三、加强供应商品质管理
1.派驻检验人员到供应商处
此种方法类似于前一种，只不过是将进料检验人员派到供应商处，降低供应商的品质成本，间接降低本企业的成本。
2.供应商品质体系审查
供应商品质体系审查，是指企业为了使供应商交货品质有保证，定期对供应商的整个管理体系作评审，一般新供应商要做一次到几次，以后每半年或1年做一次，但如出现重大品质问题或近期经常被退货，且又不好变更供应商时，也必须去供应商处作一次品质体系审查。该方法是目前绝大多数企业采用的一种方法，也是ISO9000以及QS9000指定必须做的。其实施方式是：组织各方面专家，定期对供应商进行审核，有利于全面掌握供应商的综合能力，及时发现其薄弱环节并要求其改善，从而从供应商的管理运作体系上保证来料品质。此结果也是对供应商进行定期评比，促进供应商之间形成良性、有效的竞争机制的依据之一。
3.定期评比
定期对供应商进行评比，促进供应商之间形成良性有效的竞争机制。
这种方法是指定期对所有供应商进行评分，一般每月将管理体系评分后的各供应商评分结果发送给供应商。该项方法对供应商品质保证有很多正面效果。
4.供应商扶植
对低价位、中低品质水准的供应商进行供应商品质扶持计划。该方法是指对某些低价、中低品质水准的供应商，通过专业人员对其品质进行指导，并促使其在品质上有一定的提高。它是验收方法中最具有远见的一种。
5.第三方权威机构作品质验证
该项方法目前有三种：
第一种是当今流行的ISO9000、QS9000等独立的体系认证机构，如国内的CQC认证机构，国际的BSI、SGS、DNV、TUV等认证机构，它促进了国内及国际贸易。
第二种是通过第三方权威机构检验以确保品质。如美国某企业要从国内购买一批产品，因双方距离太远，不一定到实地考察或验证，于是委托一个中间机构，帮助验证该批产品品质，以避免产品到美国之后再协商及处理。目前在国际上做得较多的机构有SGS和TUV等。
第三种是产品单项认证，是指将产品送到指定的机构进行检验，同时获得相关的证书，也可以说是“特种行业证”，如国内的3C认证、美国的UL认证、欧洲的CE认证等。
四、加强采购验收控制
1.验收的意义
验收是指检查或试验后，认为合格则接收。检查合格与否，则需以验收标准的确立以及验收方法的订定为依据，以决定是否验收。所谓的验收标准，其一是以物料好坏为标准；其二是在验收检查时的试验标准，前者常有限制，可因人而异，所以并不具体；后者则就抽样松紧方法的不同而言，有时因供应商信用可靠，不经检验即可通过。因此，验收只是一种手段，而不是目的。无论如何，验收必须要考虑到时间与经济等原则，并经双方协商后，才能收到效果。
2.验收的基本原则
采购的最终目的在于确保交货的安全，想要达到这一要求，在于检验工作是否合宜。如果忽略了这点，则一切采购成果便会落空，所以采购人员应明了整个采购的任务及责任，才能确实做好检验的工作。在验收时应注意的基本原则有：
（1）制定标准规格
规格的制定，涉及专门技术。通常由使用单位提出，要以经济实用，以及能够普遍供应的为原则，切勿要求过严。所以在制定规格时，要考虑到供应商的供应能力，又要顾及交货后是否可以检验，否则，一切文字上的拘束，易流于形式。但也不能过宽，致使劣货冒充，影响使用。总之，要使规格的拟订与审查走向合理化、标准化，如此，验收工作才能有合理的标准可循。
（2）招标书及合约条款应明确
规格虽属技术范畴，但是招标时还是作为审查的重要条件。因其涉及品质优劣与价格高低，不得有丝毫含糊，所以，在招标书上须作详尽、明确的规定，必要时应附详图说明，以免供应商产生误解。在合约内也应该明确订立标准，使交货验收时，不致因内容含糊而引起纠纷。
（3）设立健全的验收组织
有专设单位，才能设计出一套完善的采购验收制度，同时对专业验收人员进行培训，使其具有良好操守以及丰富的知识与经验，然后严密监督考核，以发挥验收应有的功用。
（4）采购与验收工作必须明白划分
采购工作，讲究分工合作。直接采购人员不得主持验收的工作，以起到内部牵制的作用。验收与收料人员的职责也应加以明确划分。一般用料品质与性能，由验收者负责，其形状、数量可以目视，由简单度量衡仪器表示的规范，则由收料人员负责。各依职责行使，以达预期效用。
