公司可以实施“剥离”,要做到销售部和财务部一碗水端平,其尺度就是公司1年的销售指标。这个指标就像“紧箍咒”一样,是整个团队的任务。销售经理要对这个目标进行二次分解,一是销售部要制定日、周、旬、月、季、年的指标分解方案,二是财务部要制定与销售部销售指标完全配合的资金管理完成方案。
2.销售部与财务部“合署办公”
除了班前会、碰头会和现场办公以外,销售部和财务部分别设立办公桌,隔日分别参加两个部门的日常工作,变听汇报为“挖情报”、“找死角”和“挑毛病”。这种方式的效果,是使两个部门成为相互协调和飞速运转的两个轮子,使公司业绩不断上升。
3.“换岗”和“输氧”
为了使整个企业发生一种质变,可对公司的基础部分进行改造:一是让销售部的核算员与财务部的核算员以及相关出纳人员进行换岗,都做一做对方的工作,在换岗中换思想、换思路,更改作业流程和操作规程,使两家变成一家,彻底解决“大企业病”。二是提高全员素质,强调“集体缺氧”的“输氧”。财务部的考核中增加了销售知识的考核,要求他们读销售类书籍、进行兼职销售,并且财务人员全年要有一定时间的市场销售实践。在销售部则要求销售人员学习财务和统计等课程,而且对所有人员全年的各类报表和合同等实行档案管理,并定期举行财务部与销售部共同参加的市场论证会和财务分析会,让全体员工都变成多面手。
4.建立销、统、审、财“一条龙”
以销售为龙头,建立统计、审计和财务有机运转的一条龙。以销售为龙头,整个企业管理的线条就特别清晰;以财务为龙心,企业管理的质量和效率就能做到一流。同时,以统计为龙身,以审计为龙脊,才能实现真正的腾飞。财务管理强调直角,资金流转越流畅越好;而流到销售部的资金,却总是曲线,弄不好就成为死结。所以,要解决这些矛盾,单靠这几个部门去协商是不行的,必须由总经理牵头,建立这样一条龙的资金运作渠道,使企业发展水到渠成。
做管理,有人把它看得很神秘,还有人认为很困难。其实,只要认真地结合本企业的实际,摸索适合自己特点的办法,就可以实现真正的盈利。无论是哪行哪业或大小公司,解决好销售部门与财务部门的关系,是重中之重。
§§§第三节销售环节的财务管理
销售财务工作是企业开展销售活动中得一项重要方面,所谓销售,是指企业按计划和合同发出商品,按照等价交换原则收回货款,实现产品价值的过程。在这一过程中,第一,按计划和合同发出商品,是销售人员的职责;第二,按照等价交换的原则收回货款,是销售财务人员的职责。
签订合同发出商品是决定企业有没有活干、能否生存发展的前提;而收回货款则是企业付出和经营能否获得回报和持续发展的关键。随着市场经济活动的逐步完善和发展,销售财务的地位越来越显得重要,原有计划经济的一套销售会计结算模式已不能适应新形势的需要,必须不断进行补充、完善和发展。
业务独立运行,建立健全销售财务制度
随着市场发展,销售财务所包含的业务内容越来越多,内部分工也越来越细,而且不同于生产、供应等财务部门的日常收付、月终核算,是具有相对独立内容的针对产品销售的货款回收,因此,企业应当单独设立销售财务机构或专职销售会计,以统一管理用户信用等级考评、预收款、应收账款核对、销售费用、清理欠款等会计业务,并协调处理好同销售业务人员之间的关系,以共同研究、开发市场,同用户建立长期的相互信任、彼此了解伙伴关系。
同时,要在遵守我国《会计法》和国家有关财经法规的前提下,结合我国《合同法》等经济法规,建立健全“销售财务人员职责和标准”、“专款专用管理制度”、“应收账款管理办法”等内部管理和考核制度,规范指导销售财务日常工作的开展。
财务会计业务控制程序
