(6)出纳员将各收款处交来的现金送存银行,并汇总编制每日收款报告,把送存银行的回单附在其后,送交销售会计。
3.产品传递线
一般来说,产品的传递是实物的传递。但实物的传递给内部控制带来诸多不便。故从内部控制上来看,产品传递控制的主要对象是代表产品实物运动的单据的传递。即对提出产品的有关单据进行控制。
产品传递的具体步骤如下:
(1)仓库保管人员根据盖有“现金收讫”、“转账收讫”等财务会计确认印章的发票提货联发货。
(2)发货后,仓库保管员在发票上加盖“货已发”的仓库印戳,将提货联留下。
(3)产品出厂时,门卫人员应索回发票的出门证联,检查出门联上有无财务和仓库上述印戳,核对产品的数量后放行。
(4)仓库保管员在下班前,将留下的发票提货联按顺序整理好,填制“发货日报表”,然后将提货联附在“发货日报表”后面送交财务会计部。
(5)门卫人员也必须将收回的出门证交到财务会计部。
4.发票与货币核对点
发票与货币的核对实际上是销售部门交来的销售日报与出纳部门汇总编制的每日收款报告的核对,但从根本上说仍是发票和货币的核对。核对的执行人是销售会计人员或其他专设的稽核人员。
发票与货币核对的具体步骤是:
(1)复核销售部门交来的销售日报及其所附的发票;检查销售日报上的数量金额与发票加总的数量金额是否一致。
(2)审核出纳部门交来的每日收款报告及所附银行回单或现金入库(入本企业保险柜)单是否合法、真实、正确;检查银行回单或现金入库单与收款报告的有关项目是否相符。
(3)最后将审核后的收款报告、销售日报的有关数额相核对。
5.产品与发票核对点
核对的执行人仍然是销售会计人员或其他专设的稽核人。方法是:
(1)先将仓库交来的提货联与发货日报表进行核对,检查发货日报表有关数字编制的正确性。
(2)再将发货日报表的有关数量数据与销售日报的有关数量数据相核对,以验证产品发出的数量与销售记账的数量是否相符。
(3)必要时将门卫交回的出门证与销售发票相核对。
后边这两个核对点,是整个收入程序的关键控制点。发票与货币的核对,是保证账款相符、揭露现金结算错弊的关键;产品与发票的核对,是保证单单相符、账实相符的重要环节。两者缺一不可,如果缺少发票与货币的核对,则应该收进的款项是否全部收入、现金是否发生短缺或被截留等现象都很难发现并控制;如果缺少产品与发票的核对点,则实际收入与产品的实际发生是否一致,以及有无利用发票作弊,开出大头小尾、上联与下联不一致的发票以及涂改发货数量等问题,也很难被揭露和控制。
因此,对于销售会计来说,在销售收入记账前,认真进行上述两项核对,是极其重要的。发票与货币、产品与发票不核对清楚,不能记账。
充实会计业务内容
销售业务人员在开发市场承揽合同时,遇到的用户千差万别,各有各自的特点,如有的用户信誉很好,但合同需求量不大;有的用户信用不好,但合同需求量很大;有的用户前期信誉良好,但后期信誉大大下降等,在对待各不同用户货款结算的政策上,需采取不同的办法,这些以前都是没有的。综合起来,应充实的内容如下:
(1)加强对用户信用等级和考察评定。建立用户档案,针对用户的订货量、存欠款、存欠料等具体情况,对用户进行信用等级测定,可分为A、B、C、D、E五个信用等级。
(2)对预收款比例的掌握控制。依据五个信用等级对用户采取不同的预收款比例,按100%、80%、60%、40%、20%等订货合同金额收预收款。
(3)规范对用户来料受托加工产品货款和来料的清算。用户来料加工的货款和来料必须按所签订合同的执行情况随时掌握,以避免欠款、欠料情况。
(4)加大对用户有老欠款又订新合同货款的控制。对历史形成的老欠款用户只要仍和企业有合同往来的,采取新订合同货款不能拖欠,老欠款慢慢归还的办法,这样,一方面,企业有了合同有了市场;另一方面,也避免老欠款成为呆坏账,并可慢慢收回。