（5）讲求效率
无论在国内还是在国外采购，验收工作应力求迅速确实，减少供应商不必要的麻烦，不可只求近利，忽略后患。
3.验收的准备工作
验收工作的准备，十分重要。通常合同载明供应商必须在某月某日前交货，并须在交货前若干日，先将交货清单送交采购方，以便采购方先做准备工作。这包括预备存储仓位及验收工作，到货接运入仓及应该怎样陈列在仓库内，需用何种度量衡器具，是否邀请专家协助检验，是否邀请有关部门会同验收等，都应事先安排妥当，届时到场办理。供应商如有延期交货或需要变更交货地点时，也应先函告采购方。验收部门对一般验收工作应事先准备的事项有：
（1）确定交货验收时间
采购合约应订明交货期限，包括：制造过程所需预备操作时间，供应物资交货日期，特殊器材技术验收时所需时间，或分期交货的排定时间。同时，如果发生延长交货的情况，其延长交货时间，也应事先预计，以便相互配合。
（2）交货验收地点
交货验收的地点，通常是合同的指定地点。如果遇到交货地点因故不能使用，需要移转至其他地方办理验收工作时，也应事先通知检验部门。
（3）交货验收数量
检验部门依合约所订数量加以点收。
（4）交货时应办理的手续
每次交货时，由订约商列具清单一式若干份，在交货当天或交货前若干天送主办验收单位，同时在清单上注明交付物品的名称、数量、商标编号、毛重量、净重量，以及运输工具的牌照号码、班次、日期及其他还需注明点，以作准备验收工作用。同时，采购合同的统一号码、分区号码、合同签订日期及通知交货日期等，也应注明在该清单上，以供参考。
交货的包装费、杂费以及送达地点的交货运费、进口港税费，均由订约商负担。卸货费、拆包费及堆积费，则由采购机构负担。合同另有定者，从其规定。如果所交的货未经核对，或未履行有关应负担的费用，要一并列入拒绝验收品项目中。
在交货现场，验收机构应该核对交来货物的种类及数量，并鉴定一切因为运输及搬运上的损害，核对结果，并编具报告，详细加注在清单上。
（5）订约商的责任
订约商对交货有两项责任：
第一，交货前的责任。
应负责至所交物品全部履行完毕为止。如果在收货入仓库储藏期间发生缺少或损害，且是属于不可预防偶然发生事项，或属于采购机构的过失者，订约商可不负赔偿的责任。
第二，交货后的责任。一般处理方法有所差异，视其实际情形及协议而定。
（6）验收职责
一般而言，国内供应物资的验收工作，都由买卖双方会同办理，以昭公允。如有争执，则提请仲裁。国外采购因涉及国际贸易，通常都委托公证行办理。至于涉及理化生物性能或品质问题，则抽样送请专门化验机构，凭其检验报告书作为判定的依据。如果买卖双方均具有化验能力，则经双方同意后，也可由双方共同或一方化验。
（7）实际验收工作时间
验收的时间，视实际需要而定，一般以尽速尽善为准，不可拖延太久，妨碍使用时效，所以应明确规定验收工作时间。
（8）拒绝收货的货品处理
凡不合规定的货品，应一律拒绝接受。合约规定准许换货重交者，待交妥合格品后再予发还，并依合约规定办理。
（9）验收证明书
买方在到货验收之后，应给供应商验收证明书。如因交货不符而拒收，须详细载明原因，以便洽办其他手续。上项验收结果，应在约定期间内通知卖方。
4.验收的方法
验收工作的准备十分重要，通常合约均载明供应商必须在某年某月某日前交货，并须在交货前若干日，先将交货清单送交买方，以利买方做好准备工作，如安排储藏空间及拟订验收作业流程等，都需事先安排妥当，届时验收工作才能顺利进行。
验收的方法很多，处理的步骤也有区别，一般来说，大致可分为以下四种：
（1）一般验收
一般验收又可称为目视验收，物品可用一般用的度量衡器具依照合约规定的数量予以秤量或点数。
（2）技术的验收
凡物质非一般目视所能鉴定者，须由各专门技术人员用特备的仪器做技术上的鉴定，称为技术的验收。
（3）试验
试验是指通常物资除去一般验收外，如有特殊规格的物料，须做技术上的试验，或须专家复验才能决定。
（4）抽样检验法
物资数量庞大，无法逐一检验，或某些物品一经拆封试用即不能复原的，都应采取抽样检验法办理。