规定财务会计业务控制程序,主要是收入控制程序这个基本控制程序以防止内部舞弊。下面是制造企业收入控制程序的一般情况:三线两点企业的收入业务涉及钱、单、货三个方面。产品销售后或提供了劳务,账单(发票)就得开出去,货币就会跟着收进来,或者随之形成账款的追索权。在钱、单、货三个方面,产品是前提,如果产品不销售,其余都是空的;货币是中心,因为所有的控制都是紧紧围绕账款的收进而进行的,保证货币正确无误地收进,是控制程序的基本任务;单据是关键,产品是根据单据发出的,账款是根据单据计列和收取的,失去了单据,则控制就失去了依据。
因此,收入业务控制程序的设计,既要把握这三个方面的有机联系进行综合考虑,又要将这三方面分开单独进行考察和控制。而“三线两点”,就是从这一设计原则里概括出来的,也是目前比较完善、比较完整的收入控制程序。
所谓“三线”,是指发票传递线、货币传递线、产品传递线。所谓“两点”,是指发票与货币核对点、产品与发票核对点。“三线两点”的主要精神就是把单、钱、货分离成三条互相独立的业务线进行传递,在三条传递线的终端设置两个核对点把这三条线联结起来进行控制。使经手产品的人,不经手发票账单和货币;经手发票账单的人,不经手产品和货币;经手货币的人,不经手产品和发票账单。从而形成三条业务传递线,而每一条业务传递线又由许多传递链条或传递环节所组成,这些链条和环节分别由不同的人员或部门担任,一环接一环,环环相扣,缺一不可,每向前传递一步,就对上一步的传递工作进行核查一次,以保证每条传递线、传递结果的正确性。最后再将三个传递结果集中在一起进行核对,这就进一步提高了整个控制系统的可靠程度。“三线两点”的运作程序如下。
1.发票传递线
发票传递线路的具体步骤(采用现款销售的程序)如下:
(1)除个别零星销售外,企业所有的销售业务都应有销售合同。销售合同一般由销售部门与购货单位签订,合同应载明本企业与购货单位之间就产品销售过程中的有关品种、质量、数量、价格、交货方式、交货期限、付款方式、交货地点、违约责任等方面达成一致意见,并以此作为规范销售行为的直接依据。销售合同的副本要送一份给财务会计部门。
(2)在销售业务发生时,开票员根据销售合同开具销货发票(一般纳税人开具增值税专用发票)。增值税专用发票一式三联。第一联:记账联,是销货方的记账凭证,即是开票方作为销货的原始凭证,在票面上的“税额”指的是“销项税额”,“金额”指的是销售货物的“不含税金额收入”。第二联:抵扣联,是购货方扣税凭证,即是购货方可以进行抵扣的进项发票,在票面上的“税额”指的是“进项税额”,“金额”指的是购入货物的“不含税金额价格”。第三联:发票联,是销货方的记账凭证,即是购货方作为购进货物的原始凭证,在票面上的“税额”指的是“进项税额”,“金额”指的是购入货物的“不含税金额价格”。这三联发票是具有复写功能的,一次开具,三联的内容一致。
(3)发票开好后,交收款处办理结算手续。
(4)每日下班前,开票员将收款员退回的发票记账联与存根联进行核对后,根据发票记账联编制销售日报。
(5)将发票记账联附在销售日报的后面,一并送交的销售会计。
2.货币传递线
货币传递的具体步骤如下:
(1)收款员接到销售发票时,应审核发票上的购货单位、产品名称及规格、产品数量及单价,应复核销售发票上金额的计算是否正确。
(2)复核后,收款员按照发票金额收款。如属转账结算的销售业务,收款员应核实其通过银行转账的款项是否已确实到账;客户拿来支票和汇票结算的,应按有关支票和汇票收受程序办理;挂账结算的,应审核其有无经规定的程序批准或合同上有无此约定。
(3)货款点收或查实无误后,在发票上加盖“现金收讫”或“转账收讫”的财务印章。如合同上规定或企业领导层批准属于“先提货后付款”的,应加盖其他财务印章或由批准人签字,并将发票的记账联留下,退给开票员。
(4)每天下班前,将本班收到的现金清点整理好后,编制收款报表。
(5)将收款日报与现金一起交给出纳员。