后，相当一部分债务人对所欠之债视若无睹、无动于衷，正如老百姓常说的“虱多不痒，账多不愁”。
（3）债务人虽有偿债能力，却找出种种借口拖延履行债务，千方百计地欠债，有的甚至干脆摆出一副赖债的姿态。
（4）最根本的原因是由于我国还没有系统的债学理论和立法机关对借债、用债、还债等问题加以研究，从而建立一套完整的法律法规管理体制。
2.讨债
讨债是一种自古就有的普遍的社会经济现象。讨债是指债权人运用合法手段通过书面或口头等形式向债务人发出催告，要求债务人立即清偿债务的行为。
讨债是债权人维护自身利益的一种手段。讨债行为受到法律的保护。也就是说，讨债是债权人向债务人取回本就属于他自己的利益的一种合法的正当的行为，这是讨债的实质。而且，讨债并不是随意性行为，讨债必须以有合法的、有效的、已经到了催讨期限的债权存在事实为前提条件和客观依据。虽然讨债行为在债权人和债务人之间已经导致对立关系的产生，但是讨债是以催告效力为后果的法律事实。讨债的法律后果表现在：首先，当债权人向债务人发出要求清偿债务的催告之后，即表明债权人已经行使其权利，这时，如果债务人不按时清偿债务就构成对债权人的权利的侵犯；其次，债权人实施讨债权利可以使诉讼时效中断，保证债权效力的延续，也即债权人的债权能在较长时间内受到法律的保护。
§§§第五节催款、回款技巧
债务催收方法
1.电话催收
电话催收在收账过程中起着非常重要的作用。但是，需要注意的是电话催收只是催收手段的一种，其效果在很大程度上取决于使用者。
电话催款人员应该具备以下条件：
（1）专业知识（合同、付款条件、供应商和客户的权利和义务等）。
（2）技巧（电话沟通的步骤、说话的语气、火候的掌握等）。
（3）权利（与客户谈判的权力、是否有权对欠账进行打折、是否有权决定停止向债务人供货以及停止提供赊销等）。
对不同的企业，电话追账的适用性也不一样。例如，对于拥有大量客户但每个客户的账款都很小的供应商来说，采用电话进行催款也许会很不划算，因为不仅增加通讯成本，也会耗费比较大的人力。但是，对于客户数量不大，但每个客户的欠款金额都比较大的供应商来说，采用电话催款会比较常用。
2.传真催收
传真的最大优点是速度快，可以在最短的时间内以书面的形式让客户了解你的要求。其缺点是先看到传真的人很可能不是传真上注明的收件人。因此，采用传真进行催收时必须慎之又慎。应该尽量避免使用威胁性的语言。
3.信函催收
随着电话和传真机的普及，很多企业已经不再使用信函进行催收账款了。但信函催收是有其优点的：
（1）信函可以一次性发给众多的客户。
（2）价格便宜。
（3）可以使电话催收集中于大客户，提高催账人员的工作效率。
（4）可以通过其设计精美的格式和内容提高供应商的信用管理形象。
（5）与传真相比，拥有更大的私密性。
采用信函进行催账是非常正式的。必须明确地向债务人传递一个信息，你需要他按照双方约定的时间付款，不要过多地使用恭维性的语言。信函的结尾处一定要给对方确定的付款或回复信函的时间。
下面举例说明提醒性催收信的书写。
尊敬的×××：
敝公司谨在此提醒您，您账户中有一笔金额为10万元的款项逾期未付，详情请见信件所附之发票。
我已经附上填好我方名址的回执信封，请将支票开好，并尽快寄给我方。
十分感谢。
敬祝商祺！
应收账款负责人：×××
××××年×月×日
这种提醒信，适合在刚刚超过付款期时使用。对于那些长期来往的老客户，这是一种善意提醒的催收信，告诉他们该付款了。如果你的付款期限是30天，在第31天就寄出此信，如果信寄出后2个星期，你仍未收到欠款，再采用电话方式与对方联系。
下面举例说明逾期时间较长催收信的书写。
尊敬的×××：
贵公司所欠我公司的货款人民币20万元，已引起我公司领导和财务部门的高度注意。希望贵公司迅速与我们联系，并对于未能及时付款的原因作出合理解释，给我们打电话或写信均可。如有需要我们协助的地方也请尽快通知我们。