5.验收的内部控制
内部控制的意义，简单地说，是指管理层采用一切办法以使每一件事项都能循轨运行。验收的内部控制在性质上直接影响到物资的品质、销售、生产以及财务等问题，企业采用内部控制制度来划分职务，减少因人为因素造成验收过程的疏忽以及错误，达到互相牵制的效用，以期提高验收作业的正确性、可靠性。
验收的基本依据为采购合约，主办验收的单位根据采购合约做好验收记录，经参加会验的人员签字，以示验收工作的完成。
采购数量控制
在制造业的实际工作中，经常发现一种“奇怪”的现象：库存水平越高，物料发生短缺的频率就越高，也就是生产部门经常抱怨采购供应部门时所说的：该来的不来，不该来的都来了！
这就是采购数量与库存控制的问题。选择合理采购数量与适当采购时机，避免停工待料，缩短交货期，降低库存，减少资金积压，是一个让企业很头疼的问题，也是采购经理们要解决的问题。
一、什么是适当的数量
适当的数量是指对买卖双方最为经济的数量。所以，对买方来说是经济的订货数量，对卖方而言为经济的受订数量。经济的订货数量视材料或零配件不同而不同。
二、影响订货数量的因素
采购人员不能以请购单所写的数量照单作为订货数量，而应充分考虑以下因素：
1.来自采购批量大小的价格变化
一般是采购数量越多，价格就越低，因为供应商不需换模、重新安排作业等，一次性加以生产，而搬运工作也能一次完成。
2.库存量变化
要拥有多少库存，基本上除涉及经营方针之外，也要视材料或零配件的不同而异。为了保管而需占仓库的货品，有必要尽量减少库存。
另外，容易老化或变质的货品，只要少量存放即可。
3.资金是否充裕
若资金较宽裕，则合起来订货较为便宜，但若资金拮据则不宜合起来订货。
另外，资金或许还不至于那么紧迫，但若新的建设工厂或增设机器设备需要资金时，订货数量也将受到限制。
4.订货次数
订货单的填制，次数越多，所花费用越大。尤其是价格低的货品，零零碎碎订货，办手续所花的成本恐怕会高于物品本身的价格。
5.管理费用
（1）采购费用
采购费用主要包括人事费、消耗品、通信费、差旅费、交通费等。
（2）用于议价的费用
即与卖方讨价还价的费用。
（3）库存维持费用
为了保管所需的设备、搬运、老化、减耗、破损等损失的费用。
（4）库存投资的利息
为购买库存品的资金所付的利息。
（5）保管占地的费用
建筑物的折旧、维护费、光热费用等。
（6）仓库部门的人员费用
从事物品收受、保管、领出等工作的人员的薪资。
（7）折旧
对设备或机器所提的折旧费用。
6.消费量
每天的使用数量不多，但视为交易的单位，没有达到一定的数量无法订购时，务必凑成最小的交易单位才行。比如，铜线必须要以5千克或10千克一卷作为交易单位。
7.备用材料的有无
进货延迟时，若备有融通使用的材料，则订货数量不必多。
8.材料取得的难易度
由于具有季节性因素，仅某一季节才能上市的材料，也只好集中在一起订购。
9.生产管理方式
采用JIT之类的生产管理制度的公司，其订货数量必然限于最小。
10.订货到进货的期间
假如不考虑到卖方制订生产计划所需的期间、生产所需期间、运输期间、验收期间来决定订货的数量，则会发生缺货损失。
11.生产、捆包、出货的一般交易单位
假如少于此一交易单位，会发生无法进货或延误进货等事情。
12.保管设备
保管设备不同、保管场所的大小不同，其订货数量也不一样。
13.市场状况与价格倾向
价格是会变动的，如金属（铜、铅、锡、镍等）、贵金属（金、银、白金等），判断其价格会上涨时，则要成批地订货。
考虑以上许多因素之后，掌握最经济的订货数量并加以修正后决定。
所以，采购人员除了专业知识、经验之外，尚需经常掌握有关生产状况、将来计划等的信息或资料。
另外，对交易对象的现状或未来的动向也需充分了解。
三、定期订货方式
定期订货方式是以一个月、10天，或一周为单位的订货期间，计算每一次的订货量，以必要的最佳量进行订货。
1.定期订货的优缺点
（1）优点
①能自由调整订购量。
②可以顺应需要而作变动，预测需要也比较精准。
③因为订购周期固定，因此可以有计划地作业。
④能够同时进行多种商品订购，库存量也可减少。