(5)规范企业对有意垫资的新产品的货款管理。企业开发研制的新产品为了抢占市场开发市场,而垫资推销试用的产品,销售财务必须有一套供需双方签订的正式合同文本,以确保垫资的产品能最终收回货款或收回产品样本。
按“专款专用”原则进行货款结算。专款专用是指销售财务在按合同编号收到预收款后,分合同号登记账簿,一款一用,直到合同执行完毕后结算时,按合同号结清预收款。这是企业财务结算中必须遵循的一项基本原则,也是保障企业利益,防止“死合同”给企业造成损失的重要措施之一。因此,企业应对此进行详细研究,并根据企业实际情况,制定出“专款专用”管理办法,并检查督促,认真执行。
严格控制销售费用
根据销售财务的工作流程,即:见到合同→收预收款→执行完毕→收齐货款→填制记账凭证→开发票→审核→发票交用户提货或通知铁路发运→核算。审核岗位是销售财务工作的“守门员”性质的岗位,它关系到货款是否正确无误收到、记账科目是否合乎规定。此岗位的设立,在很大程度上为销售收入的实现、降低应收账款金额提供了保障,要选择责任心强、素质高、经验丰富的人员负责此岗位。另外,对销售费用等销售产品发生的支出,也要经过审核后方可支出,从总体上保证销售财务在货款收入和销售费用支出上按规定、按制度执行,杜绝或避免呆、坏账和不合理支出给企业造成损失的现象发生。
减少呆、坏账损失
由于过去赊销形成的大量应收账款中有相当一部分要成为呆、坏账,若不加大力度清理,必将给企业造成很大损失,企业要坚持上门催要、磨账、以物抵债、新订合同货款不欠,老欠款慢慢还、运用法律等多种手段大力进行清欠,努力降低应收账款的金额,为企业收回资金,避免损失。同时,在新的销售业务往来中也不可避免地要形成呆账,这些需要加大清欠力度,抽调专门人员负责此项工作。
重视其他业务收入管理
企业在销售产品的同时,要相应地为用户提供辅助性劳务和垫付产品的铁路运费、汽车运费、保险费、包装费等费用,还有对使用企业包装周转箱收周转使用费、对超过合同约定提货期的货物收取一定的仓储保管费等,这些收入也是企业收入的一个重要方面,是企业总收入的补充,也是对企业付出的部分补偿,其他业务收入占产品销售收入的1%~3%,数额相当可观,如果稍有不注意,将会造成应收的收入收不回来,使企业蒙受损失。因此,在销售财务实际工作中,应改变过去只重视产品收入管理,忽视其他业务收入的做法,把其他业务收入提高到和产品收入同等重要的地位加以规范管理,保证每一笔其他业务收入按时收回。
分析货款回收好坏,为开发市场提供信息
销售财务应每月每季进行简单和半年进行详细的销售资金回收情况分析,对合同执行中货款回收、欠款清理、销售费用等进行系统分析,并对高附加值、高收入的产品,有市场开发潜力的产品提出意见,充分发挥销售财务的作用,变“算死账”为“算活账”;为企业经营决策和开发市场提供信息。同时,财务人员也要和用户建立良好的商业信誉关系,做到优质、高效地服务市场服务用户。
销售财务作为企业财务管理中的一个主要方面,其完善和发展同企业的管理水平、社会经济环境紧密相关,应作为企业财务管理系统中的一个方面加以重视和研究,最大限度地发挥其作用,为企业生产经营作出应有的贡献。
§§§第四节
销售部与财务部的信息沟通
在公司中,销售部是赚钱的部门,财务部是管钱的部门,财务部不仅要控管客户的回款,还要控管销售部门的费用支出。其与销售部门相关的工作主要有以下几个方面:
(1)发票的开立及管理。
(2)应收账款的管理、客户信用额度的管理。
(3)与客户对账作业。
(4)销售回款及折让作业。
(4)销售费用管理。
(5)报销作业。
销售收入是流动资金的重要来源,财务部要配合销售部做好收款业务、催款业务、商务审核;财务分析是营销决策的重要依据,财务部要向销售部定期提供有关财务分析报告、销售费用分析、销售利润分析、产品结构分析等;预算控制是降低销售费用的重要手段,这也是财务部与销售部信息沟通的核心所在。